Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику

Заказ поставщику — это заказ, отправляемый поставщику. Формируется автоматически и состоит из позиций, заказанных из прайс-листов или через веб-сервис поставщика. 

Этапы работы с заказом поставщику:

  1. Добавление поставщика — в разделе админпанели Контрагенты → Новый контрагент → Юр.лицо.

  2. Добавление веб-сервиса поставщика. Загрузка и настройка прайс-листов, если поставщик не работает через веб-севис.  

  3. Оформление заказа на позиции поставщика.

  4. Формирование заказа поставщику.

  5. Закрытие заказа и отправка поставщику на email или на веб сервис.

Формирование заказов поставщику

Каждый новый заказ поставщику добавляется в раздел  Заказы поставщику → Группы и получает статус Формируется.  Это значит, что он открыт и в него могут добавляться позиции заказов клиентов. После того, как заказ будет закрыт для добавления позиций (вручную менеджером или автоматически по расписанию), он окажется в статусе Сформирован.

Рассмотрим более подробно, как происходит создание заказов поставщику и добавление в них позиций. Для простоты оформим заказ на 1 позицию. Предположим, что она добавилась в раздел Заказы → Все и получила статус из группы “Обрабатывается". После того, как позиция окажется в статусе из группы  “В работе", система добавит ее в один из открытых заказов поставщику. Если же все заказы будут закрыты, будет создан новый и позиция будет добавлена в него.

Фото 1. Создание заказа поставщику

Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №1

Основное условие добавления позиции в заказ поставщику — это перевод ее в статус из группы  “В работе” в одном из следующих случаев: 

  • вручную менеджером. Для этого позиция должна быть переведена из статуса, входящего в группу  “Обрабатывается”.   
  • автоматически при положительном балансе на счету клиента (с учетом кредитного лимита),  если в разделе Сайт → Общие настройки настроено соответствующее правило проведения заказов “в работу” — в поле Правила проведения заказов по умолчанию
    Рассмотрим ситуацию, когда в данном разделе выбран вариант При отсутствии кредитного лимита, переводим в статус Ожидает оплаты, при наличии переводим в статус и настроен статус ожидания оплаты (см. поле Статус - Ожидает оплату). Предположим, что клиент заказал позицию за 5000 р, а на балансе у него 6000  > 5000. В этом случае заказанная позиция перейдет “в работу”. Иначе она оказалась бы в статусе ожидания оплаты. 
  • автоматически после подтверждения оплаты счета менеджером, если в разделе Сайт → Общие настройки у вас активирована опция После оплаты счета переводить заказ в статус В работе. Например, из статуса ожидания  оплаты.  

Чтобы задать дополнительные правила формирования заказов,  настройте нужные прайс-листы поставщика. У каждого из них на  странице опций присутствует блок Настройки отправки заказа поставщику (подробное описание см. в нашей документации). 

Просмотр позиций заказа поставщику

Чтобы просмотреть все позиции, которые вошли в заказы поставщикам, откройте раздел Заказы поставщику → Позиции. 

Если требуется узнать, какие позиции вошли в конкретный заказ поставщику, выполните следующие действия:

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный. Например, по номеру.

Фото 2. Поиск заказа поставщику
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №1

ШАГ 3. В строке заказа нажмите на кнопку просмотра списка позиций.

Фото 3. Просмотр списка позиций заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №2

Закрытие заказа 

Вручную

Если поставщик работает через веб-сервис, который поддерживает автоматическое размещением заказов по API:

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный (см. шаг 2 из предыдущего раздела статьи)

ШАГ 3. Нажмите в строке заказа на кнопку гаечный ключ.

ШАГ 4. Выполните действия, описанные в документации по разделу Заказы поставщику → Группы (см. подраздел Размещение заказа через веб-сервис поставщика)

 Фото 4. Размещение заказа через веб-сервис
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №3

Если поставщик не использует автоматическое размещение заказов (например, работает только с прайс-листами или через веб-сервис без поддержки данной функции): 

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный (см. шаг 2 из предыдущего раздела статьи).

ШАГ 3.   Нажмите в строке заказа на кнопку с замком, чтобы просто закрыть заказ, или на кнопку с конвертом, чтобы закрыть заказ с последующей отправкой на email поставщика. Письмо будет доставлено на адрес электронной почты, указанный в настройках профиля поставщика (см. описание поля Электронная почта из блока Основные данные). 

Фото 5. Закрытие заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №4

По расписанию

Автоматическая отправка заказа производится на основе расписаний, настроенных для прайс-листов поставщика. Позиции, поступившие из одного прайс-листа, будут отправляться группой при наступлении указанного для него времени. После того, как будут отправлены все группы, заказ перейдет в статус Сформирован и будет закрыт.

При объеме RAM сервера от 7 GB доступно размещение заказа раз в 10 минут.

Например, настроим прайс-лист BERG так, чтобы заказ на позиции из него отправлялся поставщику в 8:30.

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику.

ШАГ 3. Включите галочку Отправлять автоматически, чтобы заказы отправлялись по расписанию.

ШАГ 4. В поле Время отправки выберите время для отправки заказов. Например, 8:30 

ШАГ 5. Сохраните изменения

Фото 6. Настройки автоматической отправки заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №5

Отправка позиций избранных клиентов отдельным заказом

Часто возникает ситуация, когда нужно отправить позиции от выбранного клиента или клиентов филиала/ пункта выдачи отдельным заказом с нестандартным письмом, а от остальных клиентов — с письмом стандартного содержания. 

Этапы решения задачи будут следующими:

  1. Добавление правил отправки заказов для прайс-листа. На странице опций в блоке Настройка отправки заказа поставщику присутствует кнопка Установить опции заказа (см. фото 6).

  2. Формирование заказа поставщику.

  3. Закрытие заказа и отправка его поставщику.

Мы остановимся на рассмотрении первых двух этапов. 3 этап подробно изложен в предыдущем разделе статьи.


Для выбранного клиента  

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы заказ на позиции от клиента Сазонов Сергей всегда отправлялся с письмом следующего содержания:  “Заказ от постоянного клиента Сазонова  Сергея просим доставить сразу по его адресу: г. Москва, ул. Ленина, 22”.  

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото 6)

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка для клиента Сазонов Сергей”.

ШАГ 4. Выберите из списка Клиенты нужного клиента (из добавленных в раздел Контрагенты → Клиенты). В нашем случае это Сазонов Сергей

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику. Например, Заказ от постоянного клиента Сазонова  Сергея. Здесь это номер заказа.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить

Фото 7. Настройки опции отправки позиций от выбранного клиента
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №6

Формирующийся заказ поставщику для данного клиента в разделе Заказы → Группы будет выглядеть так: 

Фото 8. Заказ с опцией для клиента
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №7


Для клиентов филиала

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы заказ на позиции клиентов филиала  Балашиха всегда отправлялись с письмом следующего содержания:  “Заказы от клиентов из Балашихи, просим доставить сразу на пункт выдачи: г. Балашиха, Балашихинское шоссе, 18”.  

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото 6)

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка в Балашиху”.

ШАГ 4. Выберите из списка Регионы нужный филиал (из добавленных в разделе Служебные → Справочники → Регионы). В нашем случае, Балашиха

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить

Добавленная опция будет срабатывать для заказов тех клиентов, которые закреплены за данным регионом (см. в настройках профиля клиента - поле Регион из блока Дополнительно).

Фото 9. Настройки опции отправки позиций от клиентов региона
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №8

Формирующийся заказ поставщику для клиентов филиала в разделе Заказы → Группы будет выглядеть так:

Фото 10. Заказ с опцией для клиентов региона
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №9


Для клиентов пункта выдачи

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы позиции, заказанные с доставкой в пункт выдачи “Метро Тверская”, всегда отправлялись с письмом следующего содержания:  “Просим доставить сразу на пункт выдачи: г. Москва, Тверская ул, 16”.  

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото 6)

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка до метро Тверская”.

ШАГ 4. Выберите из списка Пункты выдачи нужный пункт выдачи заказов (из добавленных в разделе Служебные → Справочники → Пункты выдачи). В нашем случае, Метро Тверская.

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить

Фото 11. Настройки опции отправки позиций на пункт выдачи заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №10

Добавленная опция будет срабатывать для тех заказов, которые были направлены в данный пункт выдачи.

Формирующийся заказ поставщику для клиентов, которые при оформлении заказа указали данный пункт выдачи  в разделе Заказы → Группы будет выглядеть так: 

Фото 12. Заказ с опцией для пункта выдачи
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №11

Автоматическая архивация заказов поставщику

ШАГ 1. Перейдите в раздел Сайт → Общие настройки.

ШАГ 2. Если требуется переносить в архив только заказы, все позиции которых перешли в статусы из групп Отказ, Снято, Выдано, Возврат, то в поле Архивировать заказы поставщику, если с последнего изменения статусов прошло часов укажите количество часов, которое должно пройти с момента получения данных статусов. 

ШАГ 3. Чтобы выбрать группы статусов вручную, укажите их в списке Архивировать заказы поставщику если позиции в статусе дополнительно к количеству часов, указанному в шаге 2.