Автоматическая обработка заказов

Администратор и менеджеры системы Parts-Soft могут настроить автоматическую обработку:

  • оптовых заказов — из Excel-файлов и CSV;
  • внешних заказов —  из маркетплейсов Zzap и GettZap.

В этом случае вам не нужно будет вручную распределять позиции из заказа клиента по поставщикам, система сделает это за вас. Будут подобраны подходящие предложения из доступных прайс-листов и закреплены за позициями. Размещенные заказы будут добавлены в меню Заказы → Все.

Чтобы автообработка заказов была доступна, нужен старший тариф обслуживания или аренды. Если у вас другой без поддержки данной функции, но она вам необходима, вы всегда можете сменить свой тарифный план. Для этого обратитесь в нашу техническую поддержку по почте support@parts-soft.ru

Давайте рассмотрим, как работает данный функционал на примере следующей модельной ситуации. К нам пришла заявка от клиента из Балашихи на подбор нескольких позиций. Клиент готов заплатить на 8% дороже, но хочет, чтобы заказ дошел в течении 10 дней (минимальный и максимальный срок доставки  неизвестны, поэтому считаем их равными 0-0 дней). При этом у подобранных предложений статистика не должна быть меньше 80 %.  

Предварительная настройка

ШАГ 1. В разделе Сайт → Общие настройки  в поле Сортировка при обработке XLS и внешних заказов задайте правила сортировки предложений из прайс-листов. Например, можно выбрать Цена (1) → Максимальный срок доставки (2) → Количество (3). Из двух найденных с одинаковой ценой будет выбираться то, у которого меньше срок доставки.

Фото 1. Настройки сортировки
Автоматическая обработка заказов иллюстрация №1

ШАГ 2. Если требуется ограничить выборку предложений пунктами выдачи, настройте видимость всех ваших прайс-листов в данных пунктах — в настройках регионов доставки. Для каждого  региона укажите нужный пункт выдачи. Также можно выбрать Все пункты выдачи, если их несколько. 

Настройка доступна только для клиентов на старших тарифах обслуживания и аренды. 


Фото 2. Настройка региона доставки
Автоматическая обработка заказов иллюстрация №2

Настройка для заказов из файлов

ШАГ 1. Перейдите в админпанели в раздел Заказы → Шаблоны загрузки и нажмите кнопку Создать

ШАГ 2. На странице нового шаблона укажите начальные данные и нажмите кнопку Создать

ШАГ 3. На странице редактирования шаблона задайте его основные параметры.   

ШАГ 4. После этого переходим к блоку Настройка автоматической обработки заказа, где:

1. Включаем галочку Активировать автоматическую обработку заказа. После загрузки заказа по шаблону будет осуществляться сначала поиск предложений в прайс-листах, а затем их фильтрация по указанным критериям.  

Подробные описания всех настроек, используемых в шаге 4, вы можете узнать из описания блока Настройка автоматической обработки заказа в документации по разделу Заказы → Шаблоны загрузки.

2. Указываем критерии, исходя из условий нашей задачи:

  • в поле Использовать зону видимости (1) “Балашиха”. Будем проценивать предложения только из прайс-листов, закрепленных за данной зоной видимости. Предполагается, что у клиента в настройках профиля также указана данная зона.

  • в поле Максимальное отклонение цены (2)  — 8. Система будет рассматривать предложения, для которых выполняется условие цена указанная клиентом > цена продажи из проценки — (цена продажи из проценки* отклонение/100) (при учете, что цена продажи без наценки не превышает цену клиента). Например, в заявке есть позиция с ценой 249, из проценки находим предложение с ценой 255. Нам оно подходит, поскольку 249 > 235 = 255 - (255*8/100)

  • в поле Минимальная статистика (3)80.

  • в поле Допустимое превышение сроков для мин. срока доставки (4) — 2. Система будет рассматривать предложения с минимальным сроком доставки до 0+2 = 2 дней.  Здесь 0 — это минимальный срок доставки из заказа, а 2 — указанный нами допуск. Например, предложения со сроком доставки 0-1,  1-7 и 2-15 подходящие, а вот 3-7 нет. Последнее предложение отфильтруется, поскольку, 3 больше минимального срока доставки с учетом допуска 0 + 2.

  • в поле Допустимое превышение сроков для макс. срока доставки (5)10. Система будет рассматривать предложения с максимальным сроком доставки от 0 до 0+10 = 10 дней.  Здесь 0 — это максимальный срок доставки из заказа, а 10 — указанный нами допуск. Предложения 0-1 и 1-7 из прошлого примера подходящие, а вот 2-15 нет. Последнее предложение отфильтруется, поскольку, во-первых, 15 больше максимального срока доставки с учетом допуска 0 + 10, а во-вторых 15 больше Максимально возможного срока доставки.

  • Максимальный возможный срок доставки (6)10.  Любые предложения с сроком доставки более 10 дней рассматриваться не будут.

3. Дополнительно включаем галочку Фильтровать предложения без количества (7), чтобы  отсеять предложения, у которых не указано точное количество.

4. Выбираем в поле Статус при отсутсвии предложений(8) — статус “Ожидает обработки менеджером”. Он будет установлен для тех позиций, по которым предложений мы вообще не нашли. Мы могли оставить поле пустым, но в этом случае позиции без подобранных предложений уйдут в отказ, а менеджер соответственно не сможет обработать заказ вручную.   

5. Выбираем в поле Статус при пустой фильтрации (9) — статус “Ожидает обработки менеджером”. Он будет установлен для тех позиций, по которым предложения были, но мы их отсеяли. Таким образом у менеджера будет шанс обработать заказ вручную. Мы могли бы выбрать “Отказ”, но в этом случае позиции без подобранных предложений уйдут в отказ.   

Как понять, почему отсеялись предложения?  

В разделе Служебные → Система → Логи откройте лог order_auto_process.log. В поле Фильтр укажите сквозной номер заказа или номер детали, которая вас интересует. По нажатию кнопки Показать вы увидите подробный лог фильтрации.

Фото 3. Настройки автоматической обработки заказа
Автоматическая обработка заказов иллюстрация №1

ШАГ 5. Чтобы сохранить изменения и перейти к импорту файла-образца, нажмите Настроить файл внизу страницы.

ШАГ 6. Импортируйте файл с помощью мастера загрузки

ШАГ 7. Шаблон создан и настроен. Теперь его можно использовать, чтобы загружать заказы в разделе Заказы → Загрузить заказ.

Перед загрузкой обязательно проверяйте назначен ли клиенту менеджер. Это можно узнать на странице редактирования его профиля в поле Менеджер. Если нет, то выберите из списка нужного.

Просмотреть обработанные заказы можно будет в разделе Заказы → По группам. Распределенные позиции, для которых были подобраны предложения, будут находиться в статусе “В работе”. Остальные окажутся в статусах, настроенных на шаге 3. Для каждой такой позиции будет доступна кнопка Обработать, по нажатию на которую вы сможете перейти к форме обработки заказа и вручную подобрать предложение из доступных прайс-листов. 

Фото 4. Сформированные заказы
Автоматическая обработка заказов иллюстрация №2

Настройка для внешних заказов

С маркетплейса Zzap

Если у вас ранее была настроена интеграция с Zzap, но автоматическая обработка заказов не активирована, вы можете включить ее следующим способом. Сначала в разделе Служебные → Справочники → Маркетплейсы в строке с Zzap нажмить Настроить. Далее на странице редактирования интеграции в блоке Настройка автоматической обработки заказа выполните действия из шага 4 предыдущего раздела данной инструкции. 

При отсутствии интеграции с Zzap вам потребуется в разделе Служебные → Справочники → Маркетплейсы добавить ее, следуя указаниям в инструкции "Получение заказов с Zzap".  Активация автоматической обработки заказов происходит в ее первом этапе (см. шаг 4). 

После активации автообработки все заказы с Zzap будут отмечаться в системе Parts-Soft как принятые. Список обработанных позиций можно будет просмотреть в разделе админпанели Заказы → Внешние заказы. Рядом с каждой распределенной позицией вы увидите кнопку Принят. По нажатию на нее можно перейти к заказу, размещенному в разделе Заказы → Все.  

Чтобы размещаемые заказы с Zzap привязывались к конкретным пунктам выдачи:

  • выполните шаг 2 из предварительных настроек;
  • для каждого пункта пропишите точку выдачи, передаваемую  маркетплейсом (seller_name) — в настройках пункта  (см. поле Название точки выдачи из маркетплейса). Указывать нужно без пробелов и лишних символов.

    Настройка требует наличия старшего тарифа осблуживания или аренды.

Если ваши клиенты часто оформляют заказы в Zzap с разных регионов, то может быть полезно в разделе Сайт → Общие настройки активировать опцию Изменять регион клиента, если регион внешнего заказа отличается от текущего региона клиента. Она позволит настроить автоматическое перемещение каждого такого клиента в регион, откуда поступил заказ (см. поле Регион из блока Опциональные данные в настройках профиля клиента). Смена региона произойдет непосредственно после обработки поступившего заказа.

Фото 5. Принятый заказ

Автоматическая обработка заказов иллюстрация №3


С маркетплейса GettZap

Если у вас ранее была настроена интеграция с GettZap, но автоматическая обработка заказов не активирована, вы можете включить ее следующим способом. Сначала в разделе Служебные → Справочники → Маркетплейсы в строке с GettZap нажмить Настроить. Далее на странице редактирования интеграции в блоке Настройка автоматической обработки заказа выполните действия из шага 4 предыдущего раздела данной инструкции. 

При отсутствии интеграции с GettZap вам потребуется в разделе Служебные → Справочники → Маркетплейсы добавить ее , следуя указаниям в инструкции "Получение заказов с GettZap".  Активация автоматической обработки заказов происходит в ее четвертом этапе (см. шаг 4). 

После активации автообработки все заказы с GettZap будут отмечаться в системе Parts-Soft как принятые. Список обработанных позиций можно будет просмотреть в разделе админпанели Заказы → Внешние заказы. Рядом с каждой распределенной позицией вы увидите кнопку Принят. По нажатию на нее можно перейти к заказу, размещенному в разделе Заказы → Все.    

Чтобы размещаемые заказы с GettZap привязывались к конкретным пунктам выдачи:

  • выполните шаг 2 из предварительных настроек;
  • для каждого пункта пропишите точку выдачи, передаваемую  маркетплейсом (seller_name) — в настройках пункта  (см. поле Название точки выдачи из маркетплейса). Указывать нужно без пробелов и лишних символов. 

    Настройка требует наличия старшего тарифа осблуживания или аренды.

Если ваши клиенты часто оформляют заказы в GettZap  с разных регионов, то может быть полезно в разделе Сайт → Общие настройки активировать опцию Изменять регион клиента, если регион внешнего заказа отличается от текущего региона клиента. Она позволит настроить автоматическое перемещение каждого такого клиента в регион, откуда поступил заказ (см. поле Регион из блока Опциональные данные в настройках профиля клиента). Смена региона произойдет непосредственно после обработки поступившего заказа.