Статусы заказов

Статус заказа – это параметр, отражающий текущее состояние позиции из клиентского заказа. По статусу клиент и менеджеры интернет-магазина могут в разделе админпанели Заказы → Все отследить, на каком этапе обработки находится позиция.

Список статусов

В разделе админпанели Служебные Справочники Статусы заказов отображается список всех статусов, существующих в системе. Он включает в себя как предустановленные статусы, так и пользовательские. 

По каждому статусу в списке содержится следущая информация:

Фото 1. Список статусов заказов
Статусы заказов иллюстрация №2

  • Редактировать настройки статуса (1).
  •  Удалить статус (2).
  • Добавить новый статус (3)
Таблица 1. Последовательность использования групп статусов
Группа статусов Описание группы Варианты статусов в каждой группе
1

Обрабатывается
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

В этой группе обычно менеджер проверяет позицию и согласовывает с клиентом, проверяет надежность поставщика.
Счет выставляют обычно тоже в этой группе.

Принят к обработке

2

В работе
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

С этого момента начинаем отсчет по времени срока поставки, считается просрочка, отправить в заказ поставщику.

В работе

3

В заказе

 

Заказан

4

Размещено у поставщика

 

Размещено у поставщика

5

В пути

 

В пути

6

Отгружено поставщиком
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Ставим автоматом при загрузке накладной или когда веб-сервис передает статус.

Подтвержден

7

Пришло
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Фактически принимаем на складе и перестаем отслеживать статусы + системные действия (после присвоения имени статуса из этой группы всем позициям заказа клиенту отправляется SMS о полной готовности заказа к выдаче (даже если в опциях этого статуса не стоит галочка Отправлять SMS уведомления).

Пришло на склад

8

Выдано
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Выдаем товар покупателю и печатаем накладную.

Выдано

Отгружено

9

Отказ

 

Отказ

10

Снят

 

Снят

11

Возврат

   

Создание статуса

В списке статусов нажмите кнопку Создать. На странице настройки статуса укажите нужные параметры и нажмите Сохранить.

Доступные следующие настройки:

Общие настройки

Фото 2. Общие настройки статуса
Статусы заказов иллюстрация №3

Таблица 2
Параметр Описание
1.1 Название

Название статуса отображается в выпадающем списке статусов в меню Заказы → Все.

1.2 Группа

Логическая группа статусов, по которой система определяет, что значит тот или иной статус. Создавать или преименовывать "Группу" возможности нет. 

1.3 Цвет

Фоновый цвет лейбла статуса.

1.4 Цвет шрифта

Цвет шрифта в лейбле.

1.5 Приоритетный статус

При активной опции данный статус система выберет автоматически при необходимости установки статуса из группы.
Например, Вы создали несколько статусов из группы "В работе". Установите данную галочку в настройках статуса, и система выберет его автоматически при переводе в эту группу.

1.6 При назначении статуса отмечать номер как устаревший

 Номер детали, для которого был установлен данный статус, будет отмечен как устаревший и попадет в справочник устаревших номеров (в меню Служебные → Справочники → Устаревшие номера деталей). 

Клиенты больше не смогут заказать этот номер

1.7 Запретить отслеживать статусы

При активной опции для данного статуса отключается отслеживание статусов через веб-сервис. 

Если возникла проблема с тем, что статус не отслеживается, в первую очередь нужно проверить активирована ли данная опция.
1.8 Исключить при подгрузке накладных поставщика

Если опция включена, заказ в данном статусе не будет рассматриваться при загрузке накладной поставщика.

1.9 Исключить при анализе для установки статуса Просрочка поставки

Если опция включена, заказ в данном статусе будет пропущен при проверке просрочки. Это значит, что, когда срок доставки превысит максимальный, позиции из заказа не перейдут в статус, указанный в меню Сайт → Общие настройки в блоке Статус заказа при просрочке поставки.  

1.10 Удалять не оплаченный счет При включенной опции счета по заказам, которые полностью находятся в данном статусе, будут удаляться из списка в разделе админпанели Документы → Счета, если не были оплачены. 
1.11 Перевести позицию в текущий статус при отказе веб-сервиса

При включенной опции позиция будет автоматически переводиться в данный статус в случае, если при размещении заказа через веб-сервис вы получили по ней отказ.

 Настройку можно применить только для одного выбранного статуса.

1.12 Описание

Описание статуса заказа. Выводится при помощи переменной description (добавляется в шаблоне).

Настройка уведомлений о смене статуса

Настройка SMS уведомлений

Фото 3. Настройка SMS и Email уведомлений о смене статуса позиции
Статусы заказов иллюстрация №4

Фото 4. Настройка SMS уведомления о смене статуса всего заказа
Статусы заказов иллюстрация №5

Таблица 3
Параметр Описание

Настройка SMS уведомлений о статусе позиции (см. фото 3)

2.1 Отправлять SMS уведомления

Активная опция включает отправку SMS сообщений о переходе каждой позиции из заказа в данный статус.

2.2 Текст уведомления

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к ordercustomer и т.п.

2.3 Отправлять уведомления менеджеру

Включите данную опцию, чтобы менеджеру в чат с Telegram-ботом  приходили уведомления о переходе каждой позиции из заказа в данный статус 

2.4 Текст уведомления менеджеру

Шаблон уведомления, которое будет отправляться менеджеру в чат с Telegram-ботом при активной галочке Отправлять уведомления менеджеру (2.3).  Возможно использование Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к order, customer и т.п.

2.5 Отправлять SMS только для клиентов из групп скидок

Если требуется отправлять SMS не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этой опции.
Установка галочки Отправлять SMS уведомления (2.1) обязательна. 

Настройка SMS уведомлений о статусе всего заказа (см. фото 4)

2.6 Отправлять SMS уведомления

Активная опция включает отправку SMS сообщения о переходе заказа в данный статус.

Заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.
2.7 Текст уведомления

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к order, customer и т.п.

2.8 Отправлять кнопку оплаты счета в Telegram

При активной опции добавляется кнопка оплаты счета в уведомления, отправляемые клиенту через Telegram-бота при переходе заказа в данный статус.

2.9 Режим отправки адреса

Рекомендуем использовать для статусов из группы "Пришло". Доступные варианты:

  • Отправлять всегда. В уведомление Telegram-бота о переходе заказа в данный статус, будет добавляться адрес доставки из настроек региона, за которым закреплен клиент. Данный вариант подойдет, если вы не используете типы доставок или работаете без доставки. 
  • Если активировано в типе доставки. В уведомление Telegram-бота о переходе заказа в данный статус, будет добавляться адрес пункта выдачи, если клиент выбрал его при оформлении заказа. При этом в настройках типа доставки, за которым закреплен данный пункт, должна быть активирована галочка Отправлять контакты в TG.
    Иначе в уведомление будет добавляться адрес из настроек региона, за которым закреплен клиент. 
  • Не отправлять. В уведомление Telegram-бота о переходе заказа в данный статус, адрес доставки региона / пункта выдачи добавляться не будет. 

Настройка Email уведомлений

Фото 5. Настройка Email уведомления о смене статуса позиции
Статусы заказов иллюстрация №5

Фото 6. Настройка Email уведомления о смене статуса всего заказа
Статусы заказов иллюстрация №5

Таблица 4
Параметр Описание

Настройка Email уведомлений о смене статуса позиции (см. фото 5)

3.1 Отправлять уведомления клиенту

При переходе позиции заказа в данный статус на почту клиента будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

По умолчанию на вкладке отображаются только галочка Отправлять уведомления клиенту и поле для ввода уведомления.  Опции (2.5) - (2.7) становятся доступны, если в меню Сайт → Общие настройки в поле Уведомление о смене статуса выбрать режим По позициям.

3.2 Отправлять уведомления менеджеру

При переходе позиции заказа в данный статус на почту менеджера будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Уведомления менеджеру уходят сразу после смены статуса.
3.3 Отправлять уведомления на почту региона

При переходе позиции заказа в данный статус на почту региона будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Уведомления на почту региона уходят сразу после смены статуса.
3.4 Отправлять уведомления менеджеру пункта выдачи

При переходе позиции заказа в данный статус на почту менеджера пункта выдачи будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.  будут высылаться письма, уведомляющие о переходе каждой позиции заказа в данный статус. 

3.5

Отправлять уведомления на адреса (через запятую)

Перечислите через запятую дополнительные адреса для отправки писем о переходе каждой позиции заказа в данный статус.
3.6 Уведомление

Шаблон письма о смене статуса позиции. Выводится при помощи переменной {{oi.status.confirmation_body}}, добавляется в шаблоне.
По умолчанию для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). 

Настройка Email уведомлений о смене статуса всего заказа (см. фото 6)

3.7 Отправлять уведомления клиенту

При переходе заказа в данный статус на почту клиента будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

Email уведомления отправятся, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп ОтказСнято.
3.8 Отправлять уведомления менеджеру

При переходе заказа в данный статус на почту менеджера будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

3.9 Отправлять уведомления на почту региона

При переходе заказа в данный статус на почту региона будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

3.10 Отправлять уведомления менеджеру пункта выдачи

При переходе заказа в данный статус на почту менеджера пункта выдачи будет уходить письмо, уведомляющее об этом событии.

3.11 Отправлять уведомления на адреса (через запятую)  Перечислите через запятую дополнительные адреса для отправки писем о переходе заказа в данный статус.
3.12 Шаблон заголовка уведомлений

В данном поле можно указать кастомный шаблон заголовка, который будет использоваться в почтовом уведомлении для данного статуса. Доступны переменные order и status. По умолчанию для писем используется шаблон, который является общим для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа).

3.13 Шаблон уведомления (html)

В данном поле можно указать кастомный шаблон уведомления, который будет использоваться для данного статуса. Доступны переменные order и status. По умолчанию для писем используется шаблон, который является общим для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа).

Настройка уведомлений о просрочке

Фото 7. Настройка уведомлений о просрочке
Статусы заказов иллюстрация №6

Таблица 5 
Параметр Описание
4.1 Дней в статусе до просрочки

Сколько дней позиция должна находиться в данном статусе, чтобы считаться просроченной.

4.2 Отправлять уведомление клиенту

Активная опция включает отправку уведомлений о просрочке клиенту на его электронную почту. 
Для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html  → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.

4.3 Отправлять уведомление менеджеру

Активная опция включает отправку уведомлений о просрочке менеджеру на его электронную почту.
Для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа).

4.4 Ожидать весь заказ в данном статусе

При активной опции система не будет отправлять уведомление о просрочке, пока все позиции заказа не окажутся в данном статусе (или в отказных статусах).
Например, если клиент заказал 3 позиции, то пока все три позиции не окажутся на складе, клиент не будет получать уведомления на Email.

4.5 Отправлять SMS о просрочке

Активная опция включает отправку SMS сообщений с уведомлением о том, что позиция слишком долго находится в определенном статусе. Это можно использовать для отслеживания позиций, пришедших на склад и не выкупленных клиентом.

 Активная опция позволяет отфильтровать список клиентских заказов (меню Заказы → Все) с помощью галочки ТОЛЬКО с просроченными статусами в блоке фильтрации.
4.6 SMS уведомление о просроченном статусе

Шаблон SMS уведомлений переведен на язык Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к ordercustomer и т.п.

Настройка автоматического снятия заказа

Фото 8. Настройка автоматического снятия заказа
Статусы заказов иллюстрация №7

Таблица 6
Параметр Описание
5.1 Снимать заказы

При активной опции система снимет заказ, если он находится в данном статусе более указанного количества дней – поле Дней до снятия заказа (5.2).
Например, если заказ провисел в статусе «Ожидает оплаты» более 2-х дней – снимаем его, так как клиент не оплатил.
Снятие заказа может быть осуществлено до перевода его в статус из группы "Выдано".

5.2 Дней до снятия заказа

Срок, при превышении которого заказ автоматически переводится в статус «Снято». 

Не забудьте активировать опцию Снимать заказы (5.1).
5.3 Комментарий

Отображается в поле комментария компании.

Настройки перевода в другой статус и архивации

Фото 9. Настройки: перевод в другой статус после N часов; архивация позиции / заказа 
Статусы заказов иллюстрация №8

Таблица 7
Параметр Описание

6 

Настройка перевода в другой статус после N часов

6.1 Часов в статусе до изменения

Количество часов нахождения позиций заказа в данном статусе до перевода их в другой статус (6.2). Проверка срока осуществляться в начале каждого часа.

Система может изменить статус, если позиции заказа находятся в данном статусе больше, чем N часов. Можно использовать для прогрева клиентов, реализуя цепочку уведомлений с помощью смены статусов. Подробнее в разделе Автоматическая смена статуса по прошествии N часов.

Возможна установка значений меньше 1. В этом случае проверка срока будет производиться с разной частотой в зависимости от мощности вашего сервера: для 4-6 ГБ RAM — раз в полчаса, для 8 ГБ RAM— раз в 10 минут.
6.2 В какой статус переводим

В какой статус перевести позиции заказа по истечении указанного срока - Часов статуса до изменения (6.1).

7 Настройка отправки в архив 
7.1 Отправлять позицию в архив Настройка позволяет переместить в архив конкретную позицию.
Работа опций (7.1) и (7.2) аналогична принудительной отправке позиций в архив. Обратная смена статуса позиции оттуда не возвращает.
Также в меню Сайт → Общие настройки можно указать количество 
7.2 Отправлять группу заказа в архив Настройка позволяет переместить в архив группу заказов (при достижении всем заказом данного статуса). 

Настройки уведомлений для ZZAP и GettZap

Фото 10. Настройка уведомлений ZZAP
Статусы заказов иллюстрация №9

Таблица 8
Параметр Описание

8

Настройка уведомлений ZZAP 

8.1 Установить статус

Установите статус, который будет установлен в ZZAP при переходе в него:

  • позиции - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе позиции.

Весь заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, если все позиции заказа находятся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.

8.2 Текст уведомления

Введите текст уведомления, который будет отправляться в ZZAP при переходе в статус (8.1):

  • позиции - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе всего заказа. 
  • всего заказа - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе позиции.

9

Настройка уведомлений GettZap 

9.1 Установить статус

Установите статус, который будет установлен в GettZap при переходе в него:

  • позиции - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе позиции.

Весь заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, если все позиции заказа находятся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.

9.2 Текст уведомления

Введите текст уведомления, который будет отправляться в GettZap при переходе в статус (9.1):

  • позиции - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе всего заказа. 
  • всего заказа - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе позиции.
По данной функции возникают могут возникнуть следующие вопросы: