- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Загрузка накладных и ответов поставщика. Загрузка в систему
Загрузка накладных и ответов поставщика. Загрузка в систему
Загрузка накладных/ответов поставщика выполняется с помощью шаблонов, которые настраиваются в разделе Заказы поставщику → Шаблоны ответов.
Этапы загрузки накладной/ответа поставщика:
-
Создание и настройка шаблона для конкретного поставщика;
-
Настройка файла-образца накладной/ответа;
-
Загрузка полученной накладной/ответа в систему по шаблону.
После получения накладной/ответа от поставщика по электронной почте, этот документ можно загрузить в систему по шаблону:
- автоматически (если это настроено);
- вручную в разделах панели администрирования Заказы поставщику → Группы или Заказы поставщику → Загрузить ответ.
Настройка автоматической загрузки
Вы можете настроить автоматическое получение накладных/ответов поставщика с вашей электронной почты, а также последующую автоматическую загрузку полученных данных в соответствующие разделы системы.
Рекомендуем использовать собственные почтовые ящики на серверах PARTS SOFT ввиду быстрой и легкой настройки.
Для настройки автоматической загрузки накладных/ответов поставщика в систему выполните следующие действия:
ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы поставщику → Шаблоны ответов и в строке нужного шаблона нажмите кнопку Редактировать.
Переход к редактированию шаблона
ШАГ 2. На открывшейся странице выполните следующие действия в блоке Обновление статусов через Email:
| № | Название настройки | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Автоматически загружать с Email |
Активируйте опцию чтобы накладные/ответы поставщика, приходящие на вашу электронную почту, автоматически загружались в систему. Результат настройки для шаблонов с целью загрузки Загрузка накладной:
Результат настройки для шаблонов с целью загрузки Загрузка подтверждения:
Автоматическая загрузка писем с электронной почты выполняется каждые 10 минут на старших тарифах, на младших — каждые 30 минут.
|
| 2 | Адрес отправителя |
Укажите адрес электронной почты поставщика, с которого вам приходят письма с накладными/ответами. Например, Если требуется указать несколько адресов, перечислите их через запятую, без пробелов! |
| 3 |
Вложение содержит слово |
Используется, если поставщик присылает письмо с несколькими вложениями. При необходимости укажите уникальное слово/фразу из названия вложения, данные из которого будут использованы для загрузки накладной/ответа. Например, в письме от поставщика два вложения “Ответ Варшавка 21.07.2020” и “Price Podolsk.zip”. В поле Вложение содержит слово укажите слово Ответ. |
| 4 | Заголовок содержит слово |
Используется, если поставщик присылает письмо с накладными/ответами, которые имеют разные заголовки (темы). При необходимости укажите уникальное слово/фразу из названия письма, данные из которого будут использованы для загрузки накладной/ответа. Например, если поставщик прислал письма с темами “Накладная по заказам Варшавка” и “Обновление прайса Минск”, в поле Заголовок содержит слово указываем слово Накладная. |
| 5 |
Распаковывать письмо mpack |
Активируйте опцию только в тех случаях, когда система не может прочитать вложение стандартным средствами. С помощью утилиты mpack письмо будет корректно загружено. |
Сохраните изменения.
Обновление статусов через Email
В результате настройки, накладные/ответы поставщика, получаемые на вашу электронную почту, будут автоматически загружаться в систему.
Контролировать загрузку документов можно в разделе панели администрирования Служебные → Лог почты.
Загрузка вручную
Для шаблона с типом загрузки Загрузка к заказу или Загрузка без привязки к заказам
Для загрузки документа к заказу поставщика выполните следующие действия:
ШАГ 1. Создайте и настройте шаблон загрузки накладной/ответа поставщика.
Если у вас уже есть настроенный шаблон, пропустите этот шаг.
ШАГ 2. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы поставщику → Группы и в строке нужного заказа нажмите кнопку Загрузить инвойс (ответ).
Переход к загрузке накладной/ответа
ШАГ 3. На открывшейся странице выберите созданный шаблон в поле Шаблон загрузки.
Загрузите подготовленный файл накладной с помощью кнопки Выберите файл и нажмите кнопку Загрузить.
Загрузка файла
В случае успешной загрузки откроется файл загруженной накладной.
ШАГ 4. Проверьте, верны ли загруженные данные:
- Номер и дата накладной;
- Данные о позициях заказа.
Загруженный документ
Для шаблона с типом загрузки Загрузка по Reference и Загрузка по номерам деталей
Загрузка документов поставщика типов по Reference и Загрузка по номерам деталей может выполняться без предварительного выбора конкретного заказа, так как система может определить заказ автоматически.
Для загрузки документа выполните следующие действия:
ШАГ 1. Создайте и настройте шаблон загрузки по Reference/Загрузка по номерам деталей.
Если у вас уже есть настроенный шаблон, пропустите этот шаг.
ШАГ 2. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы поставщику → Загрузить ответ и на открывшейся странице выполните следующие действия:
- В поле Шаблон загрузки выберите шаблон с нужным типом загрузки (Загрузка по Referenсe или Загрузка по номерам деталей);
- Загрузите файл накладной/ответа в систему с помощью кнопки Выберите файл.
Нажмите кнопку Загрузить.
Загрузить ответ
При загрузке накладной или ответа от поставщика не будут анализироваться позиции из раздела Заказы поставщику → Позиции, которые находятся в статусе, в настройках которого активирована опция Исключить при подгрузке накладных поставщика.
Если загрузка прошла успешно (т.е. успешно выполнена идентификация всех или части позиций в документе), вы увидите:
- В случае применения шаблона с целью загрузки Загрузка подтверждения — сообщение об обработанном ответе поставщика.
Загруженные данные можно увидеть в разделе Документы → Ответы поставщика.
- В случае применения шаблона с целью загрузки Загрузка накладной — страницу загруженной накладной.
Загруженную накладную можно увидеть в разделе Документы → Накладные поставщика.
Если в настройках шаблона активирована опция Сохранить накладную, после обработки накладной данные автоматически сохранятся и вы сможете вернуться к ним при необходимости.
Стоимость позиции подгружается из загруженного документа.
ШАГ 3. Проверьте, верны ли загруженные данные:
- Номер и дата накладной;
- Данные о позициях заказа.
Загруженный документ
