Top.Mail.Ru
Импорт клиентов, гаража и заказов из файла

Импорт клиентов, гаража и заказов из файла

Содержание

Часто мы имеем дело заказчиками, которые переходят на платформу PARTS SOFT со своей наработанной базой клиентов. В связи с этим возникает необходимость ее импорта в систему.

Для решения этой задачи в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки сначала требуется добавить шаблон, а затем с его помощью произвести загрузку клиентов.

Также в данном разделе вы можете добавить шаблоны для загрузки гаража (списка, закрепленных за клиентами автомобилей) и заказов клиентов.

Подготовка файлов

Для импорта данных вам понадобятся три файла в формате .xls или .xlsx:

  • Список клиентов. Поскольку мы планируем загрузить список автомобилей и заказов, в файле должен присутствовать столбец ID клиента. В противном случае он был бы нам не нужен.
  • Список автомобилей, в котором должен быть столбец ID клиента.
  • Список заказов, в котором должны быть столбцы ID клиента и ID заказа (например, № заказа).

Список клиентов можно добавить не только в .xls или .xlsx, но и в других форматах: .csv, .txt, .zip и .rar. Список автомобилей и список заказов должны быть строго в формате .xls или .xlsx.

Шаблоны загрузки

Список добавленных шаблонов отображается в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки.

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №1

Список шаблонов загрузки

1. Ссылка на карточку шаблона, где можно просмотреть историю загрузки данных. 

2. Заново настроить загрузку файла по шаблону. См. шаг 4-5 в разделе "Загрузка клиентов".

3. Если шаблон уже настроен, перейти к загрузке данных. См. шаг 7-8 в разделе "Загрузка клиентов".

4. Отредактировать название сохраненного шаблона, а затем перейти к настройке импорта файла. См. шаг 3 в разделе "Загрузка клиентов".

5. Удалить ненужный шаблон.

6. Добавить новый шаблон.

Использование шаблонов

Загрузка клиентов

В списке шаблонов нажмите кнопку Создать. На странице создания шаблона выполните следующие действия: 

ШАГ 1. Укажите название добавляемого шаблона.

ШАГ 2. Выберите режим загрузки Загрузка клиентов.

ШАГ 3. Укажите регион, для которого будет использоваться шаблон, и нажмите Создать. На открывшейся странице нажмите кнопку Настроить файл, чтобы перейти к настройкам импорта файла-образца.

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №1

Создание шаблона загрузки

ШАГ 4. Выберите файл с данными у себя на компьютере и нажмите Продолжить настройку. Если загрузка файла прошла успешно, перейдите к шагу 5 и задайте структуру шаблона.

Иначе, если файл обработался с ошибками, попробуйте его перезагрузить заново, предварительно выполнив дополнительные настройки под ваш тип файла (см. таблицу ниже).

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №3

Выбор файла

Таблица. Настройки импорта файла
Название настройки

Описание

Разделитель

Укажите символс помощью которого текст будет распределятся по столбцам. Обычно используется “ ; “, реже — символ табуляции (Tab).

Чтобы определить разделитель, откройте файл в текстовом редакторе (блокнот) и скопируйте его. Например, в строке 1999,Chevy,Venture Extended Edition»,4900.00 разделитель “,” 

Используется для загрузки .csv или .txt 

Кодировка

Укажите кодировку, если файл содержит кириллические буквы. По умолчанию, когда ничего не выбрано, применяется windows-1251. Ее часто используют для прайс-листов. Когда кодировка подобрана неправильно, вместо русских букв отображаются непонятные символы (кракозябры). Если такое произошло, попробуйте сменить кодировку на UTF-8.

Используется для загрузки .csv, .txt.xls и .xlsx файлов

Символ экранирования

Введите символ экранирования, если в строках файла содержатся спецсимволы. Обычно встречаются кавычки. Из-за них текст может “поплыть”, т.е. неправильно распределиться по столбцам. Для их обработки необходимо ввести @@@

Используется для загрузки .csv или .txt файлов.

Использовать загрузчик V2

Импорт файла будет произведен с помощью альтернативного загрузчика.

Ваш документ должен содержать не более 2000 строк.

Используется для загрузки .csv или .txt файлов.

Запретить приведение кодировки

Включите опцию, если файл был загружен с почты.

Используется для загрузки .csv или .txt файлов.

Разделитель строк

Если файл был сформирован в устаревшей версии macOS (до 2012 года), переключитесь на вариант \r (возврат каретки). 

Используется для загрузки .csv или .txt файлов.

Лист

 Введите в поле номер листа загружаемого .xls или .xlsx файла, данные с которого будут импортироваться в систему.

Нумерация листов в Excel-файлов начинается с 1. Если поле оставить пустым, то загрузится первый лист.

Препроцессор

При импорте .xls или .xlsx файл иногда требуется указать препроцессор и кодировку.

Не подходит для многолистовых Excel-файлов.

Файл в архиве

Укажите полное название загружаемого файла или часть из его названия. 

Используется для загрузки .zip или .rar архивов.

ШАГ 5. Укажите строку старта (строка, с которой начинаются данные), а также выберите столбцы для включения в шаблон и назначьте для них необходимые роли.

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №2

Настройка формата файла для загрузки клиентов

Используйте роль ID клиента в старой системе учета, если настраиваете импорт не только клиентской базы, но и истории заказов и/или автомобилей. 

Если в настраиваемом файле данные о ФИО контрагентов находятся в одном столбце (не разнесены по отдельным), рекомендуем назначить для него одну из следующих ролей Фамилия Имя Отчество и Имя Отчество Фамилия в зависимости от нужного вам порядка. В этом случае при загрузке контрагентов система выберет нужный порядок сама и попытается разделить ФИО на составляющие по заданному вам правилу. 

Может быть так, что в столбце с ролью Группа скидок указаны группы скидок, которых нет в системе. В этом случае при загрузке файла они будут созданы и назначены соответствующим клиентам.

Также при загрузке файла клиенты, в строке которых есть данные из столбцов с ролями Название компании и ИНН, будут добавлены как компании (юридические лица).

Данные об остатке на счете клиента, находящиеся в столбце с ролью Сальдо (занесение суммы на баланс клиента), могут быть как отрицательными, так и положительными.

ШАГ 6. На открывшейся странице настройки недостающих параметров нажмите Завершить настройку

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №7

Страница донастройки

ШАГ 7. Вы вернетесь к списку шаблонов и сможете перейти к загрузке данных. Для этого нажмите зеленую кнопку в строке созданного шаблона. 

ШАГ 8. На открывшейся странице выполните следующие действия:

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №9

Загрузка клиентов

1. Укажите путь к файлу, данные из которого нужно импортировать.

2. Начните загрузку данных. Указанный файл будет поставлен в очередь. Вы увидите соответствующее сообщение сверху страницы.

Загрузка может занять продолжительное время.

3. Просмотрите лог загрузки. Нажав кнопку Основные события, вы перейдете на страницу с детальной информацией.

4. Удалите данные, если импорт прошел не корректно. Для этого выберите нужную дату загрузки и нажмите Удалить.

Импортированные клиенты появятся в списках из разделов Контрагенты → Клиенты или Контрагенты → Все.

Загрузка заказов

Загрузку списка заказов необходимо проводить после загрузки списка клиентов и по аналогичной схеме. Только: на шаге 2 выберите режим загрузки Загрузка заказов, а на шаге 4 задайте для столбцов следующие роли: 

  •  ID клиента в старой системе учета
  •  ID заказа в старой системе учета
  • Номер (артикул детали)
  • Статус детали
  • Дата создания заказа
  • и др

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №3

Настройка файла для загрузки заказов

Загрузка автомобилей

Загрузку списка автомобилей необходимо проводить после загрузки списка клиентов и по аналогичной схеме. Только на шаге 2 выберите режим загрузки Загрузка гаража, а на шаге 4 задайте для столбцов следующие роли: 

  • ID клиента в старой системе учета
  • Производитель — Марка автомобиля
  • Модель
  • Модификация
  • VIN номер

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №4

Настройка файла для загрузки гаража

Начните тест-драйв платформы PARTS SOFT уже сегодня!

Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь на обработку персональных данных

скриншот платформы