Собственный склад: настройка, поддержание наличия и реализация товаров

Если у вас есть склад с постоянным наличием товаров и вы планируете отдавать приоритет продажам с него, в системе PARTS SOFT можно создать собственный склад наличия и настроить дополнительные функции для удобной работы.

Для эффективного управления складом рекомендуется настроить автоматический мониторинг остатков и дозаказ недостающих товаров, регулярную переоценку цен на складе, а также отметку заказов, по которым возможен повторный заказ с вашего склада.

Этапы работы с собственным складом:

1. Создание и базовая настройка склада;
2. Организация мест хранения;
3. Добавление остатков товаров на склад;
4. Заказ товаров на склад хранения;
5. Настройка автоматического дозаказа недостающих товаров;
6. Настройка автоматической актуализации цен товаров на складе;
7. Настройка отметки о возможности перезаказа со склада наличия.

Создание и базовая настройка склада

Для создания склада выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Складской учет → Склады и нажмите кнопку Добавить склад.

Переход к созданию склада

ШАГ 2. На открывшейся странице выполните следующие действия:

Таблица 1. Основные настройки склада

№	Название поля	Описание
1	Название	Укажите название склада. Указанное название будет отображаться в списке складов.
2	Регион	Выберите регион, за которым будет закреплен склад.
3	Статус позиции прихода на склад	Выберите статус, который должен быть установлен для позиции в разделе Заказы клиента → Все, чтобы на позицию сформировался документ прихода на склад. Доступны только статусы группы Пришло. Для удобства вы можете создать отдельный статус группы Пришло.
4	Тип документа прихода на склад	Выберите тип документа (например, Поступление на склад), который будет оформляться для позиций в статусе, выбранном в поле Статус позиции прихода на склад.
5	Статус позиции выдачи со склада	Выберите статус, в который должна перейти позиция в разделе Заказы клиента → Все, чтобы на позицию сформировался документ списания товара со склада. Доступны только статусы групп: Выдано — для списания со склада. Установлено по умолчанию; Пришло — только для заказов из привязанных к складу прайс-листов. Используется чтобы организовать резервирование остатков (например, Резерв готов к выдаче).
6	Тип документа расхода со склада	Выберите тип документа (например, Списание со склада), который будет оформляться для позиций в статусе, выбранном в поле Статус позиции выдачи со склада.

Базовые настройки склада

ШАГ 3. В блоке Настройка параметров склада хранения выполните настройки клиента, под которым вы будете заказывать товары на собственный склад.

Таблица 2. Основные настройки склада, блок Настройка параметров склада хранения

№	Название поля	Описание
1	Клиент для заказа на склад	Выберите клиента, на которого будет оформляться заказ на склад. После оприходования товары из такого заказа будут сразу размещаться на складе. У клиента должна быть настроена Группа скидок с закупочной ценой (коэффициент 1).
2	Статус позиции, заказанной на склад после прихода на склад	Выберите статус, который будет устанавливаться для позиций заказа клиента, указанного в поле Клиент для Заказа на склад, сразу после их оприходования (создания документа прихода на склад). Рекомендуем создать отдельный статус группы Выдано (например, Принято на склад хранения).

Нажмите кнопку Сохранить.

Блок Настройка параметров склада хранения

После сохранения базовых настроек станут доступны настройки ячеек хранения товаров и настройки прихода возвратных товаров.

Вернитесь к этим настройкам после добавления мест хранения на ваш склад.

Организация мест хранения

Нам известно, что на складе каждого продавца автозапчастей используется собственная система размещения товаров (стеллажи, полки, ячейки и т. д.). Система PARTS SOFT позволяет учитывать эту иерархию при организации мест хранения на вашем складе в системе.

Настройка иерархии

Например, на скриншоте снизу представлена двухуровневая система хранения:

• Ячейки A1 и Возврат являются ячейками первого уровня.
• Ячейка A2 является ячейкой второго уровня и вложена в родительскую ячейку A1.

Организация мест хранения

Таким образом, вы можете создать свою собственную иерархию мест хранения, например:

• Ячейки первого уровня (родительские) — для стеллажей;
• Ячейки второго уровня — для полок;
• Ячейки третьего уровня — для конкретных ячеек хранения.

Или сгенерировать пакетно все места хранения как ячейки первого уровня.

Добавление мест хранения

Для создания места хранения в панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Складской учет → Склады и в строке созданного склада нажмите кнопку Места хранения.

Переход к добавлению мест хранения

Добавить места хранения на склад можно двумя способами:

• пакетно, сгенерировав сразу несколько мест автоматически. Удобно при большом количестве мест хранения;
• вручную, создав каждое место отдельно.

В качестве примера организуем следущую иерархию мест хранения:

1. Две полки стеллажа А — для хранения товаров;
2. Две полки стеллажа B — для хранения товаров + одно место на полке для возвратных товаров.

Для удобства, полки для хранения товаров добавим пакетно, а отдельную ячейку для возврата на полке B2 добавим вручную.

ШАГ 1. Чтобы добавить места хранения пакетно, нажмите кнопку Сгенерировать и на открывшейся странице выполните следующие действия:

Таблица 3. Генерация ячеeк хранения

№	Название поля	Описание
1	Родительское место хранения	При первой генерации родительской ячейки нет. Выберите ячейку, в которую будет вложена создаваемая ячейка. В этом случае выбранная ячейка будет основной, а создаваемая - вложенной в нее.
2	Стартовая буква	Выберите букву, которая будет задана первой ячейке в списке создаваемых ячеек. Например, в списке ячеек с названиями A1 - E5, стартовая буква — A, финальная — E.
3	Финальная буква	Выберите букву, которая будет задана последней ячейке в списке создаваемых ячеек. Например, в списке ячеек с названиями A1 - E5, стартовая буква — A, финальная — E.
4	Стартовая цифра	Выберите цифру, которая будет задана первой ячейке в списке создаваемых ячеек. Например, в списке ячеек с названиями A1 - E5, стартовая цифра — 1, финальная — 5.
5	Финальная цифра	Выберите цифру, которая будет задана последней ячейке в списке создаваемых ячеек. Например, в списке ячеек с названиями A1 - E5, стартовая цифра — 1, финальная — 5.

Нажмите кнопку Сгенерировать и нажмите ОК в окошке подтверждения.

Генерация мест хранения

Созданные ячейки появятся в списке мест хранения склада.

Сгенерированные ячейки

ШАГ 2. Для добавления вручную отдельной ячейки нажмите кнопку Создать и на открывшейся странице выполните следующие действия:

Таблица 4. Создание ячейки хранения вручную

№	Название поля	Описание
1	Название	Укажите название ячейки. Например, B2_Возврат.
2	Родительское место хранения	Выберите ячейку, в которую будет вложена создаваемая ячейка. В нашем случае мы создаем отедльную ячейку для полки B2.

Нажмите кнопку Сохранить.

Создание ячейки вручную

В списке мест хранения появится созданная вложенная ячейка.

Вложенная ячейка

ШАГ 3. После добавления всех нужных ячеек хранения необходимо выбрать ячейки по умолчанию в настройках склада. Для этого перейдите в настройки склада хранения и выберите нужные ячейки в полях: 

Таблица 5. Настройки ячеек склада

№	Название поля	Описание
1	Ячейка по умолчанию после прихода товара на склад	Выберите место хранения, в котором будут размещаться позиции заказов после их прихода на склад.
2	Документ для зачисления на склад возвратного товара	Выберите тип документа, который будет оформляться при приеме на склад товара, на который оформлен возврат. Рекомендуем создать отдельный тип документа, чтобы возвратные позиции не путались с основным приходом.
3	Ячейки для возвратных деталей	Выберите место хранения, в котором будут размещаться позиции, на которые оформлен возврат. Рекомендуем создать отдельное место хранения возвратных позиций.

Сохраните изменения.

Настройки ячеек по умолчанию

Добавление товаров на склад

После создания и первичной настройки склада требуется добавить на склад все имеющиеся у вас остатки товаров, которые вы будете реализовывать. Как только товары будут добавлены на склад, вы сможете привязать к складу отдельный прайс-лист и запустить продажу ваших товаров.

Для добавления товаров выполните следующие действия:

ШАГ 1. В списке складов нажмите кнопку Движение в строке вашего склада и на открывшейся странице нажмите кнопку Создать.

Переход к документам движения

ШАГ 2. В открывшейся форме выберите вариант Поступление на склад в поле Тип документа и нажмите кнопку Добавить.

Создание документа движения

ШАГ 3. На открывшейся странице нажмите кнопку Добавить из файла.

Вы также можете добавить товары вручную в блоке ниже, однако это неудобно при большом количестве товаров.

Переход к загрузке файла

Скачайте шаблон с помощью кнопки Скачать шаблон, откройте его в Excel или Google Таблицы и заполните шаблон данными о ваших товарах.

Удобно будет скопировать данные из готового прайс-листа с вашими товарами и вставить в файл шаблона.

Структура файла:

• 1 столбец — Бренд;
• 2 столбец — Артикул;
• 3 столбец — Наименование;
• 4 столбец — Цена;
• 5 столбец — Количество;
• 6 столбец — Место хранения.

Сохраните файл.

 

Подготовленный файл

ШАГ 4. Выберите место хранения, в котором будут числиться загруженные товары, загрузите подготовленный файл в систему с помощью кнопки Выбор файла и нажмите кнопку Отправить файл.

Загрузка файла

При возникновении ошибки убедитесь, верно ли вы выполнили настройки, и перезагрузите файл.

Загруженные товары

Нажмите кнопку Провести документ и нажмите Да в окошке подтверждения.

Проведение документа

В случае успешного проведения документа статус документа сменится на Проведен, а загруженные товары появятся в разделе Остатки вашего склада.

Успешное проведение документа

Загруженные товары в разделе Остатки

Привязка прайс-листа к складу

После того, как вы добавили все остатки ваших товаров на склад, требуется связать их с прайс-листом чтобы их актуальное количество в наличии было доступно клиентам для проценки и заказа.

Для привязки прайс-листа выполните следующие действия:

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа для вашего склада и в блоке Привязка прайс-листа к складскому наличию выберите ваш склад в поле Склад наличия.

Сохраните изменения.

Привязка прайс-листа к складу

ШАГ 2. Перейдите в карточку прайс-листа и в блоке экспресс-настроек нажмите кнопку Синхронизировать в строке Принудительно синхронизировать остатки склада.

Синхронизация остатков на складе

Актуальное количество товаров

Теперь количество единиц товара в вашем прайс-листе и на складе будет синхронизироваться автоматически.

Для проверки настройки вы можете списать несколько единиц какой-либо позиции со склада в разделе Движение и затем проверить в карточке прайс-листа, уменьшилось ли количество данной позиции в списке товаров.

Заказ на склад хранения

Поддержание достаточного количества товаров в наличии осуществляется за счет своевременного заказа товаров на склад.

Заказать товары на склад хранения можно:

• вручную — оформив заказ на привязанного к складу клиента;
• автоматически — с помощью настройки автоматического мониторинга остатков и дозаказа недостающего количества товаров. 

Вручную

Рекомендуем тестировать настройки на тестовом поставщике/прайс-листе.

Для заказа товаров на собственный склад вручную выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования оформите заказ на клиента, привязанного к складу. Также можно добавить комментарий чтобы не потерять заказ в разделе Заказы клиента → Все.

Оформление заказа на собственный склад

ШАГ 2. В разделе Заказы поставщику → Группы закройте заказ поставщику с помощью кнопки Завершить формирование заказа.

Закрытие заказа поставщику

ШАГ 3. После прихода заказанных товаров на склад выполните их приход вручную в разделе Заказы поставщику → Приход.

Приход товаров

После прихода:

• все заказанные позиции автоматически перейдут в статус, указанный в настройках склада, в поле Статус позиции заказанной на склад после прихода на склад;
• в разделе склада Движение автоматически сформируется документ Поступление на склад;
• в разделе склада Остатки автоматически появятся оприходованные позиции.

Остатки на складе

Настройка автозаказа

Функционал автозаказа предназначен для автоматического пополнения склада при необходимости поддерживать заданный уровень товарных остатков. Вы указываете нужное количество товара, после чего система проверяет фактические остатки на складе с учётом активных заказов и, при необходимости, автоматически оформляет дозаказ недостающего объёма.

Настройка автозаказа выполняется в два этапа:

1. Настройки для склада;
2. Настройки для конкретных товаров, которые требуется дозаказывать.

Для настройки автозаказа недостающего количества товаров на ваш склад выполните следующие действия:

ШАГ 1. Перейдите в настройки склада и в блоке Настройки автозаказа активируйте опцию Включить автозаказ.

Задайте другие нужные вам параметры заказа товаров — например, допустимый срок доставки товаров, прайс-листы, из которых они могут быть заказаны и т.д.

Сохраните изменения.

Настройки автозаказа

ШАГ 2. В списке складов нажмите кнопку Опции товаров в строке вашего склада. Выберите товар, для которого требуется настроить автозаказ, и нажмите кнопку Редактировать в его строке.

Переход к опциям товара

ШАГ 3. На открывшейся странице выполните следующие действия в блоке Настройки автозаказа выполните следующие действия:

Таблица 6. Настройки автозаказа

№	Название поля	Описание
1	Минимальный остаток	Укажите минимальное количество товара на складе для включения функции автозаказа. При снижении количества товара ниже указанного уровня, система выполнит дозаказ недостающих товаров.
2	Включить автозаказ	Активируйте опцию чтобы включить функцию автозаказа для данного товара.

Задайте другие нужные вам параметры заказа товаров — например, допустимый срок доставки товаров, прайс-листы, из которых они могут быть заказаны и т.д.

Сохраните изменения.

Настройки автозаказа для товара

Созданный системой автозаказ появится в разделе Заказы клиента → Все. В заказе будут указаны:

• Отметка автозаказа - Warehouse Auto Order;
• Цель заказа (Пополнение склада) — в поле Комментарий заказа;
• Данные о фактическом и необходимом количестве товара — в поле Комментарий клиента.

Заказ, созданный автоматически

Автоматическая переоценка товаров 

Функция автоматической переоценки позволяет поддерживать актуальные цены на товары на складе. Обновление цен происходит автоматически по правилам, заданным вами в настройках склада.

Для настройки автоматической переоценки выполните следующие действия:

ШАГ 1. Перейдите в настройки склада и в блоке Настройки переоценки выполните следующие действия:

Таблица 7. Настройки автоматической переоценки

№	Название поля	Описание
1	Группа скидок	Выберите группу скидок, под которой будет выполняться переоценка товаров на складе.
2	Автоматическая переоценка	Активируйте опцию чтобы включить функцию автоматической переоценки товаров на складе.

Задайте другие нужные вам параметры переоценки товаров — например, периодичность переоценки, минимальное количество предложений и т.д.

Сохраните изменения.

Настройки переоценки

В результате переоценки будут отображаться:

1. Актуальная цена товара в столбце Фиксированная цена;
2. Дата и время переоценки в столбце Дата АП;
3. Статус переоценки (удачно/нет результатов) в столбце Статус АП.

Найти столбцы можно:

• в опциях товаров;
• в отчете об остатках по складу.

Результаты переоценки

Реализация товаров со склада

Если при проценке нужная деталь нашлась на вашем складе, срок ее доставки будет указан как На складе.

Отображение товара со склада в таблице выдачи

Настройка приоритета склада

Если у вас есть собственный склад хранения, логично, что при оформлении заказов вы заинтересованы в реализации товаров именно с него, а не со складов поставщиков.

В системе PARTS SOFT предусмотрена возможность назначить такой склад приоритетным. В этом случае если уже заказанный клиентом товар одновременно доступен на вашем складе и на складе поставщика, вы увидите уведомление об этом и сможете оформить перезаказ позиции с собственного склада.

Для того, чтобы отметить ваш склад приоритетным, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в настройки прайс-листа, привязанного к вашему складу, с помощью кнопки Редактировать опции прайс-листа.

ШАГ 2. В блоке Опции создания клиентских заказов активируйте опцию Собственное наличие.

Сохраните изменения.

Опция Собственное наличие

После этого в случае, если клиент заказал у другого поставщика товар, который также есть в наличии на вашем складе, в строке заказа в разделе Заказы клиента → Все появится красная иконка домика с информацией о возможности перезаказа товара с вашего склада.

Уведомление о наличии на складе хранения

Для оформления перезаказа нажмите кнопку Перезаказ позиции в строке заказа. На открывшейся странице со списком доступных вариантов найдите предложение с вашего склада и перезакажите товар с помощью кнопки Заказать или Заказать, изменив цену продажи.

Перезаказ позиции

После перезаказа иконка домика станет зеленой, а также отобразится уведомление, что товар заказан с вашего собственного склада наличия.

Уведомление о перезаказанной позиции