Шаблон заказа клиента

Для оптовых поставщиков автозапчастей актуальна задача обработки заказов клиентов на основании Excel файлов. 

ВАЖНО! Подробное ВИДЕО руководство по настройке функции Пакетной обработки заказа доступно в справочном разделе Обработка заказов из Excel.

Настройка шаблона заказа

Для настройки шаблона заказа выполните описанные ниже шаги.

ШАГ 1.   Перейдите в меню Заказы Шаблоны загрузки. Откроется список существующих шаблонов. Для создания нового шаблона нажмите на кнопку «Создать». В открывшейся форме Новый шаблон укажите:

  • название шаблона;
  • валюту, в которой приходит заказ;
  • контрагента, к которому будет привязан шаблон. Контрагент должен быть создан в системе заранее (см. справочный раздел Создание контрагента).

Нажмите на кнопку «Создать».

Фото 1. Создать новый шаблон

РЕЗУЛЬТАТ: после заполнения формы создания нового шаблона откроется форма редактирования настроек шаблона.

 

ШАГ 2.   Описание настроек шаблона приведено в таблице Настройки шаблона загрузки заказов. Выполненные настройки можно Сохранить. Для дальнейшей настройки шаблона нажмите на кнопку «Настроить файл».

Фото 2. Настройки шаблона загрузки заказов

РЕЗУЛЬТАТ: при нажатии кнопки «Сохранить» новый шаблон появляется в общем списке. При нажатии кнопки «Настроить файл» откроется Мастер загрузки файла.

 

Таблица. Настройки шаблона загрузки заказов
Настройка Описание
1 Название шаблона Указывается на этапе создания нового шаблона.
2 Валюта в файле с заказом Указывается на этапе создания нового шаблона.
  Настройка ячейки с номером заказа Заполняется после этапа настройки файла (см. фото 4 и фото 5).
3 Номер строки (считаем с 0) Номер строки с номером заказа в настраиваемом файле.
4 Номер столбца (считаем с 0) Номер столбца с номером заказа в настраиваемом файле.
  Настройка загрузки с Email

Если клиент присылает файл на почту и Вы хотите, чтобы он автоматически загружался в систему, заполните поля данного блока.
ВАЖНО! В меню Служебные → Настройки Email настройте почтовый ящик для получения писем с заказами, выбрав роль Загрузка заказов (OrderLoad). Робот проверяет наличие заказа каждый час. Подробнее о настройке ролей почты в справочном разделе Настройка Email.
Обязательно настраивать выделенный ящик для получения заказов.

5 Email Адрес электронной почты, с которого Вам приходят заказы.
6 Вложение содержит слово Указывается полное или частичное имя вложения (файла) для фильтрации.
7 Заголовок содержит слово Указывается полная или частичная тема (заголовок) письма для фильтрации.
  Настройки обработки заказа Выполняются на этапе привязки позиции заказа к позиции прайс-листа при обработке заказа.
8 Подменить название названием из прайс-листа При активной галочке название из xls-заказа заменяется на название из прайс-листа.
Данный функционал позволяет избежать путаницы, когда клиент присылает заказ с названием позиции, отличной от названия в Вашем прайс-листе, в результате чего название попадает как в заказ клиента, так и в связанный заказ поставщику.

 

ШАГ 3.   Клиенты могут присылать заказы в различных форматах. Для настройки формата файла воспользуйтесь Мастером загрузки файла, нажав на кнопку «Настроить файл» (см. фото 2).
Вы попадете в стандартный интерфейс настройки формата файла, знакомый Вам по настройке прайс-листов (см. справочный раздел Настройка прайс-листов разных форматов). На 1-м шаге укажите путь к файлу с заказом.

Фото 3. Настройка загрузки

 

ШАГ 4.   На 2-м шаге Мастера загрузки файла выберите роли столбцов, установите значения и на 3-м шаге завершите настройку.
ВАЖНО! При наличии номера заказа необходимо запомнить номер ячейки для последующего заполнения соответствующих полей (3) и (4) в настройках шаблона (см. фото 2).

Фото 4. Настройка столбцов файла

РЕЗУЛЬТАТ: настроен формат файла для последующей загрузки заказа.

 

ШАГ 5.   При наличии номера заказа в файле перейдите в режим редактирования настраиваемого шаблона (см. фото 1) и введите номер строки и номер столбца. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Фото 5. Ячейка с номером заказа

 

Загрузка и обработка заказа

Для загрузки заказа по настроенному шаблону перейдите в меню Заказы  Загрузить заказ (1). Выберите контрагента (2), для которого настраивали шаблон. Затем выберите файл (3) с заказом и нажмите на кнопку «Загрузить».

Фото 6. Загрузка заказа

РЕЗУЛЬТАТ: после загрузки откроется форма обработки заказа, в которой Вы можете быстро распределить заказ по поставщикам.

 

В открывшейся форме для каждой необработанной позиции подберите подходящее предложение из прайс-листов (нажмите на кнопку «Купить» для подходящего предложения).
В блоке проценки доступны дополнительные настройки:

  • Использовать веб-сервисы (1) – при активной опции поиск осуществляется в том числе и по веб-сервисам;
  • Контролировать цену продажи (2) – при активной опции выводится предупреждение в случае некорректной цены продажи;
  • Подтверждать отказ (3) – при активной опции появляется всплывающее окно с просьбой подтведить отказ от позиции (при нажатии на ярлык Отказ), при снятой галочке отказ происходит сразу.

Фото 7. Форма обработки заказа

РЕЗУЛЬТАТ: после полной обработки заказа осуществляется переход к списку заказов (меню Заказы Все).

 

В случае неполной обработки заказа можно вернуться к данной форме через меню Заказы → По группам. Найдите в списке нужный заказ и нажмите на кнопку «Обработать».

Фото 8. Список заказов

 


Связанные разделы
Создание контрагента.
Обработка заказов из Excel
Настройка Email
Настройка прайс-листов разных форматов