Контрагенты — Шаблоны загрузки

Часто мы имеем дело заказчиками, которые переходят на платформу Parts-Soft со своей наработанной базой клиентов. В связи с этим возникает необходимость ее импорта в систему. 

Предварительно нужно подготовить файл с клиентской базой в формате .xls или .xlsx. При этом, если планируется загрузка автомобилей (гаражей) и/или заказов, в файле должен присутствовать столбец ID клиента. В этом случае также понадобятся отдельные файлы:

  • с базой автомобилей, в котором есть столбец ID клиента;
  • с базой заказов, в котором есть столбцы ID клиента и ID заказа (например, № заказа).

Настройка импорта базы клиентов будет состоять из 4х этапов:

  1. Создание шаблонов загрузки: клиентов/ автомобилей/ заказов.
  2. Настройка созданных шаблонов.
  3. Загрузка клиентов.  
  4. Загрузка автомобилей и/или заказов с помощью соответсвующих шаблонов.  

Список шаблонов загрузки 

Список добавленных шаблонов отображается в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки.  

Фото 1. Список шаблонов загрузки
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №1

Создание шаблонов

Фото 2. Создание шаблона загрузки
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №1

В списке шаблонов нажмите кнопку Создать. На странице создания шаблона выполните следующие действия: 

  • Укажите название (1) добавляемого шаблона.
  • Выберите режим загрузки (2), в котором он будет использоваться: 
    • Загрузка клиентов;
    • Загрузка гаража;
    • Загрузка заказов.
  • Укажите регион (3), для которого будет производится загрузка. 

Сохраните изменения. На открывшейся странице нажмите кнопку Настроить файл. Вы перейдете к загрузке файла-образца, с помощью которого вы будете настраивать шаблон. 


Настройка шаблона

Этап 1. Выбор файла

Фото 3. Выбор файла
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №3

 Для начала выберите файл (1) для настройки шаблона.

Если файл имеет текстовый формат .csv или .txt, обязательно укажите в поле Разделитель (2) символ, с помощью которого текст будет распределятся по столбцам. Обычно используется “ ; “, реже — символ табуляции (Tab). Чтобы определить разделитель, откройте файл в текстовом редакторе (блокнот) и скопируйте его. Например,  в строке 1999,Chevy,Venture Extended Edition»,4900.00 разделитель “,” 

В случае, если файл обработался с ошибками на этапе 2, попробуйте его перезагрузить, предварительно выбрав разделитель (2) и выполнив дополнительные настройки: 

  • в поле Кодировка (3)  укажите нужную кодировку, если файл содержит кириллические буквы. По умолчанию, когда ничего не выбрано, применяется windows-1251.  Ее часто используют для прайс-листов. Когда кодировка подобрана неправильно, вместо русских букв отображаются непонятные символы (кракозябры). Если такое произошло, попробуйте сменить кодировку на UTF-8.
  • в поле Символ экранирования (4) укажите символ экранирования, если в строках файла содержатся спецсимволы. Обычно встречаются кавычки. Из-за них текст может “поплыть”, т.е. неправильно распределиться по столбцам. Для их обработки необходимо ввести @@@.
  • активировать загрузчик V2 (5), если ваш документ содержит не более 2000 строк.  
  • включите опцию Запретить приведение кодировки (6), если файл был загружен с почты.
  • в поле Разделитель строк (7) переключитесь на вариант \r (возврат каретки).  Это поможет, если файл был сформирован в устаревшей версии macOS (до 2012 года).

При настройке импорта .xls или .xlsx файлов, введите в поле Лист (8) номер листа, данные с которого будут загружены в систему. Нумерация листов начинается с 1. Если поле оставить пустым, то загрузится первый лист.
В случае, если файл обработался на этапе 2 некорректно,  попробуйте перезагрузить его заново, дополнительно выбрав кодировку (3) и препроцессор (9)

Обратите внимание, что такая настройка не подходит для многолистовых Excel-файлов.

Если импортируемый файл находится в zip-архиве, в поле Файл в архиве (10) укажите его полное название или часть из названия. 

Для перехода к настройке файла нажмите кнопку Продолжить.


Этап 2. Настройка файла

Для загрузки клиентов

Просмотрите, что нужно загрузить.  Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. 

Выберите столбцы для включения в шаблон и назначьте для них необходимые роли.  

Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки.

Фото 4. Настройка формата файла для загрузки клиентов
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №2

Используйте роль ID клиента в старой системе учета, если настраиваете импорт не только клиентской базы, но и истории заказов и/или автомобилей. 

Если в настраиваемом файле данные о ФИО контрагентов находятся в одном столбце (не разнесены по отдельным), рекомендуем назначить для него одну из следующих ролей  Фамилия Имя Отчество и Имя Отчество Фамилия в зависимости от нужного вам порядка. В этом случае при загрузке контрагентов система выберет нужный порядок сама и попытается разделить ФИО на составляющие по заданному вам правилу. 

Может быть и так, что в столбце с ролью Группа скидок указаны группы скидок, которых нет в системе. В этом случае при загрузке файла они будут созданы и назначены соответствующим клиентам.

Также при загрузке файла клиенты, в строке которых есть данные из столбцов с ролями Название компании и ИНН,  будут добавлены как компании (юридические лица).

Данные об остатке на счете клиента, находящиеся в столбце с ролью Сальдо (занесение суммы на баланс клиента), могут быть как отрицательными, так и положительными.


Для загрузки заказов 

Фото 5. Настройка файла для загрузки заказов
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №3

Просмотрите, что нужно загрузить.  Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. 

Выберите столбцы для включения в шаблон.  Назначьте следующих роли:

  •  ID клиента в старой системе учета
  •  ID заказа в старой системе учета
  • Номер (артикул детали)
  • Статус детали
  • Дата создания заказа
  • и др

Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки.


Для загрузки автомобилей

Фото 6. Настройка файла для загрузки гаража
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №4

Просмотрите, что нужно загрузить.  Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. 

Выберите столбцы для включения в шаблон.  Назначьте следующих роли:

  • ID клиента в старой системе учета
  • Производитель — Марка автомобиля
  • Модель
  • Модификация
  • VIN номер

Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки.


Этап 3. Заполнение недостающих параметров

Фото 7. Страница донастройки
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №7

На открывшейся странице настройки недостающих параметров нажмите Завершить настройку

Вы вернетесь к списку шаблонов и сможете перейти к загрузке данных. 


Редактирование шаблона

В списке шаблонов нажмите кнопку с ручкой в нужной строке. 

Фото 8. Страница редактирования шаблона
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №8

На открывшейся странице вы сможете:

  •  отредактировать название шаблона и сохранить изменения;
  •  перейти к загрузке файла-образца (кнопка Настроить файл).


Карточка шаблона

Фото 9. Карточка шаблона
Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №9

  • Укажите путь к файлу (1), данные из которого нужно импортировать. 
  • Начните загрузку данных (2). Указанный файл будет поставлен в очередь. Вы увидите соответствующее сообщение сверху страницы.

    Загрузка может занять продолжительное время.

  • Просмотрите лог загрузки (3). Нажав кнопку Основные события, вы перейдете на страницу с детальной информацией.  
  • Удалите данные (4), если импорт прошел не корректно. Для этого выберите нужную дату загрузки и нажмите Удалить.