- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Подключение ЭДО
Подключение ЭДО
Система PARTS SOFT позволяет подключить и использовать электронный документооборот (ЭДО). Для использования функционала необходимо создать доступ к нужному сервису ЭДО и настроить подключение на платформе.
Список доступов
Список всех доступов к сервисам ЭДО находится в разделе панели администрирования Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО.
На странице со списком доступов доступны следующие действия:
- Найти нужный доступ с помощью блока поиска — укажите название нужного сервиса и нажмите кнопку Поиск;
- Перейти на сайт сервиса ЭДО для регистрации;
- Перейти к организациям провайдера ЭДО;
- Запустить принудительную синхронизацию привязанных сообщений и документов;
- Запустить принудительную синхронизацию привязанных организаций и контрагентов;
- Редактировать параметры доступа;
- Включить/Выключить автоматическую синхронизацию событий — по умолчанию, при активной синхронизации, информация обновляется примерно раз в 10 минут, но вы можете отключить автоматическое получение событий при необходимости;
- Создать новый доступ;
Список доступов
Создание доступа
Для добавления нового доступа к сервису ЭДО выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Пользователи → Список и в строке пользователя, которому требуется разрешить работу с ЭДО, нажмите кнопку Редактировать.
На вкладке Роли пользователя активируйте следующие роли:
- Администратор ЭДО — может управлять доступами к сервисам ЭДО;
- Администратор документов ЭДО — может отправлять и получать документы.
Добавление ролей пользователя
ШАГ 2. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО и нажмите кнопку Создать.
На открывшейся странице выберите нужного провайдера в блоке Регистрация доступа к провайдеру ЭДО.
Зарегистрируйтесь на сайте и получите API ключ для настройки интеграции с PARTS SOFT.
Выбор провайдера ЭДО
ШАГ 3. Вернитесь на страницу со списком провайдеров ЭДО, выберите нужного провайдера в верхней части страницы и нажмите кнопку Продолжить.
Переход к настройке доступа
ШАГ 4. В открывшейся форме выполните следующие действия:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Сервис |
Выберите сервис, который требуется подключить. |
| 2 | Название |
Укажите название доступа. Указанное название будет отображаться в общем списке доступов. |
| 3 | Ключ доступа к API |
Укажите ключ доступа к API, полученный от менеджера сервиса ЭДО. |
| 4 | Логин |
Укажите логин от вашего аккаунта на сайте сервиса ЭДО. |
| 5 | Пароль |
Укажите пароль от вашего аккаунта на сайте сервиса ЭДО. |
| 6 |
Статус УПД |
Доступно только для Контур.Диадок. Выберите нужный статус накладной:
|
| 7 | Режим отладки логов |
Используется в случае поиска ошибки. |
| 8 |
Записывать ответы сервера |
Активируйте опцию чтобы ответы сервера в необработанном виде записывались в отдельный файл логов. Не рекомендуем активировать опцию без веской причины, так как логируется большой объем данных.
|
| 9 |
Запрос подписи получателя возвратных накладных |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы при получении поставщиком возвратной накладной, ему необходимо было ее подписать в эдо. Если отключить опцию, после получения поставщиком возвратной накладной документооборот будет считаться завершенным. |
Нажмите кнопку Создать.
Настройка подключения
ШАГ 5. После создания сервиса в верхней части страницы появится уведомление "Провайдер успешно создан. Дождитесь появления ваших организаций на странице "Посмотреть организации". По умолчанию организации отключены. Вам необходимо включить организации, документы которых вы будете получать".
Дождитесь завершения автоматической подгрузки организаций из вашего личного кабинета в сервисе ЭДО.
Уведомление об успешном создании сервиса
ШАГ 6. В списке провайдеров ЭДО нажмите кнопку Посмотреть организации в строке созданного сервиса.
Переход к организациям
По умолчанию синхронизированные организации неактивны, после завершения автоматической загрузки организаций включите нужные вам организации с помощью ползунка.
Включить можно:
- На тарифах Сеть и Бизнес — две организации;
- На тарифах Сеть+ и Бизнес+ — три организации.
Включение организации
В появившемся окошке выберите вариант загрузки документов организации в поле Будут загружены документы и нажмите кнопку Сохранить.
Настройка загрузки документов
После успешной активации организаций необходимо привязать контрагентов из вашего личного кабинета в сервисе ЭДО к вашим контрагентам в системе PARTS SOFT.
Настройка подразделений и контрагентов
После успешной настройки интеграции с сервисом ЭДО вы сможете отправлять и получать документы на платформе PARTS SOFT, связав контрагентов между системами.
Если вы используете сервис Диадок, вы сможете отправлять документы только контрагентам, которые присутствуют в вашем личном кабинете ДиаДок.
Для этого выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО и в строке созданного доступа нажмите кнопку Посмотреть организации.
ШАГ 2. На открывшейся странице перейдите к списку контрагентов организации с помощью кнопки К контрагентам.
Переход к контрагентам
ШАГ 3. В строке нужной организации нажмите кнопку Подразделения.
Переход к настройке подразделений
ШАГ 4. В открывшейся форме выполните следующие действия:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 |
Источник подразделения при обработке входящих документов |
Выберите источник, из которого система будет брать информацию о подразделении при получении входящих документов:
Рекомендуем в случаях, когда контрагент отправляет все документы с одного подразделения, но внутри самого документа указывает, какое подразделение нужно считать отправителем.
При возникновении ошибки, убедитесь, что подразделение присутствует в ЭДО! Данная настройка применяется ко всему подразделению. Вы можете выбрать источник реквизитов отдельно для определенного контрагента, привязанного ниже. |
| 2 | Локальный поставщик в системе |
Выберите локального поставщика, который будет привязан к подразделению. |
| 3 |
Источник реквизитов контрагента для отправки |
Выберите источник, из которого система будет брать реквизиты поставщика:
Данная настройка приоритетна над настройкой выбора источника реквизитов для всей организации. |
|
4 |
Локальный клиент в системе | Выберите локального клиента, который будет привязан к подразделению. |
| 5 |
Источник реквизитов контрагента для отправки |
Выберите источник, из которого система будет брать реквизиты клиента:
Данная настройка приоритетна над настройкой выбора источника реквизитов для всей организации. |
Настройка подразделений
Для быстрого поиска на странице встроен блок фильтрации по названию/КПП/контрагенту.
Автоматическое обновление подразделений и контрагентов
Автоматическое обновление контрагентов происходит в двух случаях:
- При создании нового сервиса ЭДО;
- При получении сообщения в сервисе ЭДО от нового (неизвестного) контрагента.
При необходимости обновите список контрагентов вручную с помощью кнопки Синхронизировать организации и контрагентов в разделе Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО.
После привязки контрагентов необходимо настроить шаблоны ответов для автоматической обработки входящих документов в системе PARTS SOFT.
Настройка автоматической обработки входящих документов
Для настройки автоматической обработки УПД, поступающих вам от поставщиков по ЭДО, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы поставщику → Шаблоны ответов и перейдите в редактирование нужного шаблона с помощью кнопки Редактировать.
ШАГ 2. На открывшейся странице выберите вариант Загрузка по номерам деталей в поле Тип загрузки.
Настройки автоматической обработки входящих документов
Сохраните изменения.
ШАГ 3. При необходимости активируйте следующие опции:
- Сохранять накладную — если требуется чтобы в разделе панели администрирования Документы → Накладные поставщика автоматически создавалась накладная;
- Выделять номер по заказам — используется только в случае, если ваш поставщик не указывает артикул товара в отдельном столбце Код товара / работ, услуг, а включает артикул в наименование товара (например, C110 DOLZ Насос водяной (помпа)).
В этом случае система будет пытаться автоматически определить артикул. Точность не гарантируется.
Дополнительные опции
ШАГ 4. В блоке Интеграция ЭДО выполните следующие действия:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Провайдер |
Выберите сервис ЭДО, который вы используете. |
| 2 | Тип документов |
Выберите тип документов, поступающих по ЭДО, который необходимо обрабатывать автоматически. |
| 3 | Номер товара |
Укажите название столбца, содержащего ОЕМ-номер товара, если требуется.
Не заполняйте это поле без необходимости — указывайте его только в том случае, если точно знаете, что ваш поставщик использует его для указания ОЕМ-номера позиции.
|
| 4 | Название производителя товара |
Укажите название столбца, содержащего название производителя товара, если требуется.
Не заполняйте это поле без необходимости — указывайте его только в том случае, если точно знаете, что ваш поставщик использует его для указания производителя товара.
|
| 5 | reference |
Укажите название столбца, содержащего ссылки-референсы на позиции заказов, если требуется.
Не заполняйте это поле без необходимости — указывайте его только в том случае, если точно знаете, что ваш поставщик использует его для указания reference.
|
Сохраните изменения.
Настройки автоматической обработки входящих документов
После этого входящие УПД, которые будут поступать в PARTS SOFT от организации, к которой привязан контрагент-поставщик, будут обрабатываться системой автоматически.
Также, полученные УПД будут отображаться в разделах панели администрирования:
- Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО → Посмотреть организации → К документам
Полученный УПД
- Документы → Накладные поставщика
Полученный УПД
- а также в личном кабинете сервиса ЭДО
Полученный УПД
Просмотр организаций
После успешного создания и синхронизации нового сервиса, в разделе Посмотреть организации доступны следующие действия:
- Найти нужную организацию с помощью блока поиска — укажите значение нужного параметра и нажмите кнопку Поиск;
- Редактировать настройки организации;
- Перейти к просмотру подразделений организации;
- Перейти к просмотру контрагентов;
- Перейти к просмотру документов;
- Включить/Выключить синхронизацию документов с организацией (например, если вы не используете ее).
Список привязанных организаций
Настройки организации
Для редактирования доступны следующие настройки организации:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Подразделение, с которого отправлять документы |
Выберите подразделение, которое будет числиться отправителем исходящих документов. |
| 2 | Источник реквизитов контрагента для отправки |
Выберите источник, из которого система будет брать реквизиты контрагента:
|
| 3 | Источник подразделения при обработке входящих документов |
Выберите источник, из которого система будет брать информацию о подразделении при получении входящих документов:
Рекомендуем в случаях, когда контрагент отправляет все документы с одного подразделения, но внутри самого документа указывает, какое подразделение нужно считать отправителем.
При возникновении ошибки, убедитесь, что подразделение присутствует в ЭДО! Данная настройка применяется ко всей организации. Вы можете выбрать источник реквизитов отдельно для определенного подразделения/контрагента в их настройках. |
| 4 | Режим обработки входящих документов |
Выберите режим обработки входящих документов:
Сообщение об ошибке при проверке маркировки отображается под статусом документа в списке документов организации. Вы можете нажать на сообщение чтобы запустить повторную проверку маркировки.
Сообщение об ошибке при проверке маркировки отображается под статусом документа в списке документов организации. Вы можете нажать на сообщение чтобы запустить повторную проверку маркировки. Опция позволяет избежать автоматической обработки документов с ошибками и/или без необходимого подписания. Проверка маркировки доступна в ручном и автоматическом режимах, если выбран режим с проверкой маркировки. На странице сообщений клиент может повторно запустить обработку и при необходимости пропустить проверку. |
| 5 | Источник реквизитов организации для отправки |
Выберите источник, из которого система будет брать реквизиты организации:
|
Настройки организации
Добавление подразделения
Добавление нового подразделения обычно не требуется, так как они подгружаются в систему автоматически через ЭДО.
При необходимости воспользуйтесь следующей инструкцией:
- Диадок
Иногда у контрагента есть подразделение, но его нет в ЭДО (Диадок о нём не знает). Тогда это подразделение можно создать вручную только внутри системы PARTS SOFT.
Зачем это нужно:
- чтобы правильно привязать документы к нужному контрагенту;
- чтобы документы дальше корректно обрабатывались внутри системы.
Это подразделение существует только в системе и не используется для отправки документов через ЭДО как отдельное подразделение.
- Saby (СБИС)
При добавлении контрагента СБИС передаёт данные только одного подразделения. Если в системе уже есть контрагент с таким же ИНН, новое подразделение автоматически привязывается к нему, отдельный контрагент создан не будет.
Добавить подразделение можно с помощью кнопки Добавить подразделение.
Добавление нового подразделения
В сервисе Диадок нельзя отправить документ в подразделение, добавленное вручную, так как его нет в ЭДО. При попытке такой отправки документ будет отправлен в главное подразделение.
В сервисе Saby (СБИС) все подразделения и контрагенты добавляются вручную или на основании полученных документов.
Роли регионов и контрагентов
Если при документообороте по ЭДО ваши регионы/контрагенты выступают в разных ролях (продавец, грузоотправитель, покупатель и грузополучатель), требуется добавить дополнительные реквизиты для каждого из этих участников отдельно.
Дополнительные реквизиты — это набор данных для определённой роли в документе, используемый при печати накладных и формировании накладных в ЭДО.
- добавление доп.реквизитов для региона
Дополнительные реквизиты для региона указываются в разделе Справочники → Регионы → Настройки нужного региона → Вкладка Дополнительные реквизиты.
Доп.реквизиты в настройках региона
- добавление доп.реквизитов для контрагента
Дополнительные реквизиты для контрагента указываются в разделе Контрагенты → Все/Поставщики/Клиенты → Профиль → Дополнительные реквизиты.
Доп.реквизиты для контрагента
Добавление Основания для контрагента
В профиле контрагента (раздел Основание (договор, доверенность)) вы можете добавить основание, которое будет использоваться по умолчанию при формировании УПД.
Добавление основания
Работа с документами
После успешной настройки интеграции с сервисом ЭДО вам также станет доступна работа с документами привязанных контрагентов.
Отправка накладной из PARTS SOFT
Для корректной отправки документов необходимо указать:
- регион получателя в настройках привязанного контрагента — в разделах Адрес регистрации и Адрес доставки, поле Регион для систем ЭДО;
- регион отправителя в настройках региона — на вкладке Адреса, в разделах Адрес регистрации и Адрес доставки, поле Регион для систем ЭДО.
Если эти поля заполнены, данные подгружаются в документы автоматически.
Для отправки накладной из системы PARTS SOFT в личный кабинет сервиса ЭДО выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Накладные. В случае успешной привязки контрагента, в строке его накладной станет доступна кнопка Отправить накладную в ЭДО (Диадок).
Нажмите кнопку чтобы отправить накладную в Диадок, затем нажмите кнопку ОК в окошке подтверждения.
Отправка накладной через ЭДО
Отправленная накладная появится в списке документов в личном кабинете организации на сайте сервиса ЭДО (в данном случае - Диадок).
Документы, отправляемые из системы PARTS SOFT, не отправляются контрагентам сразу, а находятся в ожидании подписания на стороне сервиса ЭДО.
Подпишите и отправьте документ контрагенту в личном кабинете сервиса ЭДО.
Список документов
Все письма с документами, участвующими в ЭДО, хранятся в разделе Справочники → Электронный документооборот (ЭДО) → Провайдеры ЭДО → Посмотреть организации → К документам.
На странице со списком писем доступны следующие действия:
- Найти нужное письмо с помощью блока поиска — выберите нужные значения параметров и нажмите кнопку Поиск;
Поиск производится по письмам открытого раздела (например, Входящие).
- Создать новый документ;
- Перейти в разделы почты;
- Открыть меню быстрого доступа к профилю привязанного поставщика/клиента;
Подразделение отправителя сообщения не всегда совпадает с подразделением, указанном в документе.
- Редактировать настройки подразделения;
- Перейти к полученному документу.
Список писем
В разделах почты вы можете открыть файл документа, ознакомиться с его статусом, а также увидеть, между какими подразделениями выполнен документооборот.
Под статусом документа может появляться сообщение об ошибке при проверке маркировки (если включен режим обработки документов с проверкой маркировки).
Нажмите на сообщение об ошибке чтобы запустить повторную проверку маркировки.
Раздел Входящие
