Настройки Email

Для корректной работы вашего интернет-магазина необходимо настроить почтовые ящики для разных задач.

Система PARTS SOFT позволяет подключить уже имеющиеся у вас почтовые ящики на разных почтовых клиентах (например, Яндекс, Google и т.д.) для работы с входящей и исходящей почтой.

Исходящая почта служит для:

• отправки уведомлений клиентам, поставщикам и менеджерам;

• рассылки новостей и прайс-листов клиентам.

Для исходящей почты можно использовать ваш основной почтовый ящик либо создать отдельный, предназначенный специально для отправки рассылок и уведомлений. 

Входящая почта служит для:

• получения и загрузки прайс-листов, накладных и ответов от поставщиков;

• получения и загрузки заказов от клиентов.

Особенности работы с почтой в системе

Для работы с письмами в системе используются протоколы:

• SMTP — для отправки писем;
• POP3 — для загрузки писем.

Поэтому для загрузки писем рекомендуем использовать собственные почтовые ящики на серверах PARTS SOFT и почтовые ящики на Яндекс.Почте, на которые потребуется настроить переадресацию (пересылку) писем с основного ящика, куда вы получаете письма от клиентов/поставщиков, поскольку на Яндекс.Почте письма не удаляются сразу после получения.

Настройка исходящей почты

Этапы настройки:

1. Создание пароля приложения для подключения почтового ящика к системе;
2. Настройка почтового ящика в системе и установка роли почты.

Рассмотрим подключение почтового ящика к системе PARTS SOFT для исходящей почты — например, отправки уведомлений.

Для подключения почтового ящика для отправки уведомлений выполните следующие действия:

ШАГ 1. Создайте новый почтовый ящик на Яндекс.Почте, который будет использоваться для отправки писем. 

ШАГ 2. Войдите в выбранный почтовый ящик на Яндекс.Почте, нажмите на знак шестеренки в левом меню и в открывшейся форме нажмите кнопку Все настройки.

Переход к настройкам ящика

ШАГ 3. На открывшейся странице перейдите в раздел Безопасность → Пароли приложений.

Переход к созданию пароля

ШАГ 4. На открывшейся странице выберите тип приложения – Почта (IMAP, POP3, SMTP) и в открывшейся форме укажите название пароля. Под указанным названием пароль будет отображаться в списке паролей приложения для данного почтового ящика.

Создание пароля

ШАГ 5. В появивишемся окошке появится созданный пароль приложения. Скопируйте пароль и сохраните его в надежном месте (например, в MS Word или блокноте), так как он показывается только один раз и второй раз увидеть его не получится.

Созданный пароль

ШАГ 6. В панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Настройки Email и нажмите кнопку Создать.

На открывшейся странице выберите Яндекс.Почту в списке почтовых сервисов и выполните следующие действия:

Таблица 1. Настройка почтового ящика

№	НАСТРОЙКА	ОПИСАНИЕ
1	Имя отправителя	Укажите название отправителя. Указанное название будет видно получателю в письме.
2	Адрес отправителя	Укажите адрес настраиваемого почтового ящика.
3	Роль	Выберите роль, которую будет выполнять настраиваемый почтовый ящик.  В случае примера — Отправка уведомлений.
4	Регионы	Выберите регион, в котором будет доступен почтовый ящик. Оставьте это поле пустым, если требуется, чтобы ящик был доступен во всех регионах.
5	Логин	Укажите адрес настраиваемого почтового ящика.
6	Пароль	Укажите пароль приложения, который вы скопировали ранее.

Нажмите кнопку Сохранить.

Настройки почтового ящика

Тест настройки

После настройки почтового ящика рекомендуем провести тест чтобы убедиться, что все настроено верно. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Настройки Email и в строке подключенного почтового ящика нажмите кнопку Редактировать.

Переход в настройки почты

ШАГ 2. Перейдите на вкладку Проверка и в поле Кому отправляем укажите адрес электронной почты, на которую можно отправить письмо с подключенного почтового ящика.

Нажмите кнопку Отправить.

Проверка почты

ШАГ 3. Проверьте указанный почтовый ящик. Если настройка выполнена правильно, вы получите отправленное письмо.

Полученное письмо

Если письмо не пришло, значит, настройка выполнена с ошибкой. Найти проблему можно с помощью лога почты.

Настройка входящей почты

Настроить получение входящей почты можно следующими способами:

1. Настроить переадресацию писем с основного почтового ящика на собственные почтовые ящики на серверах PARTS SOFT — рекомендуемый способ, так как не требует сложной настройки;

2. Настроить переадресацию на дополнительные почтовые ящики на Яндекс.Почте — доп.почтовым ящикам требуется установить определенную роль почты (например, Загрузка прайс-листов) чтобы они использовались для конкретной цели.

В качестве примера рассмотрим настройку переадресации писем с вашего основного почтового ящика на дополнительный почтовый ящик в Яндекс.Почте.

Настройка переадресации

Этапы настройки:

1. Создание дополнительного почтового ящика для конкретной цели (например, загрузки заказов);
2. Настройка переадресации писем с основного ящика на дополнительный;
3. Настройка доступа для системы;
4. Создание пароля приложения для подключения дополнительного ящика к системе;
5. Настройка почтового ящика в системе и установка роли почты.

Для настройки переадресации выполните следующие действия:

ШАГ 1. Создайте дополнительный почтовый ящик на Яндекс.Почте, который будет использоваться для конкретной цели — например, для получения заказов клиентов в виде файла.

Если у вас уже есть подходящий почтовый ящик на Яндекс.Почте, пропустите этот шаг.

ШАГ 2. Войдите в ваш основной почтовый ящик, нажмите на знак шестеренки в левом меню и в открывшейся форме нажмите кнопку Все настройки.

На открывшейся странице перейдите в раздел Правила обработки писем.

Переход к настройкам ящика

Переход к правилам обработки писем

ШАГ 3. В открывшейся форме нажмите кнопку Создать правило.

Переход к созданию правила

ШАГ 4. Настройте условия переадресации:

1. В поле Применять выберите ко всем письмам, кроме спама и с вложениями и без вложений;

2. В поле условия Если выберите Не содержит и введите любой рандомный текст чтобы под условия попадали все поступающие письма;

Вы можете настроить более конкретное условие если уверены, что не возникнет ошибки. Например, для загрузки заказов можно выбрать Название вложения содержит и указать слово или фразу, которое точно будет в названии файла вложения (например, order или заказ).

3. Уберите галочки в блоке Выполнить действие;

4. Активируйте опцию Переслать по адресу и укажите адрес дополнительного почтового ящика, на который требуется пересылать письма, отсортированные по указанному условию.

Нажмите кнопку Создать правило.

Создание условия переадресации

Добавьте другое условие, если требуется. Убедитесь, что условия не противоречат друг другу.

ШАГ 5. В случае успешной настройки переадресации на ваш дополнительный почтовый ящик придет письмо подтверждения переадресации. Войдите в ваш дополнительный ящик, откройте письмо и перейдите по ссылке подтвердите. 

На открывшейся странице нажмите кнопку Подтвердить пересылку.

Переход к подтверждению перадресации

Подтверждение переадресации

После подтверждения переадресации в настройках основного почтового ящика, в разделе Настройки → Почтовые Программы, активируется созданное правило переадресации.

Активное правило переадресации

Настройка доступа для дополнительного ящика

Чтобы разрешить системе загружать файлы, полученные в письме, необходимо дать ей доступ к почтовому ящику.

ШАГ 1. Войдите в дополнительный почтовый ящик на Яндекс.Почте, нажмите на знак шестеренки в левом меню и в открывшейся форме нажмите кнопку Все настройки.

На открывшейся странице перейдите в раздел Почтовые программы.

Переход к настройкам ящика

ШАГ 2. На открывшейся странице активируйте следующие опции:

1. С сервера pop.yandex.ru по протоколу POP3;
2. Входящие и Спам.

Нажмите кнопку Сохранить изменения.

Настройка доступа

Создание пароля приложения

Пароль приложения требуется для подключения почтового ящика к системе. Для создания пароля выполните следующие действия:

ШАГ 1. Войдите в дополнительный почтовый ящик на Яндекс.Почте, нажмите на знак шестеренки в левом меню и в открывшейся форме нажмите кнопку Все настройки.

Переход к настройкам ящика

ШАГ 2. На открывшейся странице перейдите в раздел Безопасность → Пароли приложений.

Переход к созданию пароля

ШАГ 3. На открывшейся странице выберите тип приложения – Почта (IMAP, POP3, SMTP) и в открывшейся форме укажите название пароля. Под указанным названием пароль будет отображаться в списке паролей приложения для данного почтового ящика.

Создание пароля

ШАГ 4. В появивишемся окошке появится созданный пароль приложения. Скопируйте пароль и сохраните его в надежном месте (например, в MS Word или блокноте), так как он показывается только один раз и второй раз увидеть его не получится.

Созданный пароль

Подключение почтового ящика

После настройки переадресации необходимо подключить дополнительный почтовый ящик к системе. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Настройки Email и нажмите кнопку Создать.

На открывшейся странице выберите Яндекс.Почту в списке почтовых сервисов и выполните следующие действия:

Таблица 2. Настройка почтового ящика

№	НАСТРОЙКА	ОПИСАНИЕ
1	Имя отправителя	Укажите название отправителя. Указанное название будет видно получателю в письме.
2	Адрес отправителя	Укажите адрес настраиваемого почтового ящика.
3	Роль	Выберите роль, которую будет выполнять настраиваемый почтовый ящик.  В случае примера — Загрузка заказов.
4	Регионы	Выберите регион, в котором будет доступен почтовый ящик. Оставьте это поле пустым, если требуется, чтобы ящик был доступен во всех регионах.
5	Логин	Укажите адрес настраиваемого почтового ящика.
6	Пароль	Укажите пароль приложения, который вы скопировали ранее.

Нажмите кнопку Сохранить.

Настройки почтового ящика

Тест настройки

Для проверки правильности настройки выполните следующие действия:

ШАГ 1. Отправьте письмо с файлом (в случае примера - файлом заказа) на основной почтовый ящик, для которого настраивалась переадресация на дополнительный ящик.

Письмо отправляется на основной ящик, так как должна произойти переадресация письма на дополнительный ящик, с которого письмо будет загружено в систему.

ШАГ 2. В панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Лог почты.

Если все настроено верно, вы увидите сообщение о получении файла.

Полученный файл

Список ролей почты

Для корректного обмена письмами каждому почтовому ящику должна быть задана определенная роль (например, загрузка заказов). У собственных почтовых ящиков PARTS SOFT роли преднастроены. Если вы используете почтовые ящики других почтовых сервисов, потребуется подключить ящики к системе и установить соответствующие роли.

Таблица 3. Роли почты

РОЛЬ	ФУНКЦИИ
Отправка уведомлений	Почтовый ящик будет использоваться для отправки уведомлений вашим клиентам, поставщикам и менеджерам о различных событиях в системе. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты, а также активирована опция Отправлять Email (для контрагентов).
Загрузка прайс-листов	Почтовый ящик будет использоваться для получения прайс-листов от ваших поставщиков и автоматической загрузки прайс-листов в систему. Роль необходима для функции автообновления прайс-листов по E-mail.
Загрузка заказов	Почтовый ящик будет использоваться для получения заказов от ваших клиентов и автоматической загрузки заказов в систему. Роль необходима для функции автообработки заказов.
Загрузка инвойсов	Почтовый ящик будет использоваться для загрузки накладных поставщиков. Используется совместно с ролью Загрузка ответов в случаях, когда поставщик присылает вам накладные и ответы по заказам на отдельные почтовые ящики. Данную роль нужно назначить для почтового ящика, на который приходят накладные.
Загрузка ответов	Почтовый ящик будет использоваться для загрузки ответов поставщиков. Используется совместно с ролью Загрузка инвойсов в случаях, когда поставщик присылает вам накладные и ответы по заказам на отдельные почтовые ящики. Данную роль нужно назначить для почтового ящика, на который приходят ответы по заказам.
Загрузка инвойсов и ответов	Почтовый ящик будет использоваться для загрузки как накладных, так и ответов поставщика. Используется в случаях, когда поставщик присылает накладные и ответы на один почтовый ящик.
Отправка рассылок (в том числе прайс-листы)	Почтовый ящик будет использоваться для отправки рассылок вашим клиентам. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты, а также активирована опция Отправлять Email.
Отправка новостей	Почтовый ящик будет использоваться для рассылки новостей вашим клиентам. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты, а также активирована опция Получать рассылку новостей.
Отправка уведомлений о прайс-листах (просрочка)	Почтовый ящик будет использоваться для отправки уведомлений о событиях с прайс-листами вашим менеджерам. Убедитесь, что в профиле менеджера указан адрес его электронной почты.
Отправка заказа поставщику	Почтовый ящик будет использоваться для отправки заказа поставщику. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты.
Отправка ответа на заказ	Почтовый ящик будет использоваться для отправки ответа на заказ клиента. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты.
Отправка уведомления о возврате	Почтовый ящик будет использоваться для отправки вашим поставщикам уведомлений о созданном возврате поставщику. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты.
Отправка документов - Накладных	Почтовый ящик будет использоваться для отправки накладных. Убедитесь, что в профиле получателя указан адрес его электронной почты.

Отправка уведомлений

Вы можете настроить отправку уведомлений вашим клиентам, поставщикам и менеджерам о разных событиях в системе.

Для настройки уведомлений менеджеру перейдите в раздел панели администрирования Справочники → Пользователи → Список, нажмите кнопку Редактировать в строке нужного менеджера и на вкладке Настройка оповещений отметьте события и способы оповещения.

Настройка уведомлений менеджеру

Уведомления отправляются:

• На почту клиента, указанную в его профиле. Убедитесь, что в блоке Дополнительно профиля клиента активирована опция Отправлять Email;
• На почту поставщика, указанную в его профиле.  Убедитесь, что в блоке Дополнительно профиля поставщика активирована опция Отправлять Email;
• На почту менеджера, указанную в его профиле. Убедитесь, что на вкладке Настройка оповещений активирована отправка соответствующих уведомлений;
• На почту региона, указанную в его настройках на вкладке Контакты и соц.сети.

Таблица 4. Правила отправки уведомлений

СОБЫТИЕ	УСЛОВИЯ ОТПРАВКИ
Регистрация клиента	На почту клиента; На почту поставщика; На почту менеджера клиента — если в профиле менеджера, на вкладке Настройка оповещений, активирована отправка e-mail-уведомлений о событиях типа Новый клиент; На почту региона.
Новый заказ	На почту клиента; На почту менеджера клиента — если в профиле менеджера, на вкладке Настройка оповещений, активирована отправка e-mail-уведомлений о событиях типа Новый заказ. Менеджер получит письмо с файлом order.xml.
Заказ звонка	На почту региона.
VIN запрос от клиента	На почту региона — если клиент еще не добавлен в систему; На почту менеджера клиента — если в профиле менеджера, на вкладке Настройка оповещений, активирована отправка e-mail-уведомлений о событиях типа Новый VIN-запрос.
Письмо об изменении статуса позиции заказа	На почту клиента — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений клиентам в блоке Настройка Email уведомлений о статусе позиции; На почту поставщика — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений поставщикам в блоке Настройка Email уведомлений поставщика о статусе позиции; На почту менеджерам — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений менеджерам в блоке Настройка Email уведомлений о статусе позиции; На почту региона — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений на почту региона в блоке Настройка Email уведомлений о статусе позиции; Другим получателям — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений на указанную электронную почту в блоке Настройка Email уведомлений о статусе позиции.
Письмо об изменении статуса всего заказа	На почту клиента — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений клиентам в блоке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа; На почту менеджерам — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений менеджерам в блоке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа; На почту региона — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений на почту региона в блоке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа; Другим получателям — если в настройках статуса активирована отправка уведомлений на указанную электронную почту в блоке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа.

Принудительная загрузка писем

При необходимости вы можете вручную запустить загрузку заказов, прайс-листов и накладных из подключённых почтовых ящиков в систему.

Для этого в панели администрирования перейдите в раздел Служебные → Система → Загрузить с почты.

После запуска загрузки система перенаправит вас на главную страницу, в верхней части которой появится уведомление Задача на загрузку с email поставлена в очередь.

Принудительная загрузка почты