Накладные поставщика: просмотр и редактирование

Все документы от поставщиков, загруженные по шаблону с целью Загрузка накладной, сохраняются в разделе админпанели Документы → Накладные поставщика.

Список накладных

Раздел админпанели Документы → Накладные поставщика содержит список загруженных накладных от поставщиков.

Если при загрузке накладной не были идентифицированы какие-то из позиций, то ее номер в списке выделяется красным. Для таких накладных присутствует кнопка Обработать.

В случае, если в накладной расходится цена товара указанная поставщиком и загруженная из клиентского заказа, то ее номер в списке выделяется оранжевым. Для таких накладных доступно Согласование изменения цен в накладной.

На странице со списком накладных поставщика доступны следующие действия:

1. Найти накладную — воспользуйтесь нужными фильтрами и нажмите кнопку Найти;

Чтобы отсортировать накладные с позициями, которые еще не были оприходованы, активируйте опцию С ожидаемым приходом и нажмите Найти.

2. Выделить накладные на странице;
3. Открыть меню быстрого доступа к профилю поставщика;
4. Открыть профиль поставщика;
5. Связаться с поставщиком по WhatsApp;
6. Установить статус накладной;
7. Перейти к настройкам шаблона накладной;
8. Обработать накладную — кнопка доступна только для необработанных накладных;
9. Скачать файл накладной на компьютер;
10. Распечатать файл накладной;
11. Редактировать параметры накладной;
12. Перейти к дополнительным действиям:

• Создание заказа на склад из нераспределенных позиций — нажмите чтобы создать заказ на собственный склад наличия. Заказ будет состоять из позиций, не привязанных к соответствующему заказу поставщику (например, если клиент отказался от позиции, которая уже пришла).
• Погрузочные места — нажмите чтобы перейти к печати стикеров для погрузочных мест.
• Закрыть приёмку — нажмите чтобы закрыть накладную поставщика вручную, даже если позиции еще не пришли (полностью или частично).
• Удалить накладную — нажмите чтобы удалить накладную.

13. Настроить отображение строк на странице;
14. Выгрузить список отфильтрованных накладных в формате xls-файла.

Список накладных поставщика

Закрытие приёмки

Для работы функционала необходимо выполнить следующие настройки в разделе Сайт → Общие настройки:

1. Разрешить закрывать приёмку накладной поставщика
2. Статус для полностью не поставленных позиций при закрытии накладной
3. Статус для частично поставленных позиций при закрытии накладной
4. Уведомлять пользователей о закрытии приёмки

Настройки закрытия приёмки

Для закрытия накладной поставщика вручную выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Накладные поставщика и в строке нужной накладной нажмите кнопку Закрыть приёмку.

ШАГ 2. На открывшейся странице:

1. Укажите количество погрузочных мест;
2. Добавьте комментарий к накладной (например, Есть брак);
3. Нажмите кнопку Закрыть приёмку и нажмите ОК в окошке подтверждения.

Нажмите на артикул позиции, если требуется перейти к связанному заказу поставщику.

Закрытие накладной поставщика

После этого в верхней части страницы появится уведомление Приёмка по накладной закрыта. Статусы позиций обновлены. Статусы позиций накладной изменятся на статусы, которые вы выбрали при настройке функционала в Сайт → Общие настройки, а также на электронную почту менеджера поставщика, а также менеджеров, которых вы выбрали при настройке функционала, отправится уведомление о закрытии приёмки.

Статус позиции после приёмки накладной поставщика

Просмотр и редактирование накладной

В списке накладных выберите нужную и ее строке нажмите на кнопку ее редактирования.

Если загрузка накладной прошла успешно, все позиции накладной будут распознаны системой по артикулам и привязаны к соответствующим позициям из заказа поставщику в разделе Заказы поставщику → Позиции.

Поиск соответствия позиций также может выполняться по внутренним кодам поставщика, если коды указаны в прайс-листе (столбец Внутренний артикул поставщика). При обнаружении соответствия позиции будут связаны по внутреннему коду поставщика, а в накладной для каждой позиции будет установлен номер и бренд из связанного заказа поставщику.

Если автоматическая привязка не удалась, возможны три варианта:

1. Некоторые позиции были не идентифицированы, поэтому их артикулы выделены красным цветом.

2. Для некоторых идентифицированных позиций расходится количество товара заказанное клиентом и указанное поставщиком, поэтому их артикулы выделены красным цветом.

3. Для некоторых идентифицированных позиций расходится цена товара указанная поставщиком и загруженная из клиентского заказа (указывается как Подтверждено из заказа), поэтому цена из заказа для них выделена красным цветом.

Просмотр накладной

1. Открыть меню быстрого доступа с информацией о поставщике, к которому привязан шаблон. Подробное описание меню приведено в документации по разделу Контрагенты → Поставщики.

2. Скачать накладную как *.xls файл.

3. Перейти к связанному с накладной заказу поставщика в разделе Заказы поставщику → Группы.

4. Отредактировать номер / дату накладной и сохранить эти изменения.

5. Изменить статус накладной. Выбрать из списка добавленных в разделе Справочники → Статусы накладных.

6. Найти позицию накладной. Поиск осуществляется по артикулу (oem-номеру) запчасти.

7. Добавить вручную новую позицию. По нажатию кнопки плюс вы сможете заполнить ее карточку (см. фото «Добавление новой позиции вручную»).

8. Перейти к позиции в разделе Заказы поставщику → Позиции, связанной с позицией накладной.

9. Редактировать позицию накладной.

10. Привязать позицию накладной, добавленную вручную или не идентифицированную при загрузке документа, к одной из заказанных у поставщика позиций.

11. Удалить позицию накладной.

Карточка с номенклатурой по позиции

Привязка позиции к заказу вручную

В списке накладных найдите накладную, содержащую неидентифицированные при ее загрузке позиции, и в ее строке нажмите на кнопку Обработать.

Чтобы привязать позицию накладной к одной из заказанных у поставщика позиций в разделе Заказы поставщику → Позиции:

ШАГ 1. Найдите нужную позицию накладной в верхнем списке (по oem-номеру запчасти) и нажмите на ее строке.

ШАГ 2. Выберите в списке позиций, заказанных у поставщика, подходящую и в ее строке нажмите на кнопку Привязать.

Привязка позиции к заказу

Проверка накладных на дубль

Иногда бывают такие ситуации, когда поставщики присылают одни и те же накладные к заказам. Для настройки автоматической проверки на дублирование выполните следующие шаги:

ШАГ 1. В разделе админпанели Справочники → Статусы накладных создайте новый статус, например Дубль.

Создание нового статуса

ШАГ 2. В разделе админпанели Сайт → Общие настройки выполните следующие действия:

Настройка проверки накладных на дубли

1. Включите опцию Не связывать накладные поставщика с заказами если накладная подгружалась ранее (дубль).

2. Укажите необходимое количество дней в поле Проверить накладные за n дней. Если не установлено — проверяем все. Загруженные накладные для проверки на дубль будут браться только за указанное количество дней. Если указать 0, то проверка на дубль будет охватывать все загруженные в систему накладные, независимо от даты загрузки.

3. В выпадающем меню Устанавливать статус накладной в случае нахождения дубля выберите статус, созданный на Шаге 1.

Теперь при загрузке накладных поставщика будет происходить их проверка по контрольной сумме номера, даты и базовой таблицы данных. В случае если дублирующаяся накладная будет найдена, позиции заказа не будут связаны с ней. Статус такой накладной сменится на заданный.

Найденный дубль накладной

Согласование изменения цен в накладной

Часто поставщики присылают накладные, в которых цена позиций расходится с загруженной ценой из клиентского заказа. Менеджеры смогут отслеживать такие накладные с помощью статусов накладных и вовремя реагировать на них, для этого:

Настройка обработки изменения цен в накладной поставщика

ШАГ 1. В разделе админпанели Сайт → Общие настройки их списка Режим обработки изменения цен в накладных поставщика выберите один из вариантов:

• Автоматически изменять цену. В таком режиме цена позиций в заказе (Подтверждено из заказа) автоматически станет равна цене из накладной поставщика.
• Ждать согласования. В таком режиме менеджер должен будет подтвердить изменение цены.

ШАГ 2. В поле Допустимый процент изменения цены без согласования укажите необходимый процент. Если указать 0, то любое изменение цены будет требовать подтверждения менеджера.

ШАГ 3. В разделе админпанели Справочники → Статусы накладных создайте новый статус, например Не совпадает цена.

Создание нового статуса

ШАГ 4. В разделе админпанели Справочники → Правила обработки накладных задайте новое правило обработки накладных:

Правило обработки накладных

1. В поле Статус укажите статус, созданный на шаге 3.

2. В выпадающем меню Этап обработки выберите После привязки позиций заказа.

3. В поле Правила выберите условие Цены не совпадают.

4. Если необходимо настройте расписание работы правила в полях Начинает работать С часов и Работает до часа.

5. В поле Уведомлять пользователей о сработавшем правиле выберите менеджеров, которым будет приходить уведомление при срабатывании правила.

Результаты настройки:

Оповещение о сработавшем правиле

• Менеджеры, указанные на шаге 4, получат уведомление. В нем будет информация о сработавшем правиле и статусе, в который была переведена накладная поставщика. Номер накладной в уведомлении кликабельный и при нажатии позволит сразу перейти к редактированию накладной и подтверждению цены.

Накладная с расхождением цен

• В разделе админпанели Документы → Накладные поставщика номер загруженной накладной с расхождением цен будет выделен оранжевым цветом, а ее статус поменяется на настроенный на шаге 3.

Подтверждение цены позиций в накладной поставщика

• Во время редактирования такой накладной в столбце Цена у позиций с расхождением цен будет кнопка Подтвердить цену. При ее нажатии цена в столбце Подтверждено из заказа примет значение из столбца Цена.

---

Связанные разделы

• Правила обработки накладных поставщика
• Статусы накладных
• Заказ на склад из нераспределенных позиций накладной
• Загрузка ответа от поставщика
• Шаблоны ответа поставщика
• Заказы поставщика
• Заказы клиента