Ответ на оптовый заказ клиента

Для клиентов, которые работают в оптовых поставках, актуальной задачей является автоматический ответ на заказы клиентов, таких как Emex, Exist, autodoc и т.п.

Как устроен бизнес-процесс:

  1. Создание шаблона заказа клиента.
    Оптовый клиент присылает заказ в Excel файле, на основе которого создается шаблон заказа.
  2. Загрузка и обработка заказа.
    Используется функция обработки заказов из Excel.
  3. Настройка шаблона ответа.
    По окончании обработки в файле заказа необходимо заполнить столбец с указанием количества, которое Вы готовы поставить.
  4. Отправка ответа на почту клиента.

Пункты 3 и 4 ранее не были автоматизированы. Теперь бизнес-процесс ответа на оптовый заказ клиента автоматизирован полностью.

В видео инструкции в нижней части данного раздела подробно описан процесс настройки на примере ответа Emex. Процесс довольно трудоемкий, но приложенные усилия при настройке шаблона помогут значительно облегчить работу в будущем.

 

1. Создание шаблона заказа клиента

На 1-м этапе процесса создайте шаблон заказа и настройте формат загружаемого файла (Excel файла, который присылает Вам клиент). Подробнее в справочном разделе Шаблон заказа клиента.

 

2. Загрузка и обработка заказа

На 2-м этапе загрузите заказ клиента по настроенному шаблону и подберите подходящие предложения из прайс-листов с помощью функции обработки заказа (см. справочный раздел Шаблон заказа клиента Загрузка и обработка заказа или Обработка заказов из Excel).

 

3. Настройка шаблона ответа

На 3-м этапе на основе файла заказа создается шаблон документа для ответа клиенту.

ШАГ 1.   Создайте копию файла заказа клиента (для примера назовем его «answer») и откройте его в Excel.

ВАЖНО! Для удобства Вы можете воспользоваться уже настроенным шаблоном. Перейдите в меню Служебные Шаблоны документов. Найдите шаблон «Ответ на заказ – формат Emex» и нажмите на ярлык скачивания файла xls.

Фото 1. Файл шаблона

РЕЗУЛЬТАТ: скачается файл xls с готовым шаблоном ответа клиенту.

 

ШАГ 2.   Откройте копию файла заказа и скачанный готовый шаблон и замените в нем данные на переменные. Используйте в качестве примера скачанный шаблон.

ВАЖНО! В настраиваемом файле ответа в отдельном столбце необходимо указать количество, которое будет поставлено.

Подробно процесс создания шаблона описан в видео инструкции, а также в справочном разделе Шаблоны xls документов. Там же приведен перечень переменных.

 

ВАЖНО! При работе с заказами необходимо использовать переменные именно объекта «заказ» (order). Переменные других объектов работать не будут.
Формат ввода переменных: ${объект.переменная}.
Обновления: 
15.01.2019 добавлена возможность вывода любой ячейки из первоначального файла с помощью конструкции ${order.clientFileCells[2][4]} где 2 – номер строки, 4 – номер столбца (считаем с 0).

 

ВАЖНО! Рекомендуем выполнять настройку шаблона поэтапно. Введите одну или несколько переменных, сохраните файл и проверьте результат (см. 4-й этап  Отправка ответа). Это поможет избежать большого количества ошибок единовременно.

Фото 2. Ввод переменных

 

ШАГ 3.   Перейдите в админ панель и откройте меню Служебные Шаблоны документов. Нажмите на кнопку «Создать» в нижней части списка.

Фото 3. Список шаблонов документов

РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма параметров нового документа.

 

ШАГ 4.   В открывшейся форме укажите параметры нового документа:

  • Наименование;
  • Группа – обязательно выберите группу «Ответ на заказ клиенту»;
  • Отметьте галочкой опцию Активен.

Нажмите на кнопку «Выбрать» и укажите путь к файлу xls с шаблоном документа. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Фото 4. Параметры документа

РЕЗУЛЬТАТ: новый документ появится в общем списке.

 

4.Отправка ответа

Теперь нужно назначить созданный шаблон клиенту.

ШАГ 1.   Перейдите в меню Заказы По группам и нажмите на ссылку с именем клиента, для которого был загружен заказ на этапе загрузки и обработки заказа. В появившемся меню быстрого доступа нажмите на кнопку «Дополнительно» и выберите пункт Редактировать.

Фото 5. Список заказов по группам

РЕЗУЛЬТАТ: откроется страница опций клиента.

 

ШАГ 2.   Пролистайте открывшуюся страницу до блока дополнительных опций. В списке Формат ответа выберите созданный шаблон (см. фото 4). Укажите, каким образом осуществлять отправку ответа (см. справочный раздел Создание контрагента):

  • Не отправлять;
  • Отправлять после обработки;
  • Отправлять после обработки и простановки статуса отказ.

Отправка ответа осуществляется по основному адресу электронной почты либо по дополнительному адресу с ролью Ответ на заказ (подробнее в справочном разделе Роли Email уведомлений клиентов и поставщиков).

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Фото 6. Опции клиента

РЕЗУЛЬТАТ: данному клиенту будет отправляться ответ в настроенном формате в указанный момент времени.

 

ШАГ 3.   Вернитесь в меню Заказы По группам. В строке заказа настроенного клиента нажмите на кнопку «Ответ» для скачивания файла с ответом. Проверьте, верно ли заполнены ячейки, в которые были добавлены переменные.
Также можно вручную отправить ответ клиенту.

Фото 7. Скачать ответ

 

ШАГ 4.   Вернитесь к шаблону документа и введите остальные переменные, не забывая периодически проверять результат.

 

ШАГ 5.   Для внесения изменений в письмо, которое уходит клиенту, перейдите в меню Служебные Шаблоны html (письма, смс и т.п.) и найдите ярлык Ответ на заказ клиента. Нажмите на ярлык и на странице редактирования внесите нужные изменения в тему письма либо в сам текст.

Фото 8. Шаблоны писем

 


Связанные разделы
Обработка заказов из Excel
Шаблон заказа клиента
Шаблоны xls документов
Создание контрагента
Роли Email уведомлений клиентов и поставщиков

Видео, обязательно к просмотру