Создание накладных и счет фактур

Создание накладных

ШАГ 1. Перейдите в раздел админпанели Заказы → Все выберите нужные заказы, отметив их галочкой. Заказы должны быть от одного клиента.
ШАГ 2. Появится блок настройки массовых изменений. В нем нажмите кнопку Создать накладную.

При необходимости укажите сумму доставки в поле рядом с кнопкой создания накладных. Если установить галочку Установить статус выдано, после создания накладной заказ будет перемещен в архив и получит статус “Отгружено”.

Фото 1. Создание накладных по заказам
Создание накладных и счет фактур иллюстрация №1

ШАГ 3. Вверху экрана вы увидите уведомление. Нажмите в нем на ссылку Перейти к накладным клиента. Вы перейдете на страницу со списком уже имеющихся накладных по заказам клиента в системе. Новая накладная будет находится сверху.

Фото 2. Переход к накладным клиентам

Клиенты сами смогут скачивать накладные для оплаты заказов на сайте в личных кабинетах, если в разделе Служебные → Шаблоны документов для используемых форм вы включите галочку Показывать в клиентской части. Более подробно о настройке xls шаблонов документов читайте в нашей документации.

Управление накладными

Все накладные клиентов отображаются в разделе админпанели Документы → Накладные. Отсюда можно перейти к их редактированию, скачать сформированную накладную для печати и т.д.

Фото 3. Список накладных клиентов

Найти нужную накладную (1). Для этого настройте фильтр по полям От, До, Клиент и Номер.
Создать маршрутный лист (2), чтобы распечатать и передать курьеру.

Кнопка Сформировать маршрутный лист появляется только после выбора накладных.
Скачать в нужной печатной форме (3) в формате pdf или xls: Расходная накладная, Накладная, Счет-фактура, Торг-12, УПД. Для последних доступен вариант “без НДС”.

При необходимости можно скачать накладные в устаревших (неподдерживаемых) печатных формах.
Просмотреть накладную по позициям (4). Cм.фото 4.
Выставить счет по накладной (5) и перейти к нему (6).
Отправить смс клиенту с номером накладной (7).

Функция работает, если у вас подключен SMS провайдер.
Отредактировать накладную (8).
Удалить накладную (9).

Фото 4. Накладная по позициям

Редактирование накладной

На странице редактирования можно:

Фото 5. Форма редактирования накладной

скачать накладную в нужной печатной форме (1).
добавить комментарий (2).
указать адрес доставки товаров, если он не был указан (3).
найти нужные товары по артикулу (4) в накладной.
добавить новый товар в накладную (5).
отредактировать позицию (6) или удалить ее (7).

По нажатию на кнопку добавления позиции откроется карточка товара. Укажите следующие данные:

Фото 6. Карточка товара

номер товара (1),
наименование (2),
производитель (3),
количество (4),
цену (5),
минимальный (6) и максимальный (7) сроки доставки,
номера ГТД (8),
страну производителя (9),
код ТНВД (10),
вес и габариты товара (11).

При переходе к редактированию позиции вы сможете внести изменения в карточку выбранного товара.

Фото 7. Редактирование карточки товара

Создание маршрутного листа

ШАГ 1. Выберите накладные из списка добавленных (см. фото 3), отметив их галочками.
ШАГ 2. Появится кнопка Сформировать маршрутный лист. Нажмите на нее, чтобы скачать сформированный маршрутный лист.
ШАГ 3. Выгрузится xls файл, имеющий структуру:

общий список позиций по всем накладным — на 1 листе;
адреса доставки, контактная информация — на 2 листе,
списки позиций по каждой накладной (каждый на отдельном листе таблицы) — 3 и последующий листы.

ШАГ 4. Передайте его курьеру удобным для вас способом.

Выставление счета

ШАГ 1. Найдите накладную, по которой нужно выставить счет в списке (см. фото 3).
ШАГ 2. Нажмите на ярлык с купюрой рядом с ней, чтобы сформировать счет.
ШАГ 3. В появившемся окне подтверждения нажмите ОК.
ШАГ 4. Перейдите к счету по выбранной накладной, нажав на ярлык с долларом (находится на месте ярлыка с купюрой) (см. фото 3).

Создание накладной клиенту с последующим автоматическим выставлением счета

В системе Parts-Soft можно настроить автоматическое создание счета после создания накладной для клиентов, принадлежащих к одной группе скидок.
Ниже мы продемонстрируем, как сделать это для клиентов из группы скидок “Оптовики”.

Предварительно у вас в системе должны быть заведены соответствующие группы скидок. Как их добавить, описано в разделе нашей документации о наценках.

ШАГ 1. Перейдите в раздел админпанели Служебное → Справочники → Группы скидок. В списке всех групп наценок добавленных в систему, найдите группу “Оптовики” и перейдите к ее редактированию.
ШАГ 2. На странице редактирования группы скидок установите галочку Автоматически создавать счет на основании накладной. Сохраните настройки группы скидок.
ШАГ 3. Откройте список заказов в разделе админпанели Заказы → Все. Найдите в нем заказы от клиента, принадлежащего к группе скидок “Оптовики”. Создайте для него накладные, как описано выше.
ШАГ 4. Перейдите к созданным накладным, для них будет доступен ярлык с долларом для просмотра счета.