Работа с заказами поставщику

Автоматический переход заказа в статус В работе

Переход клиентского заказа в статус группы В работе необходим для включения заказа в открытый заказ поставщику.

Менеджер всегда может изменить статус заказа вручную, однако, удобнее настроить автоматическую смену статуса заказа. Сделать это можно одним из способов:

• С помощью роли менеджера Разрешить отправлять "В работу" из заказа — менеджер сможет создавать заказы в панели администрирования уже в статусе В работе. Добавляется в настройках менеджера;
• С помощью опции Правила проведения заказов по умолчанию — можно настроить автоматический переход заказа в статус группы В работе при положительном балансе клиента. Настраивается в разделе Сайт → Общие настройки;

Например, если выбран вариант При отсутствии кредитного лимита, переводим в статус Ожидает оплаты, при наличии переводим в статус и настроен статус ожидания оплаты в поле Статус - Ожидает оплаты. Допустим, что клиент заказал позицию за 5000 руб., а на балансе у него 6000 руб. В этом случае заказанная позиция перейдет в статус группы В работе. Если на балансе клиента было бы 2000 руб., заказ находится бы в статусе ожидания оплаты.

• С помощью опции После оплаты счета переводить заказ в статус В работе — можно настроить автоматический переход заказа в статус группы В работе после того, как менеджер подтвердил оплату счета клиентом. Настраивается в разделе Сайт → Общие настройки.

Закрытие и отправка заказа поставщику

Заказы поставщику находятся в разделе Заказы поставщику → Группы.

Каждый заказ поставщику формируется на основе одного или нескольких клиентских заказов у одного и того же поставщика. Клиентский заказ переходит в заказ поставщику после того, как заказ переходит в статус группы В работе.

Пока заказ поставщику находится в процессе формирования и не закрыт, в него автоматически добавляются новые клиентские заказы на товары этого поставщика. После закрытия заказа поставщику все последующие клиентские заказы для данного поставщика будут включаться в новый заказ поставщику, который создаётся автоматически.

После завершения формирования заказа поставщику этот заказ нужно отправить поставщику чтобы он мог ознакомиться с ним и подтвердить заказ по ссылке в письме.

Завершить формирование заказа поставщику можно:

• Вручную — в разделе Заказы поставщику → Группы;
• Автоматически по расписанию — настраивается в настройках прайс-листа.

Вручную

Если позиции заказаны из прайс-листа:

• в разделе Заказы поставщику → Группы — с помощью кнопки Завершить формирование заказа или Отправить заказ поставщику на Email (заказ автоматически закроется и отправится поставщику, а поставщик сможет ответить на заказ по ссылке в письме);

Если позиции заказаны из веб-сервиса, который поддерживает автоматическое размещением заказов по API:

• Заказы поставщику → Группы — с помощью кнопки Проверить актуальность позиций. На открывшейся странице выполните проверку актуальности позиций и отправьте заказ поставщику.

Кнопки Отправить заказ поставщику на Email и Завершить формирование заказа

Кнопка Проверить актуальность позиций

По расписанию

Вы можете настроить автоматическую отправку заказов поставщику на основе расписаний, настроенных для прайс-листов поставщика. Позиции, поступившие из одного прайс-листа, будут отправляться группой при наступлении указанного для него времени. После того, как будут отправлены все группы, заказ перейдет в статус Сформирован и будет закрыт.

Если в заказе присутствует позиция со статусом из группы Обрабатывается — заказ отправлен не будет.

В качестве примера настроим прайс-лист ISUZU так, чтобы заказы на позиции из него отправлялись поставщику в 9:00 и в 16:00. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Прайсы → Все и в строке нужного прайс-листа нажмите кнопку Редактировать опции прайс-листа.

ШАГ 2. В блоке Настройка отправки заказа поставщику выполните следующие действия:

1. В поле Время отправки выберите временные слоты, в которые система будет автоматически отправлять сформированный заказ поставщику;
2. Активируйте опцию Отправлять автоматически.

Задайте остальные настройки при необходимости.

Сохраните изменения.

Настройки отправки заказа поставщику

Сохраните изменения.

Также можно создать шаблон времени отправки и применить его к нескольким прайс-листам.

Чтобы задать дополнительные правила формирования заказов, настройте нужные прайс-листы поставщика (блок Настройки отправки заказа поставщику).

Отслеживание ошибки отправки заказа на Email

Ошибки отправки заказа поставщику могут возникать по разным причинам, например, из-за отсутствия соединения с почтовым сервером, неверного адреса электронной почты поставщика или неправильной настройки почтового ящика в системе.

Для контроля подобных ошибок вы можете настроить отправку уведомлений менеджеру об ошибке отправки заказа. Для этого в настройках менеджера перейдите на вкладку Настройка оповещений и включите оповещения типа Ошибка отправки заказа поставщику по Email.

Настройка оповещений менеджера

Для того, чтобы обработать заказ с ошибкой, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В разделе Заказы поставщику → Группы нажмите кнопку Ошибка отправки Email заказа.

В открывшемся окне будет список ошибок, дата и e-mail, на который не удалось отправить заказ.

Ошибка отправки

ШАГ 2. Проверьте настройки почтового ящика с ролью Отправка заказа поставщику в разделе Служебные → Настройки Email.

Повторите отправку заказа. Если в списке ошибок новой ошибки не появилось, заказ успешно отправлен.

ШАГ 3. После успешной отправки заказа нажмите кнопку Сбросить ошибку. В результате появится уведомление, что ошибка была сброшена.

Отправка позиций избранных клиентов отдельным заказом

При необходимости, вы можете настроить отправку позиций избранного клиента или клиентов филиала/пункта выдачи отдельным заказом с нестандартным письмом.

Этапы настройки:

1. Настройка опций отправки заказов для прайс-листа;

2. Формирование заказа поставщику. Сформированный заказ поставщику в разделе Заказы клиента → Группы будет отмечен строкой "Опция отправки".

3. Закрытие заказа и отправка его поставщику.

Настройка опций отправки заказов

Чтобы задать правила отправки (опции) заказов для прайс-листа, выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Прайсы → Все и в строке нужного прайс-листа нажмите кнопку Редактировать опции прайс-листа.

ШАГ 2. В блоке Настройка отправки заказа поставщику нажмите кнопку Установить опции заказа. 

ШАГ 3. На открывшейся странице нажмите кнопку Добавить и выполните следующие действия:

1. В поле Название укажите название опции;
2. Выберите одно или несколько условий, при котором будут работать опции:

• для конкретных клиентов, выбранных в списке Клиенты
• для всех клиентов региона или нескольких регионов, указаных в поле Регионы
• для клиентов одного или нескольких пунктов выдачи, указанных в поле Пункты выдачи
• для клиентов, которые выбрали определенный Тип оплаты при оформлении заказа

ШАГ 4. При необходимости:

• в поле Тема письма с заказом поставщику укажите тему письма для письма поставщику. Можно использовать переменные {{order_id}} и {{sup_logo}};
• в поле Текст письма с заказом поставщику введите содержание письма поставщику.

ШАГ 5. Если прайс-лист привязан к веб-сервису, в поле Веб-сервисы выберите веб-сервис поставщика с нужным адресом доставки, через который будут размещаться заказы. В этом случае, если при настройке опции указан веб-сервис с указанным ранее адресом доставки и выбран ранее указаный пункт выдачи, заказ уйдет к поставщику с соответствующей отметкой.

Сохраните изменения. 

При необходимости, добавьте допонительные опции аналогичным образом.

Настройка опций заказа

Для выбранного клиента

В качестве примера настроим прайс-лист таким образом, чтобы заказ на позиции от клиента Птичкин Павел всегда отправлялся с письмом следующего содержания: "Срочный заказ от постоянного клиента Птичкина Павла с доставкой".

ШАГ 1. В настройках прайс-листа переходим к блоку Настройка отправки заказа поставщику и нажимаем кнопку Установить опции заказа.

ШАГ 2. В появившейся форме указываем:

• Название опции — Доставка для клиента Птичкин Павел;
• В поле Клиенты выбираем нужного клиента — Птичкин Павел;
• Указываем тему письма с заказом поставщику — Заказ от постоянного клиента Птичкина Павла. Здесь — номер заказа;
• Указываем текст письма.

При необходимости задаем остальные настройки.

Нажимаем кнопку Сохранить.

Настройки опции отправки позиций от выбранного клиента

Формирующийся заказ поставщику для данного клиента в разделе Заказы клиента → По группам будет выглядеть так:

Заказ с опцией для клиента

Автоматическая архивация заказов поставщику

При необходимости, вы можете настроить автоматическую отправку заказов поставщику в архив. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Сайт → Общие настройки.

ШАГ 2. Если требуется отправлять в архив только заказы, все позиции которых перешли в статусы групп Отказ, Снят, Выдано, Возврат, в поле Архивировать заказы поставщику, если с последнего изменения статусов прошло часов укажите количество часов, которое должно пройти с момента перехода заказа в данный статус.

ШАГ 3. Если требуется архивировать также заказы в статусах других групп, выберите статусы в поле Архивировать заказы поставщику если позиции в статусе.

Настройка автоматической архивации заказов поставщику