Заказы — Шаблоны загрузки

В разделе админпанели Заказы → Шаблоны загрузки можно настроить шаблоны для загрузки заказов клиентов из файлов в различных форматах. Это особенно актуально для оптовых поставщиков автозапчастей. 

Список шаблонов

Перейдите в меню Заказы → Шаблоны загрузки. Откроется список существующих шаблонов. 

Фото 1. Список шаблонов

Заказы — Шаблоны загрузки иллюстрация №1

Создание шаблона

Фото 2. Создание шаблона
Заказы — Шаблоны загрузки иллюстрация №2

В списке шаблонов нажмите Создать. В открывшейся форме укажите:

  • название (1) шаблона;
  • валюту (2), в которой приходит заказ;
  • клиента (3), к которому будет привязан шаблон. За одним клиентом вы можете закрепить несколько шаблонов.
  • Добавить шаблон (4). Вы перейдете на страницу редактирования настроек шаблона.

Редактирование шаблона

Если вы настраиваете шаблон впервые, то заполните поля формы и перейдите к загрузке файла-образца(кнопка Настроить файл). Если шаблон был создан давно и его настройки нужно изменить, внесите изменения и нажмите Сохранить.


Базовые настройки

Фото 3. Настройки шаблона загрузки заказов
Шаблон заказа клиента иллюстрация №2

Таблица1. Настройки шаблона загрузки заказов
Настройка Описание
1 Название шаблона Содержание поля Название в форме создания нового шаблона (см. фото 2).
2 Валюта в файле с заказом Содержание поля Валюта заказа в форме создания нового шаблона (см. фото 2).
Настройка ячейки с номером заказа
3 Номер строки (считаем с 0) Номер строки с номером заказа в файле, используемом для настройки шаблона.  Чтобы узнать его, откройте файл типичного заказа от данного клиента в программе для просмотра таблиц (например, Excel) или в разделе админпанели Прайс → Просмотр файла.

В Excel нумерация ячеек ведется с единицы. Если номер заказа, например, находится в ячейке R3C49, то номер строки (R) нужно будет указать, как R-1, т.е 2, а не 3.

4 Номер столбца (считаем с 0) Номер столбца с номером заказа в настраиваемом файле. Чтобы узнать его, откройте файл типичного заказа от данного клиента в программе для просмотра таблиц (например, Excel) или в разделе админпанели Прайс → Просмотр файла.

В Excel нумерация ячеек ведется с единицы. Если номер заказа, например, находится в ячейке R3C49, то номер столбца (С) нужно будет указать, как С-1, т.е 48, а не 49.

5 Сдвигать строки на количество столбцов  
6 Выделять номер заказа из темы письма регулярным выражением

Если в теме письма от клиента содержится номер заказа, то его можно извлечь оттуда с помощью указанного в данном поле регулярного выражения.

Например, из темы Заказ № 14353534 номер может быть извлечен с помощью выражения  № (\d+)

Настройка загрузки с Email
7 Email

Укажите адрес электронной почты, с которой клиент присылает заказы. Если письма приходят с разных адресов, укажите их все через запятую (например, robot@texcom.ru,manager@texcom.ru).

Предварительно нужно настроить загрузку писем с заказами в систему Parts-Soft. Для этого требуется выделенный почтовый ящик, на который настроена пересылка заказов с вашего основного, или для которого в разделе админпанели Служебные → Настройки email создана роль Загрузка заказов (OrderLoad).

8 Вложение содержит слово Указывается название вложения (файла) полностью или  уникальная часть из него.
9 Заголовок содержит слово Указывается тема письма (файла) полностью или  уникальная часть из нее.
10 Распаковать письмо mpack  
Настройки обработки заказа
11 Подменить название названием из прайс-листа

При активной галочке название позиции из файла заменяется на название из прайс-листа. “Замена” попадет как в заказ клиента, так и в связанный заказ поставщику. Данный функционал позволяет избежать путаницы, когда клиент присылает заказ с названиями позиций, отличными от названий в вашем прайс-листе.

Настройка выполняется на этапе обработки позиций.


Автоматическая обработка заказа

Функционал бесплатно доступен клиентам на старших тарифах обслуживания. Подробная инструкция по работе размещена в соответствующей статье. 

Фото 4. Настройка автоматической обработки заказа

Заказы — Шаблоны загрузки иллюстрация №4

Таблица 2. Настройки шаблона загрузки заказов
Настройка Описание
1 Активировать автоматическую обработку заказа

Активация автоматической обработки заказов. При загрузке по шаблону будет происходить поиск предложений в прайс-листах, а затем фильтрация их по критериям (2) - (10).

Алгоритм сортировки предложений для выбора лучшего (например, при наличии одинаковых с разной ценой или сроками доставки) настраивается в разделе Сайт → Общие настройки (см. описание поля Сортировка при обработке xls и внешних заказов).

2 Использовать зону видимости

Зона видимости для поиска предложений в прайс-листах. Если она не выбрана, то проценка будет проводится по зоне, которая установлена для клиента от которого пришел заказ. Иначе будет использоваться зона видимости:

  •  из настроек группы скидок клиента, если она там указана; 
  • базовая, если нет назначенной для группы скидок. 
3 Отключить базовую зону видимости

В проценке не будут участвовать детали из прайс-листов, которые входят в базовую зону видимости. 

4 Игнорировать выходные и расписание заказов / доставок

При расчете сроков доставки, которые должны быть у предложения, не будет учитываться выходные, а также расписания размещения и доставки заказов, настроенные для прайс-листа (в блоках Расписание доставки заказа и Расписание размещения заказа)

5 Максимальное отклонение цены (в %)

Процент отклонения цены, по которой клиент хочет купить (ЦК), от цены продажи из проценки (ЦП). Используем, чтобы учитывать незначительные колебания закупочных цен.

Подходящими будут предложения, для которых выполняются два условия:

  • во-первых, ЦК > ЦП — (Процент отклонения цены * ЦП)/100
  • во-вторых, ЦК  Закупочная цена (цена продажи без наценки).

Например, клиент прислал заявку, что готов купить деталь за 95 рублей. При проценке мы находим предложение с ценой продажи 100 рублей. Если отклонение цены указать 8%, то система одобрит найденное предложение и свяжет его с заказом. Если указать 3%, то позиция будет отсеяна. Для предложения из примера выполняется условие 95 рублей > 100 - (100*8)/100, поэтому оно подходит нам по цене.

6 Минимальная статистика

Минимальная статистика (надежность), которая должна быть у предложения. Например, вы можете написать 80. В этом случае все предложения, у которых статистика меньше 80, будут отфильтрованы

7 Допустимое превышение сроков для мин. срока доставки (в днях для мин. дней - макс. дней)

Допустимое превышение для минимального срока (ДПМин) позволяет установить верхнюю границу для минимального срока доставки (МинСД), который должен быть у предложения. Она будет рассчитываться, как  МинСД из заказа + ДПМин. 

Это означает, что если задать ДПМин, то система будет искать предложения с минимальным сроком заказа до МинСД из заказа + ДПМин. Предложения, для которых МинСД > МинСД из заказа + ДПМин, будут отсеяны. 

Если в присланной заявке сроки доставки не указаны, то для рассчета параметра будут использоваться 0-0 дней.

Например, если задать ДПМин равным 2 дня, то система будет искать предложения с МинСД:

  • до 0 + 2 = 2 дней — в случае, когда информации о сроках доставки в присланном заказе нет. 
  • до 1 + 2 = 3 дней — в случае, если в заказе был указан срок 1 день.
8 Допустимое превышение сроков для макс. срока доставки (в днях для мин. дней - макс. дней)

Допустимое превышение для максимального срока (ДПМакс) позволяет установить нижнюю границу для максимального срока доставки (МаксСД), который должен быть у предложения. Она будет равна МаксСД из заказа + ДПМакс. 

Если в присланной заявке сроки доставки не указаны, то для рассчета параметра будут использоваться 0-0 дней.

Это означает, что если задать ДПМакс, то система будет искать предложения с МаксСД в диапазоне от МаксСД из заказа до МаксСД из заказа + ДПМакс. Предложения, для которых МаксСД > МаксСД из заказа + ДПМакс, будут отсеяны. 

Например, если ДПМакс поставить 2, то будут подбираться предложения с МаксСД:

  • в диапазоне 0 до 0 + 2 = 2 дней — в случае, когда информации о сроках доставки в присланном заказе нет. 
  • в диапазоне до 1 + 2 = 3 дней — в случае, если в заказе был указан срок 1 день.
9 Максимальный  возможный срок доставки

Предложения, для которых МаксСД больше Максимально возможного срока доставки, будут отсеяны. Например, если указать 10, то любые предложения с сроком доставки более 10 дней рассматриваться не будут. Удобно использовать, если заказ приходит без сроков доставки, но вы знаете, что клиент рассчитывает получить товар в определенный срок.

10 Фильтровать предложения без количества

 Исключает из фильтрации предложения без количества. В поисковой выдаче у таких предложений вместо количества отображается галочка.

11 Статус при отсутсвии предложений

Выбор статуса для позиций заказа, для которых не было найдено никаких предложений. Данный статус может быть:

  • из группы «Обрабатывается» (например, «Ожидает обработки менеджером»). В этом случае у менеджера будет шанс обработать заказ вручную в разделе Заказы → По группамесли он получит уведомление об установке статуса. Для отправки сообщений в настройках статуса необходимо активировать опцию Отправлять уведомления менеджеру.
  • «Отказ». В этом случае позиции без предложений сразу попадут в отказ.  Используется по умолчанию.
12 Статус при пустой фильтрации

Выбор статуса для позиций заказа, для которых все найденные предложения отсеялись после фильтрации. Данный статус может быть:

  • из группы «Обрабатывается» (например, «Ожидает обработки менеджером»). В этом случае у менеджера будет шанс обработать заказ вручную в разделе Заказы → По группамесли он получит уведомление об установке статуса. Для отправки сообщений в настройках статуса необходимо активировать опцию Отправлять уведомления менеджеру.
  • «Отказ». В этом случае позиции без предложений сразу попадут в отказ.  

На первых порах работы с автоматической обработкой заказов рекомендуем не выбирать сразу «Отказ»а протестировать установленные вами правила фильтрации.


Настройка файла-образца

Этап 1. Выбор файла

Фото 5. Выбор файла
Заказы — Шаблоны загрузки иллюстрация №5

Выберите файл с заказом. Выполните предварительные настройки для импорта (описание полей  формы дано в документации о настройке шаблонов загрузки клиентов).

Для перехода к настройке столбцов нажмите кнопку Продолжить.


Этап 2. Настройки столбцов

ШАГ 1. Укажите строку старта — это та строка, с которой начинаются данные. Также выберите столбец проверки (обычно столбец с количеством).

ШАГ 2. Выберите столбцы для включения в шаблон.  Назначьте для них следующие роли:

  • Номер
  • Марка
  • Название
  • Цена
  • Количество
  • Минимальный срок доставки и Максимальный срок доставки, если они есть в файле. Если столбцов со сроками в заказе нет, то вы можете назначить для них по значения умолчанию на завершающем этапе настройки файла. Например, 0-0 дней.

Если в настройках шаблона вы забыли указать строку и столбец с номером заказа  (поля (3) и (4) на фото 2), вы можете запомнить их сейчас и добавить после завершения загрузки файла. Когда вы перейдете к списку шаблонов, нажмите кнопку с ручкой в строке ранее созданного и на открывшейся странице внесите изменения  

Фото 6. Настройка столбцов файла
Шаблон заказа клиента иллюстрация №4

ШАГ 3. Нажмите кнопку Продолжить для перехода к завершающему этапу настройки файла


Этап 3. Заполнение недостающих полей

Фото 7. Страница донастройки

Контрагенты — Шаблоны загрузки  иллюстрация №7

На открывшейся странице настройки недостающих параметров нажмите Завершить настройку.


Связанные разделы
Создание контрагента.
Обработка заказов из Excel
Настройка Email
Настройка прайс-листов разных форматов 
Права менеджера по изменению статуса заказов