Настройка Email

Для автоматической загрузки прайс-листов поставщиков, рассылки уведомлений и выгрузки своих прайс-листов нужно настроить электронную почту.

ВАЖНО! Перед тем как настраивать сервис электронной почты прочитайте это!
При загрузке почты со многих почтовых сервисов на сайт, письма в ящике автоматически удаляются.
Для того чтобы этого избежать, нужно внести настройки в сам аккаунт электронной почты.

ВНИМАНИЕ! СИСТЕМА УДАЛЯЕТ ПРОЧИТАННЫЕ ПИСЬМА! ЗАВЕДИТЕ ОТДЕЛЬНЫЙ ЯЩИК, ВНЕ ЗАВИСИМОСТИ ОТ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ПОЧТОВОЙ СИСТЕМЫ.

Настройка аккаунта электронной почты

Со своей стороны мы рекомендуем пользоваться почтой на Яндексе.
Настроить ее лучше так.

ШАГ 1.   Если Вы не хотите перенаправлять своих поставщиков на новый адрес почты для отправления Вам прайс-листов, настройте в своем почтовом аккаунте пересылку/переадресацию писем на другой адрес. Подробные настройки переадресации можно узнать в справочном разделе Вашего почтового сервиса.
В Яндекс Почте такую переадресацию можно настроить в меню 
Все настройки → Правила обработки почты (1).
При создании нового правила (2) нужно указать услови (3) переадресации и адрес (4), на который следует пересылать почту.

Фото 1. Переадресация писем
Настройка Email иллюстрация №1

ШАГ 2.   Включите настройки POP3. Для этого в меню Все настройки (1) Яндекс Почты выберите пункт Почтовые программы (2) и отметьте галочками:

  • опцию С сервера pop.yandex.ru по протоколу POP3 (3).
  • папку Входящие (4). Если Вы используете другие папки с прайс-листами в почтовом ящике (например, для каждого поставщика отдельная папка), к ним тоже нужно разрешить доступ.
    Папку Спам также лучше отметить.
  • ОБЯЗАТЕЛЬНО отметьте галочкой пункт При получении почты по POP3 письма в почтовом ящике Яндекс Почты помечать как прочитанные (5) .

ВАЖНО! Система видит письма только в тех папках, к которым ей разрешен доступ (отмечены галочками).

Нажмите на кнопку Сохранить изменения в нижней части формы.

Фото 2. Настройка POP3
Настройка Email иллюстрация №2

Настройка ролей почты

Список ролей

В панели администратора системы Parts-Soft перейдите в меню Служебные → Настройки email. Здесь отображается список настроенных ролей.

Каждую роль можно отредактировать или удалить. Для добавления новой роли нажмите на кнопку «Создать».

Фото 3. Список настроек email
Настройка Email иллюстрация №3

ВАЖНО!  Список всех ролей, которые можно добавить в систему:

  • Загрузка прайс-листов 
  • Загрузка заказов
  • Загрузка инвойсов
  • Отправка рассылок (в том числе прайс-листы)
  • Отправка новостей
  • Отправка уведомлений 
  • Отправка уведомлений о прайс-листах (просрочка)
  • Отправка заказа поставщику

Создание роли

По нажатию на кнопку Создать в меню Настройки email, вы перейдете на страницу настройки роли

ШАГ 1. Если вы используете почтовый сервис Mail.ru, Yandex, Rambler или Google, то для быстрого заполнения настроек протоколов нажмите на нужном логотипе. Иначе используйте настройки рекомендованные вашим сервисом. 

Фото 4. Настройки почтового сервиса
Настройка Email иллюстрация №4

ШАГ 2.   Укажите авторизационные данные: логин, пароль и адрес отправителя.
В поле Логин вводится полностью логин Вашей электронной почты, выделенной для получения прайс-листов. При желании можно указать имя отправителя.

ВАЖНО! Многие сервисы борются со спамом, поэтому адрес отправителя должен совпадать с логином почты.

Фото 5. Настройки авторизации
Настройка Email иллюстрация №5

ШАГ 3.   Выберите роль для этой почты, т.е. для какой цели используется этот почтовый ящик.
Например, загрузка прайс-листов

ШАГ 4. При необходимости укажите регион, за которым будет закреплена роль.

ШАГ 5.  Нажмите Сохранить.

Фото 6. Выбор роли email
Настройка Email иллюстрация №6

ВАЖНО!  Аналогичным образом создается роль для рассылки прайс-листов и уведомлений. Для этого при настройке необходимо выбрать роль "Отправка уведомлений". Если данные роли отдельно не настроены, мы используем роль "Отправка уведомлений" для действий, в которых используются роли из списка.

ШАГ 6. Созданная роль будет добавлена в список (на фото 3).  Если при настройке роли были допущены ошибки, система не сможет авторизоваться, а роль заблокируется до того момента, пока не будут внесены изменения в ее карточку. Такая роль будет отмечена в списке: 

Фото 7. Заблокированная роль в списке
Настройка Email иллюстрация №7

Чтобы узнать, с чем конкретно связана ошибка, перейдите к ее редактированию настроек роли. 

Фото 8. Описание ошибки при блокировке роли
Настройка Email иллюстрация №8

Проверка настроек роли

Для входящих сообщений

Можно проверить работоспособность созданной роли для входящих сообщений электронной почты:

  • Загрузка прайс-листов;
  • Загрузка заказов;
  • Загрузка инвойсов.

ШАГ 1. Для начала нам понадобится файл письма в формате eml. Если вы используете Яндекс.Почту, откройте нужное письмо.   

В верхнем меню нажмите иконку три точки (1) и выберите Свойства письма (2)

В новой вкладке ваше письмо откроется в формате eml.  Сохраните его себе на компьютер (клавиши Ctrl+S) под выбранным названием. 

Фото 10. Загрузка eml файла из Яндекс.Почты 

Настройка Email иллюстрация №10

ШАГ 2. Перейдите в карточку роли электронной почты в админ панели, нажав ярлык редактировать (1)

На вкладке Проверка (2) нажмите кнопку Выберите файл с письмом (3) и укажите путь к eml файлу,  сохраненном на первом шаге (см.фото 10).   

Нажмите кнопку Отправить (4).

Фото 11. Проверка входящей почты
Настройка Email иллюстрация №11

Для исходящих сообщений

Можно проверить работоспособность созданной роли для исходящих сообщений электронной почты:

  • Отправка уведомлений (она же рассылка прайс-листов);
  • Отправка рассылок (в том числе прайс-листы);
  • Отправка новостей;
  • Отправка уведомлений о прайс-листах (просрочка);
  • Отправка заказа поставщику;
  • Отправка ответа на заказ

Для этого перейдите в карточку роли электронной почты, нажав ярлык редактировать (1) (см. фото 3).  

На вкладке Проверка (2) укажите адрес своей электронной почты (3) и нажмите на кнопку Отправить.

Фото 9. Проверка исходящей почты
Настройка Email иллюстрация №9

По данной функции возникают могут возникнуть следующие вопросы: