Оформление возврата заказа

В системе PARTS SOFT для управления возвратами предусмотрен специальный раздел Возвраты. С его помощью вы можете отслеживать поступающие заявки, принимать решения по каждому случаю и формировать необходимые накладные. Включены два подраздела:

1. От клиента - перейдите к списку заявок на возврат от клиентов;

2. Поставщику - перейдите к списку заявок на возврат поставщику либо к списку накладных возврата.

Для оформления возврата доступны различные формы - с удержанием и без удержания. Ознакомьтесь с инструкцией ниже чтобы настроить данную функцию.

Возвраты клиента

В подразделе От клиента → Возвраты отображаются все поступившие заявки на возврат от клиентов.

На странице заявок вы можете:

1. Воспользоваться блоком фильтрации и поиска чтобы найти нужную заявку. Для этого заполните поля блока требуемой информацией и нажмите кнопку Найти;

2. Посмотреть информацию о заказчике;

3. Открыть профиль заказчика;

4. Перейти к позиции в списке заказов;

5. Сменить статус позиции вручную;

6. Посмотреть историю изменения статуса позиции;

7. Перейти в подраздел Поставщику → Возвраты;

8. Перейти к накладным - будут отображены ссылки на все имеющиеся накладные для данного заказа;

9. Перейти в форму оформления заявки на возврат;

10. Создать чек на фискализацию;

11. Добавить задачу для конкретного менеджера;

12. Распечатать бланк возврата;

13. Выгрузить список заявок на возврат в формате .xls.

Подраздел Возвраты клиента

В случае, если заявка на возврат поставщику была оформлена в разделе Заказы клиента → Все и не активирована опция автоматического создания заявки на возврат поставщику, появится возможность оформления также заявки на возврат поставщику вручную.

Опция оформления возврата поставщику

Возвраты поставщику

В подразделе Поставщику → Возвраты отображаются поступившие заявки на возврат поставщику.

На странице заявок вы можете:

1. Воспользоваться блоком фильтрации и поиска чтобы найти нужную заявку. Для этого заполните поля блока требуемой информацией и нажмите кнопку Найти;

2. Посмотреть информацию о поставщике;

3. Открыть профиль поставщика;

4. Перейти к позиции в списке заказов;

5. Сменить статус позиции вручную;

6. Посмотреть историю изменений статуса позиции;

7. Перейти в подраздел От клиента → Возвраты;

8. Перейти к накладным - отображаются ссылки на имеющиеся накладные – накладную поставки, накладную отгрузки клиенту, накладную возврата;

9. Перейти в форму оформления заявки на возврат;

10. Выгрузить список заявок на возврат в формате .xls.

Подраздел Возвраты поставщику

В случае, если заявка на возврат поставщику была оформлена в разделе Заказы поставщику → Позиции, появится возможность оформления также заявки на возврат от клиента.

Опция оформления возврата от клиента

По умолчанию заявка на возврат поставщику формируется вручную в подразделе От клиента → Возвраты. Однако вы можете настроить автоматическое создание заявки на возврат поставщику. Для этого в панели администрирования выберите Сайт → Общие настройки и в списке Создание возврата поставщику выберите один из вариантов:

• всегда при создании возврата клиента - заявки будут создаваться одновременно с созданием заявки на возврат от клиента;

• только для заказов с опцией “Возврат без проблем” - заявки будут создаваться одновременно с созданием заявки на возврат от клиента только если для прайс-листа, на позиции которого был сделан заказ, установлен тип возврата “Возврат без проблем”.

Автоматическое создание возврата поставщику

Активируйте опцию Отправить поставщику уведомления о созданном возврате если требуется автоматически уведомлять поставщика по электронной почте о созданном возврате поставщику на его товар.

Отредактировать шаблон письма можно в разделе Служебные → Шаблоны html (шаблон Уведомления поставщику о заявке на возврат).

Уведомление о возврате поставщику

Для заказов из прайс-листов с типом возврата «Без возвратов» (на позиции которых возврат по умолчанию не осуществляется) оформить возврат поставщику можно только вручную, если требуется. Для этого:

1. Убедитесь, что в опции автоматического создания возврата поставщику у вас не активирован режим всегда при создании заказа клиента;

2. После оформления возврата клиента нажмите кнопку Создать возврат поставщику. Подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК.

Кнопка оформления заявки на возврат поставщику вручную

Накладные возврата

В подразделе Поставщику → Накладные отображаются накладные, созданные для одобренных заявок на возврат поставщику.

На странице накладных вы можете:

1. Воспользоваться блоком фильтрации и поиска чтобы найти нужную накладную. Для этого заполните поля блока требуемой информацией и нажмите кнопку Найти;

2. Посмотреть информацию о поставщике;

3. Открыть профиль поставщика;

4. Скачать накладную;

5. Редактировать накладную;

Подраздел Накладные возврата поставщику

Накладные могут обладать следующими статусами:

• Формируется - устанавливается автоматически после одобрения заявки на возврат поставщику вручную, если создается отдельная накладная;

• Сформирован! - устанавливается автоматически после завершения формирования накладной вручную.

Вы можете настроить автоматическое формирование накладной для возврата заказов, состоящих из единственной позиции. Для этого в разделе панели администрирования Сайт → Общие настройки активируйте опцию Автоматически закрывать накладную с одной позицией. После этого завершать формирование накладной вручную не потребуется.

Опция автоматического закрытия накладной

Роли менеджера

Первое, что вам нужно настроить - это Роль менеджера. В панели администрирования перейдите в раздел Справочники → Пользователи → Список, найдите нужного менеджера и добавьте ему роли:

• Менеджер возвратов – чтобы менеджеру был доступен функционал работы с возвратами. Данная роль необходима, даже если у менеджера есть роль Администратора;
• Менеджер имеет право отменить возврат – чтобы менеджер имел возможность отказывать клиентам в возврате.

Роли менеджера

Условия возврата товара

В разделе панели администрирования Справочники → Условия возврата товаров находятся все созданные условия возврата. 

На странице со списком условий возврата доступны следующие действия:

1. Создать новое условие возврата;
2. Редактировать условие;
3. Удалить условие.

Список условий возврата

Для создания нового условия в списке условий нажмите кнопку Создать и выполните следующие действия:

1. Наименование – введите название условия;
2. Процент удержания – укажите процент от цены возвращаемого товара, который будет удерживаться с клиента при одобрении возврата;
3. Регион – выберите регион, в котором будет активно условие. Если оставить это поле пустым, условие будет доступно во всех регионах;
4. Активен – активируйте опцию чтобы условие было доступно;
5. Скрыть от пользователей – активируйте опцию чтобы скрыть правило от пользователей.

Нажмите кнопку Сохранить.

Создание условия возврата

Поведение при возврате

После создания условия возврата необходимо настроить поведение системы при возврате товара. Для этого перейдите в раздел Сайт → Общие настройки и выполните следующие действия:

• Делить позиции при частичном возврате - если клиент заказал 4 единицы, а возвращает 2, то при подтверждении возврата система откроет окно разделения позиции, и вы сможете сделать 2 позиции в статусе Выдано и 2 позиции в статусе возврата;
• Статус заказа при подтверждении отказа - система может автоматически сменить статус позиции на выбранный вами после подтверждения возврата;
• Устанавливать статус только при полном возврате - если вы не делите позицию (пункт 1), то возможно не захотите, чтобы при возврате части деталей менялся статус всей позиции заказа. Активируйте опцию и статус будет устанавливаться только при условии полного возврата.

Настройки в разделе Сайт → Общие настройки

Оформление возврата клиентом в личном кабинете

Клиент может оформить возврат только на детали в статусе Выдано, для таких деталей в списке заказов появляется кнопка со стрелкой.

При нажатии на стрелку клиент попадает в форму оформления возврата, где он выбирает параметры - Тип возврата (например, брак), Количество, Комментарий, Фото детали.

Когда клиент нажмет кнопку Создать, на электронную почту его менеджера уйдет письмо с уведомлением о созданном возврате, и менеджер сможет его рассмотреть в панели администрирования.

Оформление возврата из списка заказов клиентов

Для оформления возврата из списка заказов клиентов выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования выберите раздел Заказы клиента → Все. В строке нужного заказа нажмите кнопку Возврат товара чтобы перейти в форму оформления возврата.

Кнопка возврата товара

ШАГ 2. В открывшейся форме заполните требуемые поля и нажмите кнопку Оформить возврат.

Форма оформления возврата

ШАГ 3. Обработайте заявку на возврат от клиента в обновленной форме оформления возврата одним из следующих способов:

• На этой же странице с помощью повторного нажатия кнопки Возврат товара.

• С помощью кнопки Просмотр в разделе Возвраты → От клиента → Возвраты.

В обновленной форме вы можете ознакомиться с параметрами возврата, а также:

1. Изменить тип возврата - от типа возврата зависит процент удерживающихся денежных средств;

2. Добавить внутренний комментарий, который не будет виден клиенту;

3. Добавить комментарий для клиента;

4. Отказать в возврате - нажмите кнопку Отказ и подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК;

5. Принять возврат к обработке - нажмите кнопку Принять к обработке и подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК. В этом случае статус позиции не изменится, а в разделе Возвраты для позиции установится отметка Возврат принят к обработке. Также клиенту отправится сообщение, что возврат принят к обработке;

6. Одобрить возврат средств и изменить статус заказа - нажмите кнопку Возврат средств + статус позиции и подтвердите решение в окошке подтверждения, нажав кнопку ОК. В этом случае на баланс клиента вернутся денежные средства с учетом вычета за возврат, статус позиции изменится на Возврат, а в разделе Возвраты для позиции установится отметка Возврат одобрен.

Обновленная форма оформления возврата

Раздел Возвраты клиента

ШАГ 4. После одобрения возврата средств выберите раздел Возвраты → От клиента → Возвраты и перейдите к заявке на возврат поставщику:

• Если вы активировали опцию автоматического создания возврата поставщику - с помощью кнопки Перейти на возврат поставщика;

• Если вы не активировали опцию автоматического создания возврата поставщику:

1. Создайте заявку вручную с помощью кнопки Создать возврат поставщику. Подтвердите переход в окошке подтверждения с помощью кнопки ОК.

После этого поставщику отправится уведомление о созданном возврате, если вы активировали эту опцию в разделе Сайт → Общие настройки;

2. Перейдите к заявке с помощью кнопки Перейти на возврат поставщика.

Создание заявки на возврат поставщику

Переход к возвратам поставщика

ШАГ 5. Получите одобрение возврата от поставщика и зафиксируйте решение по заявке на возврат в системе. Для этого:

1. Перейдите к форме оформления заявки с помощью кнопки Просмотр;

2. Отредактируйте данные заявки при необходимости;

3. Примите решение по заявке с помощью кнопок:

• Отказ поставщика в возврате – если поставщик отказал в возврате. Также требуется ввести комментарий для клиента. В этом случае статус заявки автоматически сменится на Отказано;
• Одобрен поставщиком – если поставщик подтвердил принятие возврата. В этом случае статус заявки автоматически сменится на Возврат одобрен, а также будет создана накладная возврата поставщику;

4. Подтвердите решение в окошке подтверждения с помощью кнопки ОК.

Принятие решения по заявке в разделе Поставщику - Возвраты

Одобренная заявка

ШАГ 6. Нажмите на название накладной чтобы перейти к форме ее редактирования. Нажмите кнопку Завершить формирование чтобы сформировать накладную. Полностью сформированная накладная появится на странице накладных возврата поставщику.

Редактирование накладной возврата

Для возвратов заказов с единственной позицией вы можете настроить автоматическое формирование накладной.

Оформление возврата из списка заказов поставщику

Для оформления возврата из списка заказов поставщику выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования выберите раздел Заказы поставщику → Позиции. В строке нужного заказа нажмите кнопку Возврат товара чтобы перейти в форму оформления возврата.

Кнопка возврата товара

ШАГ 2. В открывшейся форме заполните требуемые поля и нажмите кнопку Оформить возврат.

После этого поставщику отправится уведомление о созданном возврате, если вы активировали эту опцию в разделе Сайт → Общие настройки;

Форма оформления возврата

ШАГ 3. Получите одобрение возврата от поставщика и зафиксируйте решение по заявке на возврат в системе. Для этого:

1. В панели администрирования выберите раздел Возвраты → Поставщику → Возвраты и перейдите к форме оформления заявки с помощью кнопки Просмотр;

2. Отредактируйте данные заявки при необходимости;

3. Примите решение по заявке с помощью кнопок:

• Отказ поставщика в возврате – если поставщик отказал в возврате. Также требуется ввести комментарий для клиента. В этом случае статус заявки автоматически сменится на Отказано;
• Одобрен поставщиком – если поставщик подтвердил принятие возврата. В этом случае статус заявки автоматически сменится на Возврат одобрен, а также будет создана накладная возврата поставщику;

4. Подтвердите решение в окошке подтверждения с помощью кнопки ОК.

Принятие решения по заявке в разделе Поставщику - Возвраты

Одобренная заявка

Если требуется создать также заявку на возврат от клиента, перейдите в форму оформления заявки на возврат с помощью кнопки Создать клиентский возврат.

Создание клиентского возврата

ШАГ 6. Нажмите на название накладной чтобы перейти к форме ее редактирования. Нажмите кнопку Завершить формирование чтобы сформировать накладную. Полностью сформированная накладная появится на странице накладных возврата поставщику.

Редактирование накладной возврата

Для возвратов заказов с единственной позицией вы можете настроить автоматическое формирование накладной.

Отмена и редактирование возврата

В случае, если заявка на возврат уже одобрена, но вам требуется отредактировать данные заявки или вообще отменить решение об одобрении возврата, вы можете это сделать.

Для редактирования и отмены одобренного возврата менеджеру необходимо задать роль Менеджер имеет право отменить возврат!

Для отмены одобренного возврата в панели администрирования перейдите в раздел Возвраты → От клиента →  Возвраты и нажмите кнопку Просмотр в строке нужной заявки. Для отмены одобрения возврата нажмите кнопку Отменить принятие возврата.

Отмена принятия возврата

После этого статус заявки сменится на На согласование. Вы сможете редактировать форму обработки заявки на возврат и принять решение снова.

Денежные средства, возвращенные клиенту после одобрения возврата, спишутся снова.

Обновленная заявка

Уведомления

Какие уведомления отправляются при работе с возвратами:

1. При создании возврата менеджеру клиента отправляется уведомление по email;
2. При переводе возврата в статус "Принят к обработке" клиенту отправляется уведомление по email;
3. При отказе клиенту отправляется уведомление по email;
4. При подтверждении клиенту отправляется уведомление по email.

​Шаблоны писем можно скорректировать в Служебные - Шаблоны писем. В шаблоне доступны объекты order_item и product_return_reason_request

Видео по теме

YouTube

RuTube

VK