Шаблон ответа поставщика

Загрузка ответов от поставщика бывает трех видов:

  • Один заказ = Один ответ (загрузка к заказу);
  • Один заказ = Множество ответов (загрузка по Reference);
  • Загрузка по номерам деталей (новый тип, см. справочный раздел Загрузка накладных поставщика).

Один заказ = Один ответ

В данном типе работы Вы отправляете заказ поставщику, в ответ на который он присылает накладную с фактически отгруженными деталями. Например, у поставщика был только один заказ на три позиции. Он отгрузил эти три позиции и сделал одну накладную. Такой ответ можно грузить в режиме один заказ = один ответ.
К приходу рассматриваются позиции только из данного заказа. Детали, не включенные в накладную, но содержащиеся в данном заказе (то есть детали, отсутствующие в загружаемом файле с ответом), уходят в статус «Отказ».

Для загрузки ответа от поставщика в таком режиме выполните описанные ниже действия.

ШАГ 1.   Перейдите в меню Заказы поставщику Группы (см. справочный раздел Заказы поставщику). Выберите из списка нужный заказ и нажмите на кнопку «Загрузить Инвойс».

Фото 1. Список заказов поставщику

РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма Загрузка ответа от поставщика.

 

ШАГ 2.   В открывшейся форме выберите из списка шаблон загрузки. Нажмите на кнопку «Выберите файл» и укажите путь к файлу с ответом. Затем нажмите на кнопку «Загрузить».
ВАЖНО! При использовании функционала Загрузить Инвойс для конкретного заказа в списке шаблонов загрузки доступны шаблоны только с типом загрузки «Загрузка к заказу» (см. главу Настройка шаблона данного справочного раздела).

Фото 2. Загрузка ответа от поставщика

РЕЗУЛЬТАТ: получим список позиций с данными из настроенных столбцов. В верхней части страницы будет выведено сообщение о результате загрузки.
При наличии в накладной не идентифицированных позиций система откажется от загрузки. Подтвержденные поставщиком заказы перейдут в статус «Подтвержден», остальные заказы перейдут в статус «Отказ» (см. справочный раздел Статусы заказов).

 

Фото 3. Просмотр ответа от поставщика

 

Один отказ = Множество ответов

​В данном типе работы при выгрузке заказа поставщику в формате Excel в одном из столбцов формируется Комментарий, по которому заказ будет идентифицироваться в будущем (референс). Ответ поставщика также должен будет содержать поле Комментарий, в котором будет указана ссылка на заказ в системе Parts-Soft (тот же референс).
К приходу рассматриваются все позиции, которые мы ждем от поставщика (из любых заказов).
Детали, у которых в файле с ответом проставлено количество "0", уходят в статус «Отказ».

Для загрузки ответа от поставщика в таком режиме перейдите в меню Заказы поставщику (1) Загрузить ответ (2). В открывшейся форме выберите из выпадающего списка Шаблон загрузки (3). Нажмите на кнопку «Выберите файл» (4) и укажите путь к файлу с ответом. Затем нажмите на кнопку «Загрузить» (5).

Фото 4. Загрузить ответ

РЕЗУЛЬТАТ: получим список позиций с данными из настроенных столбцов (см. фото 3).

Заказы с количеством 0 уйдут в отказ. Остальные заказы, найденные в накладной с количеством больше 0, будут переведены в статус «Подтвержден» поставщиком.
ВАЖНО! Если в ответе поставщика присутствует столбец Статусы, то возможно определение состояния позиции по его значению (см. фото 8 поле Привязка статусов).

 

Настройка шаблона

ШАГ 1.   Перейдите к разделу Заказы поставщику (1) → Шаблоны ответов (2). Откроется список уже существующих шаблонов, которые можно отредактировать. Для создания нового заказа поставщику нажмите кнопку Создать (3).

Фото 5. Список шаблонов ответов

РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма названия нового шаблона.

 

ШАГ 2.   Введите Название шаблона и выберите из выпадающего списка Поставщика. Нажмите кнопку Создать.

Фото 6. Название шаблона

РЕЗУЛЬТАТ: откроется страница Конфигурирование шаблона с различными полями для настройки.

 

ШАГ 3.   Рассмотрим общие настройки на странице конфигурирования шаблона (см. Таблица 1). Дополнительные настройки будут описаны ниже.
Некоторые поля и блоки более подробно описаны в справочном разделе Загрузка накладных поставщика.

Фото 7. Общие настройки шаблона ответа

 

Таблица 1. Общие настройки шаблона ответа
Настройка Описание
1 Название Автоматически заполняется значением, которое Вы указали на предыдущем шаге (см. фото 6).
2 Тип загрузки

В выпадающем списке Тип загрузки (2) доступны следующие режимы ответа:

  • загрузка к заказу;
  • загрузка по Reference;
  • загрузка по номерам деталей (НОВЫЙ тип) – система будет искать номер во всех актуальных заказах, направленных поставщику (т.е. тех, которые не в обработке) и пытаться прикрепить к накладной (см. справочный раздел Загрузка накладных поставщика). 
3 Сохранить накладную При активной опции при загрузке настраиваемого ответа из него будет сгенерирована накладная поставщику. Она будет сохранена и доступна для просмотра и дальнейшей работы.
4 Уведомлять менеджера после сохранения накладной Менеджеру поставщика (менеджеру, закрепленному в карточке поставщика) после загрузки накладной будет уходить письмо с уведомлением, что загружена такая-то накладная с такими-то позициями, с рекомендацией обратить внимание, нет ли в ней нераспределенных позиций. Мы рекомендуем проглядывать накладные, проверять, как они подгрузились. Данная функция упрощает контроль корректности загрузки.
5 Производитель из заказа Если в накладной нет производителя, то при активной галочке система будет искать связанный номер в заказах, чтобы взять из позиции заказа бренд для загрузки в накладную. Эта галочка актуальна, т.к. у многих поставщиков отсутствуют бренды в накладных.
6 Выделять номер по заказам В режиме «загрузка по номерам деталей» система будет брать значение в столбце OEM файла и сравнивать с OEM позиций в заказах, приход по которым ожидается. Точность не гарантируется.
7 Блок номера и даты Заполняется после настройки файла (см. справочный раздел Загрузка накладных поставщика фото 11 и фото 13). Поля Строка даты и Столбец даты заполняются по аналогии с полями номера.
8 Коэффициент к цене Если в цене не указан НДС, можно, например, указать коэффициент 1.2 для добавления 20% к цене.
9 Цену рассчитать от стоимости При активной опции Цена будет рассчитываться по формуле: Стоимость / Цена.
Функционал используется для решения проблемы расхождений. При большом количестве позиций суммы в накладной и в админ панели отличаются на несколько копеек из-за накопительного эффекта - при большом количестве знаков после запятой (больше двух) суммы накапливаются, и в результате значения не совпадают.
ВАЖНО! Для использования функционала при настройке файла загрузки (см. фото 10) для Цены необходимо указать колонку Стоимости (Количество * Цена).
ВАЖНО! Поле Коэффициент к цене (8) должно быть пустым, поскольку для решения проблемы расхождений используется столбец стоимости, где уже учтен налог.
10 Количество чисел после запятой для округления цены Данное поле позволяет настроить количество знаков после запятой для округления цены.
11 Удалять строки с значениями Система не будет загружать некоторые лишние данные, если они попадутся по дороге и будут похожи на позиции в накладной (например, бывают накладные на нескольких листах, на которых повторяются заголовки). 
12 Блок настройки выделения номера и бренда Этот блок помогает вытащить данные для загрузки из «плохой» накладной (в которой нет референсов, разбиения бренда и номера в отдельные ячейки). Пример такой накладной рассматривается в справочном разделе Загрузка накладных поставщика, см. фото 6).

 

ШАГ 4.   Рассмотрим дополнительные настройки шаблона (см. Таблица 2).

Фото 8. Дополнительные настройки шаблона ответа

РЕЗУЛЬТАТ: при нажатии кнопки «Сохранить» создается новый шаблон и отображается в общем списке. При нажатии кнопки «Настроить файл» открывается Мастер загрузки файла.

 

Таблица 2. Дополнительные настройки шаблона ответа
Настройка Описание
1 Настройка валюты ответа Только при работе по референсам.
Валюта – валюта, в которой присылает ответ поставщик.
Собственный курс – если курс валюты у поставщика не соответствует курсу ЦБ, Вы можете указать собственный курс поставщика.
2 Привязка статуса Работает только при работе по референсам.
Позволяет определять состояние позиции на основе названия статуса в файле. Система обрабатывает три группы статусов - В пути, Подтверждено, Отказ. В каждом поле впишите названия статусов поставщика, соответствующих данной группе. Для включения режима обязательно установите галочку Идентифицировать статусы по названию.
3 Обновление статусов через Email

При активной галочке Автоматически загружать с Email система может автоматически подгружать ответы от поставщика с настроенного почтового ящика.
Обязательно нужно указать адрес, с которого приходит письмо (поле Адрес отправителя). Опционально Вы можете добавить фильтры по теме письма (поле Вложение содержит слово) и названию вложения (поле Заголовок содержит слово).
ВАЖНО! Необходимо настроить отдельную роль электронной почты InvoiceLoad в меню Системные → Настройки Email (см. справочный раздел Настройка Email).  
ВАЖНО! Напоминаем, что система удаляет прочитанные письма, поэтому необходимо завести отдельный почтовый ящик для робота системы. При необходимости можно перенаправить часть писем с Вашей рабочей почты на отдельный почтовый ящик.

 

ШАГ 5. Нажмите на кнопку «Настроить файл» в нижней части страницы конфигурирования шаблона. Откроется Мастер загрузки файла, знакомый Вам по настройке прайс-листов (см. справочный раздел Настройка прайс-листов разных форматов).
На 1-м этапе Мастера нажмите на кнопку «Загрузите файл» и укажите путь к файлу. Нажмите на кнопку «Продолжить» для перехода к следующему этапу.

Фото 9. Мастер загрузки файла

 

ШАГ 2.   На 2-м этапе Мастера проведите настройку файла.
Описание настройки доступно в справочном разделе Загрузка накладных поставщика.

Фото 10. Настройка файла

РЕЗУЛЬТАТ: после настройки шаблона файла Вы можете начинать загрузку ответов.

 


Связанные разделы
Заказы поставщику
Статусы заказов
Загрузка накладных поставщика
Настройка прайс-листов разных форматов