Создание клиента

Переход к карточке клиента

К карточке конкретного клиента можно перейти из ряда разделов админпанели системы Parts-Soft:

Содержимое карточки клиента

Физическое лицо

Карточка клиента - физического лица состоит из следующих блоков: 

В общем случае некоторые поля являются обязательными для заполнения. Для настройки валидации большего количества полей воспользуйтесь справочным разделом Настраиваемая валидация.


 Фото 1. Основные данные
Создание контрагента. иллюстрация №2

 Таблица 1. Основные данные
Поле Описание

1

Фамилия

Фамилия клиента.

2

Имя

Обязательное поле. Имя клиента. 

3

Отчество

Отчество клиента.

4

Телефон

Обязательное поле. Контактный телефон. На него могут приходить смс со статусом заказа.

Телефон НЕ должен совпадать с телефоном другого клиента или поставщика. В противном случае вход в систему будет невозможен.

5

Пароль

Указанный пароль будет использоваться для авторизации клиента на Вашем сайте.

6

Подтвердите пароль

Указанный пароль должен полностью совпадать с полем Пароль (5).

7

Активирован

Наличие галочки активирует учетную запись клиента.
По умолчанию все клиенты активированы, однако это поведение можно изменить, отметив галочкой опцию Пользователь не активен после регистрации, ожидает подтверждения менеджером в разделе админпанели СайтОбщие настройки.

8

Запретить редактировать профиль

Запрет на редактирование профиля клиента из личного кабинета клиента.

9

Показывать oem номера в проценке

Разрешение на отображение артикула товара (oem номера детали) в проценке.
По умолчанию oem номера отображаются, однако возможно скрыть oem номера до тех пор, пока менеджер не активирует данную опцию в карточке клиента.
Для использования такой возможности перейдите в раздел админпанели СайтОбщие настройки, найдите выпадающий список Скрывать номера деталей  и выберите режим «Блокировать для не проверенных».

Фото 2. Контакты и адреса клиента
Создание контрагента. иллюстрация №3

Таблица 2. Контакты и адреса клиента
Поле Описание
1 Электронная почта

Введенный адрес эл. почты будет использоваться в качестве логина для авторизации на сайта клиентом, а также для последующего взаимодействия с клиентом (уведомления, рассылка новостей, переписка).

Эл. почта НЕ должна совпадать с эл. почтой другого клиента или поставщика. В противном случае вход в систему будет невозможен.
2 Не использовать основной Email

При активной галочке будут использоваться только дополнительные адреса, добавленные с помощью кнопки "+"

Кнопка доступна только при редактировании карточки клиента.

3

Skype

Данные skype клиента.

4

Дополнительный телефон

Необходим менеджеру для связи с клиентом.

5

ICQ

Номер ICQ мессенджера.

6

Адрес сайта

Ссылка на сайт клиента.

7

Адрес регистрации

Адрес используется в сопроводительных и финансовых документах.
Указываются:

  • индекс,
  • регион,
  • город,
  • улица,
  • дом,
  • ​квартира/офис.

8

Адрес доставки

Адрес по умолчанию для оформления доставки товара. Данный адрес направляется в транспортную компанию/курьеру.
Указываются:

  • индекс,
  • регион,
  • город,
  • улица,
  • дом,
  • квартира/офис.

Фото 3. Дополнительные данные
Создание контрагента. иллюстрация №4

Таблица 3. Дополнительные данные
Поле Описание

1

Тип клиента

Выпадающий список типов клиента, которые создаются в разделе админпанели Служебные → Справочники → Типы клиентов. Один из созданных типов можно назначить на определенного клиента. В дальнейшем возможно фильтровать клиентов по назначенному типу.

2

Формат ответа

Выбирается шаблон документа для ответа клиенту. Список готовых шаблонов доступен в разделе админпанели Служебные → Шаблоны документов
Процесс создания и настройки нового шаблона описан в справочных разделах Шаблоны xls документов и  Ответ на оптовый заказ клиента.

3

Отправка ответа

Выбирается действие с ответом клиенту:

  • Не отправлять - автоматически ничего не отправляется клиенту. Можно отправить вручную, нажав на ярлык с конвертом Отправить ответ клиенту в разделе админпанели Заказы → По группам. Также можно скачать ответ по заказу и просмотреть файл с ответом;
  • Отправлять после обработки - после обработки заказа файл с ответом автоматически отправится на почту клиента. Подробнее о процессе обработки в справочном разделе Обработка заказов из Excel;

  • Отправлять после ответа и простановки статуса «Отказ» - после обработки и отправки каких-либо позиций из заказа клиента в отказ, на почту клиента автоматически отправится файл с ответом, где будут проставлены отказы. Подробнее о процессе обработки и отказах от позиций в справочном разделе Обработка заказов из Excel.

Отправка ответа осуществляется по адресу, указанному в поле Электронная почта (см. фото 3) либо по дополнительному адресу с ролью Ответ на заказ (подробнее в справочном разделе  Роли Email уведомлений клиентов и поставщиков)

4

Шаблон заголовка ответа

 

5

Группа скидок

Группа скидок, назначенная клиенту. Подробнее в справочном разделе Группы скидок.

Список доступных для установки групп скидок может быть урезан, если менеджер, который создает или редактирует карточку клиента, ограничен одной или несколькими группами скидок.

6

Разрешить клиенту назначать себе группу скидок

 

7

Кредитный лимит (0 – не установлен)

Финансовый лимит, в рамках которого возможна отправка товара в заказ. Величина остатка кредитного лимита отражается в балансе клиента. Подробнее о кредитном лимите в справочном разделе Кредитный лимит и отсрочка платежа.

8

Дни отсрочки платежа (0 - нет отсрочки)

Количество дней отсрочки для совершения оплаты. В случае отсутствия оплаты в указанное количество дней есть возможность отфильтровать клиентов с просроченной оплатой в раздел админпанели КонтрагентыКлиенты. Подробнее в справочном разделе Кредитный лимит и отсрочка платежа.

9

Дисконтная карта номер

В данном поле менеджер клиента может указать номер одноразовой дисконтной карты, после чего у клиента сменится группа скидок. В личном кабинете клиента есть возможность самостоятельно ввести дисконтную карту.

Номера дисконтных карт должны быть заранее добавлены в справочник: раздел админпанели Служебные →  Справочники → Дисконтные карты.

10

Промокод (многократная дисконтная карта)

В данном поле менеджер клиента может указать номер многократной дисконтной карты, после чего у клиента сменится группа скидок. В личном кабинете клиента есть возможность самостоятельно ввести дисконтную карту.

Номера дисконтных карт должны быть заранее добавлены в справочник: раздел админпанели Служебные →  Справочники → Дисконтные карты.

11

Основание (договор, доверенность)

Введенные данные будут использоваться в соответствующих документах. Как основание для взаимоотношений с клиентом.

12

1с ID

 

13

Выставлять счет автоматом

Возможность системы выставить счет без участия менеджера сразу по мере поступления заказа от клиента.
Однако следует учитывать глобальную опцию Создание счетов в разделе админпанели СайтОбщие настройки. Если в выпадающем списке установлено значение «По требованию», то активная опция Выставлять счет автоматом (9) разрешит для конкретного клиента выставление счета автоматически.
Подробнее о настройке выставления счетов в справочном разделе Сайт - Общие настройки.

14

Отправлять Email

В случае отключения данной опции клиенту не будут поступать электронные письма от интернет-магазина.

15

Получать рассылку новостей

В случае отключения данной опции клиент не будет получать рассылку новостей от интернет-магазина.

16

Не отправлять массовые рассылки

В случае отключения данной опции клиенту не будут приходить почтовые рассылки.

17

Показывать второе имя прайс-листа

Только в проценке товара (за исключением проектов с индивидуальными доработками) отобразит скрытое название прайс-листа. Скрытое название указывается при редактировании прайс-листа (см. справочный раздел Опции прайс-листа).

18

Отправлять SMS

В случае отключения данной опции клиент не будет получать SMS от интернет-магазина.

19

Показывать информацию о Складе

Данная опция дает возможность индивидуально конкретному клиенту включить отображение склада в проценке, если в раздел админпанели СайтОбщие настройки глобально отключена опция «Показывать информацию о Складе » (см. справочный раздел Сайт – Общие настройки).

20

Запрет на автоматическое назначение скидки

Если настроено установление скидки в зависимости от ежемесячного оборота, то данная опция включает запрет на пересчет скидки для конкретного клиента.
Подробнее об автоматическом назначении скидок в справочном разделе Автоматическое присвоение скидок.

21

Разрешить распечатывать корзину

При активной опции на странице корзины у данного клиента появляется кнопка печати корзины.

22

Отключить доступ к веб-сервисам

Позволяет проценивать товар только по локальным прайс-листам.

23

Запрет на создание накладных при наличии просроченной задолженности

Если данная опция отмечена галочкой и у клиента имеется просроченная задолженность, менеджер (пользователь) не сможет создать накладную на этого клиента (произвести выдачу товара через создание накладной).
ИСКЛЮЧЕНИЕ: если пользователь (менеджеру) является главным клиентским менеджером (у пользователя установлена роль Главный клиентский менеджер), то он сможет создать накладную, даже если у клиента долг и стоит запрет на создание накладной.

Включить или отключить данную опцию может только пользователь (менеджер) с ролью Разрешить редактировать опцию "Запрет на создание накладных при наличии просроченной задолженности".

24

Не отправлять документы после создания накладной

 

25

Разрешить изменять название детали в окошке корзины (V2)

 

26

Количество запросов в Laximo за сутки

Количество запросов в сутки к сервису каталогов Laximo для конкретного клиента. Работает, если активирована опция Ограничивать количество запросов к каталогу в разделе админпанели Служебные → Каталоги → Настройки.

27

Максимально в пакетной проценке

Количество товаров в пакетной проценке.

28

Максимум обращений за последние 24 часа

Уведомление рассылается менеджеру клиента при превышении указанного значения, если в разделе админпанели СайтОбщие настройки активна опция «Уведомлять о черезмерном количестве запросов» (см. справочный раздел Сайт – Общие настройки).

29

Максимум обращений за последний час

Уведомление рассылается менеджеру клиента при превышении указанного значения, если в разделе админпанели СайтОбщие настройки активна опция «Уведомлять о черезмерном количестве запросов» (см. справочный раздел Сайт – Общие настройки).

30

Исключить бренды из блокировки

Один бренд в строке. Если добавить в список бренд, то для этого клиента не будет действовать исключение (блокировка) бренда, настроенное с помощью функции исключения из прайс-листов или шаблонов исключений (см. справочный раздел Исключение позиции из выдачи).

31

Менеджер

Позволяет выбрать менеджера для клиента (см. справочный раздел Оформление заказа менеджером).

32

Регион

По умолчанию клиент закрепляется за регионом менеджера, который его добавляет. При необходимости его можно переместить в другой филиал. Мы не рекомендуем это делать, поскольку вы можете нарушить учет.

Если клиент регестрировался на сайте, он будет закреплен за указанным им регионом.

В случае, если администратор системы в разделе админпанели СайтОбщие настройки включил галочку Не назначать в админ панели регион по умолчанию при регистрации клиента (должен выбрать менеджер), при добавлении клиента менеджеру потребуется самостоятельно закрепить его за нужным регионом.  

33

Проводить последние заказы если оплаченный счет не привязан к заказу

Выпадающий список со следующими вариантами действий:

  • Все счета без привязки к заказу -  автоматически будут проводиться не более трех последних заказов клиента при пополнении баланса. Главное, чтобы после пополнения баланс стал равен 0 или положителен.
  • Все счета без привязки к заказу при онлайн оплате - проводиться будут только те три последних заказа, которые были оплачены через сайт.    
  • Не выбрана - последние заказы клиента проводиться не будут. 

Подрообне о данной функции в разделе Автоматическое проведение последних заказов при пополнении баланса.

34

Действие при заказе

Выпадающий список со следующими вариантами действий:

  • Ожидаем одобрение - после отправки клиентом корзины заказ перейдет в статус из группы «Обрабатывается», обычно это статус «Принят к обработке». Далее менеджер, одобрив заказ, отправляет его в работу, установив статус «В работе».
  • «В работу» при положительном лимите - если текущий кредитный лимит и состояние баланса положительно (и не меньше суммы заказа), то заказ автоматически будет переведен в статус «В работе». В результате попадет в открытый заказ поставщику. Посмотреть формируемый заказ можно в разделе админпанели Заказы поставщикуГруппы.
    Подробнее о формировании заказа поставщику в справочном разделе Заказы поставщика.
  • Пропуск в заказ при положительном лимите - если баланс либо кредитный лимит исчерпан, то клиент не сможет из корзины оформить заказ. Будет выведено предупреждение о нехватке средств на балансе.
    Пример вывода:
    Создание контрагента. иллюстрация №5
  • При отсутствии кредитного лимита переводим в «Ожидает оплаты» - если на балансе клиента недостаточно средств (с учетом кредитного лимита), то после заказа позиции будет установлен статус, выбранный в поле Статус - Ожидает оплату в разделе админпанели СайтОбщие настройки.
    Подробнее в справочном разделе Сайт – Общие настройки.
  • При отсутствии кредитного лимита переводим в «Ожидает оплаты», при наличии переводим в статус «В работе» - аналогичен предыдущему, но если у клиента на балансе есть средства - заказ будет переведен в статус «В работе».
  • При отсутствии кредитного лимита не пропускаем в заказ, при наличии переводим в статус «В работе»

35

Разрешенный метод оплаты

Выпадающий список методов оплаты для данного клиента.

Доступен только при редактировании его карточки.

36

Привязка к зоне видимости

Возможно прикрепить клиента к определенной зоне видимости прайс-листов.
Подробнее  о зонах видимости в справочном разделе Настройка зоны видимости.

37

Отключить зону видимости по умолчанию

Клиент не увидит прайс-листы, которые входят в базовую зоны видимости.

38

Маршрут доставки

Функционал для клиентов, который позволяет предоставить более точную информацию о сроках доставки при проценке детали. Подробнее в справочном разделе Маршруты доставки.

39

Отображать детальную информацию о складах

Если опция отмечена галочкой, то при оформлении заказа на данного клиента в результатах поисковой выдачи в колонке статистики Стат. будет отображаться ярлык Дополнительная информация о складах.
В случае подскладов веб-сервиса информация поступает автоматически при настроенной синхронизации (см. справочный раздел Склады веб-сервиса). При работе с локальными прайс-листами дополнительная информация берется из поля Комментарий для клиента (время работы и т.п.) на странице опций прайс-листа.

40

Место хранения товара (ячейка склада)

 

41

Клиентская группа

Из списка выбирается группа, в которую будет входить данный клиент. В личном кабинете клиента можно переходить между несколькими профилями, входящими в одну клиентскую группу.

Группы создаются в разделе админпанели Контрагенты → Клиентские группы.

Фото 4. Блоки выделения в списке заказов, выбора типов доставки и др. 
Создание контрагента. иллюстрация №6

Таблица 4. Блоки выделения в списке заказов, выбора типов доставки и др. 
Поле Описание

 1

Выделять

При активной опции в списке всех заказов (раздел админпанели Заказы → Все) конкретный клиент выделяется выбранным цветом (2).

2

Цвет

Цвет имени конкретного клиента.

3

Комментарий

Текст комментария, который будет выводиться в списке всех заказов для конкретного клиента.
Пример:
Создание контрагента. иллюстрация №7

 4

Доступные типы доставки

В клиентской части в форме оформления заказа для конкретного клиента будут отображаться только указанные в данном поле типы доставки. 
Для выбора доступны активные типы доставки, которые настраиваются в разделе админпанели Служебные → Справочники → Типы доставок.

5

Теги

В данном поле можно проставить метки для дальнейшей фильтрации клиентов.

6

Комментарий

Введенный менеджером комментарий отображается только в карточке клиенте.

Фото 5. Дополнительные настройки, доступные при редактировании карточки клиента
Опции контрагента иллюстрация №2

Таблица 5. Дополнительные настройки, доступные при редактировании карточки клиента

Опция

Описание

1

Ключ доступа

Генерируется автоматически при активировании доступа: поставить галочку Доступ к API (4) и нажать кнопку «Сохранить». Подробнее в справочном разделе API сервис.

2

Лимит запросов в день

Ограничение количества запросов к API в день.

3

Доступ к API

Наличие галочки активирует режим доступа к API для данного клиента.

4

Разрешенные API через запятую

Через запятую указываются разрешенные ip для авторизации данного клиента на сайте. С других ip-адресов он не сможет авторизоваться.

5

Ограничить авторизацию по IP

Наличие галочки активирует режим ограничения авторизации данного клиента.

6 Режим печати стикера

Можно выбрать один из трех режимов: 

  • Основной и дополнительный. Для позиции, заказанной клиентом, будут печататься два стикера:
    • основной - по шаблону, выбранному по умолчанию в настройках программы печати.
    • дополнительный - по шаблону, указанному в поле Название дополнительного стикера (2).   
  • Только основной.  Будет печататься только основной стикер.
  • Только дополнительный. Будет печататься только дополнительный стикер.   
7 Название дополнительного стикера

Введите название файла шаблона дополнительного стикераУказывать нужно без расширения

Предварительно файл шаблона нужно положить в папку Reports, которая находится в распакованном каталоге с программой печати

Если у вас несколько дополнительных стикеров, добавьте названия нужных через запятую.

8 Не выводить название сайта на стикере

При активной опции на готовых стикерах не будет указано название вашего сайта.  

Пример: 
Создание контрагента иллюстрация №9

Юридическое лицо

Карточка клиента - юридического лица состоит из следующих блоков: 

Фото 6. Основные данные юридического лица
Создание контрагента. Карточка клиента иллюстрация №9

Таблица 6. Основные данные юридического лица

Поле Описание

1

Электронная почта

Обязательное поле. Введенный адрес эл. почты будет использоваться в качестве логина для авторизации на сайте клиентом.

Эл. почта НЕ должна совпадать с эл. почтой других клиентов. В противном случаем вход в систему будет невозможен.
2 Не использовать основной Email

При активной галочке будут использоваться только дополнительные адреса, добавленные с помощью кнопки "+"

Кнопка + доступна только при редактировании карточки клиента.

3

Телефон

Обязательное поле. Контактный телефон клиента. На него могут приходить смс со статусом заказа.

Телефон НЕ должен совпадать с телефоном другого клиента. В противном случаем вход в систему будет невозможен.

4

Пароль

Указанный пароль будет использоваться для авторизации клиента на Вашем сайте.

5

Подтвердите пароль

Указанный пароль должен полностью совпадать с полем Пароль (4).

6

Фамилия

Фамилия контактного лица.

7

Имя

Обязательное поле. Имя контактного лица. 

8

Отчество

Отчество контактного лица.

9

Активирован

Наличие галочки активирует учетную запись клиента.
По умолчанию все клиенты активированы, однако это поведение можно изменить, активировав опцию Пользователь не активен после регистрации, ожидает подтверждения менеджером в раздел СайтОбщие настройки.

10

Запретить редактировать профиль

Запрет на редактирование профиля клиента из личного кабинета клиента.

11

Показывать oem номера в проценке.

Разрешение на отображение артикула товара (oem номера детали) в проценке.
По умолчанию oem номера отображаются, однако возможно скрыть oem номера до тех пор, пока менеджер не активирует данную опцию в карточке клиента.
Для использования такой возможности перейдите в раздел СайтОбщие настройки, найдите выпадающий список Скрывать номера деталей  и выберите режим «Блокировать для не проверенных».

Фото 7. Реквизиты и адреса юридического лица
Создание контрагента. Карточка клиента иллюстрация №10

Таблица 7. Реквизиты и адреса юридического лица

Поле Описание

1

Форма собственности

Указывается юр. форма собственности клиента (ИП / ООО / ЗАО).

2

Название компании

Название будет использоваться в бухгалтерский и прочих документах.

3

ИНН

Индивидуальный налоговый номер, его длина может быть как 8, так и 10 цифр.

4

КПП

Код причины постановки на учет. Определяет принадлежность юр. лица к тому или иному налоговому органу, а также причину постановки на учет.

5

Банк

Название Банка используется для оформления бухгалтерских документов.

6

БИК

Банковский идентификационный код – девятизначный уникальный код кредитной организации. Он предназначен для идентификации участников расчетов и является обязательным элементом реквизитов любого банка.

7

ОГРН

Основной государственный регистрационный номер — государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица.

8

ОКПО

Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

9

Корр. счет

Предназначен для отражения расчётов, производимых одной банковской организацией по поручению, и за счёт другой, на основании заключённого между ними корреспондентского соглашения. В платёжных документах, отправляемых через расчётную сеть самого банка, указываются не только расчётные счета отправителя и получателя средств, но и корреспондентские счета банка, в которых эти расчётные счета открыты.

10

Счет

Счёт, открываемый банком юридическим или физическим лицам для их участия в безналичном денежном обороте и аккумулировании на счёте безналичных денежных средств для целевого использования.

11

Работает с НДС

При активной опции в бухгалтерских документах будет добавлен налог на добавленную стоимость.

12 Skype Данные skype клиента. Справочная информация для менеджера.
13 Дополнительный телефон Необходим менеджеру для связи с клиентом.
14 ICQ Номер ICQ мессенджера. Справочная информация для менеджера.
15 Адрес сайта Ссылка на сайт клиента. Справочная информация для менеджера.
16 Электронная почта организации Введенный дополнительный адрес эл. почты. Справочная информация для менеджера.
17 Юридический адрес

Адрес используется в бухгалтерских документах.
Указываются:

  • индекс,
  • регион - географический регион организации,
  • город – город регистрации организации,
  • улица,
  • дом,
  • квартира/офис.
18 Фактический адрес

Фактический адрес организации, используется для оформления доставки.
Указываются:

  • индекс,
  • регион - географический регион организации,
  • город – город регистрации организации,
  • улица,
  • дом,
  • квартира/офис.

Добавление клиента

Добавлять карточки новых клиентов можно в разделе админпанели Контрагенты → Новый контрагент


Добавление физического лица

ШАГ 1. Выберите вид клиента - Частное лицо. 

ШАГ 2. Нажмите на кнопку Продолжить.

Фото 8. Добавление физлица
Карточка клиента (обновление "Создание контрагента") иллюстрация №9

ШАГ 3.   Откроется карточка клиента. Заполните нужные поля. 

Фото 9. Карточка клиента - физлица
Карточка клиента (обновление "Создание контрагента") иллюстрация №10

ШАГ 4. После внесения данных нажмите кнопку Сохранить в нижней части страницы. 


Добавление юридического лица

 Клиент-юридическое лицо создается аналогичным описанному выше для физического лица способом. Единственное отличие в том, что на шаге 1 нужно будет выбрать Компания.

Карточка клиента для юрлица будет иметь следующий вид (описание поле смотрите выше): 

Фото 10. Карточка клиента - юрлица
Создание клиента иллюстрация №13

База добавленных клиентов

Все добавляемые клиенты  отображаются в разделе Контрагенты → Клиенты

Чтобы найти нужного, можно воспользоваться блоком поиска (1).  Введите в поле данные нужного клиента. По нажатию на кнопку Найти система отфильтрует список (2) в соответствии с введённой строкой. 

При необходимости можно перейти к массовым изменениям в карточках клиентов (3) или выгрузить их список в виде *.xls файлов (4).

Для перехода к редактированию карточки клиента:

Фото 11. Список добавленных клиентов
Карточка клиента (обновление "Создание контрагента") иллюстрация №11

ШАГ 1. Нажмите на ссылку с  его именем

ШАГ 2. В появившемся меню быстрого доступа нажмите на кнопку Дополнительно.

ШАГ 3. Выберите пункт Редактировать.

Список всех клиентов и поставщиков доступен в разделе Контрагенты → Все.


Связанные разделы
Создание поставщика
Роли Email уведомлений клиентов и поставщиков
Шаблоны xls документов
Ответ на оптовый заказ клиента
Обработка заказов из Excel
Настраиваемая валидация
Кредитный лимит и отсрочка платежа
Сайт - Общие настройки
Опции прайс-листа
Автоматическое присвоение скидок
Исключение позиции из выдачи
Оформление заказа менеджером
Франчайзи модуль
Настройка зоны видимости
Маршруты доставки
Склады веб-сервиса
Опции прайс-листов
Заказы поставщика
Ответ на оптовый заказ клиента
Группы скидок 
Дисконтные карты
Роли пользователей 

По данной функции возникают могут возникнуть следующие вопросы: