Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику

Заказ поставщику — это заказ, отправляемый поставщику. Формируется автоматически и состоит из позиций, заказанных из прайс-листов или через веб-сервис поставщика. 

Этапы работы с заказом поставщику:

  1. Добавление поставщика — в разделе админпанели Контрагенты → Новый контрагент → Юр.лицо.

  2. Добавление веб-сервиса поставщика. Загрузка и настройка прайс-листов, если поставщик не работает через веб-севис.  

  3. Оформление заказа на позиции поставщика.

  4. Формирование заказа поставщику.

  5. Закрытие заказа и отправка поставщику на email или на веб сервис.

Формирование заказов поставщику

Каждый новый заказ поставщику добавляется в раздел  Заказы поставщику → Группы и получает статус Формируется.  Это значит, что он открыт и в него могут добавляться позиции заказов клиентов. После того, как заказ будет закрыт для добавления позиций (вручную менеджером или автоматически по расписанию), он окажется в статусе Сформирован.

Рассмотрим более подробно, как происходит создание заказов поставщику и добавление в них позиций. Для простоты оформим заказ на 1 позицию. Предположим, что она добавилась в раздел Заказы → Все и получила статус из группы “Обрабатывается". После того, как позиция окажется в статусе из группы  “В работе", система добавит ее в один из открытых заказов поставщику. Если же все заказы будут закрыты, будет создан новый и позиция будет добавлена в него.

Фото 1. Создание заказа поставщику

Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №1

Основное условие добавления позиции в заказ поставщику — это перевод ее в статус из группы  “В работе” в одном из следующих случаев: 

  • вручную менеджером. Для этого позиция должна быть переведена из статуса, входящего в группу  “Обрабатывается”.   
  • автоматически при положительном балансе на счету клиента (с учетом кредитного лимита),  если в разделе Сайт → Общие настройки настроено соответствующее правило проведения заказов “в работу” — в поле Правила проведения заказов по умолчанию
    Рассмотрим ситуацию, когда в данном разделе выбран вариант При отсутствии кредитного лимита, переводим в статус Ожидает оплаты, при наличии переводим в статус и настроен статус ожидания оплаты (см. поле Статус - Ожидает оплату). Предположим, что клиент заказал позицию за 5000 р, а на балансе у него 6000  > 5000. В этом случае заказанная позиция перейдет “в работу”. Иначе она оказалась бы в статусе ожидания оплаты. 
  • автоматически после подтверждения оплаты счета менеджером, если в разделе Сайт → Общие настройки у вас активирована опция После оплаты счета переводить заказ в статус В работе. Например, из статуса ожидания  оплаты.  

Чтобы задать дополнительные правила формирования заказов,  настройте нужные прайс-листы поставщика. У каждого из них на  странице опций присутствует блок Настройки отправки заказа поставщику (подробное описание см. в нашей документации). 

Просмотр позиций заказа поставщику

Чтобы просмотреть все позиции, которые вошли в заказы поставщикам, откройте раздел Заказы поставщику → Позиции. 

Если требуется узнать, какие позиции вошли в конкретный заказ поставщику, выполните следующие действия:

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный. Например, по номеру.

Фото 2. Поиск заказа поставщику
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №1

ШАГ 3. В строке заказа нажмите на кнопку просмотра списка позиций.

Фото 3. Просмотр списка позиций заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №2

Закрытие заказа 

Вручную

Если поставщик работает через веб-сервис, который поддерживает автоматическое размещением заказов по API:

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный (см. шаг 2 из предыдущего раздела статьи)

ШАГ 3. Нажмите в строке заказа на кнопку гаечный ключ.

ШАГ 4. Выполните действия, описанные в документации по разделу Заказы поставщику → Группы (см. подраздел Размещение заказа через веб-сервис поставщика)

 Фото 4. Размещение заказа через веб-сервис
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №3

Если поставщик не использует автоматическое размещение заказов (например, работает только с прайс-листами или через веб-сервис без поддержки данной функции): 

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный (см. шаг 2 из предыдущего раздела статьи).

ШАГ 3.   Нажмите в строке заказа на кнопку с замком, чтобы просто закрыть заказ, или на кнопку с конвертом, чтобы закрыть заказ с последующей отправкой на email поставщика. Письмо будет доставлено на адрес электронной почты, указанный в настройках профиля поставщика (см. описание поля Электронная почта из блока Основные данные). 

Фото 5. Закрытие заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №4

По расписанию

Автоматическая отправка заказа производится на основе расписаний, настроенных для прайс-листов поставщика. Позиции, поступившие из одного прайс-листа, будут отправляться группой при наступлении указанного для него времени. После того, как будут отправлены все группы, заказ перейдет в статус Сформирован и будет закрыт.

При объеме RAM сервера от 7 GB доступно размещение заказа раз в 10 минут.

Например, настроим прайс-лист BERG так, чтобы заказ на позиции из него отправлялся поставщику в 8:30.

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику.

ШАГ 3. Включите галочку Отправлять автоматически, чтобы заказы отправлялись по расписанию.

ШАГ 4. В поле Время отправки выберите время для отправки заказов. Например, 8:30 

ШАГ 5. Сохраните изменения

Фото 6. Настройки автоматической отправки заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №5

Отправка позиций избранных клиентов отдельным заказом

Часто возникает ситуация, когда нужно отправить позиции от выбранного клиента или клиентов филиала/ пункта выдачи отдельным заказом с нестандартным письмом, а от остальных клиентов — с письмом стандартного содержания. 

Этапы решения задачи будут следующими:

  1. Добавление правил отправки заказов для прайс-листа. На странице опций в блоке Настройка отправки заказа поставщику присутствует кнопка Установить опции заказа (см. фото 6).

  2. Формирование заказа поставщику.

  3. Закрытие заказа и отправка его поставщику.

Мы остановимся на рассмотрении первых двух этапов. 3 этап подробно изложен в предыдущем разделе статьи.


Для выбранного клиента  

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы заказ на позиции от клиента Сазонов Сергей всегда отправлялся с письмом следующего содержания:  “Заказ от постоянного клиента Сазонова  Сергея просим доставить сразу по его адресу: г. Москва, ул. Ленина, 22”.  

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото 6)

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка для клиента Сазонов Сергей”.

ШАГ 4. Выберите из списка Клиенты нужного клиента (из добавленных в раздел Контрагенты → Клиенты). В нашем случае это Сазонов Сергей

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику. Например, Заказ {{order_id}} от постоянного клиента Сазонова  Сергея. Здесь {{order_id}} это номер заказа.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить

Фото 7. Настройки опции отправки позиций от выбранного клиента
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №6

Формирующийся заказ поставщику для данного клиента в разделе Заказы → Группы будет выглядеть так: 

Фото 8. Заказ с опцией для клиента
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №7


Для клиентов филиала

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы заказ на позиции клиентов филиала  Балашиха всегда отправлялись с письмом следующего содержания:  “Заказы от клиентов из Балашихи, просим доставить сразу на пункт выдачи: г. Балашиха, Балашихинское шоссе, 18”.  

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото 6)

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка в Балашиху”.

ШАГ 4. Выберите из списка Регионы нужный филиал (из добавленных в разделе Служебные → Справочники → Регионы). В нашем случае, Балашиха

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить

Добавленная опция будет срабатывать для заказов тех клиентов, которые закреплены за данным регионом (см. в настройках профиля клиента - поле Регион из блока Дополнительно).

Фото 9. Настройки опции отправки позиций от клиентов региона
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №8

Формирующийся заказ поставщику для клиентов филиала в разделе Заказы → Группы будет выглядеть так:

Фото 10. Заказ с опцией для клиентов региона
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №9


Для клиентов пункта выдачи

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы позиции, заказанные с доставкой в пункт выдачи “Метро Тверская”, всегда отправлялись с письмом следующего содержания:  “Просим доставить сразу на пункт выдачи: г. Москва, Тверская ул, 16”.  

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото 6)

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка до метро Тверская”.

ШАГ 4. Выберите из списка Пункты выдачи нужный пункт выдачи заказов (из добавленных в разделе Служебные → Справочники → Пункты выдачи). В нашем случае, Метро Тверская.

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить

Фото 11. Настройки опции отправки позиций на пункт выдачи заказа
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №10

Добавленная опция будет срабатывать для тех заказов, которые были направлены в данный пункт выдачи.

Формирующийся заказ поставщику для клиентов, которые при оформлении заказа указали данный пункт выдачи  в разделе Заказы → Группы будет выглядеть так: 

Фото 12. Заказ с опцией для пункта выдачи
Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику иллюстрация №11

Автоматическая архивация заказов поставщику

ШАГ 1. Перейдите в раздел Сайт → Общие настройки.

ШАГ 2. Если требуется переносить в архив только заказы, все позиции которых перешли в статусы из групп Отказ, Снято, Выдано, Возврат, то в поле Архивировать заказы поставщику, если с последнего изменения статусов прошло часов укажите количество часов, которое должно пройти с момента получения данных статусов. 

ШАГ 3. Чтобы выбрать группы статусов вручную, укажите их в списке Архивировать заказы поставщику если позиции в статусе дополнительно к количеству часов, указанному в шаге 2.