• Платформа parts-soft.ru /
• Возможности системы /
• Контрагенты — Шаблоны загрузки

Контрагенты — Шаблоны загрузки

Часто мы имеем дело заказчиками, которые переходят на платформу Parts-Soft со своей наработанной базой клиентов. В связи с этим возникает необходимость ее импорта в систему. 

Для решения этой задачи в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки сначала требуется добавить шаблон, а затем с его помощью произвести загрузку клиентов.  

Также в данном разделе вы можете добавить шаблоны для загрузки гаража (списка, закрепленных за клиентами автомобилей) и заказов клиентов. 

Список клиентов можно добавить в формате:

• Excel — .xls или .xlsx;
• текстовый — .csv или .txt;
• архив — .zip и .rar.

 Списки автомобилей и заказов могут быть загружены только из Excel-файлов.  Если планируется их импорт, требуется обязательно заполнить:

• столбец ID клиента — в файле со списком клиентов;  
• столбец ID клиента — в файле со списком автомобилей;
• столбцы ID клиента и ID заказа (например, № заказа) — в файле со списком заказов.

Список шаблонов загрузки 

Список добавленных шаблонов отображается в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки.  

Фото 1. Список шаблонов загрузки

• Ссылка на карточку шаблона (1).
• Настроить шаблон (2).
• Если шаблон настроен, перейти в его карточку для загрузки данных (3). 
• Отредактировать сохраненный шаблон (4).
• Удалить ненужный шаблон (5).
• Добавить новый шаблон (6).

Создание шаблонов

В списке шаблонов нажмите кнопку Создать. На странице создания шаблона выполните следующие действия: 

ШАГ 1. Укажите название добавляемого шаблона.

ШАГ 2. Выберите режим загрузки, в котором он будет использоваться: 

• Загрузка клиентов;
• Загрузка гаража;
• Загрузка заказов.

ШАГ 3. Укажите регион, для которого будет использоваться шаблон, и нажмите Создать. На открывшейся странице нажмите кнопку Настроить файл, чтобы перейти к  загрузке файла-образца.

По завершению импорта файла вы вернетесь к списку шаблонов и сможете перейти к загрузке данных. Для этого перейдите в карточку созданного шаблона. 

Фото 2. Создание шаблона загрузки

Настройка шаблона

Этап 1. Выбор файла

Фото 3. Выбор файла

 Для начала выберите файл (1) для настройки шаблона.

Если файл имеет текстовый формат .csv или .txt, обязательно укажите в поле Разделитель (2) символ, с помощью которого текст будет распределятся по столбцам. Обычно используется “ ; “, реже — символ табуляции (Tab). Чтобы определить разделитель, откройте файл в текстовом редакторе (блокнот) и скопируйте его. Например,  в строке 1999,Chevy,Venture Extended Edition»,4900.00 разделитель “,” 

В случае, если файл обработался с ошибками на этапе 2, попробуйте его перезагрузить, предварительно выбрав разделитель (2) и выполнив дополнительные настройки: 

• в поле Кодировка (3)  укажите нужную кодировку, если файл содержит кириллические буквы. По умолчанию, когда ничего не выбрано, применяется windows-1251.  Ее часто используют для прайс-листов. Когда кодировка подобрана неправильно, вместо русских букв отображаются непонятные символы (кракозябры). Если такое произошло, попробуйте сменить кодировку на UTF-8.
• в поле Символ экранирования (4) укажите символ экранирования, если в строках файла содержатся спецсимволы. Обычно встречаются кавычки. Из-за них текст может “поплыть”, т.е. неправильно распределиться по столбцам. Для их обработки необходимо ввести @@@.
• активировать загрузчик V2 (5), если ваш документ содержит не более 2000 строк.  
• включите опцию Запретить приведение кодировки (6), если файл был загружен с почты.
• в поле Разделитель строк (7) переключитесь на вариант \r (возврат каретки).  Это поможет, если файл был сформирован в устаревшей версии macOS (до 2012 года).

При настройке импорта .xls или .xlsx файлов, введите в поле Лист (8) номер листа, данные с которого будут загружены в систему. Нумерация листов начинается с 1. Если поле оставить пустым, то загрузится первый лист.
В случае, если файл обработался на этапе 2 некорректно,  попробуйте перезагрузить его заново, дополнительно выбрав кодировку (3) и препроцессор (9). 

Если импортируемый файл находится в zip-архиве, в поле Файл в архиве (10) укажите его полное название или часть из названия. 

Для перехода к настройке файла нажмите кнопку Продолжить.

Этап 2. Настройка файла

Для загрузки клиентов

Просмотрите, что нужно загрузить.  Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. 

Выберите столбцы для включения в шаблон и назначьте для них необходимые роли.  

Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки.

Фото 4. Настройка формата файла для загрузки клиентов

Используйте роль ID клиента в старой системе учета, если настраиваете импорт не только клиентской базы, но и истории заказов и/или автомобилей. 

Если в настраиваемом файле данные о ФИО контрагентов находятся в одном столбце (не разнесены по отдельным), рекомендуем назначить для него одну из следующих ролей  Фамилия Имя Отчество и Имя Отчество Фамилия в зависимости от нужного вам порядка. В этом случае при загрузке контрагентов система выберет нужный порядок сама и попытается разделить ФИО на составляющие по заданному вам правилу. 

Может быть и так, что в столбце с ролью Группа скидок указаны группы скидок, которых нет в системе. В этом случае при загрузке файла они будут созданы и назначены соответствующим клиентам.

Также при загрузке файла клиенты, в строке которых есть данные из столбцов с ролями Название компании и ИНН,  будут добавлены как компании (юридические лица).

Данные об остатке на счете клиента, находящиеся в столбце с ролью Сальдо (занесение суммы на баланс клиента), могут быть как отрицательными, так и положительными.

Для загрузки заказов 

Фото 5. Настройка файла для загрузки заказов

Просмотрите, что нужно загрузить.  Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. 

Выберите столбцы для включения в шаблон.  Назначьте следующих роли:

•  ID клиента в старой системе учета
•  ID заказа в старой системе учета
• Номер (артикул детали)
• Статус детали
• Дата создания заказа
• и др

Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки.

Для загрузки автомобилей

Фото 6. Настройка файла для загрузки гаража

Просмотрите, что нужно загрузить.  Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. 

Выберите столбцы для включения в шаблон.  Назначьте следующих роли:

• ID клиента в старой системе учета
• Производитель — Марка автомобиля
• Модель
• Модификация
• VIN номер

Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки.

Этап 3. Заполнение недостающих параметров

Фото 7. Страница донастройки

На открывшейся странице настройки недостающих параметров нажмите Завершить настройку. Вы вернетесь к списку шаблонов и сможете перейти к загрузке данных. Для этого перейдите в карточку созданного шаблона

Карточка шаблона

Фото 8. Карточка шаблона

• Укажите путь к файлу (1), данные из которого нужно импортировать. 
• Начните загрузку данных (2). Указанный файл будет поставлен в очередь. Вы увидите соответствующее сообщение сверху страницы.

  Загрузка может занять продолжительное время.

• Просмотрите лог загрузки (3). Нажав кнопку Основные события, вы перейдете на страницу с детальной информацией.  
• Удалите данные (4), если импорт прошел не корректно. Для этого выберите нужную дату загрузки и нажмите Удалить.