Формирование и рассылка отчетов

Модуль Отчеты в системе PARTS SOFT позволяет получать сводную информацию о деятельности вашей компании.

Базовые отчеты

Раздел Отчеты → Базовые позволяет автоматизировать формирование и рассылку отчетов по прибыли, активности клиентов, внесению платежей и т.д. Данные отчеты создаются по расписанию, которое вы настроили – день, неделя, месяц.

Страница базовых отчетов

На странице базовых отчетов вы можете:

1. Скачать сформированный отчет;

2. Обновить отчет. Позволяет принудительно запустить переформирование отчета после того, как вы отредактировали его настройки;

3. Редактировать отчет;

4. Удалить отчет;

5. Создать новый отчет. Для создания отчета выберите нужный шаблон в меню слева (5) и нажмите кнопку ОК в окошке подтверждения (6).

Активность клиентов за месяц или неделю

Отчет Активность клиентов позволяет проанализировать информацию о клиентах — оборот, дату последнего поискового запроса на сайте и средний чек. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Активность клиентов за месяц или Активность клиентов за неделю. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета
2. Отчетный месяц или неделя
3. Группы скидок - если оставить поле пустым, в отчете будут участвовать заказы всех клиентов.
4. Регион - выберите регионы, для которых будет сформирован отчет. Если оставить поле пустым, отчет сформируется по всем доступным менеджеру регионам.
5. Формировать по расписанию - настройте режим автоматического формирования отчета:

• Каждый день утром — в отчет войдут заказы за прошлый день.
• Утром понедельника — в отчет войдут заказы за прошедшую неделю.
• Первый день каждого месяца — в отчет войдут заказы за прошлый месяц.
• По времени — отчет будет формироваться каждый день в выбранное время.

6. Рассылать отчет менеджерам - укажите менеджеров, которым должен отправляться отчет после его формирования.

   Убедитесь, что у выбранных менеджеров включено оповещение по событию Отправка подготовленных отчетов (см. раздел «Настройка оповещений»).

Сохраните изменения.

Построение отчета Активность клиентов за месяц

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

Сформированный отчет

В сформированном отчете находится подробная информация об активности всех клиентов, которые попадают под фильтры, заданные на этапе построения отчета.

Сформированный отчет по активности клиентов за месяц

Отчет по прибыли

Отчет по прибыли позволяет проанализировать оборот и прибыль, в том числе по каждой заказанной позиции, за определенный период времени. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Отчет по прибыли. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета, оно будет отображаться в списке созданных отчетов

2. С помощью фильтров Период от и Период до, укажите период, который должен охватить отчёт.

3. Выберите каким образом нужно Фильтровать заказы по дате:

• по Дате последнего изменения статуса;
• по Дате создания.

4. Если необходимо включить в отчет только заказы клиентов из выбранных групп скидок, укажите их в поле Группы скидок. По умолчанию поле пустое, в отчете участвуют заказы всех клиентов.

5. Выберите Регионы, для которых будет сформирован отчет. Если поле оставить пустым, отчет сформируется по всем доступным менеджеру регионам.

6. По умолчанию в отчет войдут все заказы, которые попали в систему PARTS SOFT. Если это требуется, выберите только нужный Источник заказа:

• API — заказы сделанные через веб-сервисы.
• Клиент — заказы, сделанные через сайт.
• Учетная система — заказы, загруженные из 1С, AmoCRM.
• Менеджер — заказы, оформленные менеджером в админпанели системы PARTS SOFT.
• Пакетная загрузка — заказы, загруженные с помощью шаблонов в разделе админпанели Заказы → Загрузить заказ.

7. Для просмотра отчета по позициям заказов, переведенных определенным менеджером в статус из группы «В работе», воспользуйтесь фильтром Кто пустил заказ в работу.

8. Если требуется включить в отчет только заказы клиентов, которые закреплены за конкретным менеджером, воспользуйтесь фильтром Клиенты менеджера.

9. Если требуется включить в отчет только заказы из админпанели, созданные конкретным менеджером, воспользуйтесь фильтром Менеджер создал заказ.

10. Если вам нужно сформировать отчет только на основе определенных прайс-листов, выберите нужные из списка Прайс-листы.

11. Чтобы в отчет вошли заказы только в определенных статусах, выберите нужные из списка Статусы заказов.

12. С помощью поля Формировать по расписанию настройте режим автоматического формирования отчета:

• Каждый день утром — в отчет войдут заказы за прошлый день.
• Утром понедельника — в отчет войдут заказы за прошедшую неделю.
• Первый день каждого месяца — в отчет войдут заказы за прошлый месяц.
• По времени — отчет будет формироваться каждый день в выбранное время.

13. В поле Рассылать отчет менеджерам укажите менеджеров, которым должен отправляться отчет после его формирования.

14. Нажмите кнопку Сохранить и обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов, нажав на кнопку загрузки рядом с его названием.

Построение Отчета по прибыли

Сформированный отчет

В сформированном отчете находится подробная информация об активности всех клиентов, которые попадают под фильтры, заданные на этапе построения отчета.

Сформированный Отчет по прибыли

Фильтры, заданные на этапе построения отчета

Отчет по прибыли маркетплейса

Отчет по прибыли позволяет проанализировать оборот и прибыль с конкретного маркетплейса за определенный период времени. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Отчет по прибыли маркетплейса. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

• Название отчета
• Расчетный период 
• Фильтровать заказы по дате
• Группы скидок
• Регион
• Источник заказа
• Кто пустил заказ в работу - выберите пользователя
• Клиенты менеджера - выберите менеджера, по заказам клиентов которого будет создаваться отчет
• Менеджер создал заказ - выберите менеджера чтобы в отчете учитывалаись только заказы, созданные им
• Выберите прайс-листы - выберите прайс-листы, заказы позиций которых будут учитываться в отчете
• Статусы заказов - выберите статусы заказов чтобы в отчете учитывались только заказы с выбранным статусом
• Формировать по расписанию
• Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение Отчета по прибыли маркетплейса

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете находится подробная информация об активности всех клиентов в рамках маркетплейса, которые попадают под фильтры, заданные на этапе построения отчета.

Популярные артикулы

Отчет Популярные артикулы позволяет:

• выявить самые заказываемые товары на указанный период времени;
• узнать количество заказов с такими товарами;
• определить среднюю, минимальную и максимальную цены на эти товары.

Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Популярные артикулы. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

• Название отчета
• Расчетный период 
• Группы скидок
• Регион
• Источник заказа
• Формировать по расписанию
• Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение отчета Популярные артикулы

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете находится подробная информация об артикулах, которые попадают под фильтры, заданные на этапе построения отчета.

Сформированный отчет по популярным артикулам

Отчет по внесению платежей

Отчет по внесению платежей позволяет проанализировать общую сумму денежных средств, которые вносились клиентами, с детализацией по способам пополнения баланса. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Отчет по внесению платежей. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

• Название отчета
• Расчетный период 
• Группы скидок
• Регионы
• Формировать по расписанию
• Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение отчета по внесению платежей

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете находится подробная информация о сумме внесенных средств клиентами, разделенная по способам оплаты.

Сформированный отчет по внесению платежей

Отчет по накладным поставщика

Отчет по накладным поставщика позволяет получить информацию о фактическом приходе по накладным и проанализировать расхождение цен. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Отчет по накладным поставщика. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета
2. Расчетный период
3. Поставщик, по которому необходимо сформировать отчет
4. Накладные выбранного поставщика, по которым необходимо сформировать отчет. Если поле оставить пустым, то в отчет войдут все его накладные за указанный период времени.
5. Формировать по расписанию - настройте режим автоматического формирования отчета:

• Каждый день утром — в отчет войдут накладные за прошлый день.
• Утром понедельника — в отчет войдут накладные за прошедшую неделю.
• Первый день каждого месяца — в отчет войдут накладные за прошлый месяц.
• По времени — отчет будет формироваться каждый день в выбранное время.

6. Рассылать отчет менеджерам - укажите менеджеров, которым должен отправляться отчет после его формирования.
   Убедитесь, что у выбранных менеджеров включено оповещение по событию Отправка подготовленных отчетов (см. раздел «Настройка оповещений»).

Сохраните изменения.

Построение отчета по накладным поставщика

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете будет представлена подробная информация о всех накладных поставщика, которые попали под фильтры, заданные при построении отчета.

Сформированный отчет по накладным поставщика

Если данные из накладной и фактический приход отличаются, возникнет «Ошибка прихода»:

• при расхождении количества позиций — в столбце «Статус кол..»;
• при расхождении цены — в столбце «Статус цены».

Отчет по счетам

Отчет по счетам позволяет проанализировать выставленные счета, общую сумму по ним и проверить дату оплаты. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Отчет по счетам. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета
2. Расчетный период
3. Статус оплаты - выберите, в каком статусе счета будут включены в отчеты — Оплачено, Не оплачено, Все.
4. Формировать по расписанию
5. Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение отчета по счетам

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете будет представлена подробная информация о всех счетах, которые попали под заданные фильтры.

Сформированный отчет по счетам

Отчет по личным скидкам

Отчет по личным скидкам позволяет проанализировать условия скидок, установленных для клиентов персонально.  Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Отчет по счетам. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета
2. Группы скидок
3. Регион
4. Клиенты менеджера
5. Формировать по расписанию
6. Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение отчета по личным скидкам

Сформированный отчет по личным скидкам

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете будет представлена подробная информация о персональных скидках клиентов, которые попали под заданные фильтры.

Статистика артикулов по контрагентам

Отчет Статистика артикулов по контрагентам позволяет проанализировать информацию о позициях, которые были заказаны у определенного поставщика либо заказаны определенным клиентом. Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Статистика артикулов по контрагентам. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета
2. Расчетный период
3. Группы скидок
4. Регион
5. Контрагент - выберите тип контрагента - Клиент или Поставщик
6. Контрагент - выберите нужного контрагента из списка
7. Формировать по расписанию
8. Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение отчета Статистика артикулов по контрагентам

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете будет представлена подробная информация о позициях, заказанных у конкретного поставщика или конкретным клиентом.

Сформированный отчет Статистика артикулов по контрагентам

Статистика запросов

Отчет Статистика запросов позволяет ознакомиться с информацией о запросах, совершенных конкретным клиентом на странице поиска (проценки). Для построения отчета:

ШАГ 1. На странице со списком базовых отчетов в меню слева выберите Статистика запросов. В появившемся окошке подтверждения нажмите кнопку ОК.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

1. Название отчета
2. Расчетный период
3. Группы скидок
4. Регион
5. Контрагент - выберите нужного контрагента из списка
6. Формировать по расписанию
7. Рассылать отчет менеджерам

Сохраните изменения.

Построение отчета Статистика запросов

ШАГ 3. Обновите страницу. Готовый отчет можно скачать на странице со списком базовых отчетов.

В сформированном отчете будет представлена подробная информация о запросах, отправленных конкретным клиентом при проценке позиций.

Сформированный отчет Статистика запросов

Как формировать другие виды отчетов

В разделе админпанели Отчеты находятся отчеты, не поддерживающие автоматическое формирование и рассылку менеджерам.

Внесение платежей

Отчет Внесение платежей отражает сумму внесенных денежных средств клиентами за заданный период времени с разбиением по способам внесения. Дополнительно можно выбрать нужного контрагента для фильтрации.

Для построения отчета перейдите в раздел Отчеты → Внесение платежей.

Построение отчета Внесение платежей

Статистика

Для вывода текущих показателей вашего интернет-магазина автозапчастей можно воспользоваться разделом админпанели Отчеты → Статистика. Более подробно данный раздел затрагивается в статье «Блок статистики».

По прибыли

Отчет по прибыли строится по такому же принципу, как Базовый отчет по прибыли, но без возможности автоматического формирования и рассылки.

Построение отчета по прибыли

Отчет формируется в виде графика, дополнительно можно скачать подробный XLS-файл отчета.

Отчет по прибыли в виде графика

По продажам

Отчет по продажам похож на базовый отчет Популярные артикулы, но без возможности автоматического формирования и рассылки.

Для построения отчета перейдите в раздел Отчеты → По продажам и выберите нужный месяц или год. Дополнительно можно выгрузить отчет в XLS-файл.

Построение отчета по продажам

По отсутствующим позициям

Отчет по отсутствующим позициям позволяет проанализировать частоту проценки позиций, которых не было в наличии. Для построения отчета:

ШАГ 1. Перейдите в раздел Отчеты → По отсутствующим позициям.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

Построение отчета по отсутствующим позициям

1. Укажите период, который должен охватить отчёт.

2. Выберите Производителей, чтобы в отчет попали артикулы только данных брендов.

3. Из списка Пользователь выберите клиента, по которому хотите получить отчет.

4. Если требуется включить в отчет только запросы клиентов, которые закреплены за конкретным менеджером, воспользуйтесь фильтром Клиенты менеджера.

5. В поле Пробивали больше раз задайте минимальное количество запросов поиска по товару, которое необходимо для его попадания в отчет.

6. Нажмите кнопку Создать отчет для формирования отчета на странице или кнопку Выгрузить в XLS для загрузки отчета в виде файла.

Отчет по отсутствующим позициям

Отчет по отсутствующим позициям в виде XLS-файла

По просроченным позициям

Для отслеживания сроков доставки в системе PARTS SOFT существует функция автоматической установки статуса просрочки (см. статью «Отслеживание просрочки поставки»). Там же описан процесс формирования отчета по Просроченным позициям.

По остаткам на складах

Данный отчет позволяет получить информацию об остатках товаров на складе на выбранную дату с детализацией по местам хранения, номенклатуре и ценам. Для построения отчета:

ШАГ 1. Перейдите в раздел Отчеты → По остаткам на складах.

ШАГ 2. Задайте параметры отчета:

Построение отчета по остаткам на складах

1. Укажите дату, на которую вы хотите узнать остатки товаров.

2. Из списка Склад выберите нужный вам склад (из добавленных в разделе Справочники → Складской учет → Склады). По умолчанию указан вариант Все, т.е. отчет будет построен по всем вашим складам.

3. Выберите из списка Место хранения ячейки на складе, остатки по которым будут отражены в отчете. По умолчанию установлен вариант Все, т.е. отчет будет построен по всем ячейкам, указанного в пункте 2 склада.

4. Если отчет нужен только по конкретному артикулу, выберите её в списке Номенклатура.

5. Нажмите кнопку Сформировать, чтобы отчет построится по заданным параметрам. Иначе вы можете воспользоваться кнопкой Выгрузить в XLS для загрузки отчета в виде файла.

Отчет по остаткам на складах

По новым позициям

Отчет по новым позициям позволяет узнать, какие товары отсутствуют в вашем справочнике продукции в разделе админпанели Служебные → Продукция → Товары. Для построения отчета:

ШАГ 1. Перейдите в раздел Отчеты → По новым позициям.

Построение отчета по новым позициям

ШАГ 2. Скачайте пример файла (ссылка Скачать пример), отредактируйте под себя по заданному формату и сохраните.

Заполнение файла с позициями

ШАГ 3. Вернитесь в раздел Отчеты → По новым позициям и загрузите заполненный файл (с помощью кнопки Выберите файл).

ШАГ 4. Нажмите кнопку Создать отчет для формирования отчета на странице. Иначе воспользуйтесь кнопкой Выгрузить в XLS для загрузки отчета в виде файла.

Отчет по новым позициям