- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Загрузка накладных и ответов поставщика. Настройка шаблона
Загрузка накладных и ответов поставщика. Настройка шаблона
Загрузка накладных/ответов поставщика выполняется с помощью шаблонов, которые настраиваются в разделе Заказы поставщику → Шаблоны ответов.
Этапы загрузки накладной/ответа поставщика:
-
Создание и настройка шаблона для конкретного поставщика;
-
Настройка файла-образца накладной/ответа;
-
Загрузка полученной накладной/ответа в систему по шаблону.
После получения накладной/ответа от поставщика по электронной почте, этот документ можно загрузить в систему по шаблону:
- автоматически (если это настроено);
- вручную в разделах панели администрирования Заказы поставщику → Группы или Заказы поставщику → Загрузить ответ.
Для работы функционала достаточно базовых настроек, но при необходимости вы можете применить расширенные настройки — например, для настройки автоматического получения и загрузки документов в систему.
Подробнее о загрузке документа по шаблону — в статье Загрузка накладных и ответов поставщика. Загрузка в систему.
Создание и настройка шаблона
Настройка шаблона выполняется для реального файла накладной/ответа поставщика, который вы получаете на электронную почту.
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы поставщику → Шаблоны ответов и нажмите кнопку Создать.
ШАГ 2. На открывшейся странице выполните следующие действия:
| № | Название настройки | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Название |
Укажите название шаблона. |
| 2 | Поставщик |
Выберите поставщика, накладные/ответы которого будут загружаться по данному шаблону. |
Нажмите кнопку Создать.
Создание шаблона загрузки
ШАГ 3. На открывшейся странице выполните следующие действия:
Основные настройки
| № | Название настройки | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Название |
Измените название шаблона накладной/ответа, если требуется. |
| 2 | Тип загрузки |
Выберите нужный тип загрузки накладной/ответа:
Например, у поставщика был только один заказ на три позиции. Он отгрузил эти три позиции и прислал одну накладную. В этом случае ее можно загрузить в данном режиме. Рассматриваются позиции заказа поставщику, находящиеся в статусах групп В работе, В заказе, Подтверждено поставщиком, В пути. При этом выбираются заказы, в которых присутствуют нераспределенные позиции, т.е. в которых кол-во Заказано больше, чем кол-во Подтверждено или Подтверждено накладной. В данном режиме автоматическая загрузка накладных/ответов с электронной почты невозможна, так как документ загружается вручную для определенного заказа поставщику.
Например, в накладной/ответе поставщика есть столбец Комментарий, содержащий ссылки-референсы на позиции заказов в системе. Если скачать любой заказ поставщику в формате .xls и открыть его в Excel, в нем будет присутствовать столбец Комментарий (столбец референсов). При загрузке позиции заказов с количеством 0 перейдут в статус Отказ. Остальные, найденные в накладной с количеством больше 0, перейдут в статус Отгружено поставщиком. Если в накладной поставщика присутствует столбец Статусы, возможно определение состояния позиции заказа по этому столбцу. Загрузка по reference позволяет автоматически загружать накладные/ответы с электронной почты, а также ставить Отказ (в отличиие от типа Загрузка по номерам деталей).
Например, если в заказе поставщику есть две одинаковые позиции, система может привязать к накладной/ответу позицию №1 вместо нужной позиции №2. Отказ в этом режиме не ставится, можно только установить подтверждение. Загрузка по номерам деталей позволяет автоматически загружать накладные/ответы с электронной почты.
|
| 3 |
Цель загрузки |
Выберите нужный вариант:
|
| 4 |
Статус при подтверждении |
Выберите статус, который будет устанавливаться для позиций в разделе Заказы поставщику → Позиции, если в загруженной накладной/ответе поставщика для них указано количество больше 0. |
| 5 |
Статус при подтверждении заказа филиала |
Выберите статус, который будет устанавливаться позиции заказа филиала в разделе Заказы поставщику → Позиции, если в загруженной накладной/ответе поставщика для них указано количество больше 0. Если оставить это поле пустым, будет использоваться статус, выбранный в поле Статус при подтверждении. |
| 6 |
Статус при отказе |
Выберите статус, который будет устанавливаться для позиций в разделе Заказы поставщику → Позиции, если в загруженном ответе поставщика для них указано количество 0. Используется для шаблонов с целью загрузки Загрузка подтверждения. |
| 7 |
Сохранять накладную |
Активируйте опцию, если требуется сохранять загруженную накладную в разделе Документы → Накладные поставщика. Используется для шаблонов с целью загрузки Загрузка накладной. |
| 8 |
Уведомлять менеджера после сохранения накладной |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы после сохранения накладной на электронную почту менеджера отправлялось уведомление. Убедитесь, что у вас есть настроенный почтовый ящик с ролью Отправка уведомлений, а также в настройках менеджера указан адрес его электронной почты!
Рекомендуем для лучшего контроля корректности загрузки документов. |
| 9 |
Использовать архиватор 7z |
Активируйте опцию, если требуется загружать документы в сжатом формате. Не реокмендуем использовать опцию без необходимости. |
| 10 |
Переменная для добавления в шаблон уведомления |
Укажите переменную, которая будет использоваться для связи шаблона загрузки накладной/ответа с шаблоном уведомления. |
| 11 |
Производитель из заказа |
Используется для шаблонов с типом загрузки Загрузка по номерам деталей. Активируйте опцию, чтобы в случае, если в накладной/ответе поставщика не указан бренд отгруженных позиций, система пыталась определить бренд каждой позиции из описания этой позиции. Поиск позиций выполняется по артикулу в разделе Заказы поставщику → Позиции. |
| 12 |
Выделять номер по заказам |
Используется для шаблонов с типом загрузки Загрузка по номерам деталей. Активируйте опцию, если требуется, чтобы система пыталась определить артикул позиции из столбца OEM в файле накладной/ответа поставщика. Также система будет сравнивать артикул из столбца с артикулом из описания позиции, найденной в разделе Заказы поставщику → Позиции. Точность не гарантируется. |
Нажмите кнопку Сохранить.
Основные настройки шаблона загрузки
Блок Настройка выделения номера накладной и даты
Для правильного определения требуемых строк/столбцов ячейки с номером или датой накладной откройте реальный файл накладной/ответа поставщика, который будет использоваться в качестве шаблона.
| № | Название настройки | Описание |
|---|---|---|
| 1 |
Строка номера |
Укажите номер строки ячейки, в которой находится номер накладной поставщика. Нумерация строк ведется с 0!
Например, если номер накладной находится в ячейке в третьей строке, нужно указать 2, а не 3. |
| 2 | Столбец номера |
Укажите номер столбца ячейки, в которой находится номер накладной поставщика. Нумерация столбцов ведется с 0!
Например, если номер накладной находится в ячейке в столбце 49, нужно указать 48, а не 49. |
| 3 | Номер - Удалить все до символа включая символ |
Используются для выделения номера накладной. Введите символ, который расположен до / после номера накладной в его строке. Например, чтобы удалить лишние символы в номере 20022701518/1, нужно ввести символ / в поле Номер - Удалить все после символа включая символ. |
| 4 | Номер - Удалить все после символа включая символ | |
| 5 | Разделить номер символом |
Укажите символ, по которому следует разделить строку, если требуется. Например, если строка с номером накладной записана как Накладная|20022701518|УПД, укажите символ |. |
| 6 | Номер - номер в разделении |
Укажите порядковый номер, под которым идет номер накладной в разделяемой строке. В приведенном выше примере будет 2. В данном случае в поле Направление можно указать, откуда нужно отсчитывать позиции в разделяемой строке: С начала или С конца. |
| 7 |
Направление |
Выберите, с какой стороны документа требуется отсчитывать позиции в разделяемой строке. |
| 8 | Строка даты |
Поля заполняются по аналогии с полями Строка номера и Столбец номера для ячейки, в которой находится дата создания накладной поставщика. |
| 9 | Столбец даты | |
| 10 | Формат даты |
Укажите формат даты создания накладной поставщика. |
| 11 | Дата - Удалить все до символа включая символ |
Опции используются для выделения даты накладной. Укажите символ, который расположен до / после даты накладной в ее строке. Например, чтобы удалить лишние символы в дате формата Дата-22.06.2023, нужно ввести символ - в поле Дата - Удалить все до символа включая символ. |
| 12 | Дата - Удалить все после символа включая символ | |
| 13 | Разделить дату символом |
Укажите символ, по которому будет разделена строка. Например, если строка с датой накладной записана как Дата—22.06.2023—Шате, в поле укажите символ —. |
| 14 | Дата - номер в разделении |
Укажите порядковый номер, под которым идет дата накладной в разделяемой строке. В приведенном выше примере будет 2. В данном случае в поле Направление можно указать, откуда нужно отсчитывать позиции в разделяемой строке: С начала или С конца. |
| 15 |
Направление |
Выберите, с какой стороны документа требуется отсчитывать позиции в разделяемой строке. |
Нажмите кнопку Сохранить.
Настройки в блоке Настройка выделения номера накладной и даты
Определение номера строки/столбца ячейки с номером накладной
ШАГ 4. После основной настройки шаблона вы можете выполнить дополнительные настройки, если требуется.
Настройка файла-образца
После создания и основной настройки шаблона необходимо загрузить реальный файл накладной/ответа, который вы получаете от поставщика, и настроить этот файл как образец. Настроенный образец будет использоваться при последующих загрузках документов.
Для настройки файла-образца перейдите в настройки шаблона и нажмите кнопку Настроить файл. На открывшейся странице выполните следующие действия:
ШАГ 1. Нажмите кнопку Выберите файл для настройки и выберите файл накладной/ответа поставщика на вашем компьютере.
Загрузка файла-образца
ШАГ 2. На открывшейся странице настройте файл-образец следующим образом:
- Отметьте строку старта — ту, с которой начинается список артикулов (обычно следующая после строки с заголовками столбцов);
-
Назначьте роли для столбцов на основе их содержимого. Обязательно нужно добавить следующие роли:
- Столбец номера (oem)
- Столбец марка
- Столбец названия
- Столбец количество
- Столбец цены
- Референс — для шаблона с типом загрузки Загрузки по Reference.
- Назначьте столбец проверки — обычно это столбец с количеством или артикулами позиций.
Нажмите кнопку Продолжить.
Настройка файла-образца
ШАГ 3. При необходимости задайте значения по умолчанию, отсутствующие в файле. Некоторым полям система может задать значения по умолчанию автоматически (например, Столбец марка).
Если требуется для одного столбца назначить две роли, используйте блок Донастроить вручную. Это может быть полезно если, например, столбец содержит два значения — артикул и наименование позиции.
Нажмите кнопку Завершить настройку.
Проверка настройки
Для проверки правильности настройки шаблона выполним тестовую загрузку накладной поставщика.
ШАГ 1. В Excel или Google Таблицы откройте реальный файл накладной, полученный от поставщика, или готовый шаблон накладной. Выберите любой заказ этому поставщику в разделе Заказы поставщику → Группы и добавьте в файл данные о позициях этого заказа. Перейти к позициям заказа можно с помощью кнопки Все позиции.
Сохраните документ.
Подготовка тестовой накладной по заказу
ШАГ 2. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы поставщику → Группы и в строке заказа, для которого вы подготовили тестовую накладную, нажмите кнопку Загрузить инвойс(ответ).
Загрузка накладной
ШАГ 3. На открывшейся странице выберите созданный шаблон в поле Шаблон загрузки.
Загрузите подготовленный файл накладной с помощью кнопки Выберите файл и нажмите кнопку Загрузить.
Загрузка файла
В случае успешной загрузки откроется файл загруженной накладной.
ШАГ 4. Проверьте, верны ли загруженные данные:
- Номер и дата накладной;
- Данные о позициях заказа.
Если все данные загрузились в систему верно, значит, вы правильно настроили шаблон накладной/ответа поставщика и можете использовать этот шаблон.
Загруженный документ
Лог загрузки
На вкладке Лог загрузки вы можете найти информацию о результатах загрузки документов по данному шаблону.
С помощью кнопки по ссылке можно перейти в раздел Служебные → Система → Логи для просмотра лога загрузки (файл invoice_load_logger.log) чтобы проанализировать:
- почему загрузка остановилась;
- почему некоторые позиции не распределились.
Вкладка Лог загрузки
