- Платформа PARTS SOFT /
- Возможности /
- Ответ на оптовый заказ клиента
Ответ на оптовый заказ клиента
Для клиентов, которые работают в оптовых поставках, актуальной задачей является автоматический ответ на заказы клиентов, таких как Emex, Exist, autodoc и т.п.
Как устроен бизнес-процесс:
-
Создание шаблона заказа клиента.
Оптовый клиент присылает заказ в Excel файле, на основе которого создается шаблон заказа. -
Загрузка и обработка заказа.
Используется функция обработки заказов из Excel. -
Настройка шаблона ответа.
По окончании обработки в файле заказа необходимо заполнить столбец с указанием количества, которое Вы готовы поставить. - Отправка ответа на почту клиента.
Пункты 3 и 4 ранее не были автоматизированы. Теперь бизнес-процесс ответа на оптовый заказ клиента автоматизирован полностью.
В видео инструкции в нижней части данного раздела подробно описан процесс настройки на примере ответа Emex. Процесс довольно трудоемкий, но приложенные усилия при настройке шаблона помогут значительно облегчить работу в будущем.
1. Создание шаблона заказа клиента
На 1-м этапе процесса создайте шаблон заказа и настройте формат загружаемого файла (Excel файла, который присылает Вам клиент). Подробнее в справочном разделе Шаблон заказа клиента.
2. Загрузка и обработка заказа
На 2-м этапе загрузите заказ клиента по настроенному шаблону и подберите подходящие предложения из прайс-листов с помощью функции обработки заказа (см. справочный раздел Шаблон заказа клиента → Загрузка и обработка заказа или Обработка заказов из Excel).
3. Настройка шаблона ответа
На 3-м этапе на основе файла заказа создается шаблон документа для ответа клиенту.
ШАГ 1. Создайте копию файла заказа клиента (для примера назовем его «answer») и откройте его в Excel.
Файл шаблона
РЕЗУЛЬТАТ: будет скачан файл xls с готовым шаблоном ответа клиенту.
ШАГ 2. Откройте копию файла заказа и скачанный готовый шаблон и замените в нем данные на переменные. Используйте в качестве примера скачанный шаблон.
В настраиваемом файле ответа в отдельном столбце необходимо указать количество, которое будет поставлено.
Подробно процесс создания шаблона описан в видео инструкции, а также в справочном разделе Шаблоны xls документов. Там же приведен перечень переменных.
При работе с заказами необходимо использовать переменные именно объекта «заказ» (order). Переменные других объектов работать не будут.
Формат ввода переменных: ${объект.переменная}.
Данные файла в системе сохраняются в строковом массиве. Если в файле ответа обязательно требуется использовать конкретный формат ячеек, но возникла проблема и робот не может прочитать и обработать файл корректно, попробуйте следующий формат ввода переменных:
- для чисел (например, количество): ${объект.переменная + 0};
- для даты: ${dateUtil.formatDate(order_item.column6, "dd-MM-yy", "dd.MM.yyyy")}, где order_item.column6 - ячейка с нужными данными.
Обновления: добавлена возможность вывода любой ячейки из первоначального файла с помощью конструкции ${order.clientFileCells[2][4]}, где 2 – номер строки, 4 – номер столбца (считаем с 0).
Ввод переменных
ШАГ 3. Перейдите в админ панель и откройте меню Служебные → Шаблоны документов. Нажмите на кнопку «Создать» в нижней части списка.
Список шаблонов документов
РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма параметров нового документа.
ШАГ 4. В открывшейся форме укажите параметры нового документа:
- Наименование;
- Группа – обязательно выберите группу «Ответ на заказ клиенту»;
- Отметьте галочкой опцию Активен.
Нажмите на кнопку «Выбрать» и укажите путь к файлу xls с шаблоном документа. Нажмите на кнопку «Сохранить».
Параметры документа
РЕЗУЛЬТАТ: новый документ появится в общем списке.
4. Отправка ответа
Теперь нужно назначить созданный шаблон клиенту.
ШАГ 1. Перейдите в меню Заказы клиента → По группам и нажмите на ссылку с именем клиента, для которого был загружен заказ на этапе загрузки и обработки заказа. В появившемся меню быстрого доступа нажмите на кнопку «Дополнительно» и выберите пункт Редактировать.
Список заказов по группам
РЕЗУЛЬТАТ: откроется страница опций клиента.
ШАГ 2. Пролистайте открывшуюся страницу до блока дополнительных опций и настройте соответствующие поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
|
Шаблон ответа |
Выбирается шаблон документа для ответа клиенту. Список готовых шаблонов доступен в разделе админпанели Служебные → Шаблоны документов. |
| Формат файла |
Выбирает формат файла для ответа клиенту:
|
|
Выбирается действие с ответом клиенту:
Отправка ответа осуществляется по адресу, указанному в профиле клиента — в поле Электронная почта либо по дополнительному адресу с ролью Ответ на заказ. |
|
|
Шаблон заголовка ответа |
Доступна переменная order. Для вывода темы письма с заказом используйте {{order.order_email_subject}}. |
|
Замена в имени файла ответа (regexp) |
В данном поле можно задать правила, по которым в имени файла ответа будут произведены замены одних символов на другие. Формат что меняем@на что Например, для замены названия файла RRR001 на RRR001А нужно применить правило ^@A
|
Отправка ответа осуществляется по основному адресу электронной почты либо по дополнительному адресу с ролью Ответ на заказ (подробнее в справочном разделе Роли Email уведомлений клиентов и поставщиков).
Нажмите на кнопку «Сохранить».
Опции клиента
РЕЗУЛЬТАТ: данному клиенту будет отправляться ответ в настроенном формате в указанный момент времени.
ШАГ 3. Вернитесь в меню Заказы клиента → По группам. В строке заказа настроенного клиента нажмите на кнопку «Ответ» для скачивания файла с ответом. Проверьте, верно ли заполнены ячейки, в которые были добавлены переменные.
Также можно вручную отправить ответ клиенту, при этом кнопка изменит цвет.
Ответ клиенту
ШАГ 4. Вернитесь к шаблону документа и введите остальные переменные, не забывая периодически проверять результат.
ШАГ 5. Для внесения изменений в письмо, которое уходит клиенту, перейдите в меню Служебные → Шаблоны html (письма, смс и т.п.) и найдите ярлык Ответ на заказ клиента. Нажмите на ярлык и на странице редактирования внесите нужные изменения в тему письма либо в сам текст.
Шаблоны писем
Видео по теме
YouTube
RuTube
Связанные разделы
