Ответ на оптовый заказ клиента

Содержание

Для клиентов, которые работают в оптовых поставках, актуальной задачей является автоматический ответ на заказы клиентов.

Настройка автоматического ответа на оптовый заказ состоит из следующих этапов:

  1. Создание шаблона заказа клиента
    Оптовый клиент присылает заказ в виде файла, на основе которого создается шаблон заказа.
  2. Загрузка и обработка заказа
    Используется функция обработки заказов из файла.
  3. Настройка шаблона ответа
    По окончании обработки в файле заказа необходимо заполнить столбец с указанием количества, которое вы готовы поставить.
  4. Отправка ответа на почту клиента.

Создание и настройка шаблона ответа

После выполнения первых двух этапов настройки вы можете перейти к настройке шаблона ответа на оптовый заказ.

Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Шаблоны документов и в строке шаблона Ответ на заказ – формат Emex нажмите кнопку Скачать. 

Вы также можете создать и редактировать копию файла заказа, полученного от вашего клиента.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №1

Скачивание шаблона

ШАГ 2. Откройте скачанный файл в Excel или Google Таблицы и замените в нем данные на переменные объекта заказ (order). Переменные других объектов работать не будут.

В преднастроенном шаблоне Ответ на заказ – формат Emex все переменные уже добавлены.

Если вы редактируете файл, полученный от вашего клиента, добавьте нужные переменные в поля, где должны быть данные.

Формат ввода переменных: ${объект.переменная}.

Подробнее о доступных переменных — в статье Шаблоны xls документов (накладные, упд, счета, счет-фактуры).
Рекомендуем выполнять настройку шаблона поэтапно.
Добавьте одну или несколько переменных, сохраните файл и проверьте результат с помощью тестовой отправки ответа. Это поможет избежать большого количества ошибок единовременно.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №2

Пример шаблона с переменными

Данные файла в системе сохраняются в строковом массиве. Если в файле ответа обязательно требуется использовать конкретный формат ячеек, но возникла проблема и робот не может прочитать и обработать файл корректно, попробуйте следующий формат ввода переменных:

  • для чисел (например, количество): ${объект.переменная + 0};
  • для даты: ${dateUtil.formatDate(order_item.column6, "dd-MM-yy", "dd.MM.yyyy")}, где order_item.column6 — ячейка с нужными данными.

Вы можете настроить вывод любой ячейки из первоначального файла с помощью конструкции ${order.clientFileCells[2][4]}, где 2 – номер строки, 4 – номер столбца (считается с 0).

ШАГ 3. В настраиваемый файл ответа добавьте столбец, в котором будет указываться количество единиц товара, которое будет поставлено.

В преднастроенном шаблоне Ответ на заказ – формат Emex данный столбец уже добавлен.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №3

Столбец с подтвержденным количеством

ШАГ 4. В панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Шаблоны документов и нажмите кнопку Создать.

На открывшейся странице выполните следующие действия: 

Таблица 1. Создание документа ответа
№ Поле Описание
1

Наименование

Укажите название документа ответа на заказ.
2 Группа

Выберите вариант Ответ на заказ клиенту.
3

Регион

Выберите регион, в котором будет доступен шаблон.

Если оставить это поле пустым, документ будет доступен во всех регионах.
4

Тип клиента

Выберите тип клиента, для которого будет доступен шаблон:

  • Любой — шаблон будет доступен для ответа как клиентам-юридическим лицам, так и клиентам-физическим лицам;
  • Юр.лицо — шаблон будет доступен для ответа только клиентам-юридическим лицам;
  • Физ.лицо — шаблон будет доступен для ответа только клиентам-физическим лицам.
5

Активен

 Активируйте опцию чтобы шаблон стал доступен.
6

Показывать в клиентской части

  
7

Файл шаблона. Строго формат xls

 Загрузите подготовленный файл шаблона ответа с помощью кнопки Выбрать файл.

Нажмите кнопку Сохранить.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №4

Создание документа

Отправка ответа

Рекомендуем тестировать настройки отправки ответа на тестовом клиенте чтобы избежать отправки тестовых ответов вашим реальным клиентам.

В качестве проверки корректности настройки выполните тестовую отправку ответа на заказ. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы клиента → По группам и нажмите на имя клиента, для которого был загружен заказ на этапе загрузки и обработки заказа.

В открывшемся меню быстрого доступа нажмите кнопку Дополнительно → Редактировать.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №5

Переход к настройкам клиента

ШАГ 2. В блоке Дополнительно выполните следующие действия:

Таблица 2. Настройки клиента
№ Поле Описание
1

Шаблон ответа

Выбирается шаблон документа для ответа клиенту.

Список готовых шаблонов доступен в разделе Служебные → Шаблоны документов.
2 Формат файла

Выбирает формат файла для ответа клиенту:

  • xls
  • xlsx — работает через конвертацию шаблона из .xls в .xlsx с помощью препроцессора libreoffice.
3

Отправка ответа

Выбирается действие с ответом клиенту:

  • Не отправлять — автоматически ответ не отправляется;

Отправить ответ можено будет вручную в разделе Заказы клиента → По группам (опция Отправить ответ клиенту).

  • Отправлять после обработки — ответ автоматически отправляется на электронную почту клиента после обработки заказа;
  • Отправлять после ответа и простановки статуса Отказ — ответ автоматически отправляется на электронную почту клиента после обработки заказа и установки для какой-либо позиции заказа статуса группы Отказ. В отправленном файле будет добавлена информация по отказанным позициям;
  • Отправлять при попадании заказа в выбранные статусы — ответ автоматически отправляется на электронную почту клиента один раз, после перехода всех позиций заказа в статусы, в настройках которых активирована опция Отправлять ответ клиенту и выбран Формат ответа в поле выше.
4

Шаблон заголовка ответа

Укажите переменную с типом объекта order, которая будет использоваться для отображения заголовка ответа.

Для вывода темы письма с заказом используйте {{order.order_email_subject}}.
5

Замена в имени файла ответа (regexp)

Если требуется, задайте правило, по которым в имени файла ответа будут произведены замены одних символов на другие.

Формат: что меняем@на что

Например, для замены названия файла RRR001 на RRR001А нужно применить правило ^@A.

Сохраните изменения.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №6

Дополнительные настройки клиента

Ответ отправляется на основной адрес электронной почты клиента, либо на дополнительный адрес с ролью Ответ на заказ (если он настроен).

Убедитесь, что у вас настроен почтовый ящик с ролью Отправка уведомлений, а также в настройках клиента указан адрес его электронной почты и активирована опция Отправлять Email!

ШАГ 3. В панели администрирования перейдите в раздел Заказы клиента → По группам и отметьте заказ, который был оформлен на клиента, чьи настройки вы редактировали на предыдущем этапе.

Нажмите кнопку Массовые действия → Отправить ответы выбранных заказов.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №7

Отправка ответа клиенту

ШАГ 4. Откройте письмо с ответом на заказ на вашей электронной почте, на которую вы отправили тестовый ответ.

Скачайте файл ответа и убедитесь, что данные в ячейках, в которые были добавлены переменные, заполнены верно.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №8

Полученный ответ

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №9

Полученный ответ

Редактировать текст письма, которое отправляется клиенту, можно в разделе Служебные → Шаблоны html (письма, смс и т.п.), шаблон Ответ на заказ клиента. 

Видео по теме

YouTube

RuTube

Начните тест-драйв платформы PARTS SOFT уже сегодня!

скриншот платформы
Ваша заявка принята

Мы используем cookie

Для удобства работы сайта, персонализации сервисов и анализа посещаемости мы используем файлы cookie. Продолжая использовать наш сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie. Подробнее — в нашей Политике обработки cookie.