Накладные поставщика: загрузка, просмотр и редактирование

В разделе панели администрирования Документы → Накладные поставщика находятся все документы от поставщиков, загруженные по шаблону с целью Загрузка накладной.

Загрузка накладной (ответа) от поставщика в систему состоит из этапов:

1. Создание и настройка шаблона ответа;
2. Загрузка ответа поставщика по шаблону.

Список накладных

Список всех загруженных накладных находится в разделе Документы → Накладные поставщика. Накладные могут быть отмечены следующими цветами:

• красным — если при загрузке накладной не были идентифицированы некоторые из позиций. Обработать накладную можно с помощью кнопки Обработать;
• оранжевым — если в накладной цена товара, указанная поставщиком, и цена, загруженная из клиентского заказа, расходятся. Для таких накладных доступно Согласование изменения цен в накладной, но только при Режиме обработки изменения цен в накладных поставщика — Ждать согласования.

На странице со списком накладных поставщика доступны следующие действия:

1. Найти накладную — воспользуйтесь нужными фильтрами и нажмите кнопку Найти;

Чтобы отсортировать накладные с позициями, которые еще не были оприходованы, активируйте опцию С ожидаемым приходом и нажмите Найти.

2. Выделить накладные на странице;
3. Открыть меню быстрого доступа к профилю поставщика;
4. Открыть профиль поставщика;
5. Связаться с поставщиком по WhatsApp;
6. Установить статус накладной;
7. Перейти к настройкам шаблона накладной;
8. Обработать накладную — кнопка доступна только для необработанных накладных;
9. Скачать файл накладной на компьютер;
10. Распечатать файл накладной;
11. Редактировать параметры накладной;
12. Перейти к дополнительным действиям:

• Создание заказа на склад из нераспределенных позиций — нажмите, чтобы создать заказ на собственный склад наличия. Заказ будет состоять из позиций, не привязанных к соответствующему заказу поставщику (например, если клиент отказался от позиции, которая уже пришла).
• Погрузочные места — нажмите, чтобы перейти к печати стикеров для погрузочных мест.
• Закрыть приёмку — нажмите, чтобы закрыть накладную поставщика вручную, даже если позиции еще не пришли (полностью или частично).
• Удалить накладную — нажмите, чтобы удалить накладную.

13. Настроить отображение строк на странице;
14. Выгрузить список отфильтрованных накладных в формате xls-файла.

Список накладных поставщика

Закрытие приёмки

Для работы функционала необходимо выполнить следующие настройки в разделе Сайт → Общие настройки:

1. Разрешить закрывать приёмку накладной поставщика
2. Статус для полностью не поставленных позиций при закрытии накладной
3. Статус для частично поставленных позиций при закрытии накладной
4. Уведомлять пользователей о закрытии приёмки

Настройки закрытия приёмки

Для закрытия накладной поставщика вручную выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Накладные поставщика и в строке нужной накладной нажмите кнопку Закрыть приёмку.

ШАГ 2. На открывшейся странице:

1. Укажите количество погрузочных мест;
2. Добавьте комментарий к накладной (например, Есть брак);
3. Нажмите кнопку Закрыть приёмку и нажмите ОК в окошке подтверждения.

Нажмите на артикул позиции, если требуется перейти к связанному заказу поставщику.

Закрытие накладной поставщика

После этого в верхней части страницы появится уведомление Приёмка по накладной закрыта. Статусы позиций обновлены. Статусы позиций накладной изменятся на статусы, которые вы выбрали при настройке функционала в Сайт → Общие настройки, а также на электронную почту менеджера поставщика, а также менеджеров, которых вы выбрали при настройке функционала, отправится уведомление о закрытии приёмки.

Статус позиции после приёмки накладной поставщика

Связка позиций заказа и накладной

Если загрузка накладной прошла успешно, все позиции накладной будут распознаны системой по артикулам и привязаны к соответствующим позициям из заказа поставщику в разделе Заказы поставщику → Позиции.

Поиск соответствия позиций также может выполняться по внутренним кодам поставщика, если коды указаны в прайс-листе (столбец Внутренний артикул поставщика). При обнаружении соответствия позиции будут связаны по внутреннему коду поставщика, а в накладной для каждой позиции будет установлен номер и бренд из связанного заказа поставщику.

Если автоматическая привязка не удалась, возможны три варианта:

1. Некоторые позиции не были идентифицированы, поэтому их артикулы выделены красным цветом.

2. Для некоторых идентифицированных позиций расходится количество товара, заказанное клиентом и количество, указанное поставщиком в накладной, поэтому их артикулы выделены красным цветом.

3. Для некоторых идентифицированных позиций расходится цена товара, указанная поставщиком и цена, загруженная из клиентского заказа (указывается как Подтверждено из заказа), поэтому цена из заказа для них выделена красным цветом.

Уведомление об ошибке привязки

Причина ошибки

Привязка позиции к заказу вручную

Чтобы привязать позицию заказа к накладной поставщика вручную, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Накладные поставщика и в строке накладной, содержащей неидентифицированные при ее загрузке позиции, нажмите кнопку Обработать.

Переход к обработке накладной

ШАГ 2. Найдите нужную непривязанную позицию накладной в верхнем списке (по артикулу запчасти) и нажмите на эту строку.

Выделение непривязанной позиции

ШАГ 3. В списке ниже будут отображаться все нераспределенные позиции из заказов этому поставщику.

Найдите позицию, которую требуется привязать к выделенной позиции накладной, и нажмите кнопку Привязать в ее строке. В окошке подтверждения нажмите ОК.

Привязка позиции к заказу

Выбранная позиция будет привязана к выделенной позиции накладной.

Увидеть привязанную позицию можно с помощью кнопки Позиции в строке товара в настройках накладной.

Переход к привязанной позиции

Проверка накладных на дубль

Функция проверки на дубль пригодится вам в случае, если поставщик присылает одни и те же накладные по заказам. В этом случае вы можете настроить автоматическую проверку поступающих накладных на дубли. Для настройки выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Статусы накладных и создайте новый статус — например, Дубль.

Создание нового статуса

ШАГ 2. Перейдите в раздел Сайт → Общие настройки и задайте следующие настройки:

Таблица 1. Настройки проверки накладной на дубль

№	Название настройки	Описание
1	Не связывать накладные поставщика с заказами если накладная подгружалась ранее (дубль)	Активируйте опцию, чтобы накладная не привязывалась к заказу поставщика, если система определит её как дубль ранее созданной накладной. Проверка на дубль выполняется по контрольной сумме номера, даты и базовой таблицы данных.
2	Проверять накладные за N дней	Укажите срок (в днях), накладные за который будут проверяться системой при проверке на дубль. Если задать значение 0, проверяться будут все загруженные накладные, независимо от даты их создания.
3	Устанавливать статус накладной в случае нахождения дубля	Выберите статус, который будет установлен для накладной-дубля — например, Дубль.

Сохраните изменения.

Настройки проверки накладных на дубли

Согласование изменения цен в накладной

Может возникнуть ситуация, когда поставщик прислал накладную, в которой цена позиций расходится с ценой из клиентского заказа. В этом случае ваши менеджеры смогут отслеживать такие накладные с помощью статусов накладных и вовремя реагировать на подобные изменения цен.

Чтобы настроить поведение системы при обнаружении изменения цен, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Сайт → Общие настройки и задайте следующие настройки:

Таблица 2. Настройки согласования изменения цен

№	Название настройки	Описание
1	Режим обработки изменения цен в накладной поставщика	Выберите поведение системы при обнаружении отклонения цен в накладной поставщика и цен в связанном заказе: Ждать согласования — менеджер клиента должен будет подтвердить изменение цены позиций заказа вручную; Автоматически изменять цену — цена позиций в заказе (Подтверждено из заказа) автоматически станет равна цене из накладной поставщика.
2	Допустимый процент изменения цены без согласования	Доступно только для режима Ждать согласования. Укажите максимально допустимый процент изменения цены позиции без подтверждения изменений менеджером.

Сохраните изменения.

Настройки согласования изменения цен

Дальнейшие шаги актуальны ТОЛЬКО для режима Ждать согласования.

ШАГ 2. Перейдите в раздел Справочники → Статусы накладных и создайте новый статус — например, Отклонение цены.

Создание нового статуса

ШАГ 3. Перейдите в раздел Справочники → Правила обработки статусов накладной и нажмите кнопку Создать.

На открывшейся странице выполните следующие действия:

Таблица 3. Настройки статуса накладной

№	Название настройки	Описание
1	Статус	Выберите статус накладной, который вы создали на предыдущем этапе.
2	Этап обработки	Выберите вариант После привязки позиций заказа.
3	Не обрабатывать (только для правил в режиме ДО привязки)	Проигнорируйте эту опцию.
4	Правила	Выберите вариант Цены не совпадают.
5	Приоритет	Оставьте значение по умолчанию — 1.
6	Начинает работать С часов	Проигнорируйте эту опцию.
7	Работает ДО часа (обязательно больше начала)	Проигнорируйте эту опцию.
8	Уведомлять пользователей о сработавшем правиле	Выберите пользователей, которым будет отправляться уведомление об обнаружении отклонения цен. В настройках пользователя (на вкладке Настройка оповещений) должно быть активно уведомление Сработало правило статусов накладной.

Нажмите кнопку Сохранить.

Правило обработки накладных

Настройка уведомления пользователя

В результате успешной настройки:

• Накладная будет загружена с автоматически установленным статусом Отклонение цены;

Статус накладной с изменением цен

• Выбранным пользователям будет отправлено уведомление об обнаружении отклонения цены.

Письмо об обнаружении ошибки

ШАГ 4. В настройках позиций накладной с измененными ценами менеджер сможет вручную изменить цену на актуальную.