Статусы заказов

Содержание

Статус заказа – это параметр, отражающий текущее состояние позиции из клиентского заказа. По статусу клиент и менеджеры интернет-магазина могут в разделе админпанели Заказы → Все отследить, на каком этапе обработки находится позиция.

Список статусов

В разделе админпанели Служебные Справочники Статусы заказов отображается список всех статусов, существующих в системе. Он включает в себя как предустановленные статусы, так и пользовательские. 

По каждому статусу в списке содержится следующая информация:

Статусы заказов иллюстрация №2

Список статусов заказов

  • Редактировать настройки статуса (1).
  • Удалить статус (2).
  • Добавить новый статус (3)
Таблица «Последовательность использования групп статусов»
Группа статусов Описание группы Варианты статусов в каждой группе

Обрабатывается
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

В этой группе обычно менеджер проверяет позицию и согласовывает с клиентом, проверяет надежность поставщика.
Счет выставляют обычно тоже в этой группе.

Принят к обработке

В работе
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

С этого момента начинаем отсчет по времени срока поставки, считается просрочка, отправить в заказ поставщику.

В работе

В заказе

 

Заказан

Размещено у поставщика

 

Размещено у поставщика

В пути

 

В пути

Отгружено поставщиком
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Ставим автоматом при загрузке накладной или когда веб-сервис передает статус.

Подтвержден

Пришло
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Фактически принимаем на складе и перестаем отслеживать статусы + системные действия (после присвоения имени статуса из этой группы всем позициям заказа клиенту отправляется SMS о полной готовности заказа к выдаче (даже если в опциях этого статуса не стоит галочка Отправлять SMS уведомления).

Пришло на склад

Выдано
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Выдаем товар покупателю и печатаем накладную.

Выдано

Отгружено

Отказ

 

Отказ

Снят

 

Снят

Возврат

   

Создание статуса

В списке статусов нажмите кнопку Создать. На странице настройки статуса укажите нужные параметры и нажмите Сохранить.

Общие настройки

Статусы заказов иллюстрация №2

Общие настройки статуса

Таблица «Общие настройки»
Параметр Описание
Название

Название статуса отображается в выпадающем списке статусов в меню Заказы → Все.

Группа

Логическая группа статусов, по которой система определяет, что значит тот или иной статус. Создавать или переименовывать «Группу» возможности нет. 

Цвет

Фоновый цвет лейбла статуса.

Цвет шрифта

Цвет шрифта в лейбле.

Приоритетный статус

Данный статус будет считаться главным в выбранной для него группе (из поля Группа).

Например, в группе «В работе» у вас несколько статусов. Установите данную галочку в настройках статуса «В работе» и система выберет его автоматически при переводе позиции в эту группу.

При назначении статуса отмечать номер как устаревший

Номер детали, для которого был установлен данный статус, будет отмечен как устаревший и попадет в справочник устаревших номеров (в меню Служебные → Справочники → Устаревшие номера деталей). 

Клиенты больше не смогут заказать этот номер
Запретить отслеживать статусы

При активной опции для данного статуса отключается отслеживание статусов через веб-сервис. 

Если возникла проблема с тем, что статус не отслеживается, в первую очередь нужно проверить активирована ли данная опция.
Исключить при подгрузке накладных поставщика

Позиции заказа в данном статусе не будут рассматриваться при загрузке накладной поставщика.

Исключить при анализе для установки статуса Просрочка поставки

Позиции заказа в данном статусе будут пропускаться при проверке просрочки. Это значит, что, когда срок доставки такой позиции превысит максимальный, она не перейдет в статус, указанный в меню Сайт → Общие настройки в блоке Статус заказа при просрочке поставки.

Отправлять ответ клиенту

Опция позволяет отправлять ответ клиенту, при условии попадания всех позиций заказа в данный статус. Для этого необходимо при редактировании контрагента в блоке Дополнительно выбрать:

  • Предварительно настроенный шаблон ответа клиенту — в выпадающем меню Формат ответа.
  • Способ отправки ответа клиенту «Отправлять при попадании заказа в выбранные статусы» — в выпадающем меню Отправка ответа.
Удалять не оплаченный счет Если весь заказ находится в данном статусе и по нему есть неоплаченный счет, то такой счет будет удален из списка в разделе админпанели Документы → Счета. 
Исключить при актуализации счета

Если галочка включена и в разделе Сайт → Общие настройки настроено обновление неоплаченных счетов к заказам (см. опцию Обновлять не оплаченный счет при изменении статуса позиции заказа), то при этой операции из счета будут удаляться позиции в данном статусе. Чтобы такие позиции смогли попасть в обновленный счет, снимите данную галочку.

Перевести позицию в текущий статус при отказе веб-сервиса

Позиция заказа будет автоматически переводиться в данный статус в случае, если при размещении заказа через веб-сервис вы получили по ней отказ.

Настройку можно применить только для одного выбранного статуса.

Описание

Описание статуса заказа. Выводится при помощи переменной description (добавляется в шаблоне).

Настройка уведомлений о смене статуса

Настройка SMS уведомлений

Статусы заказов иллюстрация №4

Настройка SMS уведомлений о смене статуса позиции

Статусы заказов иллюстрация №4

Настройка SMS уведомлений о смене статуса всего заказа

Таблица «Настройка SMS уведомлений»
Параметр

Описание

Настройка SMS уведомлений о статусе позиции

Отправлять SMS уведомления

Активная опция включает отправку SMS сообщений о переходе каждой позиции из заказа в данный статус.

Текст уведомления

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к ordercustomer и т.п.

Отправлять уведомления менеджеру

Включите данную опцию, чтобы менеджеру клиента в чат с Telegram-ботом приходили уведомления о переходе каждой позиции из заказа в данный статус. Менеджер клиента - это пользователь системы, который указан в поле Менеджер на странице редактирования профиля клиента (в блоке Дополнительно).

Отправлять уведомления менеджеру заказа

Включите данную опцию, чтобы менеджеру, оформившему заказ на клиента, в чат с Telegram-ботом приходили уведомления о переходе каждой позиции из заказа в данный статус 

Текст уведомления менеджеру

Шаблон уведомления, которое будет отправляться в чат с Telegram-ботом:

  • менеджеру клиента - при активной галочке Отправлять уведомления менеджеру;
  • менеджеру заказа - при активной галочке Отправлять уведомления менеджеру заказа.

Возможно использование Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к order, customer и т.п.

Отправлять SMS только для клиентов из групп скидок

Если требуется отправлять SMS не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этом блоке.
Установка галочки Отправлять SMS уведомления обязательна. 

Настройка SMS уведомлений о статусе всего заказа

Отправлять SMS уведомления

Активная опция включает отправку SMS сообщения о переходе заказа в данный статус.

Заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.
Текст уведомления

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к order, customer и т.п.

Отправлять кнопку оплаты счета в Telegram

При активной опции добавляется кнопка оплаты счета в уведомления, отправляемые клиенту через Telegram-бота при переходе заказа в данный статус.

Режим отправки адреса

Рекомендуем использовать для статусов из группы «Пришло». Доступные варианты:

  • Отправлять всегда. В уведомление Telegram-бота о переходе заказа в данный статус, будет добавляться адрес доставки из настроек региона, за которым закреплен клиент. Данный вариант подойдет, если вы не используете типы доставок или работаете без доставки.
  • Если активировано в типе доставки. В уведомление Telegram-бота о переходе заказа в данный статус, будет добавляться адрес пункта выдачи, если клиент выбрал его при оформлении заказа. При этом в настройках типа доставки, за которым закреплен данный пункт, должна быть активирована галочка Отправлять контакты в TG.
    Иначе в уведомление будет добавляться адрес из настроек региона, за которым закреплен клиент. 
  • Не отправлять. В уведомление Telegram-бота о переходе заказа в данный статус, адрес доставки региона / пункта выдачи добавляться не будет. 
Отправлять SMS только для клиентов из групп скидок

Если требуется отправлять SMS не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этом блоке.
Установка галочки Отправлять SMS уведомления обязательна.

Настройка Email уведомлений

Статусы заказов иллюстрация №5

Настройка Email уведомлений о смене статуса позиции

Статусы заказов иллюстрация №6

Настройка Email уведомлений о смене статуса всего заказа

Таблица «Настройка Email уведомлений»

Параметр

Описание

Настройка Email уведомлений о смене статуса позиции

Отправлять уведомления клиенту

При переходе позиции заказа в данный статус на почту клиента будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Отправлять уведомления менеджеру

При переходе позиции заказа в данный статус на почту менеджера клиента будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии. Менеджер клиента - это пользователь системы, который указан в поле Менеджер на странице редактирования профиля клиента (в блоке Дополнительно).

Уведомления менеджеру клиента уходят сразу после смены статуса.
Отправлять уведомления менеджеру заказа

При переходе позиции заказа в данный статус на почту менеджера, который оформил заказ на клиента в админпанели, будет уходить письмо об этом событии.

Уведомления менеджеру клиента уходят сразу после смены статуса.
Отправлять уведомления на почту региона

При переходе позиции заказа в данный статус на почту региона будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Уведомления на почту региона уходят сразу после смены статуса.
Отправлять уведомления менеджеру пункта выдачи

При переходе позиции заказа в данный статус на почту менеджера пункта выдачи будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Отправлять уведомления на адреса (через запятую)

Перечислите через запятую дополнительные адреса для отправки писем о переходе каждой позиции заказа в данный статус.

Уведомление

Шаблон письма о смене статуса позиции. Выводится при помощи переменной {{oi.status.confirmation_body}}, которая добавляется в шаблоне.
По умолчанию для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). 

Отправлять Email только для клиентов из групп скидок

Если требуется отправлять Email не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этом блоке.

Здесь также будут отображаться группы скидок из региона типа франчайзи, если он создан у вас в системе.

Настройка Email уведомлений о смене статуса всего заказа

Отправлять уведомления клиенту

При переходе заказа в данный статус на почту клиента будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Email уведомления отправятся, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп ОтказСнято.
Отправлять уведомления менеджеру

При переходе заказа в данный статус на почту менеджера будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Отправлять уведомления менеджеру заказа

При переходе заказа в данный статус на почту менеджера, который оформил заказ на клиента в админпанели, будет уходить письмо об этом событии.

Уведомления менеджеру клиента уходят сразу после смены статуса.
Отправлять уведомления на почту региона

При переходе заказа в данный статус на почту региона будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Отправлять уведомления менеджеру пункта выдачи

При переходе заказа в данный статус на почту менеджера пункта выдачи будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Отправлять уведомления на адреса (через запятую)

Перечислите через запятую дополнительные адреса для отправки писем о переходе заказа в данный статус.

Шаблон заголовка уведомлений

В данном поле можно указать кастомный шаблон заголовка, который будет использоваться в почтовом уведомлении для данного статуса. Доступны переменные order и status. По умолчанию для писем используется шаблон, который является общим для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа).

Шаблон уведомления (html)

В данном поле можно указать кастомный шаблон уведомления, который будет использоваться для данного статуса. Доступны переменные order и status. По умолчанию для писем используется шаблон, который является общим для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа).

Отправлять Email только для клиентов из групп скидок

Если требуется отправлять Email не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этом блоке.

Здесь также будут отображаться группы скидок из региона типа франчайзи, если он создан у вас в системе.

Настройка уведомлений о просрочке

Статусы заказов иллюстрация №8

Настройка уведомлений о просрочке

Таблица «Настройка уведомлений о просрочке»
Параметр Описание
Дней в статусе до просрочки

Сколько дней позиция должна находиться в данном статусе, чтобы считаться просроченной.

Отправлять уведомление клиенту

Активная опция включает отправку уведомлений о просрочке клиенту на его электронную почту. 
Для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.

Отправлять уведомление менеджеру

Активная опция включает отправку уведомлений о просрочке менеджеру на его электронную почту.
Для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа).

Ожидать весь заказ в данном статусе

При активной опции система не будет отправлять уведомление о просрочке, пока все позиции заказа не окажутся в данном статусе (или в отказных статусах).
Например, если клиент заказал 3 позиции, то пока все три позиции не окажутся на складе, клиент не будет получать уведомления на Email.

Отправлять SMS о просрочке

Активная опция включает отправку SMS сообщений с уведомлением о том, что позиция слишком долго находится в определенном статусе. Это можно использовать для отслеживания позиций, пришедших на склад и не выкупленных клиентом.

Активная опция позволяет отфильтровать список клиентских заказов (меню Заказы → Все) с помощью галочки ТОЛЬКО с просроченными статусами в блоке фильтрации.
SMS уведомление о просроченном статусе

Шаблон SMS уведомлений переведен на язык Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к ordercustomer и т.п.

Настройка автоматического снятия заказа

Статусы заказов иллюстрация №8

Настройка автоматического снятия заказа

Таблица «Автоматическое снятие заказа»
Параметр

Описание

Снимать заказы

При активной опции система снимет заказ, если он находится в данном статусе более указанного количества дней – поле Дней до снятия заказа.
Например, если заказ провисел в статусе «Ожидает оплаты» более 2-х дней – снимаем его, так как клиент не оплатил.
Снятие заказа может быть осуществлено до перевода его в статус из группы «Выдано».

Дней до снятия заказа

Срок, при превышении которого заказ автоматически переводится в статус «Снято». 

Не забудьте активировать опцию Снимать заказы.
Комментарий

Отображается в поле комментария компании.

Настройка запроса на снятие позиции заказа

Статусы заказов иллюстрация №9

Настройка запроса на снятие позиции заказа

Таблица «Запроса на снятие позиции заказа»
Параметр

Описание

Разрешить запрос на снятие

При активной опции клиент сможет отправлять запрос менеджеру на снятие позиции заказа, в случае если она находится в нужном статусе (см. фото «Запрос на снятие позиции заказа на сайте»).

Статус позиции клиентского заказа когда заказ поставщику еще не отправлен

Статус, в который будет переведена позиция заказа клиента после запроса на снятие, в случае если заказ поставщику еще не отправлен.

Можно выбрать статус только из группы Обрабатывается.

Если заказ поставщику уже отправлен, то у запрошенной на снятие позиции статус не изменится.

Дополнительные адреса уведомления о снятии заказа

Дополнительные email адреса для уведомлений о снятии заказа. По умолчанию уведомление отправляется закрепленному за клиентом менеджеру.

Статусы заказов иллюстрация №10

Запрос на снятие позиции заказа на сайте

  1. Отправка запроса менеджеру на снятие позиции заказа.
  2. Окно подтверждения.
  3. Позиция заказа после отправки запроса на снятие.

После отправки клиентом запроса на снятие позиции заказа, менеджер получит уведомление, согласно настройкам оповещений в его профиле. В разделе админпанели Заказы → Все в строке такой позиции появится иконка с запросом на снятие. Если менеджер подтверждает снятие позиции заказа, то он выбирает один из статусов группы Снят.

Статусы заказов иллюстрация №11

Запрос на снятие заказа в разделе админпанели Заказы — Все

Настройки перевода в другой статус и отправки в архив

Статусы заказов иллюстрация №10

Настройки: перевод в другой статус после N часов; архивация позиции / заказа

Таблица «Настройки перевода в другой статус и отправки в архив»
Параметр Описание
Часов в статусе до изменения

Количество часов нахождения позиций заказа в данном статусе до перевода их в другой статус (см. поле В какой статус переводим). Проверка срока осуществляться в начале каждого часа.

Система может изменить статус, если позиции заказа находятся в данном статусе больше, чем N часов. Можно использовать для прогрева клиентов, реализуя цепочку уведомлений с помощью смены статусов. Подробнее в разделе Автоматическая смена статуса по прошествии N часов.

Возможна установка значений меньше 1. В этом случае проверка срока будет производиться с разной частотой в зависимости от мощности вашего сервера: для 4-6 ГБ RAM — раз в полчаса, для 8 ГБ RAM — раз в 10 минут.
В какой статус переводим

В какой статус перевести позиции заказа по истечении указанного срока - Часов статуса до изменения.

Отправлять позицию в архив

Настройка позволяет переместить в архив позицию заказа сразу после установки данного статуса.

Также в разделе Сайт → Общие настройки можно указать конкретное количество дней до перемещения позиций заказа из групп статусов Отказ, Выдано, Снято, Возврат в Архив.
Отправлять группу заказа в архив

Настройка позволяет переместить в архив группу заказов (при достижении всем заказом данного статуса).

Работа опций Отправлять позицию в архив и Отправлять группу заказа в архив аналогична принудительной отправке позиций в архив. Обратная смена статуса позиции оттуда не возвращает.

Настройки уведомлений для ZZAP и GettZap

Статусы заказов иллюстрация №10

Настройка уведомлений ZZAP и GettZap

Таблица «Настройка уведомлений для ZZAP и GettZap»
Параметр

Описание

Настройка уведомлений ZZAP 

Установить статус

Установите статус, который будет установлен в ZZAP при переходе в него:

  • позиции - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе позиции.

Весь заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, если все позиции заказа находятся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.

Текст уведомления

Введите текст уведомления, который будет отправляться в ZZAP при переходе в указанный статус (см. поле выше):

  • позиции - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе позиции.

Настройка уведомлений GettZap 

Установить статус

Установите статус, который будет установлен в GettZap при переходе в него:

  • позиции - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе позиции.

Весь заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, если все позиции заказа находятся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.

Текст уведомления

Введите текст уведомления, который будет отправляться в GettZap при переходе в указанный статус (см. поле выше):

  • позиции - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе позиции.
Начните тест-драйв платформы PARTS SOFT уже сегодня!

Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь на обработку персональных данных

скриншот платформы