- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Правила обработки накладных поставщика
Правила обработки накладных поставщика
В системе PARTS SOFT можно настроить правила для автоматического назначения статуса накладной поставщика после её загрузки. Это помогает быстро выявлять проблемные накладные и своевременно реагировать на них с помощью уведомлений менеджерам.
Список правил обработки
Все созданные вами правила находятся в разделе панели администрирования Справочники → Правила обработки статусов накладной.
В списке правил доступны следующие действия:
- Редактировать правило;
- Удалить правило;
- Создать новое правило.
Список правил обработки
Создание правила обработки
Чтобы добавить новое правило обработки статусов накладных, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Правила обработки статусов накладной.
ШАГ 2. В списке правил нажмите кнопку Создать и на открывшейся странице выполните следующие действия:
| № |
Название поля |
Описание |
|---|---|---|
| 1 |
Статус |
Выберите статус накладной, в который будет автоматически переходить накладная в случае срабатывания правила. Отображаются только статусы, добавленные в разделе Справочники → Статусы накладных. |
| 2 |
Этап обработки |
Выберите этап обработки накладной:
|
| 3 |
Не обрабатывать (только для правил в режиме ДО привязки) |
Активируйте опцию, если требуется, чтобы во время обработки накладная не связывалась с заказом. Доступно только для режима До привязки позиций заказа.
|
| 4 |
Правила |
Выберите одно или несколько условий, при соблюдении которых будет срабатывать правило обработки. Правило сработает только при соблюдении ВСЕХ выбранных условий. |
| 5 |
Приоритет |
Укажите приоритет правила в случае если у вас несколько активных правил. |
| 6 |
Начинает работать С часов |
Укажите час начала периода, в течение которого правило будет активно. Если в полях Начинает работать С часов и Работает ДО часа (обязательно больше начала) указано значение 0, правило работает круглосуточно. |
| 7 |
Работает ДО часа (обязательно больше начала) |
Укажите час окончания периода, в течение которого правило будет активно. Если в полях Начинает работать С часов и Работает ДО часа (обязательно больше начала) указано значение 0, правило работает круглосуточно. |
| 8 |
Уведомлять пользователей о сработавшем правиле |
Выберите пользователей, которым будет отправляться уведомление о срабатывании правила. В настройках выбранных пользователей, на вкладке Настройка оповещений, должны быть включены уведомления типа Сработало правило статусов накладной.
|
Нажмите кнопку Сохранить.
Форма создания и редактирования правила обработки накладных
Статус после прихода всех связанных позиций
При необходимости можно настроить автоматический перевод накладной поставщика в определенный статус после того, как все позиции накладной пришли на склад. Для этого выполните следующие действия:
Убедитесь, что статус соответствует описанным ниже условиям!
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Правила обработки статусов накладной и нажмите кнопку Создать.
ШАГ 2. На открывшейся странице выполните следующие действия:
- В поле Статус — выберите статус накладной, в который будет автоматически переходить накладная после прихода всех позиций на склад;
Отображаются только статусы, добавленные в разделе Справочники → Статусы накладных.
Если нужного статуса еще нет в списке, создайте его. - В поле Этап обработки — выберите вариант Работа с заказом.
Нажмите кнопку Сохранить.
Настройка правила обработки
ШАГ 3. После сохранения станут доступны необходимые условия срабатывания правила. Выполните следующие действия:
- В поле Правила — выберите правила Позиции связаны и Связанные позиции заказа в статусе;
Правило сработает только при соблюдении ВСЕХ выбранных условий.
- В поле Приоритет — укажите приоритет правила в случае, если у вас несколько активных правил;
- В поле Уведомлять пользователей о сработавшем правиле — выберите пользователей, которым будет отправляться уведомление о срабатывании правила.
В настройках выбранных пользователей, на вкладке Настройка оповещений, должны быть включены уведомления типа Сработало правило статусов накладной.
Сохраните изменения.
Настройка правила обработки
ШАГ 4. После сохранения станет доступно поле Статусы связанных заказов (поставщика):
- В поле Статусы связанных заказов (поставщика) — выберите статусы, в которых должен находиться связанный с накладной заказ поставщику на момент прибытия на склад (например, Пришло, Готово к выдаче).
Сохраните изменения.
Настройка правила обработки
В результате успешной настройки все позиции, привязанные к накладной, будут переходить в выбранный статус сразу после того, как все позиции накладной пришли на склад.
Блокировка загрузки проблемной накладной
Вы можете настроить автоматическую остановку распределения позиций накладной, если в процессе распределения возникла ошибка. Например, если не удалось распределить все позиции или хотя бы одна позиция была распределена некорректно.
В этом случае система остановит распределение, загрузит накладную с отметкой Не распределена и переведет ее в настроенный статус для проблемных накладных.
Блокировка может применяться в следующих случаях:
- номенклатура из накладной отсутствует в заказе (в режиме загрузки накладной Загрузка к заказу) — привязка будет остановлена для всех позиций накладной;
- нет подходящей позиции заказа (в режиме загрузки накладной Поиск по номерам деталей);
- референс не распознан (в режиме загрузки накладной Загрузка по reference);
- заказ из референса не найден (в режиме загрузки накладной Загрузка по reference);
- позиция заказа не найдена или находится в нерабочем статусе;
- цена выходит за пределы допустимого отклонения;
- количество товара в накладной не соответствует количеству в заказе.
Проблемная накладная
Блокировка по причине отсутствия нужной позиции
Блокировка по причине превышения допустимого отклонения цены
Блокировка по причине расхождения количества
- цель загрузки Загрузка накладной;
- активирована опция Сохранять накладную.
Необходимые условия
При обмене накладными через ЭДО статус, назначенный правилом, может не передаваться. В этом случае ориентируйтесь на отметку и кнопку, а не на статус накладной. Перезапустить обработку такой накладной нельзя. Работайте с уже созданной накладной или, если требуется повторная обработка, удалите её и загрузите заново.
Настройка автоматической блокировки
Чтобы настроить автоматическую остановку распределения при возникновении проблем, выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Статусы накладных и создайте новый статус, который будет устанавливаться для проблемных накладных. Например, с названием Требует ручной привязки.
Создание статуса для проблемных накладных
ШАГ 2. Настройте правило блокировки. Для этого в панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Правила обработки статусов накладной и нажмите кнопку Создать.
На открывшейся странице задайте следующие настройки:
| № |
Название поля |
Описание |
|---|---|---|
| 1 |
Статус |
Выберите статус для проблемных накладных, который вы создали в ШАГЕ 1. |
| 2 |
Этап обработки |
Выберите вариант До привязки позиций заказа. |
| 3 |
Не обрабатывать (только для правил в режиме ДО привязки) |
Активируйте опцию, чтобы привязка проблемной накладной к заказам была остановлена. |
| 4 |
Правила |
Выберите вариант Есть позиции, которые не распределяются по заказам. |
| 5 |
Приоритет |
При необходимости укажите приоритет правила. |
| 6 |
Период работы |
При необходимости настройте временные ограничения работы правила. Если в полях Начинает работать С часов и Работает ДО часа (обязательно больше начала) указано значение 0, правило работает круглосуточно. |
| 8 |
Уведомлять пользователей о сработавшем правиле |
Выберите пользователей, которым будет отправляться уведомление о срабатывании правила. В настройках выбранных пользователей, на вкладке Настройка оповещений, должны быть включены уведомления типа Сработало правило статусов накладной. |
Нажмите кнопку Сохранить.
Создание правила автостопа
В результате успешной настройки система будет автоматически останавливать распределение, если не удаётся полностью распределить все позиции накладной по заказам.
Такая накладная сохранится в системе со статусом, настроенным для проблемных накладных, и с отметкой Не распределена. Причина остановки будет указана в строке проблемной позиции.
После этого менеджер сможет открыть накладную, проверить причину ошибки и выполнить распределение вручную.
Обработка проблемной накладной
Чтобы вручную обработать накладную, распределение позиций которой было остановлено системой, нажмите кнопку Обработать в ее строке.
Переход к обработке накладной
На открывшейся странице будет отображаться уведомление Распределение остановлено правилом. Также будут доступны два варианта дальнейшей обработки:
- Проверить и привязать — нажмите, если удалось устранить причины, из-за которых накладная не могла быть распределена. Например, если вы создали недостающий заказ или исправили цену в настройках накладной.
Система повторно проверит все позиции накладной. Если все позиции можно распределить, они будут привязаны к заказам. Если проблема сохранилась, распределение не выполнится, а причины будут обновлены.
- Согласиться на частичную привязку — нажмите, чтобы система распределила только доступные для привязки позиции.
Оставшиеся позиции останутся непривязанными, и вы сможете привязать их вручную. Накладная будет разблокирована, но причины, по которым позиции не удалось распределить, будут сохранены.
Варианты обработки проблемной накладной
Лог загрузки накладной
Проанализировать загрузку накладной с проблемным распределением можно с помощью лога invoice_load_logger.log в разделе Служебные → Логи.
Проблемная загрузка в логе
Пример обработки проблемной накладной
В качестве примера рассмотрим случай, когда в накладной поставщика превышено допустимое отклонение цены товара (указывается в настройках шаблона загрузки накладной).
Для тестирования правила блокировки выполним следующие действия:
ШАГ 1. Создадим тестовый заказ клиента и в разделе Заказы поставщику → Группы завершим формирование заказа поставщику.
ШАГ 2. Скачаем накладную с помощью кнопки Выгрузить в xls и сделаем в ней ошибку — изменим цену товара, чтобы она превышала допустимое значение.
Сохраним файл накладной.
Редактирование накладной
ШАГ 3. Загрузим созданную накладную к заказу поставщику с помощью кнопки Загрузить Инвойс (ответ).
Загрузка накладной
Сохраним накладную и перейдем к ее обработке с помощью кнопки Обработать в ее строке.
В строке позиции видим причину блокировки — Цена вне допустимого отклонения.
Причина блокировки
ШАГ 4. Перейдем в настройки накладной в разделе Документы → Накладные поставщика и исправим ошибку — укажем актуальную цену.
Сохраним изменения.
Редактирование накладной
ШАГ 5. Вернемся к обработке накладной и запустим повторную проверку с помощью кнопки Проверить и привязать.
Перезапуск проверки
Если причину блокировки удалось ликвидировать и привязка выполнена успешно, в верхней части страницы появится уведомление Накладная распределена по заказам.
После этого мы можем вручную сменить статус накладной на нужный.
Уведомление об успешной привязке позиций
