Ответ на оптовый заказ клиента

Содержание

Для клиентов, которые работают в оптовых поставках, актуальной задачей является автоматический ответ на заказы клиентов, таких как Emex, Exist, autodoc и т.п.

Как устроен бизнес-процесс:

Создание шаблона заказа клиента.
Оптовый клиент присылает заказ в Excel файле, на основе которого создается шаблон заказа.
Загрузка и обработка заказа.
Используется функция обработки заказов из Excel.
Настройка шаблона ответа.
По окончании обработки в файле заказа необходимо заполнить столбец с указанием количества, которое Вы готовы поставить.
Отправка ответа на почту клиента.

Пункты 3 и 4 ранее не были автоматизированы. Теперь бизнес-процесс ответа на оптовый заказ клиента автоматизирован полностью.

В видео инструкции в нижней части данного раздела подробно описан процесс настройки на примере ответа Emex. Процесс довольно трудоемкий, но приложенные усилия при настройке шаблона помогут значительно облегчить работу в будущем.

1. Создание шаблона заказа клиента

На 1-м этапе процесса создайте шаблон заказа и настройте формат загружаемого файла (Excel файла, который присылает Вам клиент). Подробнее в справочном разделе Шаблон заказа клиента.

2. Загрузка и обработка заказа

На 2-м этапе загрузите заказ клиента по настроенному шаблону и подберите подходящие предложения из прайс-листов с помощью функции обработки заказа (см. справочный раздел Шаблон заказа клиента → Загрузка и обработка заказа или Обработка заказов из Excel).

3. Настройка шаблона ответа

На 3-м этапе на основе файла заказа создается шаблон документа для ответа клиенту.

ШАГ 1. Создайте копию файла заказа клиента (для примера назовем его «answer») и откройте его в Excel.

Для удобства вы можете воспользоваться уже настроенным шаблоном. Перейдите в меню Служебные → Шаблоны документов. Найдите шаблон «Ответ на заказ – формат Emex» и нажмите на ярлык скачивания файла xls.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №1

Файл шаблона

РЕЗУЛЬТАТ: будет скачан файл xls с готовым шаблоном ответа клиенту.

ШАГ 2. Откройте копию файла заказа и скачанный готовый шаблон и замените в нем данные на переменные. Используйте в качестве примера скачанный шаблон.

В настраиваемом файле ответа в отдельном столбце необходимо указать количество, которое будет поставлено.

Подробно процесс создания шаблона описан в видео инструкции, а также в справочном разделе Шаблоны xls документов. Там же приведен перечень переменных.

При работе с заказами необходимо использовать переменные именно объекта «заказ» (order). Переменные других объектов работать не будут.

Формат ввода переменных: ${объект.переменная}.

Обновления: добавлена возможность вывода любой ячейки из первоначального файла с помощью конструкции ${order.clientFileCells[2][4]}, где 2 – номер строки, 4 – номер столбца (считаем с 0).

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №2

Ввод переменных

Рекомендуем выполнять настройку шаблона поэтапно. Введите одну или несколько переменных, сохраните файл и проверьте результат (см. 4-й этап Отправка ответа). Это поможет избежать большого количества ошибок единовременно.

ШАГ 3. Перейдите в админ панель и откройте меню Служебные → Шаблоны документов. Нажмите на кнопку «Создать» в нижней части списка.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №3

Список шаблонов документов

РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма параметров нового документа.

ШАГ 4. В открывшейся форме укажите параметры нового документа:

Наименование;
Группа – обязательно выберите группу «Ответ на заказ клиенту»;
Отметьте галочкой опцию Активен.

Нажмите на кнопку «Выбрать» и укажите путь к файлу xls с шаблоном документа. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №4

Параметры документа

РЕЗУЛЬТАТ: новый документ появится в общем списке.

4. Отправка ответа

Теперь нужно назначить созданный шаблон клиенту.

ШАГ 1. Перейдите в меню Заказы клиента → По группам и нажмите на ссылку с именем клиента, для которого был загружен заказ на этапе загрузки и обработки заказа. В появившемся меню быстрого доступа нажмите на кнопку «Дополнительно» и выберите пункт Редактировать.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №5

Список заказов по группам

РЕЗУЛЬТАТ: откроется страница опций клиента.

ШАГ 2. Пролистайте открывшуюся страницу до блока дополнительных опций и настройте соответствующие поля:

Таблица. Дополнительные данные клиента
Поле	Описание
Шаблон ответа	Выбирается шаблон документа для ответа клиенту. Список готовых шаблонов доступен в разделе админпанели Служебные → Шаблоны документов.
Формат файла	Выбирает формат файла для ответа клиенту: *xls* xlsx. Работает через конвертацию шаблона из .xls в .xlsx с помощью препроцессора libreoffice.
Отправка ответа	Выбирается действие с ответом клиенту: Не отправлять — автоматически ничего не отправляется клиенту. Можно отправить вручную, нажав на ярлык с конвертом Отправить ответ клиенту в разделе админпанели Заказы → По группам. Также можно скачать ответ по заказу и просмотреть файл с ответом; Отправлять после обработки — после обработки заказа файл с ответом автоматически отправится на почту клиента. Отправлять после ответа и простановки статуса «Отказ» — после обработки заказа и отправки каких-либо позиций из заказа клиента в отказ, на почту клиента автоматически отправится файл с ответом, где будут проставлены отказы. *Отправлять при попадании заказа в выбранные статусы* — ответ на заказ отправляется клиенту один раз, при условии попадания всех позиций заказа в статусы, в которых включена опция Отправлять ответ клиенту, и выбран Формат ответа в поле выше. Отправка ответа осуществляется по адресу, указанному в профиле клиента — в поле Электронная почта либо по дополнительному адресу с ролью Ответ на заказ.
Шаблон заголовка ответа	Доступна переменная `order`. Для вывода темы письма с заказом используйте `{{order.order_email_subject}}`.
Замена в имени файла ответа (regexp)	В данном поле можно задать правила, по которым в имени файла ответа будут произведены замены одних символов на другие. Формат `что меняем@на что` Например, для замены названия файла RRR001 на RRR001А нужно применить правило `^@A`

Отправка ответа осуществляется по основному адресу электронной почты либо по дополнительному адресу с ролью Ответ на заказ (подробнее в справочном разделе Роли Email уведомлений клиентов и поставщиков).

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №6

Опции клиента

РЕЗУЛЬТАТ: данному клиенту будет отправляться ответ в настроенном формате в указанный момент времени.

ШАГ 3. Вернитесь в меню Заказы клиента → По группам. В строке заказа настроенного клиента нажмите на кнопку «Ответ» для скачивания файла с ответом. Проверьте, верно ли заполнены ячейки, в которые были добавлены переменные.
Также можно вручную отправить ответ клиенту, при этом кнопка изменит цвет.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №7

Ответ клиенту

ШАГ 4. Вернитесь к шаблону документа и введите остальные переменные, не забывая периодически проверять результат.

ШАГ 5. Для внесения изменений в письмо, которое уходит клиенту, перейдите в меню Служебные → Шаблоны html (письма, смс и т.п.) и найдите ярлык Ответ на заказ клиента. Нажмите на ярлык и на странице редактирования внесите нужные изменения в тему письма либо в сам текст.

Ответ на оптовый заказ клиента иллюстрация №8

Шаблоны писем

Видео по теме

Связанные разделы