Накладные поставщика: просмотр и редактирование

Все документы от поставщиков, загруженные по шаблону с целью Загрузка накладной, сохраняются в разделе админпанели Документы → Накладные поставщика. 

Список накладных

Раздел админпанели Документы → Накладные поставщика содержит список загруженных накладных от поставщиков.

Если при загрузке накладной не были идентифицированы какие-то из позиций, то ее номер в списке выделяется красным. Для таких накладных присутствует кнопка Обработать.

В случае, если в накладной расходится цена товара указанная поставщиком и загруженная из клиентского заказа, то ее номер в списке выделяется оранжевым. Для таких накладных доступно Согласование изменения цен в накладной.

Список накладных

1. Найти накладную по дате загрузки, статусу, названию поставщика и номеру. Чтобы отсортировать накладные с позициями, которые еще не были оприходованы, включите галочку С ожидаемым приходом и нажмите Найти.

2. Установить один статус для отмеченных накладных. Выбрать из списка добавленных в разделе Служебные → Справочники → Статусы накладных.

3. Открыть меню быстрого доступа с информацией о поставщике, к которому привязан шаблон. Подробное описание меню приведено в документации по разделу Контрагенты → Поставщики.

4. Открыть настройки шаблона, по которому была загружена накладная.

5. Изменить статус накладной.

6. Сохранить накладную как html-документ.

7. Скачать загруженный файл с накладной.

8. Перейти к позициям в разделе Заказы поставщику → Позиции, связанным с позициями накладной.

9. Редактировать накладную или просмотреть детальную информацию по ней.

10. Удалить ненужную накладную.

11. Сформировать таможенную спецификацию на основе накладной поставщика.

12. Привязать позиции накладной, которые не были идентифицированы при ее загрузке, к заказанным у поставщика позициям.

13. Создать заказ на склад из нераспределенных позиций.

14. Погрузочные места накладной.

15. Просмотреть историю изменения статусов накладной (см. фото «История изменения статусов»).

16. Скачать .xls файл со списком отфильтрованных накладных. Не более ≤ 250, на отдельных листах.

История изменения статусов

Просмотр и редактирование накладной

В списке накладных выберите нужную и ее строке нажмите на кнопку ее редактирования (ручка).

Если загрузка накладной прошла успешно, все позиции накладной будут привязаны к соответствующим позициям из заказа поставщику в разделе Заказы поставщику → Позиции. В противном случае возможны три варианта:

1. Некоторые позиции были не идентифицированы, поэтому их артикулы выделены красным цветом. 

2. Для некоторых идентифицированных позиций расходится количество товара заказанное клиентом и указанное поставщиком, поэтому их артикулы выделены красным цветом. 

3. Для некоторых идентифицированных позиций расходится цена товара указанная поставщиком и загруженная из клиентского заказа (указывается как Подтверждено из заказа), поэтому цена из заказа для них выделена красным цветом. 

Просмотр накладной

1. Открыть меню быстрого доступа с информацией о поставщике, к которому привязан шаблон. Подробное описание меню приведено в документации по разделу Контрагенты → Поставщики.

2. Скачать накладную как *.xls файл.

3. Перейти к связанному с накладной заказу поставщика в разделе Заказы поставщику → Группы.

4. Отредактировать номер / дату накладной и сохранить эти изменения.

5. Изменить статус накладной. Выбрать из списка добавленных в разделе Служебные → Справочники → Статусы накладных.

6. Найти позицию накладной. Поиск осуществляется по артикулу (oem-номеру) запчасти.

7. Добавить вручную новую позицию. По нажатию кнопки плюс вы сможете заполнить ее карточку (см. фото «Добавление новой позиции вручную»).

8. Перейти к позиции в разделе Заказы поставщику → Позиции, связанной с позицией накладной.

9. Редактировать позицию накладной.

10. Привязать позицию накладной, добавленную вручную или не идентифицированную при загрузке документа, к одной из заказанных у поставщика позиций.

11. Удалить позицию накладной.

Карточка с номенклатурой по позиции

Привязка позиции к заказу вручную

В списке накладных найдите накладную, содержащую неидентифицированные при ее загрузке позиции, и в ее строке нажмите на кнопку Обработать.

Чтобы привязать позицию накладной к одной из заказанных у поставщика позиций в разделе Заказы поставщику → Позиции:

ШАГ 1. Найдите нужную позицию накладной в верхнем списке (по oem-номеру запчасти) и нажмите на ее строке. 

ШАГ 2. Выберите в списке позиций, заказанных у поставщика, подходящую и в ее строке нажмите на кнопку Привязать. 

Привязка позиции к заказу

Проверка накладных на дубль

Иногда бывают такие ситуации, когда поставщики присылают одни и те же накладные к заказам. Для настройки автоматической проверки на дублирование выполните следующие шаги:

ШАГ 1. В разделе админпанели Служебные → Справочники → Статусы накладных создайте новый статус, например Дубль.

Создание нового статуса

ШАГ 2. В разделе админпанели Сайт → Общие настройки выполните следующие действия:

Настройка проверки накладных на дубли

1. Включите опцию Не связывать накладные поставщика с заказами если накладная подгружалась ранее (дубль).

2. Укажите необходимое количество дней в поле Проверить накладные за n дней. Если не установлено — проверяем все. Загруженные накладные для проверки на дубль будут браться только за указанное количество дней. Если указать 0, то проверка на дубль будет охватывать все загруженные в систему накладные, независимо от даты загрузки.

3. В выпадающем меню Устанавливать статус накладной в случае нахождения дубля выберите статус, созданный на Шаге 1.

Теперь при загрузке накладных поставщика будет происходить их проверка по контрольной сумме номера, даты и базовой таблицы данных. В случае если дублирующаяся накладная будет найдена, позиции заказа не будут связаны с ней. Статус такой накладной сменится на заданный.

Найденный дубль накладной

Согласование изменения цен в накладной

Часто поставщики присылают накладные, в которых цена позиций расходится с загруженной ценой из клиентского заказа. Менеджеры смогут отслеживать такие накладные с помощью статусов накладных и вовремя реагировать на них, для этого:

Настройка обработки изменения цен в накладной поставщика

ШАГ 1. В разделе админпанели Сайт → Общие настройки их списка Режим обработки изменения цен в накладных поставщика выберите один из вариантов:

• Автоматически изменять цену. В таком режиме цена позиций в заказе (Подтверждено из заказа) автоматически станет равна цене из накладной поставщика.
• Ждать согласования. В таком режиме менеджер должен будет подтвердить изменение цены.

ШАГ 2. В поле Допустимый процент изменения цены без согласования укажите необходимый процент. Если указать 0, то любое изменение цены будет требовать подтверждения менеджера.

ШАГ 3. В разделе админпанели Служебные → Справочники → Статусы накладных создайте новый статус, например Не совпадает цена.

Создание нового статуса

ШАГ 4. В разделе админпанели Служебные → Справочники → Правила обработки накладных задайте новое правило обработки накладных:

Правило обработки накладных

1. В поле Статус укажите статус, созданный на шаге 3.

2. В выпадающем меню Этап обработки выберите После привязки позиций заказа.

3. В поле Правила выберите условие Цены не совпадают.

4. Если необходимо настройте расписание работы правила в полях Начинает работать С часов и Работает до часа.

5. В поле Уведомлять пользователей о сработавшем правиле выберите менеджеров, которым будет приходить уведомление при срабатывании правила.

Результаты настройки:

Оповещение о сработавшем правиле

• Менеджеры, указанные на шаге 4, получат уведомление. В нем будет информация о сработавшем правиле и статусе, в который была переведена накладная поставщика. Номер накладной в уведомлении кликабельный и при нажатии позволит сразу перейти к редактированию накладной и подтверждению цены.

Накладная с расхождением цен

• В разделе админпанели Документы → Накладные поставщика номер загруженной накладной с расхождением цен будет выделен оранжевым цветом, а ее статус поменяется на настроенный на шаге 3.

Подтверждение цены позиций в накладной поставщика

• Во время редактирования такой накладной в столбце Цена у позиций с расхождением цен будет кнопка Подтвердить цену. При ее нажатии цена в столбце Подтверждено из заказа примет значение из столбца Цена.

---

Связанные разделы

• Правила обработки накладных поставщика
• Статусы накладных
• Заказ на склад из нераспределенных позиций накладной
• Загрузка ответа от поставщика
• Шаблоны ответа поставщика
• Заказы поставщика
• Заказы клиента