Импорт клиентов, гаража и заказов из файла

Часто мы имеем дело заказчиками, которые переходят на платформу PARTS SOFT со своей наработанной базой клиентов. В связи с этим возникает необходимость ее импорта в систему.

Для решения этой задачи в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки сначала требуется добавить шаблон, а затем с его помощью произвести загрузку клиентов.

Также в данном разделе вы можете добавить шаблоны для загрузки гаража (списка, закрепленных за клиентами автомобилей) и заказов клиентов.

Подготовка файлов

Для импорта данных вам понадобятся три файла в формате .xls или .xlsx:

• Список клиентов. Поскольку мы планируем загрузить список автомобилей и заказов, в файле должен присутствовать столбец ID клиента. В противном случае он был бы нам не нужен.
• Список автомобилей, в котором должен быть столбец ID клиента.
• Список заказов, в котором должны быть столбцы ID клиента и ID заказа (например, № заказа).

Шаблоны загрузки

Список добавленных шаблонов отображается в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки.

Список шаблонов загрузки

1. Ссылка на карточку шаблона, где можно просмотреть историю загрузки данных. 

2. Заново настроить загрузку файла по шаблону. См. шаг 4-5 в разделе "Загрузка клиентов".

3. Если шаблон уже настроен, перейти к загрузке данных. См. шаг 7-8 в разделе "Загрузка клиентов".

4. Отредактировать название сохраненного шаблона, а затем перейти к настройке импорта файла. См. шаг 3 в разделе "Загрузка клиентов".

5. Удалить ненужный шаблон.

6. Добавить новый шаблон.

Использование шаблонов

Загрузка клиентов

В списке шаблонов нажмите кнопку Создать. На странице создания шаблона выполните следующие действия: 

ШАГ 1. Укажите название добавляемого шаблона.

ШАГ 2. Выберите режим загрузки Загрузка клиентов.

ШАГ 3. Укажите регион, для которого будет использоваться шаблон, и нажмите Создать. На открывшейся странице нажмите кнопку Настроить файл, чтобы перейти к настройкам импорта файла-образца.

Создание шаблона загрузки

ШАГ 4. Выберите файл с данными у себя на компьютере и нажмите Продолжить настройку. Если загрузка файла прошла успешно, перейдите к шагу 5 и задайте структуру шаблона.

Иначе, если файл обработался с ошибками, попробуйте его перезагрузить заново, предварительно выполнив дополнительные настройки под ваш тип файла (см. таблицу ниже).

Выбор файла

Таблица. Настройки импорта файла

Название настройки	Описание
Разделитель	Укажите символ, с помощью которого текст будет распределятся по столбцам. Обычно используется “ ; “, реже — символ табуляции (Tab). Чтобы определить разделитель, откройте файл в текстовом редакторе (блокнот) и скопируйте его. Например, в строке 1999,Chevy,Venture Extended Edition»,4900.00 разделитель “,”  Используется для загрузки .csv или .txt
Кодировка	Укажите кодировку, если файл содержит кириллические буквы. По умолчанию, когда ничего не выбрано, применяется windows-1251. Ее часто используют для прайс-листов. Когда кодировка подобрана неправильно, вместо русских букв отображаются непонятные символы (кракозябры). Если такое произошло, попробуйте сменить кодировку на UTF-8. Используется для загрузки .csv, .txt, .xls и .xlsx файлов
Символ экранирования	Введите символ экранирования, если в строках файла содержатся спецсимволы. Обычно встречаются кавычки. Из-за них текст может “поплыть”, т.е. неправильно распределиться по столбцам. Для их обработки необходимо ввести @@@ Используется для загрузки .csv или .txt файлов.
Использовать загрузчик V2	Импорт файла будет произведен с помощью альтернативного загрузчика. Ваш документ должен содержать не более 2000 строк. Используется для загрузки .csv или .txt файлов.
Запретить приведение кодировки	Включите опцию, если файл был загружен с почты. Используется для загрузки .csv или .txt файлов.
Разделитель строк	Если файл был сформирован в устаревшей версии macOS (до 2012 года), переключитесь на вариант \r (возврат каретки).  Используется для загрузки .csv или .txt файлов.
Лист	Введите в поле номер листа загружаемого .xls или .xlsx файла, данные с которого будут импортироваться в систему. Нумерация листов в Excel-файлов начинается с 1. Если поле оставить пустым, то загрузится первый лист.
Препроцессор	При импорте .xls или .xlsx файл иногда требуется указать препроцессор и кодировку. Не подходит для многолистовых Excel-файлов.
Файл в архиве	Укажите полное название загружаемого файла или часть из его названия.  Используется для загрузки .zip или .rar архивов.

ШАГ 5. Укажите строку старта (строка, с которой начинаются данные), а также выберите столбцы для включения в шаблон и назначьте для них необходимые роли.

Настройка формата файла для загрузки клиентов

Используйте роль ID клиента в старой системе учета, если настраиваете импорт не только клиентской базы, но и истории заказов и/или автомобилей. 

Если в настраиваемом файле данные о ФИО контрагентов находятся в одном столбце (не разнесены по отдельным), рекомендуем назначить для него одну из следующих ролей Фамилия Имя Отчество и Имя Отчество Фамилия в зависимости от нужного вам порядка. В этом случае при загрузке контрагентов система выберет нужный порядок сама и попытается разделить ФИО на составляющие по заданному вам правилу. 

Может быть так, что в столбце с ролью Группа скидок указаны группы скидок, которых нет в системе. В этом случае при загрузке файла они будут созданы и назначены соответствующим клиентам.

Также при загрузке файла клиенты, в строке которых есть данные из столбцов с ролями Название компании и ИНН, будут добавлены как компании (юридические лица).

Данные об остатке на счете клиента, находящиеся в столбце с ролью Сальдо (занесение суммы на баланс клиента), могут быть как отрицательными, так и положительными.

ШАГ 6. На открывшейся странице настройки недостающих параметров нажмите Завершить настройку. 

Страница донастройки

ШАГ 7. Вы вернетесь к списку шаблонов и сможете перейти к загрузке данных. Для этого нажмите зеленую кнопку в строке созданного шаблона. 

ШАГ 8. На открывшейся странице выполните следующие действия:

Загрузка клиентов

1. Укажите путь к файлу, данные из которого нужно импортировать.

2. Начните загрузку данных. Указанный файл будет поставлен в очередь. Вы увидите соответствующее сообщение сверху страницы.

3. Просмотрите лог загрузки. Нажав кнопку Основные события, вы перейдете на страницу с детальной информацией.

4. Удалите данные, если импорт прошел не корректно. Для этого выберите нужную дату загрузки и нажмите Удалить.

Импортированные клиенты появятся в списках из разделов Контрагенты → Клиенты или Контрагенты → Все.

Загрузка заказов

Загрузку списка заказов необходимо проводить после загрузки списка клиентов и по аналогичной схеме. Только: на шаге 2 выберите режим загрузки Загрузка заказов, а на шаге 4 задайте для столбцов следующие роли: 

•  ID клиента в старой системе учета
•  ID заказа в старой системе учета
• Номер (артикул детали)
• Статус детали
• Дата создания заказа
• и др

Настройка файла для загрузки заказов

Загрузка автомобилей

Загрузку списка автомобилей необходимо проводить после загрузки списка клиентов и по аналогичной схеме. Только на шаге 2 выберите режим загрузки Загрузка гаража, а на шаге 4 задайте для столбцов следующие роли: 

• ID клиента в старой системе учета
• Производитель — Марка автомобиля
• Модель
• Модификация
• VIN номер

Настройка файла для загрузки гаража