Работа с заявками на маршрут

Модуль «Заявки на маршрут» позволяет выстроить доставку товаров по городу с помощью ваших водителей.

Алгоритм работы:

1. После прихода товаров клиентов создаются накладные.
2. По нужным накладным создается заявка на маршрут для выбранного водителя. Накладные при этом автоматически переходят в заранее выбранный статус.
3. Водителю передается товар на доставку и маршрутный лист, либо он сам его распечатывает.
4. По мере доставки заказов водитель вносит в баланс полученные деньги от клиентов.
5. После выполнения всех доставок заявка закрывается водителем, либо менеджером. Деньги распределяются по балансам клиентов. Статус накладных автоматически меняется на заранее выбранный.

Предварительная настройка

ШАГ 1. Для удобства использования заявок на маршрут создайте два новых статуса для накладных. Для примера мы будем использовать статусы Передано на доставку и Доставлено.

ШАГ 2. Настройте роли пользователей в админпанели следующим образом:

• У водителей, которые будут доставлять заказы, должна быть включена роль Разрешить работу с заявками на маршрут. Водитель будет иметь доступ к разделу Документы → Заявки на маршрут.
• У менеджеров, которые будут создавать и обрабатывать заявки на маршрут, должны быть включены роли Администратор или Главный клиентский менеджер.

ШАГ 3. В разделе админпанели Сайт → Общие настройки в блоке Настройки заявок на маршрут выполните следующие настройки:

1. В списке Устанавливать статус накладных привязанных к заявке на маршрут при его закрытии выберите статус накладной, созданный на шаге 1, в нашем случае Доставлено. Он будет автоматически установлен накладным после закрытия заявок.

2. В списке Устанавливать статус накладных привязанных к заявке на маршрут при его создании выберите статус накладной, который будет установлен автоматически для накладных при создании заявки на маршрут. В нашем случае Передано на доставку.

3. В списке Режим работы с балансом выберите одно из значений:

• Добавлять сразу после внесения. Водитель сможет закрывать заявки самостоятельно, при этом деньги после каждого внесения будут проведены и зачислены на баланс клиента.
• Не добавлять. В таком режиме водитель не сможет закрывать заявку самостоятельно, а только вносить деньги по заказам. Закрывать заявку будет менеджер после проверки, и только после этого деньги будут распределены по балансам клиентов.

Настройки заявок на маршрут

Работа с заявками на маршрут

Рассмотрим ситуацию, когда водитель не имеет доступа к закрытию заявок и только вносит деньги в баланс после каждой доставки. Такое поведение происходит при режиме работы с балансом Не добавлять (см. раздел «Предварительная настройка»).

В таком случае, работу с заявками можно поделить на три части:

1. Создание менеджером заявки на маршрут.
2. Работа водителя с заявкой.
3. Закрытие заявки менеджером.

Создание менеджером заявки на маршрут

Для создания заявки менеджеру сначала нужно создать накладные к заказам, а затем в разделе Документы → Накладные выполнить следующие действия:

Создание заявки на маршрут

ШАГ 1. Выбрать галочками нужные накладные.

ШАГ 2. Сформировать и распечатать маршрутный лист. Это можно сделать и на этапе работы с заявкой, также такая опция доступна и водителю.

ШАГ 3. Выбрать нужного водителя из списка и нажать кнопку Создать заявку на маршрут.

В результате накладные перейдут в статус, настроенный во время предварительной настройки (в нашем случае Передано на доставку), а в разделе админпанели Документы → Заявки на маршрут появится новая заявка. На странице менеджеру будет доступно:

Заявки на маршрут

1. Блок фильтрации и поиска заявок на маршрут.
2. Накладные, которые входят в заявку. При нажатии на номер можно перейти к накладной.
3. Сумма по заявкам. Черные цифры — сумма, которая внесена по заявке, но не проведена. Зеленые цифры — сумма, которая проведена и распределена по балансам клиентов.
4. Печать заявки на маршрут с использованием шаблона документа. В разделе Служебные → Шаблоны документов можно отредактировать шаблон.
5. Закрытие заявки.
6. Просмотр состава заявки. В этом окне менеджер сверяет балансы по заявке, после того как водитель завершит доставку. (см. фото «Просмотр заявки»).
7. Загрузка маршрутного листа по накладным для передачи водителю.
8. Удаление заявки.
9. Внести в баланс средств по заявке (см. раздел «Работа водителя с заявкой»).

Просмотр заявки

Маршрутный лист представляет собой Excel документ со следующей информацией:

• Расходная накладная по товарам из всех накладных в заявке.
• Маршрутный лист с адресом и контактными данными всех клиентов, которым водитель будет выполнять доставку.
• Отдельный лист по каждому клиенту с информаций о заказанных товарах.

Работа водителя с заявкой

После создания заявка будет доступна назначенному водителю в разделе админпанели Документы → Заявки на маршрут.

Заявки на маршрут у водителя

На странице заявок водителю доступно:

1. Блок поиска и фильтрации заявок.
2. Печать заявки на маршрут с использованием шаблона документа. В разделе Служебные → Шаблоны документов можно отредактировать шаблон.
3. Просмотр состава заявки (см. фото «Просмотр заявки»).
4. Печать маршрутного листа.
5. Внесение средств на баланс (см. фото «Внесение средств»). После каждой доставки клиенту водитель вносит средства в столбец Сумма внесения и нажимает кнопку Сохранить. Внесенные средства будут отображаться черным цветом в столбце Сумма на странице заявок (см. фото «Внесенная сумма водителем»).

Внесение средств

Внесенная сумма водителем

Когда все заказы доставлены, водитель сдает деньги, а менеджер выполняет проверку и закрывает заявку.

Закрытие заявки менеджером

После проверки менеджеру нужно в разделе Документы → Заявки на маршрут нажать кнопку Закрыть заявку.

Закрытие заявки

В результате:

1. Сумма внесенная водителем будет распределена по балансам клиентов, которым выполнялась доставка.
2. Заявка перейдет в статус Выполнена.
3. Накладные, которые были в заявке на маршрут перейдут в заранее настроенный статус, в нашем случае Доставлено (см. раздел «Предварительная настройка»).