Статусы заказов

Изменение статуса позиции

У каждой позиции заказа есть свой статус, который можно изменить в списке клиентских заказов в меню Заказы Все

  • Для изменения его в ручном режиме, нажмите на ярлык статуса в строке позиции и выберите нужный статус из выпадающего списка.
  • Для массового изменения статусов отметьте несколько позиций галочками  в правой части таблицы. Над таблицей появится блок Массовые изменения. В выпадающем списке Статус выберите нужное значение. Все отмеченные позиции получат выбранный статус.
  • Для просмотра истории изменения статусов нажмите ярлык История статусов в правой части строки с позицией.

Фото 1. Изменение статуса позиции
Статусы заказов иллюстрация №1

Создание новых статусов и редактирование старых

Перейдите в меню Служебные Справочники Статусы заказов. Вы увидите список существующих статусов. Их можно отредактировать либо удалить.

В списке выводится информация о каждом статусе:

  • группа (1), к которой относится статус (перечень всех групп приведен в Таблице 1);
  • имя статуса (2) – его название и выделение цветом;
  • основные опции (3) – для более удобного восприятия вынесены в список, настраиваются на странице настроек статуса (см. фото 3);

Фото 2. Список статусов заказов
Статусы заказов иллюстрация №2

Таблица 1. Последовательность использования групп статусов
Группа статусов Описание группы Варианты статусов в каждой группе
1

Обрабатывается
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

В этой группе обычно менеджер проверяет позицию и согласовывает с клиентом, проверяет надежность поставщика.
Счет выставляют обычно тоже в этой группе.
Принят к обработке
2

В работе
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

С этого момента начинаем отсчет по времени срока поставки, считается просрочка, отправить в заказ поставщику. В работе
3

В заказе

  Заказан
4

Размещено у поставщика

  Размещено у поставщика
5

В пути

  В пути
6

Отгружено поставщиком
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Ставим автоматом при загрузке накладной или когда веб-сервис передает статус. Подтвержден
7

Пришло
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Фактически принимаем на складе и перестаем отслеживать статусы + системные действия (после присвоения имени статуса из этой группы всем позициям заказа клиенту отправляется SMS о полной готовности заказа к выдаче (даже если в опциях этого статуса не стоит галочка Отправлять SMS уведомления). Пришло на склад
8

Выдано
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

Выдаем товар покупателю и печатаем накладную.
  • Выдано
  • Отгружено
9

Отказ

  Отказ
10

Снят

  Снят
11

Возврат

   

Для создания нового статуса нажмите на кнопку «Создать» в нижней части списка (см. фото 1). Откроется страница настроек статуса. Описание настроек приведено в Таблице 2.

Опции сгруппированы по функциям:

Для применения выполненных настроек необходимо нажать на кнопку «Сохранить» в нижней части страницы.

Фото 3. Общие настройки статуса
Статусы заказов иллюстрация №3

Фото 4. Настройка уведомлений о смене статуса позиции
Статусы заказов иллюстрация №4

Фото 5. Настройка уведомлений о смене статуса всего заказа
Статусы заказов иллюстрация №5

Фото 6. Настройка уведомлений о просрочке
Статусы заказов иллюстрация №6

Фото 7. Настройка автоматического снятия заказа
Статусы заказов иллюстрация №7

Фото 8. Настройка перевода в другой статус после N часов
Статусы заказов иллюстрация №8

Фото 9. Настройка уведомлений ZZAP
Статусы заказов иллюстрация №9

Таблица 2. Настройки статуса
Параметр Описание

 

ОБЩИЕ НАСТРОЙКИ (см. фото 3)

1.1 Название

Название статуса отображается в выпадающем списке статусов в меню Заказы → Все.

1.2 Группа

Логическая группа статусов, по которой система определяет, что значит тот или иной статус. Создавать или преименовывать "Группу" возможности нет. 

1.3 Цвет

Фоновый цвет лейбла статуса.

1.4 Цвет шрифта

Цвет шрифта в лейбле.

1.5 Приоритетный статус

При активной опции данный статус система выберет автоматически при необходимости установки статуса из группы.
Например, Вы создали несколько статусов из группы "В работе". Установите данную галочку в настройках статуса, и система выберет его автоматически при переводе в эту группу.

1.6 При назначении статуса отмечать номер как устаревший

Таким образом Вы обучаете систему: если установлен данный статус, то система помечает номер детали как устаревший и добавляет его в "Справочник устаовревших номер" (меню Служебные → Справочники → Устаревшие номера деталей). В следующий раз эта позиция будет отмечена как устаревшая.
Клиенты больше не смогут заказать этот номер.

1.7 Запретить отслеживать статусы

При активной опции для данного статуса отключается отслеживание статусов через веб-сервис. 

Следует помнить об этой галочке как причине того, что статус не отслеживается.
1.8 Исключить при подгрузке накладных поставщика

Если опция включена, заказ в данном статусе не будет рассматриваться при загрузке накладной поставщика.

1.9 Исключить при анализе для установки статуса Просрочка поставки Если опция включена, заказ в данном статусе будет пропущен при проверке просрочки. Если срок доставки превысил максимальный, позиции из него не перейдут в статус, указанный в разделе админпанели Сайт → Общие настройки  в блоке Статус заказа при просрочке поставки.  
1.10 Удалять не оплаченный счет При включенной опции счета по заказам, которые полностью находятся в данном статусе, будут удаляться из списка в разделе админпанели Документы → Счета, если не были оплачены. 
1.11 Описание

Описание статуса заказа. Выводится при помощи переменной description (добавляется в шаблоне).

2 

 

НАСТРОЙКА УВЕДОМЛЕНИЙ О СМЕНЕ СТАТУСА ПОЗИЦИИ (см. фото 4)

   

Настройка SMS уведомлений

2.1 Отправлять SMS уведомления

Активная опция включает отправку SMS сообщений по данному статусу позиции.

2.2 Текст уведомления

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к ordercustomer и т.п.

2.3 Отправлять SMS только для клиентов из групп скидок

Если Вы хотите отправлять SMS не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этой опции.
Установка галочки Отправлять SMS уведомления (2.1) обязательна. 

   

Настройка Email уведомлений

Если в блоке отображаются галочка Отправлять уведомления клиенту и поле для ввода текста уведомления, перейдите в меню Сайт → Общие настройки и в поле Уведомление о смене статуса выберите режим По позициям.
2.4 Отправлять уведомления клиенту

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу позиции на Email клиенту.

2.5 Отправлять уведомления менеджеру

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу позиции на Email менеджеру.

Уведомления менеджеру уходят только в режиме "сразу после смены статуса". Режим устанавливается в меню Сайт → Общие настройки → поле Уведомление о смене статуса.
2.6 Отправлять уведомления на почту региона

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу позиции на Email на почту региона.

Уведомления на почту региона уходят только в режиме "сразу после смены статуса". Режим устанавливается в меню Сайт → Общие настройки → поле Уведомление о смене статуса.
2.7 Отправлять уведомления менеджеру пункта выдачи

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу на Email менеджера пункта выдачи.

2.8 Отправлять уведомления на адреса (через запятую) Перечислите через запятую дополнительные адреса для отправки уведомлений.
2.9 Уведомление

Шаблон уведомления на Email о смене статуса позиции. Выводится при помощи переменной {{oi.status.confirmation_body}}, добавляется в шаблоне.
По умолчанию для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.

3 

 

НАСТРОЙКА УВЕДОМЛЕНИЙ О СМЕНЕ СТАТУСА ВСЕГО ЗАКАЗА(см. фото 5)

   

Настройка SMS уведомлений

3.1 Отправлять SMS уведомления

Активная опция включает отправку SMS сообщений по данному статусу всего заказа.

Заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.
3.2 Текст уведомления

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к order, customer и т.п.

3.3 Отправлять SMS только для клиентов из групп скидок

Если Вы хотите отправлять SMS не всем клиентам, а только для определенных групп скидок, то их можно выбрать в этой опции.
Установка галочки Отправлять SMS уведомления (3.1) обязательна. 

   

Настройка Email уведомлений

3.4 Отправлять уведомления клиенту

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу всего заказа на Email клиенту.

Email уведомления отправятся, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп ОтказСнято.
3.5 Отправлять уведомления менеджеру

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу на Email менеджеру.

Email уведомления отправятся, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп ОтказСнято.
3.6 Отправлять уведомления на почту региона

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу на Email на почту региона.

Email уведомления отправятся, когда все позиции заказа окажутся в данном статусе или в статусах из групп ОтказСнято.
3.7 Отправлять уведомления менеджеру пункта выдачи

Активная опция включает отправку уведомлений по данному статусу на Email менеджера пункта выдачи.

3.8 Отправлять уведомления на адреса (через запятую)  Перечислите через запятую дополнительные адреса для отправки уведомлений.
3.9 Шаблон заголовка уведомлений

По умолчанию для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.
В данном поле можно указать свой шаблон заголовка. Доступны переменные order и status.

3.10 Шаблон уведомления (html)

По умолчанию для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.
В данном поле можно указать свой шаблон уведомления. Доступны переменные order и status.

 

НАСТРОЙКА УВЕДОМЛЕНИЙ О ПРОСРОЧКЕ (см. фото 6)

4.1 Дней в статусе до просрочки

Сколько дней позиция должна находиться в данном статусе, чтобы считаться просроченной.

4.2 Отправлять уведомление клиенту

Активная опция включает отправку уведомлений о просрочке клиенту на Email.
Для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.

4.3 Отправлять уведомление менеджеру

Активная опция включает отправку уведомлений о просрочке менеджеру на Email.
Для Email уведомлений используется общий шаблон для всех статусов (меню Сайт → Шаблоны html → блок Уведомления электронной почты → шаблон Смена статуса заказа). Подробнее об изменении общих шаблонов в справочном разделе Шаблоны писем.

4.4 Ожидать весь заказ в данном статусе

При активной опции система не будет отправлять уведомление о просрочке, пока все позиции заказа не окажутся в данном статусе (или в отказных статусах).
Например, если клиент заказал 3 позиции, то пока все три позиции не окажутся на складе, клиент не будет получать уведомления на Email.

4.5 Отправлять SMS о просрочке

Активная опция включает отправку SMS сообщений с уведомлением о том, что позиция слишком долго находится в определенном статусе. Это можно использовать для отслеживания позиций, пришедших на склад и не выкупленных клиентом.
ВАЖНО ! Активная опция позволяет отфильтровать список клиентских заказов (меню Заказы → Все) с помощью галочки ТОЛЬКО с просроченными статусами в блоке фильтрации.

4.6 SMS уведомление о просроченном статусе

Шаблон SMS уведомлений переведен на Liquid. Корневая переменная order_item, из нее можно получить доступ к ordercustomer и т.п.

5 

 

НАСТРОЙКА АВТОМАТИЧЕСКОГО СНЯТИЯ ЗАКАЗ (см. фото 7)

5.1 Снимать заказы

При активной опции система снимет заказ, если он находится в данном статусе более указанного количества дней – поле Дней до снятия заказа (5.2).
Например, если заказ провисел в статусе «Ожидает оплаты» более 2-х дней – снимаем его, так как клиент не оплатил.
Снятие заказа может быть осуществлено до перевода его в статус из группы "Выдано".

5.2 Дней до снятия заказа

Срок, при превышении которого заказ автоматически переводится в статус «Снято». 

Не забудьте активировать опцию Снимать заказы (5.1).
5.3 Комментарий

Отображается в поле комментария компании.

6 

 

НАСТРОЙКА ПЕРЕВОДА В ДРУГОЙ СТАТУС ПОСЛЕ N ЧАСОВ (см. фото 8)

Система может изменить статус, если позиции заказа находятся в данном статусе больше, чем N часов.
Можно использовать для прогрева клиентов, реализуя цепочку уведомлений с помощью смены статусов. Подробнее в разделе Автоматическая смена статуса по прошествии N часов.
6.1 Часов в статусе до изменения

Количество часов нахождения позиций заказа в данном статусе до перевода их в другой статус (6.2). Проверка срока осуществляться в начале каждого часа.

Возможна установка значений меньше 1. В этом случае проверка срока будет производиться с разной частотой в зависимости от мощности вашего сервера: для 4-6 ГБ RAM — раз в полчаса, для 8 ГБ RAM— раз в 10 минут.
6.2 В какой статус переводим

В какой статус перевести позиции заказа по истечении указанного срока - Часов статуса до изменения (6.1).

7

 

НАСТРОЙКА УВЕДОМЛЕНИЙ ZZAP (см. фото 9)   

7.1 Установить статус

Установите статус, который будет установлен в ZZAP при переходе в него:

  • позиции - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе позиции.

Весь заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, если все позиции заказа находятся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.

7.2 Текст уведомления

Уведомление, которое будет выводиться в ZZAP при переходе в статус (7.1):

  • позиции - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе всего заказа. 
  • всего заказа - вкладка Настройка ZZAP уведомлений о статусе позиции.

8

 

НАСТРОЙКА УВЕДОМЛЕНИЙ GettZap (см. фото 9)   

8.1 Установить статус

Установите статус, который будет установлен в GettZap при переходе в него:

  • позиции - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе всего заказа;
  • всего заказа - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе позиции.

Весь заказ будет считаться полностью перешедшим в статус, если все позиции заказа находятся в данном статусе или в статусах из групп Отказ, Снято.

8.2 Текст уведомления

Уведомление, которое будет выводиться в GettZap при переходе в статус (8.1):

  • позиции - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе всего заказа. 
  • всего заказа - вкладка Настройка GettZap уведомлений о статусе позиции.

Фото 10. Настройка отправки в Архив
Статусы заказов иллюстрация №10 

Настройки этого блока могут переместить в архив как группу заказов (при достижении всем заказом данного статуса), так и конкретные позиции.
Работа данных опций аналогична принудительной отправке позиций в Архив. Обратная смена статуса позиции из архива не возвращает.

Также в меню Сайт → Общие настройки можно указать количество 

По данной функции возникают могут возникнуть следующие вопросы: