Настройки Email

Система parts-soft.ru интегрируется с внешними почтовым сервисами: Яндекс, Google и другими. Благодаря этому можно:

  • загружать обновленные прайс-листы от поставщиков;
  • загружать накладные и ответы от поставщиков;
  • загружать заказы от оптовых клиентов; 
  • уведомлять клиентов о статусе их заказов;
  • уведомлять менеджеров о событиях в системе (например, заказа клиента перешел в новый статус);
  • уведомлять поставщиков о небходимости загрузить обновленный прайс-лист;
  • рассылать новости клиентам;  
  • рассылать прайс-листы клиентам.

Основные настройки, связанные с рассылкой и загрузкой писем, регулируются в админпанели системы, в разделе Служебные → Настройки email

Особенности работы с почтой в системе

Для работы с письмами система parts-soft.ru использует протоколы:

  • SMTP — для отправки писем;
  • POP3 — для загрузки писем.

Особенностью работы по протоколу POP3 является то, что полученные письма удаляются с почтового сервера сразу после скачивания в систему parts-soft.ru.

Поэтому для загрузки писем используйте отдельные почтовые ящики. На них предварительно нужно настроить переадресацию (пересылку) с основных, куда вы получаете письма от клиентов/поставщиков. Ниже мы разберем, как для загрузки прайс-листов настроить пересылку писем на промежуточный ящик на Яндекс.Почте и дать к нему доступ системе. Если вы используете другой почтовый сервис, то подробные настройки переадресации можно узнать в его справочном разделе.


1. Настройка пересылки писем

Выполняется для основного ящика, куда вы получаете письма

ШАГ 1. Чтобы перейти к настройкам почты, нажмите на шестеренку в правом верхнем углу. Выполните Все настройки → Правила обработки почты

ШАГ 2. Нажмите Создать правило.

ШАГ 3. На странице настройки правила настройте условия переадресации.

ШАГ 4. Укажите адрес, на который следует пересылать почту.

Нажмите на кнопку Сохранить изменения в нижней части формы.

Фото 1. Создание правила
Настройки Email иллюстрация №1


2. Включение доступа по POP3

Выполняется для дополнительного ящика, куда будут пересылаться письма

ШАГ 1. Откройте настройки почты. Для этого нажмите на шестеренку в правом верхнем углу, а затем - на ссылку Все настройки

ШАГ 2. Выберите Почтовые программы.

ШАГ 3. Включите опцию С сервера pop.yandex.ru по протоколу POP3, чтобы открыть доступ к почтовому ящику по протоколу POP3. 

ШАГ 4. Отметьте галочкой папку Входящие, Спам и другие папки, к которым будет разрешен доступ. Например, если для каждого поставщика у вас заведена отдельная папка. 

Система видит письма только в тех папках, к которым ей разрешен доступ.

ШАГ 5. Активируйте опцию При получении почты по POP3 письма в почтовом ящике Яндекс Почты помечать как прочитанные.

Нажмите на кнопку Сохранить изменения в нижней части формы.

Фото 2. Настройка POP3
Настройки Email иллюстрация №2

Список ролей почты

Сам по себе система parts-soft.ru не имеет встроенного почтового сервера, поэтому для работы с письмами прежде всего нужно настроить интеграцию с соответствующей внешней службой. С ее помощью будет производиться отправка и загрузка писем, а система parts-soft.ru будет отдавать ей  команды. Для этого в разделе админпанели Служебные → Настройки email необходимо назначить нужные роли для ваших почтовых ящиков (в зависимости от цели их использования).  

Список доступных ролей:

  • Отправка уведомлений (она же рассылка прайс-листов)
  • Загрузка прайс-листов 
  • Загрузка заказов
  • Загрузка инвойсов. Данная роль отвечает за загрузку только накладных поставщика.  Используется совместно с ролью Загрузка ответов в случаях, когда поставщик присылает вам накладные и ответы по заказам на отдельные почтовые ящики. Ее нужно назначить для того вашего почтового ящика, на который приходят накладные. 
  • Загрузка ответов. Данная роль отвечает за загрузку только ответов поставщика. Используется совместно с ролью Загрузка инвойсов в случаях, когда поставщик присылает вам накладные и ответы по заказам на отдельные почтовые ящики. Ее нужно назначить для того вашего почтового ящика, на который приходят ответы по заказам. 
  • Загрузка инвойсов и ответов. Данная роль отвечает за загрузку как накладных, так и ответов поставщика. Используется в случаях, когда поставщик присылает накладные и ответы на один почтовый ящик.
  • Отправка рассылок (в том числе прайс-листы)
  • Отправка новостей
  • Отправка уведомлений о прайс-листах (просрочка)
  • Отправка заказа поставщику
  • Отправка ответа на заказ

Фото 3. Список настроенных ролей
Настройка Email иллюстрация №3

  • Редактировать настройки роли (1).
  • Удалить роль (2).
  • Создать новую роль (3).

Создание роли

На странице со списком ролей нажмите на кнопку Создать. Вы перейдете на страницу настройки роли. 

Фото 4. Настройки почтового сервиса
Настройка Email иллюстрация №4

ШАГ 1. Если вы используете почтовый сервис Mail.ru, Яндекс, Rambler или Google, то для быстрого заполнения настроек протоколов нажмите на его логотипе. Иначе используйте настройки рекомендованные вашим сервисом. 

ШАГ 2.   Заполните поля Имя отправителя и Адрес отправителя. В зависимости от настраиваемой роли в поле Адрес отправителя указывается  полный адрес почтового ящика (включая логин, @ и домен), с которого будет происходить соответственно рассылка или загрузка писем. Введенные данные будут отображаться:

  •  в логе почты — в разделе Служебные → Система → Лог почты. См. столбец От кого/кому;
  • в поле письма От — при email-рассылке.

ШАГ 3.  Укажите авторизационные данные Логин и Пароль для указанного в шаге 2 адреса почтового ящика.

Многие сервисы борются со спамом, поэтому адрес отправителя должен совпадать с логином почты.

ШАГ 4.   Выберите роль для указанного в шаге 2  почтового ящика, т.е. для какой цели он используется. Например, Загрузка прайс-листов

ШАГ 5. По умолчанию настраиваемая роль будет использоваться для всех регионов, добавленных в разделе Служебные → Справочники → Регионы. При необходимости вы можете указать конкретный регион, выбрав его из списка. 

ШАГ 6. По умолчанию используется безопасное TLS-подключение. При необходимости, если ваш почтовый сервис не поддерживает такое подключение, вы его можете отключить, сняв галочку Шифрование

ШАГ 7. По умолчанию письма не оптимизированы под конкретные почтовые клиенты, но вы можете включить режим повышенной совместимости с Microsoft Outlook, если у вас наблюдаются проблемы с отображением там писем. Для этого включите галочку MS Exchange

Не забудьте сохранить изменения настроек.  Если настройки установлены корректные, созданная роль будет добавлена в список в разделе Служебные → Настройки email. Иначе, если были допущены ошибки, система не сможет авторизоваться на почтовом сервисе, а роль заблокируется до того момента, пока не будут внесены изменения в ее настройки. Вы увидите уведомление об ошибке: 

Фото 5. Заблокированная роль в списке
Настройки Email иллюстрация №3

Чтобы узнать, с чем конкретно связана ошибка, перейдите к редактированию роли: 

Фото 6. Описание ошибки при блокировке роли
Настройки Email иллюстрация №4

Проверка настроек роли

Для загрузки писем

Предварительно сохраните файл письма в формате eml. Если вы используете Яндекс.Почту, это можно сделать следующим способом:

ШАГ 1.  В верхнем меню нажмите иконку три точки.

ШАГ 2. Выберите Свойства письма. В новой вкладке ваше письмо откроется в формате eml.  Сохраните его себе на компьютер (клавиши Ctrl+S) под выбранным названием. 

Фото 7. Загрузка eml файла из Яндекс.Почты
Настройки Email иллюстрация №5
 
После этого выполните следующие действия: 

ШАГ 1. На странице со списком ролей нажмите  в нужной строке  кнопку редактирования

ШАГ 2. Перейдите на странице с настройками роли на вкладку Проверка

ШАГ 3. Укажите путь к сохраненному eml-файлу, с помощью кнопки Выберите файл с письмом.

ШАГ 4. Нажмите кнопку Отправить.

Фото 8. Проверка входящей почты
Настройки Email иллюстрация №6


Для отправки писем

ШАГ 1. На странице со списком ролей нажмите  в нужной строке  кнопку редактирования

ШАГ 2. Перейдите на странице с настройками роли на вкладку Проверка.

ШАГ 3. Укажите адрес своей электронной почты и нажмите на кнопку Отправить.

Фото 9. Проверка исходящей почты
Настройки Email иллюстрация №7

Информирование менеджеров и контрагентов о событиях в системе

Если в разделе админпанели Служебные → Настройки email настроена роль Отправка уведомлений, система будет отправлять письма о событиях. Для каждого из них подготовлены шаблоны в разделе Служебные → Шаблоны html. При желании их  можно отредактировать под себя.

На какие адреса отправляются письма:

  • на почту клиента. Для отправки писем у клиента в настройках профиля должна быть указана Электронная почта (в блоке Контактные данные) и стоять галочка Отправлять Email (в блоке Дополнительно). Почта может быть указана самим клиентом при регистрации на сайте или при добавлении клиента в админпанели (при импорте из файла или вручную менеджером). Чтобы проверить выполнены ли настройки, перейдите к редактированию его профиля, как показано в статье “Как добавить клиентов ” (см. в разделе “Редактирование клиента”). 
  •  на почту менеджера, указанную при добавлении его профиля, если там была включена отправка соответствующих email-уведомлений в блоке  Настройка оповещений;
  • на почту региона, указанную при его добавлении (см. блок Контакты региона). 
  • На почту поставщика, указанную при его добавлении в систему.

Ниже рассмотрена логика отправки писем для частых случаев:

Таблица 1.
Вид события Куда уходит письмо и при каких условия

Регистрация клиента 

  • На почту клиенту;
  • На почту региона;
  • На почту менеджеру клиента, если при добавлении его профиля была включена отправка email-уведомления о событии Новый клиент (в блоке  Настройка оповещений);
  • На почту поставщика.

Новый заказ 

  • На почту клиента;
  • На почту менеджера клиента, если при добавлении профиля менеджера была включена отправка email-уведомлений о событиях типа Новый заказ (в блоке  Настройка оповещений).

Менеджер получит письмо с приложенным служебным файлом order.xml. В письмо  клиенту такой файл не добавляется.

Заказ звонка 

На почту региона.

VIN запрос от клиента

  • На почту региона, если клиент не зарегистрирован на сайте (его нет в разделе Контрагенты → Клиенты);
  • На почту менеджера клиента, если при добавлении профиля менеджера была включена отправка email-уведомлений о событии Новый VIN запрос (в блоке  Настройка оповещений).

Письмо об изменении статуса позиции заказа  

  • На почту клиента,  если при создании / редактировании статуса была установлена галочка Отправлять уведомления клиенту  на вкладке Настройка Email уведомлений о статусе позиции;
  • На почту менеджера клиента,  если при создании / редактировании статуса была установлена галочка Отправлять уведомления менеджеру  на вкладке Настройка Email уведомлений о статусе позиции;
  • Другим получателям, если при создании / редактировании статуса была активирована отправка им email уведомлений на вкладке Настройка Email уведомлений о статусе позиции

См. подробное описание настроек в документации по разделу Служебные → Справочники → Статусы заказов (в справке “Создание статуса”)

Письмо об изменении статуса всего заказа

  • На почту клиента,  если при создании / редактировании статуса была установлена галочка Отправлять уведомления клиенту  на вкладке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа;
  • На почту менеджера клиента,  если при создании / редактировании статуса была установлена галочка Отправлять уведомления менеджеру  на вкладке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа;
  • Другим получателям, если при создании / редактировании статуса была активирована отправка им email уведомлений на вкладке Настройка Email уведомлений о статусе всего заказа

См. подробное описание настроек в документации по разделу Служебные → Справочники → Статусы заказов (в справке “Создание статуса”)

Отслеживание отправленных/загруженных писем

Отчет по загруженным в систему/отправленным письмам  вы найдете в разделе Служебные → Система → Лог почты. Подробнее о работе с логами, читайте в документации по данному разделу.  

Фото 10. Лог отправленных сообщений
Настройки Email иллюстрация №8

Принудительная загрузка писем

Чтобы вызвать загрузку заказов, накладных, прайс-листов в принудительном порядке, выполните Служебные → Система →  Загрузить с почты.  После этого откроется главная страница админпанели. Вверху вы увидите сообщение Задача на загрузку с email поставлена в очередь.

Фото 11. Загрузка писем с почты
Настройки Email иллюстрация №9