Шаблоны ответа поставщика

Загрузка накладных от поставщика в системе Parts-Soft производится с помощью шаблонов ответов. 

 Все созданные вами шаблоны для загрузки накладных от поставщика отображаются в разделе админпанели Заказы поставщику → Шаблоны ответов. Их можно редактировать. Найти нужный можно с помощью блока поиска, отфильтровав список по названию шаблона или поставщику, для загрузки накладных от которого он предназначен. 

Фото 1. Список шаблонов
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №1

Чтобы добавить новый шаблон, нажмите кнопку Создать.

Создание шаблона

На открывшейся странице введите название шаблона(1) и выберите нужного поставщика (2). Нажмите кнопку Создать (3).

Фото 2. Создание шаблона
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №2

Редактирование настроек шаблона

Вы перейдете на страницу редактирования параметров шаблона.

Выполните необходимые настройки.

Чтобы изменения применились, не забудьте нажать Сохранить внизу страницы (см. фото 7)  


Вкладка “Настройка загрузки”

Данная вкладка содержит основные параметры настройки шаблона. 

Прежде чем, приступить к настройке шаблона, откройте файл типичной накладной от данного поставщика в Excel или любой другой программе для просмотра таблиц. 

Также вы можете открыть файл прямо в системе Parts-Soft  в разделе админпанели Прайс → Просмотр файла.

Сведения о структуре таблицы и данных будут использоваться при настройке шаблона. 

Фото 3. Основные настройки шаблона
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №3

Таблица 1. Основные настройки шаблона
Название настройки Описание
1 Название

Заполняется автоматически. Добавляется значение, которое вы указали при создании шаблона.

2 Тип загрузки

Из выпадающего списка выберите нужный режим:

  • загрузка к заказу. ​Рассматриваются заказы поставщику в статусах из групп: В работе, В заказе, Подтверждено поставщиком, В пути. При этом выбираются те заказы, у которых количество Заказано > Подтверждено, т.е. присутствуют нераспределенные заказы.
  • загрузка по Reference. При загрузке заказы с количеством 0 уйдут в Отказ. Остальные заказы, найденные в накладной с количеством больше 0, будут переведены в статус Подтвержден поставщиком. Если в ответе поставщика присутствует столбец Статусы, то возможно определение состояния позиции по его значению.
  • загрузка по номерам деталей. Система будет искать номер во всех актуальных заказах, направленных поставщику (т.е. в тех, которые не в обработке) и пытаться прикрепить к накладной.
    Метод не настолько точный, как загрузка по референсам. Если в заказе поставщику будет две одинаковые позиции, то система может привязать к накладной позицию №1 вместо нужной вам позиции №2. 
В рассмотрении не будут участвовать заказы, для которых в настройках их статусов включена галочка Исключить при подгрузке накладных поставщика.
3 Сохранять накладную

Если галочка включена, при загрузке ответа будет сгенерирована накладная поставщику. Она будет сохранена в разделе админпанели Документы → Накладные поставщика и доступна для просмотра и дальнейшей работы.

4 Уведомлять менеджера после сохранения накладной

При включенной галочке менеджеру поставщика (менеджеру, закрепленному в карточке поставщика) после загрузки накладной будет уходить письмо с уведомлением (см. фото 4). Данная функция упрощает контроль корректности загрузки.

5 Производитель из заказа

Если в накладной нет производителя, то при активной галочке система будет искать связанный номер в заказах, чтобы взять из позиции заказа бренд для загрузки в накладную. Эта галочка актуальна, т.к. у многих поставщиков отсутствуют бренды в накладных.

6 Выделять номер по заказам

Использовать в режиме загрузка по номерам деталей. Система будет брать значение в столбце OEM файла и сравнивать с OEM позиций в заказах, приход по которым ожидается.

Точность не гарантируется.
7

Строка номера

Здесь нужно указать строку ячейки, в которой находится номер накладной. Нумерация должна вестись с нуля.

В Excel нумерация ведется с единицы. Если номер накладной, например, находится в ячейке R3C49, то номер строки (R) нужно будет указать, как R-1, т.е 2, а не 3.
8 Столбец номера

Здесь нужно указать столбец ячейки, в которой находится номер накладной.

Нумерация должна вестись с нуля. Для примера выше, где номер накладной находится в ячейке R3C49, номер столбца (С) нужно будет указать, как С-1, т.е 48, а не 49.
9 Строка даты

Поля и заполняются по аналогии с полями Строка номера (7) и Столбец номера(8) для ячейки, в которой находится дата создания накладной.

10 Столбец даты
11 Формат даты

Укажите формат даты создания накладной.

12 Коэффициент к цене

Используется, когда цена в накладной указана без НДС. Например, если задать коэффициент 1.2, то она увеличится на 20%.

13 Цену рассчитать от стоимости

При активной опции цена детали будет рассчитываться по формуле: Стоимость / Цена.

Функционал используется для решения проблемы расхождений. При большом количестве позиций суммы в накладной и в админ панели отличаются на несколько копеек из-за накопительного эффекта - при большом количестве знаков после запятой (больше двух) суммы накапливаются, и в результате значения не совпадают.

Для использования:

  • при настройке файла (см. фото 11) роль Столбец цены нужно назначить столбцу с данными о стоимости (Количество * Цена).
  • поле Коэффициент к цене (12) должно быть пустым, поскольку для решения проблемы расхождений используется столбец стоимости, где уже учтен налог.
14 Количество чисел после запятой для округления цены

Данное поле позволяет настроить количество знаков после запятой для округления цены.

15 Удалять строки с значениями

Система не будет загружать некоторые лишние данные, если они будут похожи на позиции в накладной (например, бывают накладные на нескольких листах, на которых повторяются заголовки). Можно указать, как просто строку, так и конкретный столбец (считаем с 0). Например, если выбрать Грузополучатель|8=1A, то будут удалены строки, где в любом столбце есть слово Грузополучатель, и строки, в которых в 8 столбце есть значение


Фото 4. Письмо менеджеру
Загрузка накладных поставщика иллюстрация №4


Блок "Настройки выделения номера и бренда"

Данный блок содержит настройки, которые позволяют извлечь данные для загрузки из «плохой» накладной,  например, когда номер совмещен с наименованием товара (см. фото 5):

Фото 5. Пример «плохой» накладной
Загрузка накладных поставщика иллюстрация №6

Фото 6. Настройки выделения номера и бренда
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №6


Таблица 2. Настройки выделения номера и бренда
Название настройки Описание
1 OEM – Удалить все до символа включая символ

Используются для указания OEM (оригинальный номер, номер производителя).  

Введите символ, который расположен до / после OEM в строке включающей его.

В примере на фото 5 в поле OEM – Удалить все после символа включая символ (2) нужно указать пробел.

2 OEM – Удалить все после символа включая символ
3 Разделить OEM символом

Указывается символ, по которому следует разделить строку. Например, если строка с ОЕМ детали записана так: Брызговик передний левый|T113102051|CHERY, то в поле Разделить OEM символом указываем символ | .

4 OEM – номер в разделении

Указывается позиция (порядковый номер), под которым идет ОЕМ в разделяемой строке. В примере выше будет 2.

При этом в поле Направление можно указать направления отсчета позиций в разделяемой строке: С начала или С конца.

5

Бренд - Удалить все до символа включая символ

Используются для указания марки детали. 

Введите символ, который расположен до / после названия марки детали в строке включающей ее.

6 Бренд - Удалить все после символа включая символ
7

Разделить Бренд символом

Указывается символ, по которому следует разделить строку, содержащей марку детали (см. примеры ниже).

8

Бренд - номер в разделении

Указывается позиция (порядковый номер), под которым идет марка в разделяемой строке. При этом в поле Направление можно указать направления отсчета позиций в разделяемой строке: С начала или С конца.


Таблица 3. Примеры настроек выделения номера и бренда

Исходное значение

Настройка

Значение настройки

Результатирующее значение

CHERY^T113102051 OEM - Удалить все до символа включая символ (1) ^ T113102051
Бренд - Удалить все после символа включая символ (2) ^

CHERY

Термостат VERNET
 
Разделить Бренд символом (7) “ ” VERNET
 
Бренд - номер в разделении (8) 0
Направление С конца
Термостат MANN FILTER
 
Разделить Бренд символом (7) /[А-Яа-я]+
(по первой русской букве)
MANN FILTER
 
Бренд - номер в разделении (8) 0
Направление С конца
RoxelPro Пеноакриловая двусторонняя лента, толшина (ROXELPRO/512412)
 
Бренд - Удалить все до символа включая символ (5) ( ROXELPRO
 
Бренд - Удалить все после символа включая символ (6) /
RoxelPro Пеноакриловая двусторонняя лента, толшина (ROXELPRO/512412) ОЕМ - Удалить все до символа включая символ (1) / 512412
ОЕМ - Удалить все после символа включая символ (2) )


Блок “Настройка валюты ответа”

Используется только в режиме загрузка по Reference (см. фото 7). В поле Валюта (1) укажите  валюту, в которой присылает ответ поставщик. Если курс валюты у поставщика не соответствует установленному ЦБ, вы можете указать собственный в поле Собственный курс (2).

Фото 7. Дополнительные настройки шаблона
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №7


Блок “Привязка статуса”

Также используется только в режиме загрузка по Reference. При включенной галочке Идентифицировать статусы по названию (3) система будет определять состояние позиции на основе названия статуса в файле. Укажите через запятую названия статусов поставщика из группы (см. фото 7) :

  • В пути — в поле Статусы поставщика интерпретируемые как В пути (4);
  • Отказ — в поле Статусы поставщика интерпретируемые как Отказ (5);
  • Подтверждено — в поле Статусы поставщика интерпретируемые как Подтвержденно (6).


Блок “Обновление статусов через Email”

При активной галочке Автоматически загружать с Email (7) система будет автоматически подгружать ответы от поставщика с настроенного почтового ящика.

Укажите адрес (см. фото 7), с которого приходят письма с накладными, в поле Адрес отправителя (8).

При необходимости добавьте фильтры:

  •  по теме письма — в поле Вложение содержит слово (9)
  • по названию вложения — в поле Заголовок содержит слово (10).
Необходимо настроить отдельную роль электронной почты для загрузки инвойсов в меню Системные → Настройки Email.  
Прочитанные письма удаляются, поэтому необходимо завести отдельный почтовый ящик для робота системы. При необходимости можно перенаправить часть писем с вашей рабочей почты на отдельный почтовый ящик.

Для писем с вложениями можно включить галочку Распаковывать письмо mpack (11). 


Блок “Дополнительные настройки”

Укажите процент (см. фото 7), исходя из которого система будет распределять позиции накладной по заказам:

  • в поле Превышение цены (12), чтобы закреплялись только те позиции, цена которых меньше цены заказа на указанный процент. 
  • в поле Снижение цены (13), чтобы закреплялись только те позиции, у которых цена больше цены заказа на указанный процент. 


Вкладка “Лог загрузки накладной”

Из данной вкладки вы можете перейти в раздел админпанели Служебные → Система →  Логи к просмотру лога загрузки накладных (файл invoice_load_logger.log). Этот лог поможет понять, что происходило во время загрузки, почему система ведет себя так или иначе. Например, почему загрузка остановилась или не распределились некоторые позиции.

Фото 8. Ссылка на лог загрузки накладной
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №8

Фото 9. Лог загрузки накладной
Загрузка накладных поставщика иллюстрация №22

Настройка файла

Внизу страницы редактирования параметров шаблона (см. фото 7) нажмите Настроить файл

Откроется мастер загрузки файла. 

ШАГ 1. Нажмите кнопку Загрузите файл и укажите путь к файлу накладной. Затем нажмите кнопку Продолжить.

Фото 10. Загрузите файл
Загрузка накладных поставщика иллюстрация №9

ШАГ 2.  Проверьте правильность автоматической настройки загрузки файла. Для навигации по большим таблицам удобно пользоваться стрелками клавиатуры.

Включите соответствующие переключатели, чтобы указать:

  • Строку старта, начиная с которой будет производиться загрузка данных (пропустите заголовок).
    Строку старта будет проще отыскать в мастере загрузки, если вы узнаете ее номер из файла накладной.
  • Столбец проверки. Обычно это столбец с количеством товара или с номерами деталей.
    В строке старта и столбце проверки обязательно должны быть данные. Иначе строки/столбцы без данных  будут пропущены при загрузке.

Фото 11. Строка старта и столбец проверки
Загрузка накладных поставщика иллюстрация №10

Найдите столбец с ОЕМ детали и назначьте для него роль Столбец номера (oem) в поле Имя столбца (см. фото выше). Аналогичным образом назначьте:

  • роль Столбец количество — для столбца с заказанным количеством деталей;
  • роль Столбец цены — для столбца с ценами на детали;
  • роль Страна производства — для столбца с названиями стран, где была произведена деталь;
  • роль ГТД  — для столбца с номерами грузовых таможенных деклараций.

Также, если шаблон настраивается для режима Загрузка по Reference, для столбца с комментариями (референсами) назначьте роль Референс

Для продолжения настройки нажмите кнопку Продолжить.

ШАГ 3.  Настройте недостающие поля. Некоторым полям система может задать значения по умолчанию автоматически (например, Столбец марка автоматически заполнится значением «Марка»).

Если требуется на один столбец назначить две роли, используйте блок Донастроить вручную. В нашем случае столбец #17 содержит в себе два запрашиваемых значения: номер и наименование.

На шаге 2 мы уже назначили для него роль Столбец номера детали (oem) . Теперь укажем еще одну. В блоке Донастроить вручную  в поле Столбец названия введите значение 17  (поле Номер ячейки)

Для сохранения изменений шаблона нажмите кнопку Завершить настройку.

Фото 12. Настройка недостающих полей
Загрузка накладных поставщика иллюстрация №12

Как проверить корректность настройки шаблона

 Сделайте тестовую загрузку ответа от поставщика, выполнив следующие шаги:

ШАГ 1. Офомите заказ на клиента из позиций, которые есть в накладной поставщика для тестовой загрузки.

ШАГ 2.  В разделе админпанели Заказы → Все переведите созданный заказ в работу, чтобы создать парный заказ поставщику. Для этого смените статус у заказанных позиций с Принят к обработке на В работе.

Фото 13. Клиентский заказ
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №13

ШАГ 3.   Перейдите в разделе админпанели Заказы поставщику → Группы. Найдите заказ со статусом Формируется и закройте его, нажав на кнопку с замком

Фото 14. Закрытие заказа поставщика
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №14

ШАГ 4.   Загрузите ответ от поставщика Заказы поставщику → Загрузить ответ, следуя документации по загрузке накладных. Проверьте, что выделения красным цветом в накладной отсутствуют, все позиции привязались к заказам. Для просмотра более подробной информации нажмите на кнопку Позиции заказов.

Фото 15. Подгруженная накладная
Настройка шаблонов ответов от поставщика (обновление) иллюстрация №15


Связанные разделы