Оформление возврата заказа

В системе PARTS SOFT для управления возвратами предусмотрен специальный раздел Возвраты. С его помощью вы можете отслеживать поступающие заявки, принимать решения по каждому случаю и формировать необходимые накладные. Включены два подраздела:

1. От клиента - перейдите к списку заявок на возврат от клиентов;

2. Поставщику - перейдите к списку заявок на возврат поставщику либо к списку накладных возврата.

Для оформления возврата доступны различные формы - с удержанием и без удержания. Ознакомьтесь с инструкцией ниже чтобы настроить данную функцию.

Возвраты клиента

В подразделе От клиента → Возвраты отображаются все поступившие заявки на возврат от клиентов.

На странице заявок вы можете:

1. Воспользоваться блоком фильтрации и поиска чтобы найти нужную заявку. Для этого заполните поля блока требуемой информацией и нажмите кнопку Найти;

2. Посмотреть информацию о заказчике;

3. Открыть профиль заказчика;

4. Перейти к позиции в списке заказов;

5. Сменить статус позиции вручную;

6. Посмотреть историю изменения статуса позиции;

7. Перейти в подраздел Поставщику → Возвраты;

8. Перейти к накладным - будут отображены ссылки на все имеющиеся накладные для данного заказа;

9. Перейти в форму оформления заявки на возврат;

10. Создать чек на фискализацию;

11. Добавить задачу для конкретного менеджера;

12. Распечатать бланк возврата;

13. Выгрузить список заявок на возврат в формате .xls.

Подраздел Возвраты клиента

В случае, если заявка на возврат поставщику была оформлена в разделе Заказы клиента → Все и не активирована опция автоматического создания заявки на возврат поставщику, появится возможность оформления также заявки на возврат поставщику вручную.

Опция оформления возврата поставщику

Возвраты поставщику

В подразделе Поставщику → Возвраты отображаются поступившие заявки на возврат поставщику.

На странице заявок вы можете:

1. Воспользоваться блоком фильтрации и поиска чтобы найти нужную заявку. Для этого заполните поля блока требуемой информацией и нажмите кнопку Найти;

2. Посмотреть информацию о поставщике;

3. Открыть профиль поставщика;

4. Перейти к позиции в списке заказов;

5. Сменить статус позиции вручную;

6. Посмотреть историю изменений статуса позиции;

7. Перейти в подраздел От клиента → Возвраты;

8. Перейти к накладным - отображаются ссылки на имеющиеся накладные – накладную поставки, накладную отгрузки клиенту, накладную возврата;

9. Перейти в форму оформления заявки на возврат;

10. Выгрузить список заявок на возврат в формате .xls.

Подраздел Возвраты поставщику

В случае, если заявка на возврат поставщику была оформлена в разделе Заказы поставщику → Позиции, появится возможность оформления также заявки на возврат от клиента.

Опция оформления возврата от клиента

По умолчанию заявка на возврат поставщику формируется вручную в подразделе От клиента → Возвраты. Однако вы можете настроить автоматическое создание заявки на возврат поставщику. Для этого в панели администрирования выберите Сайт → Общие настройки и в списке Создание возврата поставщику выберите один из вариантов:

• всегда при создании возврата клиента - заявки будут создаваться одновременно с созданием заявки на возврат от клиента;

• только для заказов с опцией “Возврат без проблем” - заявки будут создаваться одновременно с созданием заявки на возврат от клиента только если для прайс-листа, на позиции которого был сделан заказ, установлен тип возврата “Возврат без проблем”.

Автоматическое создание возврата поставщику

Для заказов из прайс-листов с типом возврата «Без возвратов» (на позиции которых возврат по умолчанию не осуществляется) оформить возврат поставщику можно только вручную, если требуется. Для этого:

1. Убедитесь, что в опции автоматического создания возврата поставщику у вас не активирован режим всегда при создании заказа клиента;

2. После оформления возврата клиента нажмите кнопку Создать возврат поставщику. Подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК.

Кнопка оформления заявки на возврат поставщику вручную

Накладные возврата

В подразделе Поставщику → Накладные отображаются накладные, созданные для одобренных заявок на возврат поставщику.

На странице накладных вы можете:

1. Воспользоваться блоком фильтрации и поиска чтобы найти нужную накладную. Для этого заполните поля блока требуемой информацией и нажмите кнопку Найти;

2. Посмотреть информацию о поставщике;

3. Открыть профиль поставщика;

4. Редактировать накладную;

5. Удалить накладную.

Подраздел Накладные возврата поставщику

Накладные могут обладать следующими статусами:

• Формируется - устанавливается автоматически после одобрения заявки на возврат поставщику вручную, если создается отдельная накладная;

• Сформирован! - устанавливается автоматически после завершения формирования накладной вручную.

Вы можете настроить автоматическое формирование накладной для возврата заказов, состоящих из единственной позиции. Для этого в разделе панели администрирования Сайт → Общие настройки активируйте опцию Автоматически закрывать накладную с одной позицией. После этого завершать формирование накладной вручную не потребуется.

Опция автоматического закрытия накладной

Роли менеджера

Первое, что вам нужно настроить - это Роль менеджера. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Пользователи → Список, найдите нужного менеджера и добавьте ему роль Менеджер Возвратов. Данная роль необходима, даже если у менеджера есть роль Администратора.

Роли менеджера

Условия возврата товара

Далее необходимо добавить условия возврата товара. Для этого перейдите в раздел Справочники → Условия возврата товаров.

Раздел Справочники - Условия возврата товаров

В списке условий возврата нажмите кнопку Создать для создания нового условия.

Вам откроется форма настройки возврата.

В открывшейся форме заполните поля:

• Наименование - укажите название нового типа возврата;
• Регион - укажите регион, для которого применим данный тип возврата;
• Процент удержания - укажите процент, который будет вычитаться из стоимости оплаченного товара при возвращении денежных средств на баланс клиента (например, если товар стоит 1000, то при 20% удержании на баланс вернется 800);
• Активен - активируйте опцию чтобы данный тип возврата выводился в списке доступных.

Поведение при возврате

Теперь нужно настроить поведение системы при возврате товара. Перейдите в раздел Сайт → Общие настройки и найдите пункты, изображенные на скриншоте.

Рассмотрим опции:

• Делить позиции при частичном возврате - если клиент заказал 4 единицы, а возвращает 2, то при подтверждении возврата система откроет окно разделения позиции, и вы сможете сделать 2 позиции в статусе Выдано и 2 позиции в статусе возврата;
• Статус заказа при подтверждении отказа - система может автоматически сменить статус позиции на выбранный вами после подтверждения возврата;
• Устанавливать статус только при полном возврате - если вы не делите позицию (пункт 1), то возможно не захотите, чтобы при возврате части деталей менялся статус всей позиции заказа. Активируйте опцию и статус будет устанавливаться только при условии полного возврата.

Оформление возврата клиентом в личном кабинете

Клиент может оформить возврат только на детали в статусе Выдано, для таких деталей в списке заказов появляется кнопка со стрелкой.

При нажатии на стрелку клиент попадает в форму оформления возврата, где он выбирает параметры - Тип возврата (например, брак), Количество, Комментарий, Фото детали.

Когда клиент нажмет кнопку Создать, на электронную почту его менеджера уйдет письмо с уведомлением о созданном возврате, и менеджер сможет его рассмотреть в панели администрирования.

Оформление возврата из списка заказов клиентов

Для оформления возврата из списка заказов клиентов выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования выберите раздел Заказы клиента → Все. В строке нужного заказа нажмите кнопку Возврат товара чтобы перейти в форму оформления возврата.

Кнопка возврата товара

ШАГ 2. В открывшейся форме заполните требуемые поля и нажмите кнопку Оформить возврат.

Форма оформления возврата

ШАГ 3. Обработайте заявку на возврат от клиента в обновленной форме оформления возврата одним из следующих способов:

• На этой же странице с помощью повторного нажатия кнопки Возврат товара.

• С помощью кнопки Просмотр в разделе Возвраты → От клиента → Возвраты.

В обновленной форме вы можете ознакомиться с параметрами возврата, а также:

1. Изменить тип возврата - от типа возврата зависит процент удерживающихся денежных средств;

2. Добавить внутренний комментарий, который не будет виден клиенту;

3. Добавить комментарий для клиента;

4. Отказать в возврате - нажмите кнопку Отказ и подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК;

5. Принять возврат к обработке - нажмите кнопку Принять к обработке и подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК. В этом случае статус позиции не изменится, а в разделе Возвраты для позиции установится отметка Возврат принят к обработке. Также клиенту отправится сообщение, что возврат принят к обработке;

6. Одобрить возврат средств и изменить статус заказа - нажмите кнопку Возврат средств + статус позиции и подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК. В этом случае на баланс клиента вернутся денежные средства с учетом вычета за возврат, статус позиции изменится на Возврат, а в разделе Возвраты для позиции установится отметка Возврат одобрен.

Обновленная форма оформления возврата

Раздел Возвраты клиента

ШАГ 4. После одобрения возврата средств выберите раздел Возвраты → От клиента → Возвраты и перейдите к заявке на возврат поставщику:

• Если вы активировали опцию автоматического создания возврата поставщику - с помощью кнопки Перейти на возврат поставщика;

• Если вы не активировали опцию автоматического создания возврата поставщику:

1. Создайте заявку вручную с помощью кнопки Создать возврат поставщику. Подтвердите переход в окошке подтверждения с помощью кнопки ОК;

2. Перейдите к заявке с помощью кнопки Перейти на возврат поставщика.

Создание заявки на возврат поставщику

Переход к возвратам поставщика

ШАГ 5. Получите одобрение возврата от поставщика и зафиксируйте одобрение заявки на возврат в системе. Для этого:

1. Перейдите к форме оформления заявки с помощью кнопки Просмотр;

2. Нажмите кнопку Одобрен поставщиком. Подтвердите решение в окошке подтверждения с помощью кнопки ОК.

Одобрение заявки в разделе Поставщику - Возвраты

После одобрения заявки статус заявки возврата автоматически сменится на Возврат одобрен, а также будет создана накладная возврата поставщику.

Одобренная заявка

ШАГ 6. Нажмите на название накладной чтобы перейти к форме ее редактирования. Нажмите кнопку Завершить формирование чтобы сформировать накладную. Полностью сформированная накладная появится на странице накладных возврата поставщику.

Редактирование накладной возврата

Для возвратов заказов с единственной позицией вы можете настроить автоматическое формирование накладной.

Оформление возврата из списка заказов поставщику

Для оформления возврата из списка заказов поставщику выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования выберите раздел Заказы поставщику → Позиции. В строке нужного заказа нажмите кнопку Возврат товара чтобы перейти в форму оформления возврата.

Кнопка возврата товара

ШАГ 2. В открывшейся форме заполните требуемые поля и нажмите кнопку Оформить возврат.

Форма оформления возврата

ШАГ 3. Получите одобрение возврата от поставщика и зафиксируйте одобрение заявки на возврат в системе. Для этого:

1. В панели администрирования выберите раздел Возвраты → Поставщику → Возвраты и перейдите к форме оформления заявки с помощью кнопки Просмотр;

2. Нажмите кнопку Одобрен поставщиком. Подтвердите решение в окошке подтверждения с помощью кнопки ОК.

Одобрение заявки в разделе Поставщику - Возвраты

После одобрения заявки статус заявки возврата автоматически сменится на Возврат одобрен, а также будет создана накладная возврата поставщику.

Одобренная заявка

Если требуется создать также заявку на возврат от клиента, перейдите в форму оформления заявки на возврат с помощью кнопки Создать клиентский возврат.

Создание клиентского возврата
ШАГ 6. Нажмите на название накладной чтобы перейти к форме ее редактирования. Нажмите кнопку Завершить формирование чтобы сформировать накладную. Полностью сформированная накладная появится на странице накладных возврата поставщику.

Редактирование накладной возврата

Для возвратов заказов с единственной позицией вы можете настроить автоматическое формирование накладной.

Уведомления

Какие уведомления отправляются при работе с возвратами:

1. При создании возврата менеджеру клиента отправляется уведомление по email;
2. При переводе возврата в статус "Принят к обработке" клиенту отправляется уведомление по email;
3. При отказе клиенту отправляется уведомление по email;
4. При подтверждении клиенту отправляется уведомление по email.

​Шаблоны писем можно скорректировать в Служебные - Шаблоны писем. В шаблоне доступны объекты order_item и product_return_reason_request

Видео по теме

YouTube

RuTube

VK