- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Настройка шаблонов накладных и ответов
Настройка шаблонов накладных и ответов
Загрузка накладных и ответов от поставщика производится с помощью специальных шаблонов, которые можно добавить в разделе Заказы поставщику → Шаблоны ответов.
Основные этапы создания шаблона ответа:
-
Выбор цели использования шаблона, то есть для загрузки каких документов он будет применяться — накладная или ответ от поставщика.
-
Ввод основных параметров шаблона. Указывается название и поставщик, за которым он будет закреплен.
-
Непосредственная настройка шаблона.
-
Загрузка файла-образца для шаблона, т.е. файла типового документа.
Типы шаблонов ответов
По типу загрузки данных
Шаблоны ответов делятся на три группы в зависимости от способа загрузки данных:
- Загрузка к заказу, т.е один заказ = один ответ. Например, у поставщика был только один заказ на три позиции. Он отгрузил эти три позиции и прислал одну накладную. В этом случае ее можно загрузить в режиме “один заказ = один ответ”. Рассматриваются позиции из заказа поставщику, которые находятся в статусах из групп: В работе, В заказе, Подтверждено поставщиком, В пути. При этом выбираются те из них, у которых количество Заказано > Подтверждено / Подтверждено накладной, т.е. присутствуют нераспределенные заказы.
- Загрузка по Reference, т.е один заказ = множество ответов. Применяется в случае, когда в накладной/ответе от поставщика есть столбец Комментарий, содержащий ссылки-референсы на позиции заказов в системе. Если скачать любой заказ поставщику в формате .xls и открыть с помощью Excel, в нем будет столбец Комментарий (столбец референсов). При загрузке позиции заказов с количеством 0 уйдут в Отказ. Остальные, найденные в накладной с количеством больше 0, будут переведены в статус Отгружено поставщиком. Если в накладной/ответе от поставщика присутствует столбец Статусы, то возможно определение состояния позиции заказа по его значению.
- Загрузка по номерам деталей. Используются для загрузки сложных накладных/ответов от поставщика по смешанным заказам, в которых нет референсов. Система будет искать номер во всех актуальных заказах, направленных поставщику (т.е. в тех, которые не в обработке) и пытаться прикрепить к накладной. Данный метод не настолько точный, как загрузка по референсам. Если в заказе поставщику будет две одинаковые позиции, то система может привязать к накладной позицию №1 вместо нужной вам позиции №2.
При создании шаблона на странице его настройки обязательно указывается Тип загрузки.
По цели использования
Шаблоны ответов бывают двух видов в зависимости от того, с какой целью используются:
- Загрузка накладной. Данный режим предназначен как для загрузки накладных, так и для загрузки ответов от поставщика. При загрузке данных в данном режиме будет сгенерирована накладная, которая может она сохранена в раздел Документы → Накладные поставщика. Количество товаров по заказанным позициям, полученное в накладной, будет выведено в разделе админпанели Заказы клиента → Все в столбец Кол как Подтверждено накладной. Например, 5/5/5/5.
- Загрузка подтверждения. Данный режим предназначен только для загрузки ответов от поставщика. Результаты загрузки сохраняются в разделе админпанели Документы → Ответы поставщика. Количество товаров по заказанным позициям, полученное в накладной, будет выведено в разделе админпанели Заказы клиента → Все в столбец Кол как Подтверждено. Например, 5/5/5/5.
Для каждого шаблона при настройке его параметров выбирается Цель загрузки.
Список шаблонов
Все созданные шаблоны для загрузки накладных или ответов от поставщика появляются в разделе админпанели Заказы поставщику → Шаблоны ответов.
Список шаблонов
1. Найти шаблон по его названию или поставщику, к которому он привязан.
2. Открыть настройки шаблона.
3. Открыть меню быстрого доступа к информации о поставщике, к которому привязан шаблон. Подробное описание меню приведено в документации по разделу Контрагенты → Поставщики.
4. Редактировать шаблон.
5. Добавить новый шаблон.
Создание шаблона
На странице со списком шаблонов нажмите кнопку Создать и выполните следующие действия:
ШАГ 1. Введите название шаблона.
ШАГ 2. Выберите поставщика (из добавленных в раздел Контрагенты → Поставщики). Если поставщика нет в списке, добавьте его, как описано в статье "Как добавлять поставщиков".
ШАГ 3. Нажмите кнопку Создать. Вы перейдете на страницу редактирования шаблона, где вы сможете завершить его настройку.
Создание шаблона
Редактирование настроек шаблона
Если вы создаете новый шаблон, то сначала на вкладке Настройка загрузки заполните поля формы, а затем с помощью кнопки Настроить файл (в нижней части страницы) импортируйте файл-образец.
Чтобы отредактировать настройки существующего шаблона, внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить. Если требуется перезагрузить файл, по которому ранее настраивался шаблон (например, поставщик стал присылать накладные в другом формате), также используйте кнопку Настроить файл.
Удалить ненужный шаблон также можно на странице его редактирования.
Вкладка “Настройка загрузки”
Данная вкладка содержит основные параметры настройки шаблона:
- Блок основных настроек шаблона
- Настройка выделения номера накладной и даты
- Настройка цен
- Блок "Настройка выделения номера и бренда"
- Блок "Настройка валюты ответа"
- Блок "Привязка статуса"
- Блок "Обновление статусов через Email"
- Блок "Проверка содержимого xls/xlsx файла"
Первым делом откройте файл-образец, который будете использовать для настройки шаблона, в Excel или любой другой программе для просмотра таблиц.
Сведения о структуре таблицы и данных будут использоваться при настройке шаблона.
Блок основных настроек шаблона
Основные настройки шаблона
| Название настройки | Описание |
|---|---|
| Название |
Заполняется автоматически. Добавляется значение, которое вы указали при создании шаблона. |
| Тип загрузки |
Из выпадающего списка выберите нужный режим:
Подробное описание данных режимов приведено выше в разделе о типах шаблонов ответов (см. в справке “По типу загрузки данных”). |
| Цель загрузки |
Из выпадающего списка выбирается цель использования шаблона:
Чтобы при загрузке по шаблону с целью Загрузка накладной сохранялся документ, включите галочку Сохранить накладную. Подробное описание данных режимов приведено выше в разделе о типах шаблонов ответов (см. в справке “По цели использования”). |
| Статус при подтверждении |
В указанный статус будут переведены позиции в разделе админпанели Заказы поставщику → Позиции, по которым в загруженном ответе поставщика стояло количество больше 0. |
| Статус при подтверждении заказа филиала |
В указанный статус будут переведены позиции заказа филиала в разделе админпанели Заказы поставщику → Позиции, по которым в загруженном ответе поставщика стояло количество больше 0. Если поле оставить пустым, то будет использоваться статус из поля Статус при подтверждении. |
| Статус при отказе |
Используется для шаблонов, созданных с целью загрузки Загрузка подтверждения В указанный статус будут переведены позиции в разделе админпанели Заказы поставщику → Позиции, по которым в загруженном ответе поставщика стояло количество 0. |
| Сохранять накладную |
Используется для шаблонов, созданных с целью загрузки Загрузка накладной Опция определяет нужно ли сохранять загруженную накладную в разделе Документы → Накладные поставщика. |
| Уведомлять менеджера после сохранения накладной |
Данная функция упрощает контроль корректности загрузки документов. При включенной галочке менеджеру поставщика после загрузки накладной/ответа будет отправлено уведомление на почту (см. фото «Письмо менеджеру»), указанную при добавлении его профиля. Менеджер поставщика — это пользователь системы, который был указан при создании поставщика или во время редактирования его профиля (см. поле Менеджер в блоке Дополнительно). |
| Производитель из заказа |
Использовать для шаблонов с типом загрузки Загрузка по номерам деталей. Опция используется, когда в накладной/ответе от поставщика у отгруженных позиций не указан бренд. Включите эту настройку, чтобы система попыталась получить бренды для каждой позиции в документе из описания найденной для нее по oem-номеру позиции в разделе Заказы поставщику → Позиции |
| Выделять номер по заказам |
Использовать для шаблонов с типом загрузки Загрузка по номерам деталей. Система будет брать значение номера запчасти из столбца OEM в файле накладной/ответа от поставщика и сравнивать его с oem-номером из описания позиции в разделе Заказы поставщику → Позиции. Точность не гарантируется.
|
| Удалять строки с значениями |
Система не будет загружать некоторые лишние данные, если они будут похожи на позиции в накладной /ответе от поставщика (например, бывают накладные на нескольких листах, на которых повторяются заголовки). Можно указать, как просто строку, так и конкретный столбец (считаем с 0). Например, если выбрать Грузополучатель|8=1A, то будут удалены строки, где в любом столбце есть слово Грузополучатель, и строки, в которых в 8 столбце есть значение 1А. |
Письмо менеджеру
Настройка выделения номера накладной и даты
Настройка выделения номера накладной и даты
Настройка цен
Настройка цен
| Название настройки | Описание |
|---|---|
| Коэффициент к цене |
Используется, когда цена в накладной/ ответе от поставщика указана без НДС. Например, если задать коэффициент 1.2, то она увеличится на 20%. |
| Цену рассчитать от стоимости |
При активной опции цена товара для загрузки в накладную/ответ от поставщика будет рассчитываться по формуле: Стоимость / Количество. Функционал используется для решения проблемы расхождений, которые возникают при большом количестве позиций в накладной/ответе от поставщика. В этом случае итоговая сумма в файле и загруженной накладной в админпанели может отличаться на несколько копеек. Это связано с накоплением погрешности при суммировании цен товаров с большим количеством знаков после запятой. Для использования при загрузке файла-образца роль Столбец цены нужно назначить столбцу с данными о стоимости Количество * Цена (см. шаг 2). При этом поле Коэффициент к цене требуется оставить пустым, поскольку для решения проблемы расхождений используется столбец стоимости, где уже учтен налог. |
| Количество чисел после запятой для округления цены |
Данное поле позволяет настроить количество знаков после запятой для округления цен товаров. |
| Режим округления |
Позволяет подстроиться под режим округления различных поставщиков, которые округляют цены путем отсечения всех символов после второго, а не через математическое округление.
|
| Превышение цены (%) |
Процент, исходя из которого система будет распределять позиции накладной/ответа от поставщика по позициям заказов. Если цена позиции накладной превышает цену позиции заказа на указанный %, то позиция заказа не привязывается. |
| Снижение цены (%) |
Процент, исходя из которого система будет распределять позиции накладной/ответа от поставщика по позициям заказов. Если цена позиции накладной ниже цены позиции заказа на указанный %, то позиция заказа не привязывается. |
Блок "Настройки выделения номера и бренда"
Данный блок содержит настройки, которые позволяют извлечь данные для загрузки из «плохой» накладной, например, когда oem-номер совмещен с наименованием товара:
Пример «плохой» накладной
Настройки выделения номера и бренда
| № | Название настройки | Описание |
|---|---|---|
| 1 | OEM – Удалить все до символа включая символ |
Используются для указания OEM (оригинальный номер, номер производителя). Введите символ, который расположен до / после OEM в строке включающей его. В примере на фото «Пример "плохой" накладной» в поле OEM – Удалить все после символа включая символ (2) нужно указать пробел. |
| 2 | OEM – Удалить все после символа включая символ | |
| 3 | Разделить OEM символом |
Указывается символ, по которому следует разделить строку. Например, если строка с ОЕМ детали записана так: Брызговик передний левый|T113102051|CHERY, то в поле Разделить OEM символом указываем символ | . |
| 4 | OEM – номер в разделении |
Указывается позиция (порядковый номер), под которым идет ОЕМ в разделяемой строке. В примере выше будет 2. При этом в поле Направление можно указать откуда нужно отсчитывать позиции в разделяемой строке: С начала или С конца. |
| 5 |
Бренд - Удалить все до символа включая символ |
Используются для указания марки детали. Введите символ, который расположен до / после названия марки детали в строке включающей ее. |
| 6 | Бренд - Удалить все после символа включая символ | |
| 7 |
Разделить Бренд символом |
Указывается символ, по которому следует разделить строку, содержащей марку детали (см. примеры ниже). |
| 8 |
Бренд - номер в разделении |
Указывается позиция (порядковый номер), под которым идет марка в разделяемой строке. При этом в поле Направление можно указать направления отсчета позиций в разделяемой строке: С начала или С конца. |
|
Исходное значение |
Настройка |
Значение настройки |
Результатирующее значение |
|---|---|---|---|
| CHERY^T113102051 | OEM - Удалить все до символа включая символ (1) | ^ | T113102051 |
| Бренд - Удалить все после символа включая символ (2) | ^ |
CHERY |
|
| Термостат VERNET |
Разделить Бренд символом (7) | “ ” | VERNET |
| Бренд - номер в разделении (8) | 0 | ||
| Направление | С конца | ||
| Термостат MANN FILTER |
Разделить Бренд символом (7) | /[А-Яа-я]+ (по первой русской букве) |
MANN FILTER |
| Бренд - номер в разделении (8) | 0 | ||
| Направление | С конца | ||
| RoxelPro Пеноакриловая двусторонняя лента, толщина (ROXELPRO/512412) |
Бренд - Удалить все до символа включая символ (5) | ( | ROXELPRO |
| Бренд - Удалить все после символа включая символ (6) | / | ||
| RoxelPro Пеноакриловая двусторонняя лента, толщина (ROXELPRO/512412) | ОЕМ - Удалить все до символа включая символ (1) | / | 512412 |
| ОЕМ - Удалить все после символа включая символ (2) | ) |
Блок “Настройка валюты ответа”
Настройка валюты ответа
Использовать для шаблонов с типом загрузки Загрузка по Reference.
В поле Валюта укажите валюту, в которой присылает ответ поставщик.
Если курс валюты у поставщика не соответствует установленному ЦБ, вы можете указать собственный в поле Собственный курс.
Блок “Привязка статуса”
Привязка статуса
Использовать для шаблонов с типом загрузки Загрузка по Reference.
Иногда в файле с накладной/ответом по каждой отгруженной позиции указан статус, переданный поставщиком. С помощью данного функционала вы сможете настроить соответствие между статусами в системе PARTS SOFT и статусами от поставщика, чтобы для позиций в разделе Заказы поставщику → Позиции автоматически проставлять статусы, связанные с соответствующими позициями в накладной/ответе.
Для активации данной возможности включите галочку Идентифицировать статусы по названию (1) и укажите соответствие названий статусов:
- в поле Статусы поставщика интерпретируемые как В пути (2) — для статусов из группы В пути;
- в поле Статусы поставщика интерпретируемые как Отказ (3) — для статусов из группы Отказ;
- в поле Статусы поставщика интерпретируемые как Подтверждено (4) — для статусов из группы Подтверждено.
Если требуется указать несколько статусов поставщика, то перечислите их через запятую.
Блок “Обновление статусов через Email”
Данный блок позволяет настроить параметры для получения накладных/ответов от поставщика с электронной почты и загрузки прочитанных данных в соответствующие разделы системы.
Обновление статусов через Email
| № | Название настройки | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Автоматически загружать с Email |
Если галочка включена и для шаблона в блоке настройки основных параметров выбрана цель загрузки Загрузка накладной, то будет происходить:
Иначе, когда для шаблона выбрана цель загрузки Загрузка подтверждения, при включенной галочке будет происходить:
Автоматическая загрузка с Email осуществляется каждые 10 минут на старших тарифах, а на младших каждые 30 минут.
|
| 2 | Адрес отправителя |
Укажите адрес или адреса (через запятую и без пробелов между ними), с которых поставщик присылает письма с накладными/ответами: Например, robot@texcom.ru,manager@texcom.ru. |
| 3 |
Вложение содержит слово |
Некоторые поставщики присылают письма с несколькими вложениями. В данном поле вы можете указать уникальное слово из названия вложения, данные из которого будут использованы для загрузки накладной / ответа. Например, в письме от поставщика два вложения “Ответ Варшавка 21.07.2020” и “Price Podolsk.zip”. В поле Вложение содержит слово указываем слово Ответ |
| 4 | Заголовок содержит слово |
Иногда поставщики присылают несколько писем с накладными или ответами, которые имеют разные заголовки (темы). В данном поле вы можете указать уникальное слово из названия письма, которое будет использовано для загрузки накладной или ответа. Например, если поставщик прислал письма с темами “Накладная по заказам Варшавка” и “Обновление прайса Минск”), впишите в поле Заголовок содержит слово слова Накладная |
| 5 |
Распаковывать письмо mpack |
Используйте только в тех случаях, когда система не может прочитать вложение стандартным средствами. С помощью утилиты mpack письмо будет корректно загружено. |
Блок “Проверка содержимого xls/xlsx файла”
Данный блок позволяет настроить параметры для проверки содержимого Excel-файла, загруженного через e-mail, на наличие нужных данных в определенной ячейке.
Проверка содержимого xls/xlsx файла
Вкладка "Лог загрузки накладной"
Ссылка на лог загрузки накладной
Отсюда вы можете перейти в раздел админпанели Служебные → Система → Логи для просмотра лога загрузки накладной или ответа от поставщика (файл invoice_load_logger.log), чтобы проанализировать:
- почему остановилась загрузку;
- почему не распределились некоторые позиции.
Лог загрузки накладной
Импорт файла-образца
В нижней части страницы редактирования шаблона нажмите кнопку Настроить файл.
ШАГ 1. Выберите файл-образец и нажмите кнопку Продолжить настройку.
Загрузка файла
ШАГ 2. Если загрузка файла прошла успешно, укажите данные для импорта. Для этого:
1. Включите соответствующие переключатели, чтобы указать:
- Строку старта, начиная с которой будет производиться загрузка данных (пропустите заголовок).
- Столбец проверки. Обычно это столбец с количеством товара или с номерами деталей.
В строке старта и столбце проверки обязательно должны быть данные. Иначе строки/столбцы без данных будут пропущены при загрузке.
Для навигации по большим таблицам удобно пользоваться стрелками клавиатуры.
Строка старта и столбец проверки
2. Найдите столбец с ОЕМ детали и назначьте для него роль Столбец номера (oem) в поле Имя столбца (см. фото «Строка старта и столбец проверки» выше). Аналогичным образом назначьте:
- роль Столбец количество — для столбца с заказанным количеством деталей;
Если для шаблона выбрана цель загрузки Загрузка подтверждения, то данную роль нужно назначить для столбца с подтвержденным количеством деталей.
- роль Столбец цены — для столбца с ценами на детали;
- роль Страна производства — для столбца с названиями стран, где была произведена деталь;
- роль ГТД — для столбца с номерами грузовых таможенных деклараций.
3. Если для шаблона указан тип загрузки Загрузка по Reference, для столбца с комментариями (референсами) назначьте роль Референс.
4. Для продолжения настройки нажмите кнопку Продолжить.
ШАГ 3. Иначе, если файл обработался с ошибками, попробуйте его импортировать заново, предварительно выполнив дополнительные настройки (в зависимости от формата файла). Полное их описание можно найти в документации по разделу Контрагенты → Шаблоны загрузки (см. в справке “Выбор файла”).
ШАГ 4. Настройте недостающие поля. Некоторым полям система может задать значения по умолчанию автоматически (например, Столбец марка автоматически заполнится значением «Марка»).
Если требуется на один столбец назначить две роли, используйте блок Донастроить вручную. В нашем случае столбец #17 содержит в себе два запрашиваемых значения: номер и наименование.
На шаге 2 мы уже назначили для него роль Столбец номера детали (oem). Теперь укажем еще одну. В блоке Донастроить вручную в поле Столбец названия введите значение 17 (поле Номер ячейки).
ШАГ 5. Для сохранения изменений шаблона нажмите кнопку Завершить настройку.
Настройка недостающих полей
Связанные разделы
- Настройка Email
- Загрузка накладных поставщика
- Модуль заказа в панели администрирования
- Статусы заказов
- Заказы поставщика
