Заказ поставщику. Работа с заказами поставщику

Заказ поставщику — это заказ, отправляемый поставщику, который формируется автоматически и состоит из позиций, заказанных из прайс-листов или через веб-сервис поставщика.

Этапы работы с заказом поставщику:

1. Создание поставщика — в разделе админпанели Контрагенты → Создать юр.лицо.

2. Добавление веб-сервиса поставщика. Загрузка и настройка прайс-листов, если поставщик не работает через веб-сервис.

3. Оформление заказа на позиции поставщика.

4. Формирование заказа поставщику.

5. Закрытие заказа и отправка поставщику на email или на веб сервис.

Формирование заказов поставщику

Каждый новый заказ поставщику добавляется в раздел Заказы поставщику → Группы и получает статус Формируется. Это значит, что он открыт и в него могут добавляться позиции заказов клиентов. После того, как заказ будет закрыт для добавления позиций (вручную менеджером или автоматически по расписанию), он окажется в статусе Сформирован.

Рассмотрим более подробно, как происходит создание заказов поставщику и добавление в них позиций. Для простоты оформим заказ на 1 позицию. Предположим, что она добавилась в раздел Заказы клиента → Все и получила статус из группы «Обрабатывается». После того, как позиция окажется в статусе из группы «В работе», система добавит ее в один из открытых заказов поставщику. Если же все заказы будут закрыты, будет создан новый и позиция будет добавлена в него.

Создание заказа поставщику

Основное условие добавления позиции в заказ поставщику — это перевод ее в статус из группы “В работе” в одном из следующих случаев:

• Вручную менеджером. Для этого позиция должна быть переведена из статуса, входящего в группу “Обрабатывается”.
• Автоматически при положительном балансе на счету клиента (с учетом кредитного лимита), если в разделе Сайт → Общие настройки настроено соответствующее правило проведения заказов «В работу» — в поле Правила проведения заказов по умолчанию.
  Рассмотрим ситуацию, когда в данном разделе выбран вариант При отсутствии кредитного лимита, переводим в статус Ожидает оплаты, при наличии переводим в статус и настроен статус ожидания оплаты (см. поле Статус - Ожидает оплату). Предположим, что клиент заказал позицию за 5000 ₽, а на балансе у него 6000 ₽. В этом случае заказанная позиция перейдет «В работу». Иначе она оказалась бы в статусе ожидания оплаты.
• Автоматически после подтверждения оплаты счета менеджером, если в разделе Сайт → Общие настройки у вас активирована опция После оплаты счета переводить заказ в статус В работе. Например, из статуса ожидания оплаты.

Просмотр позиций заказа поставщику

Чтобы просмотреть все позиции, которые вошли в заказы поставщикам, откройте раздел Заказы поставщику → Позиции.

Если требуется узнать, какие позиции вошли в конкретный заказ поставщику, выполните следующие действия:

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный. Например, по номеру.

Поиск заказа поставщику

ШАГ 3. В строке заказа нажмите на кнопку просмотра списка позиций.

Просмотр списка позиций заказа

Закрытие заказа

Вручную

Если поставщик работает через веб-сервис, который поддерживает автоматическое размещением заказов по API:

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный (см. шаг 2 из предыдущего раздела статьи).

ШАГ 3. Нажмите в строке заказа на кнопку гаечный ключ.

ШАГ 4. Выполните действия, описанные в документации по разделу Заказы поставщику → Группы (см. подраздел Размещение заказа через веб-сервис поставщика).

Размещение заказа через веб-сервис

Если поставщик не использует автоматическое размещение заказов (например, работает только с прайс-листами или через веб-сервис без поддержки данной функции):

ШАГ 1. Откройте раздел Заказы поставщику → Группы.

ШАГ 2. Найдите в списке заказов поставщику нужный (см. шаг 2 из предыдущего раздела статьи).

ШАГ 3. Нажмите в строке заказа на кнопку с замком, чтобы просто закрыть заказ, или на кнопку с конвертом, чтобы закрыть заказ с последующей отправкой на email поставщика. Письмо будет доставлено на адрес электронной почты, указанный в настройках профиля поставщика (см. описание поля Электронная почта из блока Основные данные).

ШАГ 4. После получения email, поставщик сможет ответить на заказ по ссылке в письме.

Закрытие заказа

По расписанию

Вы можете настроить автоматическую отправку заказов поставщику на основе расписаний, настроенных для прайс-листов поставщика. Позиции, поступившие из одного прайс-листа, будут отправляться группой при наступлении указанного для него времени. После того, как будут отправлены все группы, заказ перейдет в статус Сформирован и будет закрыт.

В качестве примера настроим прайс-лист ISUZU так, чтобы заказы на позиции из него отправлялись поставщику в 9:00 и в 16:00. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. В панели администрирования перейдите в раздел Прайсы → Все и в строке нужного прайс-листа нажмите кнопку Редактировать опции прайс-листа.

Переход к настройкам прайс-листа

ШАГ 2. В блоке Настройка отправки заказа поставщику выполните следующие действия:

1. В поле Время отправки выберите временные слоты, в которые система будет автоматически отправлять сформированный заказ поставщику;
2. Активируйте опцию Отправлять автоматически.

Задайте остальные настройки при необходимости. Подробнее о настройке автоматической отправке заказов поставщику в статье Прайсы. Карточка и опции прайс-листа.

Настройки отправки заказа поставщику

Сохраните изменения.

Вместо настройки времени можно также создать шаблон времени отправки и применить его к нескольким прайс-листам.

Как настроить шаблон времени отправки?

Для создания шаблона перейдите в раздел админпанели Справочники → Шаблон времени отправки заказа и выполните следующие действия:

ШАГ 1. Нажмите кнопку Создать.

ШАГ 2. Введите название шаблона и укажите время отправки. Можно выбрать несколько значений с интервалом в 30 минут.

Нажмите кнопку Сохранить. Теперь этот шаблон можно выбрать в поле Использовать шаблон времени отправки.

Отслеживание ошибки отправки заказа на Email

Ошибки отправки заказа поставщику могут возникать по разным причинам, например из-за отсутствия соединения с почтовым сервером или из-за неправильной настройки почтового ящика в админпанели.

Для того чтобы менеджер получал уведомление об ошибке отправки заказа на указанный в его профиле Email, у него должны быть включены оповещения с типом Ошибка отправки заказа поставщику по Email.

Настройка оповещений менеджера

Если при отправке заказа поставщику произошла ошибка, то:

1. В строке такого заказа появится информационное сообщение Ошибка отправки Email заказа.
2. Менеджеру будет отправлено уведомление.

Ошибка отправки Email заказа

Чтобы обработать заказ с ошибкой, выполните следующие действия:

ШАГ 1. Нажмите на информационное сообщение Ошибка отправки Email заказа.

В открывшемся окне будет список ошибок, дата и email, на который не удалось отправить заказ.

Ошибка отправки

ШАГ 2. Проверьте работу вашего почтового сервера и настройки почтового ящика в разделе Служебные → Настройки Email. Повторите отправку заказа. Если в списке ошибок новой ошибки не появилось, то заказ успешно отправлен.

ШАГ 3. После успешной отправки заказа нажмите кнопку Сбросить ошибку. В результате ниже появится информация, что ошибка была сброшена, с датой и менеджером, который произвел сброс.

Информация о сброшенной ошибке

В строке этого заказа появится информационное сообщение Сброшена ошибка Email заказа.

Сброшена ошибка Email заказа

Это значит, что менеджер решил проблему с отправкой заказа и такой заказ можно считать обработанным

Отправка позиций избранных клиентов отдельным заказом

Часто возникает ситуация, когда нужно отправить позиции от выбранного клиента или клиентов филиала/ пункта выдачи отдельным заказом с нестандартным письмом, а от остальных клиентов — с письмом стандартного содержания.

Этапы решения задачи будут следующими:

1. Добавление правил (опций) отправки заказов для прайс-листа.

2. Формирование заказа поставщику. Сформированный заказ поставщику в разделе Заказы клиента → Группы будет отмечен строкой "Опция отправки".

3. Закрытие заказа и отправка его поставщику.

Мы остановимся на рассмотрении первых двух этапов. 3 этап подробно изложен в предыдущем разделе статьи.

Настройка опций отправки заказов

Чтобы задать правила отправки заказов для прайс-листа, на странице его опций в блоке Настройка отправки заказа поставщику нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото "Настройки автоматической отправки заказа") и выполните следующие действия:

ШАГ 1. Чтобы настроить новую опцию, нажмите Добавить.

ШАГ 2. В появившейся форме в поле Название укажите название опции.

ШАГ 3. Выберите одно или несколько условий, при котором будут работать опции:

• для конкретных клиентов, выбранных в списке Клиенты
• для всех клиентов региона или нескольких регионов, указаных в поле Регионы
• для клиентов одной или нескольких точек выдачи, указанных в поле Пункты выдачи
• для клиентов, которые выбрали определенный Тип оплаты при оформлении заказа

Например, только для клиентов, которые оформили заказ на пункт выдачи Архангельск, ул. Мира, 10 и оплатили Картой онлайн.

ШАГ 4. При необходимости:

• в поле Тема письма с заказом поставщику укажите тему письма для письма поставщику. Здесь вы можете использовать переменные {{order_id}} и {{sup_logo}};
• в поле Текст письма с заказом поставщику введите содержание письма поставщику.

ШАГ 5. Если прайс-лист привязан к веб-сервису, в поле Веб-сервисы выберите веб-сервис поставщика с нужным адресом доставки, через который будем размещать заказ. В этом случае, если при настройке опции указан веб-сервис с адресом доставки Архангельск, ул. Мира 10 и выбран пункт выдачи Архангельск, ул. Мира 10, то заказ уйдет к поставщику с отметкой "Доставить в Архангельск".

ШАГ 6. По окончанию заполнения нажмите Сохранить. Если нужно добавить еще одно правило, то повторите описанные шаги.

Настройка новой опции заказа

Для выбранного клиента

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы заказ на позиции от клиента Сазонов Сергей всегда отправлялся с письмом следующего содержания: “Заказ от постоянного клиента Сазонова Сергея просим доставить сразу по его адресу: г. Москва, ул. Ленина, 22”.

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото "Настройки автоматической отправки заказа").

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка для клиента Сазонов Сергей”.

ШАГ 4. Выберите из списка Клиенты нужного клиента (из добавленных в раздел Контрагенты → Клиенты). В нашем случае это Сазонов Сергей.

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику. Например, Заказ от постоянного клиента Сазонова Сергея. Здесь это номер заказа.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить.

Настройки опции отправки позиций от выбранного клиента

Формирующийся заказ поставщику для данного клиента в разделе Заказы клиента → Группы будет выглядеть так:

Заказ с опцией для клиента

Для клиентов филиала

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы заказ на позиции клиентов филиала Балашиха всегда отправлялись с письмом следующего содержания: “Заказы от клиентов из Балашихи, просим доставить сразу на пункт выдачи: г. Балашиха, Балашихинское шоссе, 18”.

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото "Настройки автоматической отправки заказа").

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка в Балашиху”.

ШАГ 4. Выберите из списка Регионы нужный филиал (из добавленных в разделе Справочники → Регионы). В нашем случае, Балашиха.

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить.

Добавленная опция будет срабатывать для заказов тех клиентов, которые закреплены за данным регионом (см. в настройках профиля клиента - поле Регион из блока Дополнительно).

Настройки опции отправки позиций от клиентов региона

Формирующийся заказ поставщику для клиентов филиала в разделе Заказы клиента → Группы будет выглядеть так:

Заказ с опцией для клиентов региона

Для клиентов пункта выдачи

Настроим прайс-лист BERG таким образом, чтобы позиции, заказанные с доставкой в пункт выдачи “Метро Тверская”, всегда отправлялись с письмом следующего содержания: “Просим доставить сразу на пункт выдачи: г. Москва, Тверская ул, 16”.

ШАГ 1. Перейдите в настройки прайс-листа.

ШАГ 2. Найдите блок Настройка отправки заказа поставщику и нажмите кнопку Установить опции заказа (см. фото "Настройки автоматической отправки заказа")

ШАГ 3. В появившейся форме укажите название опции. Например, “Доставка до метро Тверская”.

ШАГ 4. Выберите из списка Пункты выдачи нужный пункт выдачи заказов (из добавленных в разделе Справочники → Пункты выдачи). В нашем случае, Метро Тверская.

ШАГ 5. Укажите тему, которая будет у письма с заказом поставщику.

ШАГ 6. Укажите текст письма.

ШАГ 7. Нажмите Сохранить.

Настройки опции отправки позиций на пункт выдачи заказа

Добавленная опция будет срабатывать для тех заказов, которые были направлены в данный пункт выдачи.

Формирующийся заказ поставщику для клиентов, которые при оформлении заказа указали данный пункт выдачи в разделе Заказы клиента → Группы будет выглядеть так:

Заказ с опцией для пункта выдачи

Автоматическая архивация заказов поставщику

ШАГ 1. Перейдите в раздел Сайт → Общие настройки.

ШАГ 2. Если требуется переносить в архив только заказы, все позиции которых перешли в статусы из групп Отказ, Снято, Выдано, Возврат, то в поле Архивировать заказы поставщику, если с последнего изменения статусов прошло часов укажите количество часов, которое должно пройти с момента получения данных статусов.

ШАГ 3. Чтобы выбрать группы статусов вручную, укажите их в списке Архивировать заказы поставщику если позиции в статусе дополнительно к количеству часов, указанному в шаге 2.