Банковские выписки: загрузка и обработка

В системе PARTS SOFT доступен функционал работы с банковскими выписками:

• загрузка выписок в форматах 1С или xls;
• автоматическая обработка выписки из клиент-банка, выгруженной в формате 1С;
• внесение платежей на баланс поставщиков и клиентов с помощью xls/xlsx-файла (*.xls или *.xlsx);
• проведение входящих платежей поставщиков и клиентов-юридических лиц (помечать их счета как оплаченные).

Список загруженных выписок

Список всех загруженных банковских выписок находится в разделе панели администрирования Документы → Выписки.

На странице со списком выписок доступны следующие действия:

1. Перейти на страницу обработанной выписки;
2. Загрузить новую выписку.

Список выписок

Загрузка выписки

Чтобы загрузить новую выписку, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Выписки и нажмите кнопку Загрузить выписку.

Переход к загрузке выписки

ШАГ 2. Перед загрузкой ознакомьтесь с требованиями к файлу.

Если требуется подготовить файл в формате xls, вы можете воспользоваться нашим шаблоном. Для этого скачайте его на ваш компьютер с помощью кнопки Скачать пример и внесите в шаблон нужные данные выписки.

Требования к файлу

ШАГ 3. Загрузите файл выписки с помощью кнопки Выберите файл выписки и нажмите кнопку Сохранить.

Загрузка файла выписки

В случае успешной загрузки в верхней части страницы появится уведомление Выписка загружена, проверьте и подтвердите проводки.

Требования к файлу

Формат 1С

Файл банковской выписки должен соответствовать следующим требованиям:

• формат *.txt;
• кодировка Windows-1251.

Пример файла формата 1С

Формат Excel

Выписки в формате Excel позволяют массово вносить средства на балансы поставщиков и клиентов. 

В xls-файле должны быть заполнены следующие столбцы:

1. ID контрагента, на баланс которого необходимо зачислить средства;
2. Сумма, которую необходимо зачислить на баланс контрагента;
3. Описание — например, назначение платежа или другая справочная информация;
4. Тип поступления — метод оплаты, который будет отображаться на странице Движение по балансу.

Пример xls-файла 

Обработка выписки

После успешной загрузки выписки система автоматически перенаправит вас на страницу с обработанной выпиской.

На странице отображаются:

1. Статистика по загруженным данным:

• Готовые к проводке — уникальные платежи, которые до этого не проводились (статус Корректный). В столбце Информация будет ссылка на закрепленный счет, если такой был найден по сумме поступления;
• в блоке Ранее загружены — дубли платежей, которые ранее были загружены в систему (статус Дубль). В столбце Информация будет ссылка на просмотр предыдущего зачисления на баланс;

  Если вы загружаете выписку в формате Excel, система не сможет определить дубли. Все платежи будут считаться новыми.

• в блоке Не найден контрагент — платежи контрагентов, которых не удалось идентифицировать по ИНН или расчетному счету (статус Не найден контрагент).

2. Кнопка Повторить обработку — нажмите, чтобы обработать выписку снова. Может потребоваться в случае ошибки при обработке;
3. Кнопка Провести платежи — нажмите, чтобы провести платежи по выписке.

Контрагенты с одинаковыми реквизитами

В случае, если в системе присутствуют несколько контрагентов с одинаковыми реквизитами, нужного контрагента можно установить следующими способами:

1. Автоматически — система будет автоматически пытаться определить правильного контрагента на основании:

• номера счёта (ID) в основании платежа;
• номера договора из профиля клиента.

2. С помощью выбора контрагента вручную — если системе не удалось определить контрагента автоматически, операция с неопределенным контрагентом отправится в блок Не найден контрагент. В столбце Информация выберите нужного контрагента вручную и нажмите кнопку Применить. После этого операция отправится в блок Готовы к проводке, и вы сможете успешно провести документ;
3. С помощью выбора режима загрузки — если системе не удалось определить контрагента автоматически, в Сайт → Общие настройки можно выбрать режим выбора контрагента при конфликте реквизитов — с помощью опции Режим загрузки банковских выгрузок при наличии нескольких контрагентов по реквизитам. Доступные варианты:

• Вставать в ошибку — операция будет отправлена в блок Не найден контрагент;
• Выбирать клиента с отрицательным балансом — система выберет контрагента с отрицательным балансом. Если таких контрагентов несколько, будет выбран клиент с наименьшим балансом.

Выбор контрагента вручную

Выбор режима загрузки в Сайт → Общие настройки

До нажатия кнопки Провести платежи вы можете перейти к настройкам профиля не идентифицированного контрагента и исправить реквизиты в полях ИНН и Счет (в блоке Реквизиты).

После этого вы сможете запустить повторную обработку документа, с помощью кнопки Повторить обработку.

Перейти к проведению платежей также можно без изменения реквизитов.

Проведение платежей

Чтобы запустить обработку платежей по выписке, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Документы → Выписки.

• Если выписка уже загружена в систему, нажмите кнопку Просмотр в ее строке;
• Если выписка еще не загружена, загрузите ее и после этого перейдите к обработке.

ШАГ 2. Обработка выписки выполняется системой автоматически сразу после загрузки документа.

Для проведения платежей из выписки нажмите кнопку Провести платежи.

Переход к проведению платежей

После обновления страницы можно перейти:

1. С помощью кнопки Связанные счета — к списку оплаченных счетов, закрепленных за платежами из выписки (в разделе Документы → Счета);
2. С помощью кнопки Связанные зачисления — к списку зачислений по платежам из выписки (в разделе Документы → Движение по балансу).

Если при обработке выписки к платежу из блока Готовые к проводке был прикреплен счет, такой счет будет отмечен как оплаченный. Платеж без закрепленного счета будет засчитан как пополнение баланса с соответствующим обоснованием.

Проведенная выписка

Видео по теме

YouTube

RuTube