Создание и редактирование счета

В разделе админпанели системы Parts-Soft Документы  → Счета отображаются все счета: 

  • по заказам клиентов — сформированные автоматически (при создании заказов);
  • созданные вручную менеджерами по нескольким заказам или для пополнения баланса;
  • сформированные клиентами для пополнения баланса в своих личных кабинетах

Клиенты смогут самостоятельно пополнять баланс в своих личных кабинетах на сайте, если в разделе админпанели Сайт →  Общие настройки установите галочку Разрешить клиентам пополнить свой баланс

Фото 1. Все счета клиентов
Создание и редактирование счета иллюстрация №1

  • Фильтрация записей (1) по начальной/конечной дате и логину пользователя.  
  • Номер счета (2)
  • Ссылка с именем контрагента (3). Открывает меню быстрого доступа к профилю, балансу и другим данным клиента. 
  • Ссылка на накладную по заказу (4).
  • Статус счета: "Ждет оплаты" или "Оплачен" (5)
  • Даты формирования счета и внесения оплаты по нему (6).
  • Сумма к оплате по счету (7).
  • Кнопка для скачивания счета в формате xls для последующей печати или открытия его как pdf в браузере (8).
    Счет будет напечатан по форме “Стандарт  —  Счет” .
  • Ярлык для создания чека на фискализацию по счету (9).
  • Ярлык подтверждения оплаты по счету (10).
  • Ярлык для редактирования счета (11)
  • Ярлык для удаления счета (12).
  • Ярлык перехода к QR-коду для оплаты счета (13).
  • Ярлык перехода к просмотру счета в pdf-формате с QR-кодом (14). Более подробно, как с этим функционалом работать, описано в инструкции об оплате счетов с использованием QR-кодов.
    Ярлык отображается только, если в разделе админпанели Сайт →  Общие настройки установлена галочка Использовать счет PDF.
  • Добавление нового счета для пополнения баланса (15)

Создание счета

ШАГ 1. В разделе админпанели системы Документы  → Счета нажмите кнопку Создать новый счет.

ШАГ 2.  Откроется страница добавления нового счета.

ШАГ 3.  Выберите клиента (1), для которого создаете счет.

ШАГ 4. Внесите данные по первой позиции из заказа  — номер детали (2), бренд (3), название (4), цена (5), количество (6).  При необходимости установите галочку Акциз (7), если добавленный товар облагается акцизным сбором.

ШАГ 5. Для добавления новой позиции в счет нажмите Добавить элемент счета. Повторите действия с шага 2 по шаг 4. Таким образом добавьте все нужные позиции. 

Если вы добавили ненужную позицию, ее можно удалить (8).

ШАГ 6. Нажмите Сохранить.

Фото 2. Создание счета 
Создание и редактирование счета иллюстрация №2

ШАГ 7. Созданный счет будет добавлен в список в разделе админпанели Документы  → Счета

Подтверждение оплаты счета менеджером

Способ 1. При пополнении баланса

Рекомендуется для клиентов с нулевым и отрицательным балансом.  

ШАГ 1. В разделе админпанели Документы  → Счета выберите счет по номеру заказа или накладной клиента, который нужно отметить как оплаченный.

ШАГ 2. Нажмите в его строке на кнопку подтверждения оплаты.

ШАГ 3. В открывшемся окне:

  • укажите, каким способом были внесены деньги клиентом:
    • наличными, 
    • через терминал, 
    • через Интернет, 
    • безналичный расчет.   
  • выберите в качестве способа зачисления средств вариант Пополнить баланс.
  • нажмите Отправить.

Фото 3. Подтверждение оплаты счета
Создание и редактирование счета иллюстрация №3

 ШАГ 6. В списке счетов для оплаченного в колонке Дата появится  надпись “Оплачен” (см. фото 1). Сообщите номер счета,  прикрепленного к заказу, клиенту, чтобы он смог проверить пришла ли оплата по нему. 


Способ 2. При оплате с баланса

Доступно только у клиентов с положительным балансом.  

Выполните шаги 1 - 3 из предыдущего способа. Только в 3 шаге при выборе способа зачисления средств укажите Оплата с баланса.    

Нажав на кнопку Отправить, в списке счетов для оплаченного в колонке Дата появится красная надпись “Оплата с баланса” (см. фото 1). 

Если учет баланса идет на стороне 1С или списание осуществляется после выдачи, то счета, привязанные к заказам со статусом “В работе”, также будут помечены как оплаченные.

Действия клиента по проверке подтверждения оплаты 

Перейдите в личный кабинет на сайте. В разделе Счета вы увидите, что счет, прикрепленный к заказу, поменял статус с “Ждет оплаты” на “Оплачен”. 

Фото 4. Оплаченный счет и ожидающий внесения средств.

Создание и редактирование счета иллюстрация №4

Счета располагаются в порядке от новых сверху к более старым внизу страницы. 

При этом в разделе Баланс в таблице появится новая строка о том, что: 

  • поступила оплата по данному счету — при пополнение баланса менеджером.  
    Если счет был привязан к накладной, то после подтверждения оплаты методом пополнения баланса перейти к заказу из него не получится. 
  • произошло списание средств по заказу — при оплате с баланса

Фото 5. Проверка баланса
Создание и редактирование счета иллюстрация №5 


Связанные разделы:

По данной функции возникают могут возникнуть следующие вопросы: