Импорт клиентов

Перенос существующей  клиентской базы и истории заказов в систему Parts-Soft

Часто мы имеем дело заказчиками, которые переходят на платформу Parts-Soft со своей наработанной базой клиентов. В связи с этим возникает необходимость ее импорта в систему. 

Настройка импорта базы клиентов и заказов будет включать 4 этапа:

1 этап — Подготовка файлов в формате .xls или .xlsx:

  • с клиентской базой, в котором есть столбец ID клиента
  • с базой гаражей клиентов, в котором есть столбец  ID клиента.
  • с базой заказов — со столбцами  ID клиента и ID заказа (например, № заказа).

2 этап — Создание шаблонов загрузки:

  • клиентов. 
  • гаражей.
  • заказов.

3 этап — Загрузка клиентов с помощью подготовленного шаблона на этапе 2.

4 этап — Загрузка гаражей клиентов с помощью подготовленного шаблона на этапе 2. 

5 этап — Загрузка заказов с помощью подготовленного шаблона на этапе 2. 


Создание шаблона загрузки 

Все операции выполняются в центральном регионе

ШАГ 1. Список добавленных шаблонов загрузки клиентов и заказов отображается в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки (фото 1).  Для каждого шаблона доступны следующие действия:

Фото 1. Список шаблонов загрузки
Импорт клиентов иллюстрация №1

  • повторно настроить файл (1);
  • загрузить клиентов (2). С помощью нее можно импортировать и заказы. 
  • отредактировать название и настроить файл (3);
  • удалить (4).

Для добавления нового шаблона нажмите кнопку Создать.

ШАГ 2. На странице создания шаблона загрузки укажите:

Фото 2. Выбор режима загрузки шаблона
Импорт клиентов иллюстрация №2

  • название добавляемого шаблона (1);
  • режим загрузки, в котором он будет использоваться (2)
    • Загрузка клиентов;
    • Загрузка гаража;
    • Загрузка заказов
  • регион (3), для которого производится загрузка. 

Нажмите Создать для перехода к настройке шаблона. 

ШАГ 3. На открывшейся странице нажмите кнопку Настроить файл

ШАГ 4. Следуя документации по настройке прайс-листов в формате .xls,  настройте формат файла для загрузки клиентов (фото 3). При настройке  файла выберите необходимые роли для столбцов, основываясь на их содержании.  

Фото 3. Настройка формата файла для загрузки клиентов
Импорт клиентов иллюстрация №3

Используйте роль ID клиента в старой системе учета, если настраиваете импорт не только клиентской базы, но и истории заказов. 

Если в настраиваемом файле данные о ФИО контрагентов находятся в одном столбце (не разнесены по отдельным), рекомендуем назначить для него одну из следующих ролей  Фамилия Имя Отчество и Имя Отчество Фамилия в зависимости от нужного вам порядка. В этом случае при загрузке контрагентов система выберет нужный порядок сама и попытается разделить ФИО на составляющие по заданному вам правилу. 

Может быть и так, что в столбце с ролью Группа скидок указаны группы скидок, которых нет в системе. В этом случае при загрузке файла они будут созданы и назначены соответствующим клиентам.

Также при загрузке файла контрагенты, в строке которых есть данные из столбцов с ролями Название компании и ИНН,  будут добавлены как юр. лица.

Данные об остатке на счете клиента, находящиеся в столбце с ролью Сальдо (занесение суммы на баланс клиента), могут быть как отрицательными, так и положительными.

ШАГ 5. После завершения настройки созданный шаблон появится в общем списке (см. фото 1).


Добавление шаблона загрузки заказов 

Порядок действий при создании шаблона для загрузки заказов аналогичный описанному в разделе о создании шаблонов загрузки. Только:

  • при выборе режима загрузки (шаг 2) укажите Загрузка заказов (см. фото 2); 
  • при настройке формате файла (шаг 4) обязательно нужно настроить следующие роли (фото 4) для соответствующих столбцов:
    •  ID клиента в старой системе учета;
    •  ID заказа в старой системе учета;
    • Номер (артикул детали);
    • Статус детали;
    • Дата создания заказа;
    • и др.

Фото 4. Настройка файла для загрузки заказов
Импорт клиентов иллюстрация №4

Добавление шаблона загрузки гаражей 

Порядок действий при создании шаблона для загрузки гаражей аналогичный описанному в разделе о создании шаблонов загрузки. Только:

  • при выборе режима загрузки (шаг 2) укажите Загрузка гаража (см. фото 2); 
  • при настройке формате файла (шаг 4) нужно настроить следующие роли (фото 5) для соответствующих столбцов:
    • ID клиента в старой системе учета;
    • Производитель — Марка автомобиля;
    • Модель;
    • Модификация;
    • VIN номер.

Фото 5. Настройка файла для загрузки гаража
Импорт клиентов иллюстрация №5


Загрузка клиентов/заказов

ШАГ 1. Чтобы загрузить файл с базой клиентов, гаражей или заказов, в списке шаблонов в строке нужного воспользуйтесь зеленой кнопкой с тетрадью (см. фото 1 пункт (2)).
ШАГ 2. Вы перейдете на страницу загрузки клиентов и заказов. Нажмите кнопку Выбрать файл, чтобы указать путь к вашему .xls файлу. По клику на кнопку Загрузить файл он будет поставлен в очередь на загрузку. Вы увидите соответствующее сообщение сверху страницы.

Фото 6. Выбор файла
Импорт клиентов иллюстрация №5

Загрузка может занять продолжительное время.

ШАГ 3. Страница будет обновлена. 

ШАГ 4. Если загрузка прошла успешно, в поле Последнее кол. отобразится количество добавленных в систему клиентов. В противном случае в блоке Последние события вы увидите сообщение об ошибке. Узнать причину можно из лога загрузки. Чтобы его просмотреть, нажмите Подробный лог загрузки.
Если база импортировалась не корректно, можно массово удалить клиентов/заказы с помощью блока Удаление загруженных клиентов

Для этого выберите дату, с которой нужно удалить импортированные данные, и нажмите Удалить.

Фото 7. Загрузка клиентов
Импорт клиентов иллюстрация №6

Импорт новых клиентов через админпанель 

В разделе админпанели системы Parts-Soft Контрагенты → Загрузить клиентов можно массово импортировать новых клиентов. Предварительно подготовьте .xls файл с клиентами и создайте шаблон, по которому будет происходить их загрузка.

Фото 8. Импорт клиентов из админпанели
Импорт клиентов иллюстрация №7

ШАГ 1. Выберите созданный шаблон для загрузки клиентов.

ШАГ 2. Укажите путь к подготовленному .xls файлу.

ШАГ 3. Нажмите Загрузить.

ШАГ 4. Вы перейдете на страницу загрузки клиентов. Если загрузка прошла успешно, в поле Последнее кол. появится количество добавленных в систему клиентов.

Также массово загрузить новых клиентов можно в разделе админпанели Контрагенты → Шаблоны загрузки, функционал которого описан в разделе о переносе клиентской базы из старой системы учета в Parts-Soft.

Связанные разделы
Настройка прайс-листов разных форматов