- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Логистика: работа с транспортными документами
Логистика: работа с транспортными документами
Раздел Логистика предназначен для работы с грузоперевозками и транспортными документами. В нем можно добавлять и настраивать грузоперевозчиков, автомобили и водителей.
Система также позволяет гибко настраивать формирование транспортных документов, в том числе заявок на маршрут и электронных транспортных накладных (ЭТрН): задавать значения по умолчанию, определять источники данных и параметры, которые необходимо указывать перед формированием, печатью или отправкой документов в ЭДО.
Грузоперевозчики
Список грузоперевозчиков
Список всех добавленных грузоперевозчиков находится в разделе панели администрирования Справочники → Логистика → Грузоперевозчики.
В списке грузоперевозчиков доступны следующие действия:
- Найти нужного грузоперевозчика — задайте необходимые параметры и нажмите кнопку Найти;
- Редактировать параметры грузоперевозчика;
- Включить/Отключить грузоперевозчика;
- Добавить нового грузоперевозчика.
Список грузоперевозчиков
Добавление грузоперевозчика
Чтобы добавить нового грузоперевозчика, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Логистика → Грузоперевозчики и нажмите кнопку Создать.
ШАГ 2. На открывшейся странице задайте следующие параметры:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Наименование |
Укажите название грузоперевозчика. |
| 2 | Ответственный менеджер |
Выберите пользователя, ответственного за работу с данным грузоперевозчиком. |
| 3 | Активен |
Активируйте опцию, чтобы грузоперевозчик стал доступен для работы. |
| 4 | Реквизиты |
Укажите реквизиты грузоперевозчика. Указанные реквизиты будут использоваться для формирования отчетных документов. Обязательно укажите необходимые реквизиты в блоке Обязательные поля для ИП при отправке в ЭДО, если вы сотрудничаете с грузоперевозчиками-ИП через ЭДО. |
| 5 | Юридический адрес |
Укажите юридический адрес компании грузоперевозчика. |
Нажмите кнопку Создать.
Настройки грузоперевозчика
Привязка грузоперевозчика к контрагенту ЭДО
После создания грузоперевозчика требуется привязать его как перевозчика к контрагенту ЭДО.
Для привязки локального перевозчика к контрагенту ЭДО выполните следующие действия:
ШАГ 1. Убедитесь, что перевозчик есть в списке контрагентов в вашем личном кабинете сервиса ЭДО.
ШАГ 2. Синхронизируйте данные между сервисом ЭДО и системой PARTS SOFT. Для этого в панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО и в строке нужного провайдера ЭДО нажмите кнопку Синхронизировать контрагентов и организации.
Синхронизация данных
ШАГ 3. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Организации и в строке нужной организации нажмите кнопку К перевозчикам.
Переход к перевозчикам
ШАГ 4. На открывшейся странице нажмите кнопку Подразделения в строке организации-перевозчика.
Переход к привязке перевозчика
ШАГ 5. В открывшейся форме привяжите соответствующих грузоперевозчиков, созданных в разделе Справочники → Логистика → Грузоперевозчики, в поле Перевозчик.
Закройте форму, изменения сохранятся автоматически.
Привязка перевозчиков
Автомобили
Список автомобилей
Список всех добавленных автомобилей находится в разделе панели администрирования Справочники → Логистика → Автомобили.
В списке автомобилей доступны следующие действия:
- Найти нужный автомобиль — задайте необходимые параметры и нажмите кнопку Найти;
- Редактировать параметры автомобиля;
- Включить/Отключить автомобиль;
- Добавить новый автомобиль.
Список автомобилей
Добавление автомобиля
Чтобы добавить новый автомобиль, используемый для грузоперевозок, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Логистика → Автомобили и нажмите кнопку Создать.
ШАГ 2. На открывшейся странице задайте следующие параметры:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Грузоперевозчик |
Выберите грузоперевозчика, который использует данный автомобиль. |
| 2 | Марка |
Укажите марку автомобиля. |
| 3 | Модель |
Укажите модель автомобиля. |
| 4 | Гос. номер |
Укажите гос. номер автомобиля. |
| 5 | Тип транспортного средства |
Выберите тип ТС, к которому принадлежит автомобиль:
|
| 6 | Тип владения |
Выберите тип владения автомобилем для грузоперевозчика:
|
| 7 |
Грузоподъёмность, т |
Укажите грузоподъёмность автомобиля (в тоннах). |
| 8 |
Вместимость грузового отсека, м³ |
Укажите вместимость грузового отсека автомобиля (в м³). |
| 9 |
Документ о владении ТС |
Укажите данные документа о владении ТС, если грузоперевозчик использует автомобиль на основании аренды, лизинга или безвозмездного пользования. |
| 10 |
Активен |
Активируйте опцию, чтобы автомобиль стал доступен для работы. |
Нажмите кнопку Создать.
Настройки автомобиля
Водители
Список водителей
Список всех добавленных водителей находится в разделе панели администрирования Справочники → Логистика → Водители.
В списке водителей доступны следующие действия:
- Найти нужного водителя — задайте необходимые параметры и нажмите кнопку Найти;
- Редактировать параметры водителя;
- Включить/Отключить водителя;
- Добавить нового водителя.
Список водителей
Добавление водителя
На данный момент разрешается заполнить либо ИНН водителя, либо данные о его ВУ.
Чтобы добавить нового грузоперевозчика, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Логистика → Грузоперевозчики и нажмите кнопку Создать.
ШАГ 2. На открывшейся странице задайте следующие параметры:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Грузоперевозчик |
Выберите грузоперевозчика, к которому прикреплен водитель. |
| 2 | Фамилия |
Укажите фамилию водителя, как в документах. |
| 3 | Имя |
Укажите имя водителя, как в документах. |
| 4 | Отчество |
Укажите отчество водителя, как в документах. |
| 5 | Телефон |
Укажите номер телефона водителя. |
| 6 | ИНН |
Укажите ИНН водителя. |
| 7 |
Серия ВУ |
Укажите серию водительского удостоверения водителя. |
| 8 |
Номер ВУ |
Укажите номер водительского удостоверения водителя. |
| 9 |
Дата выдачи ВУ |
Укажите дату выдачи водительского удостоверения водителя. |
| 10 |
Активен |
Активируйте опцию, чтобы водитель стал доступен для работы. |
Нажмите кнопку Создать.
Настройки водителя
Заявки на маршрут
Параметры транспортных документов
Для работы с электронной транспортной накладной требуется задать необходимые настройки транспортных документов в разделе Сайт → Общие настройки → Параметры транспортных документов.
Некоторые настройки можно также задать вручную в настройках конкретного элемента заявки на маршрут.
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 |
Правило формирования элементов заявки |
Выберите, по какому принципу будут формироваться элементы заявки на маршрут:
Например, если в заявке на маршрут присутствуют накладные от трёх разных контрагентов, будет создано три элемента заявки, к каждому из которых будут привязаны соответствующие накладные.
Например, если в заявке на маршрут присутствуют накладные от одного контрагента, но в каждой накладной указаны разные адреса доставки, будет создан отдельный элемент заявки для каждого адреса. Накладные будут привязаны к нужным адресам, как указано в накладной. Используется, если клиент оформляет доставку товаров на несколько адресов. |
| 2 |
Адрес грузополучателя по умолчанию |
Выберите приоритет источников, из которых система будет получать адрес грузополучателя:
Если не удалось подгрузить адрес из первого источника, система будет пытаться получить его из следующего (если источников несколько). |
| 3 |
Реквизиты грузополучателя по умолчанию |
Выберите приоритет источников, из которых система будет получать реквизиты грузополучателя по умолчанию:
Если не удалось подгрузить адрес из первого источника, система будет пытаться получить его из следующего (если источников несколько). |
| 4 |
Реквизиты грузоотправителя по умолчанию |
Выберите приоритет источников, из которых система будет получать реквизиты грузоотправителя по умолчанию:
Если не удалось подгрузить адрес из первого источника, система будет пытаться получить его из следующего (если источников несколько). |
| 5 |
Реквизиты перевозчика по умолчанию |
Выберите приоритет источников, из которых система будет получать реквизиты грузоперевозчика по умолчанию:
Если не удалось подгрузить адрес из первого источника, система будет пытаться получить его из следующего (если источников несколько). |
| 6 |
Состояние груза по умолчанию |
Укажите состояние груза, которое будет устанавливаться автоматически (например, новое). |
| 7 |
Способ упаковки по умолчанию |
Выберите способ упаковки груза, который обычно используется и будет автоматически устанавливаться для грузов:
|
| 8 |
Запрашивать дату и время перед печатью/отправкой в ЭДО |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы перед печатью/отправкой документов в ЭДО система требовала указать даты и время, относящиеся к доставке. |
| 9 |
Запрашивать общий вес перед печатью/отправкой в ЭДО |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы перед печатью/отправкой документов в ЭДО система требовала указать общий вес груза. Если оставить это поле пустым, будет выполнен автоматический расчёт веса по позициям. |
| 10 |
Запрашивать общее число грузовых мест перед печатью/отправкой в ЭДО |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы перед печатью/отправкой документов в ЭДО система требовала указать общее количество грузовых мест. Если оставить это поле пустым, будут учитываться данные, которые можно указать вручную: в настройках элемента заявки на маршрут или при выдаче в разделе Заказы клиента → Выдача. Если эти данные нигде не указаны, количество грузовых мест будет равняться нулю. |
| 11 |
Правило расчёта дат |
Выберите правило расчёта дат, которое будет применяться по умолчанию (если данные не указаны в заявке вручную):
Данные можно также указать вручную в заявке на маршрут. |
| 12 |
Подача заявлена за N минут до формирования |
Укажите, за сколько минут до формирования документа заявляется подача. Указанное значение будет считаться значением по умолчанию и будет автоматически устанавливаться для всех транспортных документов, если в заявке не указано значение вручную. |
| 13 |
Автомобиль прибыл за N минут до формирования |
Укажите, за сколько минут до формирования документа прибывает автомобиль грузоперевозчика. Указанное значение будет считаться значением по умолчанию и будет автоматически устанавливаться для всех транспортных документов, если в заявке не указано значение вручную. |
| 14 |
Автомобиль убыл за N минут до формирования |
Укажите, за сколько минут до формирования документа автомобиль грузоперевозчика отправляется на доставку. Указанное значение будет считаться значением по умолчанию и будет автоматически устанавливаться для всех транспортных документов, если в заявке не указано значение вручную. |
| 15 |
Использовать общее наименование груза |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы при наличии в заявке большого количества товаров в документах использовалось общее наименование груза по умолчанию. Например, если в заявке более 100 позиций, вместо перечисления каждой позиции в документах будет указано общее наименование, например, Автозапчасти. Минимальное количество товаров, после которого будет применяться общее наименование, указывается в поле Минимальное количество позиций. Наименование указывается в поле Общее наименование груза. |
| 16 |
Минимальное количество позиций |
Укажите минимальное количество позиций, при превышении которого в документах будет использоваться общее наименование груза. |
| 17 |
Общее наименование груза |
Работает совместно с опцией Использовать общее наименование груза. Можно использовать переменную |
Сохраните изменения.
Параметры транспортных документов
Чтобы проверить правильность настроек, можно создать тестовую заявку на маршрут для тестового заказа.
Создание заявки на маршрут
Чтобы создать заявку на маршрут с новыми параметрами, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Накладные.
Создайте заявку на маршрут для одной или нескольких накладных клиента.
Создание заявки на маршрут для двух накладных
ШАГ 2. В открывшейся форме выберите:
- грузоперевозчика
- автомобиль
- водителя
Нажмите кнопку Создать заявку на маршрут.
В появившемся окошке подтверждения нажмите ОК.
Создание заявки на маршрут
ШАГ 3. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Заявки на маршрут и в строке созданной заявки нажмите кнопку Просмотр элементов маршрутной заявки.
В ЭТрН всегда обязательно есть 1 отправитель, 1 получатель, 1 перевозчик, 1 адрес получателя и 1 адрес отправителя.
Переход к просмотру элементов заявки
Просмотр элементов заявки на маршрут
ШАГ 4. Нажмите кнопку Позиции элемента N, чтобы перейти к просмотру позиций конкретного элемента заявки.
В открывшейся форме можно задать параметры транспортных документов для именно этого элемента заявки. По умолчанию отображаются стандартные параметры, заданные в разделе Сайт → Общие настройки (блок Параметры транспортных документов).
Сохраните изменения.
Просмотр элемента заявки
Печать и отправка документов по ЭДО
Если в разделе Сайт → Общие настройки → Параметры транспортных документов вы активировали хотя бы одну из опций Запрашивать дату и время перед печатью/отправкой в ЭДО, Запрашивать общий вес перед печатью/отправкой в ЭДО, Запрашивать общее число грузовых мест перед печатью/отправкой в ЭДО, при попытке печати или отправки документа по ЭДО откроется форма с требованием указать необходимые параметры даты и времени доставки.
- Чтобы распечатать готовый транспортный документ, перейдите в раздел Документы → Заявки на маршрут.
В строке нужного документа нажмите кнопку Печать и выберите нужный вариант — Заявка на маршрут или Транспортная накладная (ЭТрН).
Печать документа
- Чтобы отправить контрагенту готовый транспортный документ по ЭДО, нажмите на значок ЭДО в строке нужного элемента заявки на маршрут.
Отправка ЭТрН в ЭДО
