- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Массовая загрузка клиентов, заказов и гаража из файла
Массовая загрузка клиентов, заказов и гаража из файла
Платформа PARTS SOFT позволяет перенести в систему уже существующую базу ваших клиентов. Благодаря импорту данных вам не потребуется добавлять каждого клиента вручную, что значительно экономит время при переходе на платформу.
Пакетно загрузить также можно заказы ваших клиентов и гараж (автомобили, привязанные к клиентам).
Импорт базы состоит из следующих этапов:
- Подготовка файла с базой клиентов/автомобилей/заказов;
- Создание шаблона загрузки;
- Загрузка файла в систему.
Список всех добавленных шаблонов находится в разделе панели администрирования Контрагенты → Шаблоны загрузки.
Подготовка файла
В первую очередь необходимо подготовить файл с данными о клиентах/заказах/автомобилях (можно включить все сразу в один файл), который затем будет загружен в систему.
Если включены данные о заказах/автомобилях — только в формате .xls/.xlsx.
В зависимости от данных в файл необходимо добавить определенные столбцы (без заголовков!).
При загрузке базы клиентов:
- столбец ID клиента в старой системе учета — под указанным ID клиент будет отображаться в системе.
При загрузке базы заказов:
- столбец ID клиента в старой системе учета
- столбец ID заказа в старой системе учета (например, № заказа)
- столбец Дата создания заказа
- столбец Номер (артикул детали)
- столбец Статус детали
При загрузке базы автомобилей:
- столбец ID клиента в старой системе учета
- Производитель
- Модель
- Модификация
- VIN номер
Загрузку автомобилей необходимо проводить после загрузки списка клиентов по аналогичной схеме.
Пример подготовленного файла
Создание шаблона
Для создания шаблона загрузки клиентов/клиентских заказов/автомобилей выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Контрагенты → Шаблоны загрузки и нажмите кнопку Создать.
На открывшейся странице выполните следующие действия:
| № | Название настройки |
Описание |
|---|---|---|
| 1 | Название |
Укажите название шаблона загрузки. Например, Клиенты Нижний Новгород. |
| 2 | Режим загрузки |
Выберите данные, которые будут загружаться в систему:
|
| 3 | Регион |
Выберите регион, в который будут загружены данные. |
Нажмите кнопку Создать.
Создание шаблона загрузки
ШАГ 2. На открывшейся странице выберите формат указания даты в поле Формат даты в файле и нажмите кнопку Настроить файл. При необходимости можно отредактировать название шаблона.
Создание шаблона загрузки
ШАГ 3. На открывшейся странице нажмите кнопку Выбрать файл для настройки и загрузите файл с базой данных, который вы подготовили ранее.
Нажмите кнопку Продолжить настройку.
Загрузка файла
Если файл не загрузился, либо загрузился с ошибками, загрузите файл снова с применением Дополнительных настроек.
ШАГ 4. На странице настройки файла выполните следующие действия:
- Выберите строку старта — ту, с которой начинаются данные о клиентах/заказах/автомобилях;
- Назначьте роли для столбцов на основе их содержимого, например, Имя клиента, Телефон, Название компании и т.д.
Если вы загружаете не только клиентов, но и заказы/автомобили, для каждого клиента укажите ID из вашей старой системы учета и назначьте этому столбцу роль ID клиента в старой системе учета. Обязательно назначьте этот столбец столбцом проверки!
Если в файле ФИО контрагентов находится в одном столбце, назначьте для него роль Фамилия Имя Отчество или Имя Отчество Фамилия в зависимости от нужного вам порядка. В этом случае при загрузке контрагентов система выберет нужный порядок сама и попытается разделить ФИО на составляющие.
В случае, если в столбце с ролью Группа скидок указаны группы скидок, отсутствующие в системе, при загрузке файла они будут автоматически созданы и назначены соответствующим клиентам.
Клиенты, для которых указаны данные в столбцах с ролями Название компании и ИНН, будут загружены в систему как компании (юридические лица).
Данные об остатке на балансе клиента, указанные в столбце с ролью Сальдо, могут быть как отрицательными, так и положительными.
Нажмите кнопку Продолжить.
Настройка файла
ШАГ 5. Добавьте значения по умолчанию, если требуется, и нажмите кнопку Завершить настройку.
Не добавляйте значения по умолчанию без необходимости, так как они будут применены ко всем загруженным клиентам/заказам/автомобилям.
Загрузка по шаблону
После того, как вы подготовили файл с базой ваших клиентов/заказов/автомобилей и создали шаблон загрузки, можно перейти к загрузке файла в систему. Для этого выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Контрагенты → Загрузить клиентов.
ШАГ 2. Выберите шаблон загрузки в поле Выберите шаблон и с помощью кнопки Выберите файл загрузите файл с вашей базой клиентов/заказов/автомобилей в систему.
Нажмите кнопку Загрузить.
Загрузка базы данных
После этого в верхней части страницы появится уведомление Установлен в очередь на загрузку.
Перезагрузите страницу через некоторое время.
В случае успешной загрузки в строке Последнее кол. отобразится количество загруженных строк.
Успешная загрузка файла
При возникновении проблем с загрузкой можно перейти к логу загрузки с помощью кнопки Последние события.
Импортированные клиенты появятся в разделах Контрагенты → Клиенты и Контрагенты → Все.
Импортированные заказы появятся в разделе Заказы клиента → Все.
Импортированные заказы появятся в разделе Все автомобили.
Загруженный клиент в разделе Контрагенты → Все
