Загрузка накладных поставщика

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!  Для данного справочного раздела доступна ВИДЕО инструкция Загрузка и сохранение накладных поставщика.


Мы добавили новую функцию – накладные поставщиков. Зачем это было сделано? Во-первых, это учет. Вы сможете подгружать накладные и видеть поставки.

Во-вторых, планируется интеграция с 1С-Бухгалтерией. Соответственно, для правильного учета будет необходима перегрузка накладных туда.

В-третьих (для многих самый важный пункт), мы доработали разбор накладной (более произвольного формата), и дали возможность загружать стандартные накладные, в которых нет референсов, которые идут по смешанным заказам. О них сейчас и будет идти речь.

Ранее накладная в нашей системе подгружалась двумя типами (см. справочный раздел Шаблон ответа поставщика).

  • Загрузка по Reference.
    Выгрузив заказ поставщику в формате Excel в одном из столбцов формируется Комментарий, по которому заказ будет идентифицироваться в будущем (референс). Ответ поставщика также должен будет содержать поле Комментарий, в котором будет указана ссылка на заказ в нашей системе (тот же референс).
  • Загрузка к заказу (Один заказ = Один ответ).
    ​Например, у поставщика был только один заказ на три позиции. Он отгрузил эти три позиции и сделал одну накладную. Такой ответ можно было грузить в режиме один заказ = один ответ.

Вариант Один заказ = Один ответ не всегда удобен, потому что некоторые поставщики отгружают смешанно. Например, у поставщика пять заказов и три накладных, в которых перемешаны все заказы. Загрузить такие накладные в качестве ответов не было возможности. Хранить у себя накладные для последующего просмотра также было нельзя. Теперь такие возможности появились.

Накладные поставщика

Накладные поставщика расположены в разделе Документы (1) → Накладные поставщика (2). В списке доступна информация о клиенте (3), сумме позиций (4), дате (5). Также можно скачать приложенный к накладной файл (6). Управлять накладной можно с помощью кнопок Редактировать (7) и Удалить (8).

Если накладная выделена красным, значит в ней есть позиции, не распределенные по заказам. Если накладная не выделена, то все позиции из нее распределены. В таком случае в строке накладной присутствует кнопка Заказы связанные с накладной (9). При нажатии этой кнопки открывается список заказов поставщиков, которые мы определили и связали с данной накладной.

Для списка накладных доступна фильтрация. Галочка С ожидаемым приходом (10) позволяет увидеть накладные с теми позициями, по которым не был выполнен приход (еще не пришли на склад, например, статус Подтвержден). Также можно отфильтровать накладные по клиенту, номеру или дате.

Фото 1. Накладные поставщика

Более подробную информацию см. ниже.

Загрузка данных

ШАГ 1.    Перейдите к разделу Заказы поставщику (1) → Шаблоны ответов (2). Для создания нового заказа поставщику нажмите кнопку Создать (3).

Фото 2. Создать новый шаблон ответа

РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма Название шаблона.

 

ШАГ 2.   Введите Название шаблона и выберите из выпадающего списка Поставщика. Нажмите кнопку Создать.

Фото 3. Название шаблона

РЕЗУЛЬТАТ: откроется страница Конфигурирование шаблона с различными полями для настройки.

 

ШАГ 3.   Рассмотрим поля для настройки шаблона ответа.

  • Название (1) – автоматически заполняется значением, которое Вы указали на предыдущем шаге (см. фото 3).
  • В выпадающем списке Тип загрузки (2) доступны следующие варианты:
    • загрузка к заказу;
    • загрузка по Reference;
    • загрузка по номерам деталей (НОВЫЙ тип) – система будет искать номер во всех актуальных заказах, направленных поставщику (т.е. тех, которые не в обработке) и пытаться прикрепить к накладной.
      Функционал загрузки по номерам деталей работает довольно корректно, но все же мы рекомендуем проверять за системой. Этот вариант не настолько точен, как референсы, Если, например, будет две одинаковые позиции, то система может выбрать позицию №1 для привязки, а Вы захотите оприходовать позицию №2. 

ВАЖНО! При подгрузке по заказам рассматриваются заказы Поставщику (не клиентские заказы) в статусах из групп: В работе, В заказе, Подтверждено поставщиком, В пути. При этом выбираются те заказы, у которых количество Заказано больше количество Подтверждено, т.е. присутствуют нераспределенные заказы.

  • Галочка Сохранять накладную (3) – при загрузке настраиваемого ответа из него будет сгенерирована накладная поставщику. Она будет сохранена и доступна для просмотра и дальнейшей работы.
  • Уведомлять менеджера после сохранения накладной (4) – менеджеру поставщика (менеджеру, закрепленному в карточке поставщика) после загрузки накладной будет уходить письмо с уведомлением, что загружена такая-то накладная с такими-то позициями, с рекомендацией обратить внимание, нет ли в ней нераспределенных позиций. Мы рекомендуем проглядывать накладные, проверять, как они подгрузились. Данная функция упрощает контроль корректности загрузки.

Фото 4. Письмо менеджеру

  • Производитель из заказа (5) – если в накладной нет производителя, то при активной галочке система будет искать связанный номер в заказах, чтобы взять из позиции заказа бренд для загрузки в накладную. Эта галочка актуальна, т.к. у многих поставщиков отсутствуют бренды в накладных.
  • Выделять номер по заказам (6) - в режиме «загрузка по номерам деталей» система будет брать значение в столбце OEM файла и сравнивать с OEM позиций в заказах, приход по которым ожидается. Точность не гарантируется.
  • Строка номера (7) и столбец номера (8) заполняются после загрузки файла (см. фото 11 и затем фото 13).
  • Удалять строки с значениями (9) – система не будет загружать некоторые лишние данные, если они попадутся по дороге и будут похожи на позиции в накладной (например, бывают накладные на нескольких листах, на которых повторяются заголовки). Можно указать как просто строку, так и конкретный столбец (считаем с 0). Например, укажем Грузополучатель|8=1A. Будут удалены строки, где в любом столбце есть слово Грузополучатель, и строки, в которых в 8 столбце (считаем с 0) есть значение .

Фото 5. Настройки шаблона

 

ШАГ 4.   Настройка выделения номера и бренда – этот блок помогает вытащить данные для загрузки из «плохой» накладной (в которой нет референсов, разбиения бренда и номера в отдельные ячейки).

Рассмотрим пример накладной, когда номер совмещен с наименованием товара.

Фото 6. Пример «плохой» накладной

В данном случае текст после пробела является кандидатом на удаление.

  • OEM – Удалить все до символа включая символ (1) и OEM – Удалить все после символа включая символ (2) используются для указания символа OEM - оригинальный номер, номер производителя).
  • В нашем случае укажем символ пробел в поле OEM – Удалить все после символа включая символ (2).
  • Разделить OEM символом (3) – указывается символ, по которому следует разделить строку (например, Название|Номер|Бренд – в поле указываем символ | ).
  • OEM – номер в разделении (4) – указывается порядковый номер в разделении указанным символом (в случае Название|Номер|Бренд будет 2, в нашем случае с символом пробел не указывается). Отсчет начинается с 0.
  • Направление (5) – можно указать направления отсчета: С начала или С конца.

Аналогичные настройки проводятся для значения Бренд.

 

Таблица. Примеры настроек выделения номера и бренда

Исходное значение Настройка Значение настройки Результирующее значение
CHERY^T113102051 OEM - Удалить все до символа включая символ (1) ^ T113102051
CHERY^T113102051 Бренд - Удалить все после символа включая символ (2) ^ CHERY
Термостат VERNET Разделить Бренд символом “ ” VERNET
   
Бренд - номер в разделении 0
   
Направление С конца
Термостат MANN FILTER Разделить Бренд символом /[А-Яа-я]+
(по первой русской букве)
MANN FILTER
   
Бренд - номер в разделении 0
   
Направление С конца
   
RoxelPro Пеноакриловая двусторонняя лента, толшина (ROXELPRO/512412) Бренд - Удалить все до символа включая символ (1) ( ROXELPRO
   
Бренд - Удалить все после символа включая символ (2) /
RoxelPro Пеноакриловая двусторонняя лента, толшина (ROXELPRO/512412) OEM - Удалить все до символа включая символ (1) / 512412
   
OEM - Удалить все после символа включая символ (2) )

 

Для сохранения настроек нажмите кнопку Сохранить (6) в нижней части формы.

Фото 7. Настройка выделения номера и бренда

РЕЗУЛЬТАТ: новый шаблон появится в списке шаблонов ответов поставщику.

 

ШАГ 5.   Для дальнейшей настройки загрузки снова перейдите в режим конфигурирования шаблона, нажав кнопку Редактировать в соответствующей строке. Затем в нижней части открывшейся формы с настройками нажмите кнопку Настроить файл.

Фото 8. Настроить файл

РЕЗУЛЬТАТ: откроется Мастер настройки файла.

 

ШАГ 6.  На 1-м этапе Мастера нажмите кнопку Загрузите файл и укажите путь к файлу накладной. Затем нажмите кнопку Продолжить.

Фото 9. Загрузите файл

 

ШАГ 7.   На 2-м этапе Мастера необходимо проверить правильность автоматической настройки загрузки файла. Возможно, придется полностью самостоятельно провести настройку. Для навигации по большим таблицам удобно пользоваться стрелками клавиатуры.

Для начала определите, с какой строки начинаются данные (пропустите заголовок), и отметьте ее галочкой в самом левом столбце – это Строка старта, начиная с которой будет производиться загрузка данных.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ: можно посмотреть номер строки в файле накладной (см. фото 6) и затем найти ее в Мастере.

ВАЖНО! в строке старта обязательно должны быть данные для каждого столбца, в противном случае столбцы без данных в строке старта будут удалены при загрузке.
Далее отметьте столбец проверки, обычно его устанавливают на столбец количества или номер.

ВАЖНО! в этом столбце обязательно должны быть данные для каждой строки, в противном случае строки без данных в столбце проверки будут пропущена при загрузке.

Фото 10. Строка старта и столбец проверки

 

ШАГ 8.   Далее нужно проанализировать содержимое каждого столбца и выставить для него роль в соответствующем поле Имя столбца. Столбцов может быть много, поэтому следует набраться терпения. Для навигации можно использовать клавиатуру.

ВАЖНО! обязательными для определения являются следующие роли:

  • номер детали (oem - оригинальный номер, номер производителя);
  • количество;
  • цена;
  • страна производства;
  • ГТД – (грузовая таможенная декларация).

На данном этапе также необходимо найти среди данных номер накладной и запомнить номера строки и столбца (числа в ячейке слева от значения, в нашем случае 2/32 – строка 2 столбец 32). Можно скопировать номер накладной из файла (см. фото 6) и найти его в таблице с помощью поиска.

Фото 11. Номер накладной

Для перехода к следующему этапу нажмите кнопку Продолжить.

 

ШАГ 9.   На 3-м этапе Мастера переходим к настройке недостающих полей (тех, которые не были определены на 2-м этапе, но запрашиваются системой - выпадающий список Имя столбца). Введите значения, которые можете. Некоторым полям система может задать значения по умолчанию автоматически (например, Столбец марка автоматически заполнится значением «Марка»).

Если необходимо на один столбец назначить две роли, воспользуйтесь функцией Донастроить вручную.

В нашем случае один столбец содержит в себе два запрашиваемых значения: номер и наименование. На 2-м этапе мы назначили роль Номер детали на столбец 17. На 3-м этапе донастроим поле Столбец названия, указав для него также столбец 17.

Для применения выполненных настроек нажмите кнопку Завершить настройку.

Фото 12. Настройка недостающих полей

РЕЗУЛЬТАТ: настройка Мастера завершена, откроется список шаблонов ответов.

 

ШАГ 10.   Вновь перейдите в режим Конфигурирование шаблона (см. фото 8). В полях Строка номера и Столбец номера введите значения, которые запомнили на 2-м шаге Мастера настройки файлов (см. фото 11). Нажмите кнопку Сохранить.

Фото 13. Ячейка номера накладной

РЕЗУЛЬТАТ: шаблон ответа настроен.

Тестовая подгрузка

ШАГ 1.   Для проверки перейдите к разделу Заказы поставщику (1) → Загрузить ответ (2). В открывшейся форме выберите из выпадающего списка Шаблон загрузки (3) и нажмите на кнопку Выберите файл (4). Укажите файл и нажмите кнопку Загрузить.

Фото 14. Загрузить ответ

РЕЗУЛЬТАТ: накладная загрузилась. Можно увидеть:

  • данные из настроенных столбцов;
  • номер детали, который был выделен системой из поля наименование в соответствии с нашими настройками;
  • номер самой накладной;
  • кнопку Скачать файл  - если при загрузке накладной к ней был приложен файл, то он сохраняется в системе. В любой момент его можно скачать, просмотреть и проанализировать данные. Таким образом Вы получаете архив документов.

Красным цветом выделяются номера тех позиций, которые не были распределены по заказам. Отсутствие выделения означает, что позиции были определены.

Фото 15. Просмотр накладной.

 

ШАГ 2.   Сделаем тестовый заказ поставщику. Перейдите на Главную страницу и в блоке Оформить заказ нажмите кнопку Начать. Откроется страница оформления заказа. В поисковой строке введите номер детали (можно заранее его скопировать) и нажмите кнопку Найти. Подробнее см. справочный раздел Модуль заказа в панели администрирования.

В списке деталей найдите нужную (по поставщику, с накладной которого Вы работаете на данный момент). Нажмите на ярлык Добавить в корзину в найденной строке.

Фото 16. Поиск детали

РЕЗУЛЬТАТ: в Корзину добавлена выбранная деталь. Для нашего примера добавим в корзину и вторую деталь.

 

ШАГ 3.   Перейдите в корзину и проверьте позиции. Из выпадающего списка выберите клиента и нажмите кнопку В заказ.

Фото 17. Корзина

РЕЗУЛЬТАТ: создан клиентский заказ.

 

ШАГ 4.   Переведите созданный заказ в работу, чтобы создать парный заказ поставщику. Для этого на странице Заказы → Все в списке отметьте галочками заказанные позиции и в выпадающем списке Статус смените его с Принят к обработке на В работе. Нажмите кнопку Изменить, чтобы статус сменился. Также статус можно изменить для каждой позиции отдельно.
Подробнее про статусы заказов в справочном разделе Статусы заказов.

Фото 18. Смена статуса

 

ШАГ 5.   Перейдите на страницу Заказы поставщику → Группы. Найдите заказ со статусом Формируется и закройте его, нажав на ярлык замочек - Завершить формирование заказа. Подробнее в справочном разделе Заказы поставщика.

Фото 19. Закрытие заказа

РЕЗУЛЬТАТ: у нас есть заказ поставщику из двух позиций, по которому мы ожидаем приход. Просмотреть позиции заказа можно, нажав на ярлык Подробный список рядом с количеством позиций.

 

ШАГ 6.   Загрузите ответ от поставщика Заказы поставщику → Загрузить ответ (см. фото 14). Проверяем, что выделения красным цветом в накладной отсутствуют, все позиции привязались к заказам. Для просмотра более подробной информации нажмите на кнопку Позиции заказов.

Фото 20. Просмотр накладной

Видим, что при подгрузке позиции перешли в статус Подтвержден.

Фото 21. Позиции заказа

ВАЖНО! Обращайте внимание на столбец Количество.

Программа прихода товара

В программе прихода товара также появился новый функционал.

Для использования нового функционала в программе прихода необходимо провести обновление системы в целом.

Подробная информация о работе программы доступна в справочном разделе Оприходование, приемка товара от поставщика.

Лог загрузки накладной

На странице Служебные → Система →  Логи есть возможность просмотреть лог загрузки накладной. Для этого  из выпадающего списка выберите файл invoice_load_logger.ru. Этот лог поможет что происходит во время загрузки, почему система ведет себя так или иначе, почему накладная встала в стоп или не распределились некоторые позиции. Это полезно при загрузке сложных накладных.

Фото 22. Лог загрузки накладной

Автоматическое обновление через email

Для настройки обновления через электронную почту перейдите на страницу Заказы поставщику → Шаблоны ответов. Для нужного шаблона нажмите на ярлык Редактировать шаблон.

Фото 23. Шаблоны ответов

 

Пролистайте форму Конфигурирование шаблона вниз до блока Обновление статусов через Email. Поставьте галочку Автоматически загружать с Email.

Фото 24. Обновление статусов через Email

 

Напоминаем, что для автоматической загрузки необходимо настроить отдельную роль электронной почты на странице Служебные → Настройки email (инструкция по настройке Email доступна в справочном разделе Настройка Email.

ВАЖНО! Напоминаем, что система удаляет прочитанные письма, поэтому необходимо завести отдельный почтовый ящик для робота системы. При необходимости можно перенаправить часть писем с Вашей рабочей почты на отдельный почтовый ящик.


Связанные разделы
Настройка Email
Шаблон ответа поставщика
Модуль заказа в панели администрирования
Статусы заказов
Заказы поставщика